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「Redditで収集した情報をOutlookを使ってチームに共有しているけど、毎回手作業でコピー&ペーストするのが面倒…」
「特定のキーワードに関するRedditの投稿を監視しているが、見逃しや報告漏れが心配…」
このように、世界最大級の掲示板サイトであるRedditと、ビジネスコミュニケーションの中心であるOutlookを連携させる際、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩んでいませんか?
日々の情報収集や共有プロセスに潜むこれらの小さな手間は、積み重なると大きな時間的損失につながります。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した情報をRedditに自動投稿したり、Reddit上の特定の投稿をOutlookに通知する仕組み</span>をプログラミング不要で構築できれば、こうした定型業務から解放され、情報収集の精度とスピードを向上させながら、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を創出できるので、今回ご紹介する方法を参考にして、ぜひ日々の業務を効率化させましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとRedditを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
OutlookとRedditのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有や監視業務の多くを自動化できます。
例えば、Outlookに届いた添付ファイルの内容を自動で読み取ってRedditに投稿したり、特定のメールをトリガーにしてRedditへの投稿を自動化したりすることが可能になり、業務の効率を大幅に向上させられます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Outlookで受け取ったPDFなどの添付ファイルの内容をOCR(光学的文字認識)技術で自動的にテキスト化し、その内容をRedditの指定したサブレディットに投稿する連携です。
このフローは特定の条件に合致した場合にのみ実行されるため、例えば特定の差出人から送られてきたレポートファイルのみを対象にするなど、柔軟な設定が可能であり、<span class="mark-yellow">添付ファイルを開いて内容を確認し、手動で投稿するという一連の作業を完全に自動化</span>し、情報共有の迅速化と手間削減を実現します。
Outlookで「プレスリリース」や「日報」など、特定の件名を含むメールを受信したことをトリガーに、そのメール本文をRedditの指定したサブレディットに自動で投稿する連携です。
この設定により、<span class="mark-yellow">社内向けの重要な通知や定期的な情報共有を、担当者の手を介さずリアルタイムで実行できる</span>ため、共有漏れを防ぎつつ、情報伝達のスピードを格段に向上させることができます。
それでは、実際にOutlookとRedditを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとRedditの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookの添付ファイルをOCRで読み取りRedditに投稿するフローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
マイアプリにOutlookが表示されたらマイアプリ連携の完了です。
※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Redditの場合
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からRedditを検索してください。
Redditのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
ログイン画面が出てくるため、お好きな方法でログインを行ってくださいね。
今回、私はGoogleアカウントでのログインを試してみました!
ログイン操作を進めていくと、以下の画面に移行します。
下にスクロールして、[Allow]をクリックすれば連携完了です!
移行後の画面で連携したいワークスペースが表示されていることを確認しましょう。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
【用語解説:フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ(フロー)」を実行するロボットのことです。トリガー(きっかけ)とアクション(処理)を組み合わせて動作します。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
「メールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「メールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずトリガーの起動間隔を選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補のプルダウンから選択しましょう。
最後に、連携したOutlookのアドレス宛に添付ファイル付きメールを送信してテストしてください。
成功したら以下のように、取得した値(アウトプット)が表示されます。
確認ができたら、保存しましょう。
「コマンドオペレーション」の分岐をクリックしてください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
条件設定では、メールの受信内容に応じた分岐条件を確認します。テンプレートではすでに設定済みなので、画像と同じ状態かチェックし、「保存する」を押して次に進みましょう。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「メールの添付ファイルの情報を取得する」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
今回はテンプレートを使っているため、既に「メールID」が入力されています。これは先ほどのアウトプットを活用しています。
そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
この画面も予め設定されているのでそのままテストしましょう。
成功したら保存してください。ダウンロードして書類を確認することもできます。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
各項目を確認し、「次へ」
詳細設定
抽出したい項目は「投稿のタイトル」「投稿の本文」「日付」「会社名」「金額」などを入力します。
設定後にテストを実行し、「保存する」で完了です。
続いて、Outlookで抽出したデータを、Redditのサブレディットに新規投稿を作成する設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
画面が切り替わるので、タイトルやアクションはステップ3と同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になります。
ここでは、どのサブレディットに何を投稿するか具体的に設定していきます。
その他、投稿のURLやコメント通知など細かく設定することも可能です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Redditに指定したテキストが投稿されているはずなので確認してください。下記のように反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした!
今回はOutlookからRedditへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にRedditでのアクションをきっかけにOutlookへ通知を送るような、逆方向のデータ連携ももちろん可能です。特定のキーワードやユーザーの動向をリアルタイムで把握したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Reddit上の特定ユーザー(例えば、業界のインフルエンサーや競合企業の担当者など)が新しい投稿を行った際に、その投稿内容をOutlookにメールで自動通知する連携です。
このシンプルな連携により、<span class="mark-yellow">重要な人物の動向を手動でチェックする手間なくリアルタイムで把握できる</span>ため、迅速な情報収集と対応が可能になります。
自社製品名やサービス名、関連する業界用語など、指定したキーワードを含む投稿がRedditで行われた際に、その投稿情報をOutlookにメールで自動通知する連携です。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">エゴサーチや市場の評判調査を自動化し、顧客の声やトレンドをいち早くキャッチできる</span>ようになり、マーケティングや製品開発に役立つインサイトを見逃しません。
Yoomでは、OutlookとRedditに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
OutlookとRedditでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね!
Redditでは、特定のキーワードや投稿をトリガーにして、通知や情報発信を自動化できます!
たとえば、特定キーワードの投稿をChatGPTで要約しSlackやDiscordに通知したり、Outlookへ転送することが可能です。
また、WordPress記事の公開をRedditに自動投稿したり、フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り投稿するなど、情報発信や共有の効率化に役立ちます。
Outlookを中心にメール送信や受信連携を自動化することで、情報伝達やタスク管理の効率が向上します!
たとえば、Yoomデータベースの更新やTeamsチャンネルの投稿をきっかけに自動メールを送信したり、毎日指定の時間に定期メールを送信することが可能です。
また、受信メールをAsanaのタスクに変換したり、Chatworkに転送することで、メール管理とタスク管理をシームレスに連携できます。
OutlookとRedditの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集、転記、共有といった一連のプロセスにかかる時間を大幅に削減し、コピー&ペーストに伴うヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、収集した情報をどのように活用するべきかといった、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上でアイコンをつなぎ合わせるような直感的な操作だけで簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q : Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか?
A : API連携やメール送信などの機能を利用する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。また、プロプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちらも併せてご参照ください。
Q : 連携が失敗したらどうなりますか?
A : Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
Q:エラーで停止した場合、どうやって気づけますか?
A:フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。また、エラー時の対応方法については、こちらをご覧ください。