Airtableが更新されたらMisocaで請求書を作成して自動でメール送信する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・AirtableとMisocaとOutlookをマイアプリ登録
・Airtableでレコードが更新されたら起動するトリガーの設定
・Misocaで請求書を作成し、Outlookでメールを送信する設定
・テストと確認

ステップ1:AirtableとMisocaとOutlookのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はAirtable、Misoca、Outlookをそれぞれ検索して、登録してください。

3.登録が完了すると、「マイアプリを登録しました」という表示がでます。
Airtable、Misoca、Outlookのアイコンが表示されますので、確認してください。

また、AirtableとMisocaのマイアプリ登録につきましては、以下のリンク先を参照してください。
Misocaのマイアプリ登録方法
Airtableのマイアプリ登録方法

なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Airtableでレコードが更新されたら起動するトリガー設定

1.まず、一番上の「レコードが更新されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Airtableと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「レコードが更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.必須項目を設定してください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.次は、「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

‍

5.下記の画像のように、デフォルトでは分岐条件がAirtableのステータスが完了の場合、分岐するようになっています。
任意で設定の変更ができますので、適宜変更してください。
設定が終わったら「保存」をクリックしてください。

ステップ3:Misocaで請求書を作成し、Outlookでメールを送信する設定

1.フローに戻ります。次は、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」のアイコンをクリックします。

2.Misocaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.取引先IDを入力してください。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されます。適宜活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.次は「請求書を作成」のアイコンをクリックします。

5.Misocaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「請求書を作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

6.各項目を入力してください。
必須項目は必ず入力してください。
先ほどと同じように、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

7.次は「請求書PDFを取得」のアイコンをクリックしてください。

8.Misocaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「請求書PDFを取得」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

9.請求書IDを設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
入力後はテストを行い、問題がなければ保存してください。

10.「メールを送る」のアイコンをクリックしてください。

11.Outlookと連携するアカウント情報を入力します。

12.メールの内容を設定してください。
各項目をクリックすると、アウトプットが表示されます。
適宜活用しつつ、メールの文面を入力してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

13.メールの内容を確認してください。
内容に問題がなければテストを行い、問題がなければ保存してください。

14.これで、【Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、プログラミングが苦手な初心者でもスムーズに設定可能です。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Misocaを使ったその他の自動化例

他にもMisocaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信するフローです。
今回紹介したフローではAirtableのステータスが更新されるとOutlookでメールを送信しますが、このテンプレートでは、kintoneのステータスが更新されるとメールが送信されます。

2.Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
このテンプレートを利用することで、Google Driveにアップロードしたファイルをもとに、Misocaで見積書を自動生成できるため、業務の効率向上が期待できます。
手動での見積書作成が不要になるため、他の重要な業務に時間を割り当てることも可能です。

3.Misocaで請求書が新たに作成されたら、Slackのチャンネルにメッセージを送るフローです
このテンプレートを使用すると、Misocaで新たに請求書が作成される際、Slackの特定チャンネルに自動でメッセージを送信できます。
Slackでの通知が自動化されることで、宛先の確認漏れや文章の誤記入といった人為的なミスの削減に一役買うでしょう。

まとめ

Airtable・Misoca・Outlookを連携することで、Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信できるようになりました。
これにより、請求書作成から送信までのプロセスが自動化され、業務負担の軽減が期待できます。
Yoomは、特別な知識がなくても自動化を始められるよう設計されています。ガイドに沿って入力するだけでスムーズに設定が完了します。
日常的に利用しているアプリを組み合わせることで、作業効率の向上が期待できます。
Yoomのテンプレートを活用し、煩雑な請求書業務の改善に役立ててみてください。