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これまで手作業でZoom会議を作成し取引先にその内容を送付していた方は、AirtableとZoom、Gmailの連携により会議の作成と共有が圧倒的に素早く行えることに驚くことでしょう。
この自動化を導入することで、リード登録からZoom会議作成、会議詳細を先方にメール送付するという、長い行程の時間節約と業務効率の向上が期待できます。
これにより、ビジネスの信頼性向上につなげることができるかもしれません。
本記事では、Yoomを活用したスムーズな自動化の具体的な方法とそのメリットについて詳しく解説します。
・Airtableをリード管理に活用しており、他のツールとの手動連携に手間を感じている方
・Zoomを商談や打ち合わせに日常的に使用し、会議作成の自動化を求めている方
・Gmailをビジネス連絡に活用しており、リード情報共有の効率化を目指している方
・会議の設定から情報共有までのプロセスを自動化したい営業担当者やマネージャー
・APIを使った業務自動化に興味があり、実用的な導入例を探している方
手作業でリード登録後に会議を作成してメールを送信するプロセスは、多くのステップが必要で時間がかかる上に人的ミスのリスクもあります。
しかし、Airtable、Zoom、Gmailを連携することで、リードが登録された時点で自動的に会議を作成し、その情報を先方に送信できます。
具体例として、3つのアプリを活用した自動化により、営業担当者の手作業での入力が不要となり、リードに迅速に対応できる環境を構築できます。
結果として、業務効率が向上し、営業担当者がより戦略的なタスクに集中できる時間を生み出すことができるかもしれません。
新たなリードが登録された際、迅速に会議を設定して情報を共有することは、ビジネスの信頼性を高める上で重要です。
手動でのプロセスでは遅延が生じる可能性がありますが、Airtableの登録をトリガーに、Zoom会議を自動作成し、Gmailで情報を送信するワークフローなら、リード登録からわずかな時間で対応可能になります。
例として、新規取引先に対して次のアプローチを迅速に行いたい場合、リード登録後に素早くミーティングを設定することができるので、商談の機会を逃さないために効果的です。
リード情報を基に会議情報を作成してメールを送る手動プロセスでは、入力ミスや伝達ミスのリスクがあります。
たとえば、会議URLの入力ミスや日程の取り違えは、ビジネスチャンスの損失につながってしまうでしょう。
具体例として、自動化の導入により、正確なリード情報が一貫してZoom会議とメールに反映され、エラーを最小限に抑えられるので、信頼性の高い情報をチーム内に共有でき、安心して業務に臨むことができるかもしれません。
[Yoomとは]
では、「Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの大まかな手順は以下です。
さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきます。
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
(2)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Airtableのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。
(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(6)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
設定が正常に完了すると、Yoomアカウントのマイアプリ画面に3つのアプリが追加された状態になります。
さあ、これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
(1)まず、Airtableのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。
上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
(2)まずはトリガーとなる1つ目のアクション、「レコードが登録されたら」をクリックします。
こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。
(3)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
なお、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値も取得するのがおすすめです。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)次は、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
(2)連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」の項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、Airtableの「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、Airtableの「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
情報入力後、［次へ］をクリックします。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。この設定により、メールを送る前に指定した担当者宛に通知を送り、内容を確認することも可能です。
こ
(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、4つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。
(6)Airtableのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)移行後の画面では「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」を注釈を参考にして入力します。
「レコードID」はトリガーから取得したアウトプットを引用して設定できます。
(8)「フィールド情報」、「値」に任意の情報を入力します。
以下の画像のようにアウトプットも引用できるので、こちらも活用しましょう。
（以下は、2つ目のステップ「ミーティングを作成」から取得したミーティングIDを値として入力・設定したものです。）
(9)入力が済んだら［テスト］をクリックします。問題なければ［保存する］をクリックしてください。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うので、人手による作業時間の大幅な節約が期待できます。
AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
レコーディング情報が迅速に整理されるので、業務の効率の向上が期待できます。
ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間節約にもつながります。
このAirtableとZoom、Gmailの連携を活用することにより、Airtableのリードとして登録された取引先に対して行うZoom会議の作成と共有が自動化されます。
ミーティング頻度が高い企業にとって、Zoom会議の作成作業とリンクを送付する行程の削減は、事前準備の時間短縮につなげることができるでしょう。
これにより、より質の高い会議資料の作成など、付加価値の高い業務に時間を充てることもできるかもしれません。
また、手動でのプロセスを省略することで、ヒューマンエラーを削減し、ビジネスの信頼性を高めることも期待できるでしょう。
ぜひ、Yoomの連携によるアプリの自動化を導入し、業務の効率化を図りましょう。
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