AirtableからBASEへ！商品情報を自動的に追加する方法

忙しい日々の仕事において、正確で迅速な情報管理は欠かせません。
特に商品情報の更新や追加に関する管理は、顧客満足度に影響する重要な要素です。
しかし、手動でのデータ入力や管理は、時間と労力を大きく消耗してしまうことも多いです。
そこで今回は、AirtableとBASEを組み合わせることで、商品情報をスムーズに自動追加する方法を紹介します。
この自動化により、手動入力がを削減することで、業務効率の向上が見込めます。
また、ヒューマンエラーを防止し、正確な商品情報提供の維持も期待できます。

本記事では、具体的なフローやそのメリットだけでなく、ノーコードで設定できる連携方法についても解説します。
ぜひチャレンジしてみてください。

AirtableとBASEを連携するメリット

メリット1: データの一貫性向上

Airtableで管理されている商品情報をBASEに自動で反映することで、二重入力のミスやデータのズレを防ぎます。
これにより、顧客は正しい商品情報に基づいて購入を行うことができ、会社に対しての信頼感にも繋がるでしょう
例えば、営業部門が新製品の販売キャンペーンを展開する際に、Airtableで最新の価格情報やプロモーション内容を管理し、BASEに自動で反映させることで、オンライン店舗の価格やキャンペーン情報の正確性の向上が期待できます。
顧客が正確な情報を基に購入できるので、誤った価格表示やキャンペーン内容の提示などのトラブル防止が見込めます。

メリット2: 作業時間の削減

手動で商品の追加や更新を行う時間が省けるため、スタッフは他の重要な業務に集中できる時間の確保が見込めます。
特に商品数が多い場合、大幅な作業時間の短縮となり、効率的な運営が期待できます。
例えば、商品管理部門がAirtableから手動でBASEに商品を登録する手間が削減でき、手作業によるミス防止も見込めます。
そのため、商品管理部門のスタッフは在庫確認や品質管理など、より重要な業務に集中することが可能となり、全体的な生産性の向上も期待できそうです。

[Yoomとは]

AirtableとBASEの連携フローの作り方

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

ステップ1：AirtableとBASEをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

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今回は、【Airtableの商品情報をBASEに追加する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。

・テンプレートをコピー
・Airtableで「レコードが登録されたら」というトリガーを作成します。
・その後、BASEで「商品情報の登録」というアクションを設定します。
・最後にトリガーが起動するようにONにします

ステップ2：テンプレートの選択とコピー

1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能ですので、適宜変更してください。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　レコードが登録されたら」をクリックします。

ステップ4：Airtableのアクションを設定

1) アクションは「レコードが登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
アプリIDやデータベースIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
※起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

ステップ5：BASEのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　商品の登録」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「商品情報の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目を入力します。
アプリが連携されていると、Airtableのアウトプット情報を使って入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力してください。
入力が完了したら「保存」します。

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これで【Airtableの商品情報をBASEに追加する】というフローが完成です。

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ステップ6: テストと確認

最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

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Airtable・BASEを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、AirtableやBASEを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や、現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成を自動化することで、作成漏れを防ぎ、情報管理の精度の向上が期待できます。

2.BASEで注文が発生したらAirtableに追加する
このフローを使用すると、BASEで注文が発生したらAirtableに追加することが可能になります。
BASEでの注文をトリガーに自動でAirtableに情報の追加を行うため、手入力の手間を省きミスや漏れの防止が見込めます。
さらに、省いた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がタスク解決に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できます。

3.BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する
このフローを使用すると、BASEでの注文の発生をトリガーに自動でMicrosoft Excelにデータの追加を行います。
そのため、手作業を省くだけでなく、ヒューマンエラーを防止し、情報の透明性を高めることも見込めます。。
また、手入力を待つことなく情報が共有できるため、素早い業務進行が期待できます。

まとめ

AirtableとBASEの連携により、商品情報の追加プロセスを自動化することが可能になりました。
この連携により、手動によるデータ入力ミスを防ぎ、データの一貫性を保ちつつ、作業時間の削減が期待できます。
また、顧客に常に正確な情報を提供でき、ビジネスの信頼性向上も見込めます。
さらに、作業時間の削減により、スタッフは他の重要な業務に集中でき、全体の業務生産性も上がりそうです。

Yoomを使えば、誰でも簡単にアプリの連携に挑戦できます。
ぜひこのブログを参考に、AirtableとBASEの活用を通じて、スムーズなビジネス運営を実現してください。