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本記事では、Airtableの請求情報を使って、freee請求書で請求書を自動作成する方法を紹介します。ステータス更新に合わせて請求書を作成できるため、締日を設定しない請求プロセスには、ぜひこちらの方法を試してみてください。転記作業の負担や人為的ミスを減らして、請求書作成をスムーズに行いましょう。
連携により、手動での情報転記や請求書作成の手間が省けます。これにより、経理担当者は、入金管理や経費精算などにより多くの時間を割くことができます。また、手作業における誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーのリスクが軽減され、正確性が高まります。結果として、経理部門の作業効率の改善やコスト削減が見込めます。
自動化によって、Airtableのステータスが更新されてからfreee請求書で請求書が発行されるまでのリードタイムが短縮されます。顧客への対応スピードが向上することで、顧客満足度の向上や信頼関係の強化が期待できます。また、請求書発行がスムーズに行われることで、支払いの早期化にもつながる可能性があります。売掛金回収が問題なく進めば、自社のキャッシュフローを良好に保てるでしょう。
これらのメリットを実現するため、ぜひ連携をお試しください。Yoomを使えば、簡単に設定できます。
[Yoomとは]
それでは、Airtableとfreee請求書の連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、今回のテンプレートで使用している分岐オペレーションは、有料プランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
1. Airtableの請求管理データベースを準備しておいてください。
※下図は一例であり、URLの赤枠部分はベースIDとテーブルIDの参照位置です。
※請求品目が複数ある場合、同じ行に「品目2」「数量2」などの名称でフィールドを分けて入力してください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Airtableとfreee請求書をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考：Airtableのマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：レコードが更新されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
※下図は入力例です。
※「Last modified time」はフィールドタイプの一つです。追加すると、レコードの最終更新日時が自動反映されます。
5. 「テスト」をクリックします。
6. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にfreee請求書での請求書発行に使いたい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
※下図は追加例です。
7. 「保存する」をクリックします。
※Airtableの更新されたレコードが当オペレーションで指定する内容でなかった場合、フローボットは停止します。
1. フローボットから「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。
2. 分岐条件を指定します。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・分岐対象のアウトプット「オペレーション」：ステップ2のアクション名を選択してください。
・分岐対象のアウトプット「アウトプット」：請求書発行が必要か判断できるフィールドのアウトプットを選択してください。
・分岐条件：請求書発行の対象であることを示す語句が異なる場合、赤枠部分を変更してください。
※下図は入力例です。
3.「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：請求書の作成」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ステップ2で取得したアウトプットを活用し、各項目の選択・入力をしてください。
※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは一例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
※請求品目が複数ある場合、請求書の明細行の入力欄の最後にある「+ 請求書の明細行を追加」をクリックして設定してください。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると自動で起動します。
以上で、「Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する」フローの完成です。
なお、当フローにAirtableの「レコードを更新する」アクションを追加すれば、請求書の発行完了を示すステータスへの自動更新や請求書番号の追記などが可能になります。
他にもAirtableやfreee請求書を使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. 入力フォームの情報を基にfreee請求書で見積書を発行し、Slackに通知するフローです。専用フォームを使用すれば、必須項目の入力だけでfreee請求書の帳票発行が可能になります。さらに、チャットツールとの連携により、帳票の情報を自動共有できるため、チーム内のコミュニケーション強化が期待できます。
2. HubSpotに取引が作成された際に、freee請求書で見積書を作成するフローです。SFAを利用している場合、freee請求書と連携することで、見積書発行のために情報を再入力する必要がなくなります。転記の手間やミスを減らし、正確な見積書をスムーズに顧客に渡したい場合におすすめです。
3. Airtableの画面からfreeeサインで契約書を作成し送信するフローです。データベースへの入力後すぐに、その内容をもとに書類を自動で作成・送信することができます。契約書のほか、請求書や納品書、検収書、領収書なども作成可能です。帳票の作成と管理の効率化に役立ちます。
Airtableとfreee請求書の連携により、業務の効率化と請求書発行の迅速化が期待できます。手動作業の削減により、経理担当者はより重要な業務に集中でき、人為的ミスのリスクも軽減されます。また、自動化によりスムーズに請求書が発行されることで、顧客との信頼関係の強化や支払いの早期化が期待されます。Yoomを使えば、簡単に連携設定ができるため、この機会にぜひお試しください。
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