Airtableのステータス更新時にfreee請求書で請求書を自動発行する方法

ステップ1: Airtableとfreee請求書のマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Airtableとfreee請求書をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：Airtableのマイアプリ登録方法

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2: Airtableのレコード更新時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：レコードが更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　各項目の選択・入力をしてください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧　
　※下図は入力例です。

　※「Last modified time」はフィールドタイプの一つです。追加すると、レコードの最終更新日時が自動反映されます。

5. 「テスト」をクリックします。

6. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にfreee請求書での請求書発行に使いたい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
　※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
　※下図は追加例です。

7. 「保存する」をクリックします。

ステップ3: 分岐オペレーションの設定

※Airtableの更新されたレコードが当オペレーションで指定する内容でなかった場合、フローボットは停止します。

1. フローボットから「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。

2. 分岐条件を指定します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・分岐対象のアウトプット「オペレーション」：ステップ2のアクション名を選択してください。
　・分岐対象のアウトプット「アウトプット」：請求書発行が必要か判断できるフィールドのアウトプットを選択してください。
　・分岐条件：請求書発行の対象であることを示す語句が異なる場合、赤枠部分を変更してください。
　※下図は入力例です。

3.「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: freee請求書で請求書を作成するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：請求書の作成」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　ステップ2で取得したアウトプットを活用し、各項目の選択・入力をしてください。
　※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは一例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。

　※請求品目が複数ある場合、請求書の明細行の入力欄の最後にある「+ 請求書の明細行を追加」をクリックして設定してください。

4. 「テスト」をクリックします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると自動で起動します。

以上で、「Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する」フローの完成です。

なお、当フローにAirtableの「レコードを更新する」アクションを追加すれば、請求書の発行完了を示すステータスへの自動更新や請求書番号の追記などが可能になります。

Airtable・freee請求書を使ったその他の自動化例

他にもAirtableやfreee請求書を使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. 入力フォームの情報を基にfreee請求書で見積書を発行し、Slackに通知するフローです。専用フォームを使用すれば、必須項目の入力だけでfreee請求書の帳票発行が可能になります。さらに、チャットツールとの連携により、帳票の情報を自動共有できるため、チーム内のコミュニケーション強化が期待できます。

2. HubSpotに取引が作成された際に、freee請求書で見積書を作成するフローです。SFAを利用している場合、freee請求書と連携することで、見積書発行のために情報を再入力する必要がなくなります。転記の手間やミスを減らし、正確な見積書をスムーズに顧客に渡したい場合におすすめです。

3. Airtableの画面からfreeeサインで契約書を作成し送信するフローです。データベースへの入力後すぐに、その内容をもとに書類を自動で作成・送信することができます。契約書のほか、請求書や納品書、検収書、領収書なども作成可能です。帳票の作成と管理の効率化に役立ちます。

まとめ

Airtableとfreee請求書の連携により、業務の効率化と請求書発行の迅速化が期待できます。手動作業の削減により、経理担当者はより重要な業務に集中でき、人為的ミスのリスクも軽減されます。また、自動化によりスムーズに請求書が発行されることで、顧客との信頼関係の強化や支払いの早期化が期待されます。Yoomを使えば、簡単に連携設定ができるため、この機会にぜひお試しください。