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Misocaは、請求業務に特化した便利なツールです。取引先情報や定型フォーマットの保存機能も備わっており、毎月の請求書作成がスムーズに進みます。
しかし、請求書の件数が増えると、手作業では入力ミスや作成漏れのリスクが高まり、業務負担が増加する可能性があります。
本記事では、Airtable・Misoca・Outlookを連携させるメリットや、具体的な自動化設定の手順を解説します。
今回の紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・AirtableとMisocaをそれぞれ活用している方
・請求書作成後に、Outlookで手動でメールを送るのが手間だと感じている方
・普段使っているアプリを連携させて、日々の業務をもっと効率的に進めたい方
Airtableでステータスが更新されるとMisocaで請求書が自動的に作成され、その後Outlookを通じて送信されるフローによりヒューマンエラーの発生を抑えることが期待できます。
例えば、営業部の担当者がAirtable上で受注状況を更新すれば、経理部門の担当者が手作業でデータを入力する手間が減り、データ転記ミスのリスクが軽減されます。
また、金額や期日、顧客情報といった請求書作成に必要な情報が正確に反映されることで、クライアントとの取引において信頼関係を損なうリスクやトラブルを未然に防ぐ一助となるかもしれません。
請求プロセスを自動化することで、顧客への請求書発行から送付までの一連の流れを効率化し、送付にかかる時間を短縮することが期待できます。
自動化により、プロジェクト完了から実際の請求までの一連の手続きがよりスムーズに進み、請求作業にかかる負担を軽減できる可能性があります。
また、迅速な請求により、早期の資金回収が促進されることで、キャッシュフローの安定化にも寄与することが期待されます。
さらに、資金回収が早まることで、事業活動に必要な資金の準備がスムーズになりやすく、新しい投資や成長のための計画も立てやすくなるかもしれません。
請求プロセスが速やかに進むことで、顧客にとっても支払い計画を早めに立てることが可能になり、双方にとって利便性の高い環境が生まれる可能性があります。
請求プロセスが全体的に可視化され、社内外の関係者に対して透明性が向上します。Airtableでの受注情報からMisocaでの請求書作成、そしてOutlookでの請求書送信に至るまで、各ステップが一元的に管理されるため、情報がバラバラになる心配がありません。
これにより、営業担当者が顧客から「請求書が送信されたのはいつか」「支払いはどのような状態か」と質問された場合も、経理担当者がすぐに正確な情報を確認して答えられます。
さらに、営業部門と経理部門が共通の情報を基にスムーズにやり取りできるようになるため、双方のコミュニケーションがより円滑になります。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
今回は、【Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用すれば、Airtableのステータスに合わせて請求書の作成と送信を自動化でき、請求業務の手間を減らせます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・AirtableとMisocaとOutlookをマイアプリ登録
・Airtableでレコードが更新されたら起動するトリガーの設定
・Misocaで請求書を作成し、Outlookでメールを送信する設定
・テストと確認
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はAirtable、Misoca、Outlookをそれぞれ検索して、登録してください。
3.登録が完了すると、「マイアプリを登録しました」という表示がでます。
Airtable、Misoca、Outlookのアイコンが表示されますので、確認してください。
また、AirtableとMisocaのマイアプリ登録につきましては、以下のリンク先を参照してください。
Misocaのマイアプリ登録方法
Airtableのマイアプリ登録方法
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「レコードが更新されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Airtableと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「レコードが更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.必須項目を設定してください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
4.次は、「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
5.下記の画像のように、デフォルトでは分岐条件がAirtableのステータスが完了の場合、分岐するようになっています。
任意で設定の変更ができますので、適宜変更してください。
設定が終わったら「保存」をクリックしてください。
1.フローに戻ります。次は、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」のアイコンをクリックします。
2.Misocaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.取引先IDを入力してください。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されます。適宜活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
4.次は「請求書を作成」のアイコンをクリックします。
5.Misocaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「請求書を作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
6.各項目を入力してください。
必須項目は必ず入力してください。
先ほどと同じように、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
7.次は「請求書PDFを取得」のアイコンをクリックしてください。
8.Misocaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「請求書PDFを取得」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
9.請求書IDを設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
入力後はテストを行い、問題がなければ保存してください。
10.「メールを送る」のアイコンをクリックしてください。
11.Outlookと連携するアカウント情報を入力します。
12.メールの内容を設定してください。
各項目をクリックすると、アウトプットが表示されます。
適宜活用しつつ、メールの文面を入力してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。
13.メールの内容を確認してください。
内容に問題がなければテストを行い、問題がなければ保存してください。
14.これで、【Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomのテンプレートを使えば、プログラミングが苦手な初心者でもスムーズに設定可能です。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもMisocaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信するフローです。
今回紹介したフローではAirtableのステータスが更新されるとOutlookでメールを送信しますが、このテンプレートでは、kintoneのステータスが更新されるとメールが送信されます。
2.Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
このテンプレートを利用することで、Google Driveにアップロードしたファイルをもとに、Misocaで見積書を自動生成できるため、業務の効率向上が期待できます。
手動での見積書作成が不要になるため、他の重要な業務に時間を割り当てることも可能です。
3.Misocaで請求書が新たに作成されたら、Slackのチャンネルにメッセージを送るフローです
このテンプレートを使用すると、Misocaで新たに請求書が作成される際、Slackの特定チャンネルに自動でメッセージを送信できます。
Slackでの通知が自動化されることで、宛先の確認漏れや文章の誤記入といった人為的なミスの削減に一役買うでしょう。
Airtable・Misoca・Outlookを連携することで、Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信できるようになりました。
これにより、請求書作成から送信までのプロセスが自動化され、業務負担の軽減が期待できます。
Yoomは、特別な知識がなくても自動化を始められるよう設計されています。ガイドに沿って入力するだけでスムーズに設定が完了します。
日常的に利用しているアプリを組み合わせることで、作業効率の向上が期待できます。
Yoomのテンプレートを活用し、煩雑な請求書業務の改善に役立ててみてください。
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