Airtableのステータス更新でfreee会計に売上データを連携する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：Airtableとfreee会計をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Airtableをクリックします。
(3)Airtableのサインイン画面からお持ちのアカウントでログインを行ってください。

(4)次はfreee会計をマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreee会計をクリックします。
(5)アプリ連携の開始画面が出てくるので、下部にある「許可する」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにAirtableとfreee会計が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Airtableにレコードが更新された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「レコードが更新されたら」をクリックします。

(2)Airtableの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「レコードが更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤枠を確認の上、ベースID、テーブルID、Last Modified Timeのフィールド名を入力します。
レコードのフィールド情報を取得する方法は下記のサイトをご参照ください。

「取得した値：アウトプット」を追加する方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：分岐条件の設定

(1)次に、分岐条件を設定します。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

(2)「分岐条件を指定」画面から、オペレーション、アウトプット、分岐条件を入力します。
・オペレーション：プルダウンから選択
・アウトプット：プルダウンから選択
・分岐条件：直接入力もしくはアウトプットから選択
分岐条件は赤枠の「＋分岐条件を追加」をクリックすることで増やすことが可能です。（５個まで）
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：freee会計と連携して取引を登録する

(1)次に、freee会計と連携して決済が完了した取引を登録します。
「決済済みの取引の登録」をクリックします。

(2)freee会計の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee会計と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「決済済みの取引の登録」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、必須項目を入力します。
・事業所ID：候補から選択
・発生日：直接入力もしくはアウトプットから選択
・取引先タイプ：プルダウンから選択
・取引先ID：候補から選択
・税区分コード：候補から選択
・勘定科目ID：候補から選択
・取引金額：アウトプットから選択
・支払い金額：アウトプットから選択
・口座ID：候補から選択
・口座区分：プルダウンから選択
・支払日：直接入力もしくはアウトプットから選択

それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録する」フローボットの完成です。

Airtableとfreee会計を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもAirtableとfreee会計を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する

Airtableで情報を更新するとfreee会計に自動で取引先が登録されます。これにより、freee会計に手動で登録する手間を省き、人的ミスの発生を防ぐことが期待できます。このフローを活用することで、情報の正確性を保つことに役立つでしょう。

2.Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

Airtableの情報を基に自動でGoogleカレンダーへ予定が作成されます。自動化することで、Googleカレンダーへの登録誤りや、漏れを防ぎ、チーム内でスケジュールを把握しやすくなることが期待できます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらAirtableにレコードを作成する

Googleスプレッドシートに入力すると、自動的にAirtableに情報が反映されます。このフローを活用することで、手作業によるデータ入力の手間を省きくことが期待できます。データの二重入力を避けて作業効率を向上させたい方におすすめです。

さらに、Airtableとfreee会計を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Airtableを使用したフローボットテンプレート一覧

freee会計を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Airtableとfreee会計の連携は、データの自動更新や一元管理、ワークフローの効率化を実現し、業務全体の質を向上させる効果的な手段となりそうです。
特に売上取引の自動登録は、経理作業をスムーズにし、人的ミスを防ぐことが期待できます。また、データの一元管理により、透明性が高まり、信頼性のある意思決定が可能となるでしょう。
Airtableとfreee会計を連携することで、業務プロセスの最適化と効率的な経営管理が実現できるでしょう。