AirtableとZoom、Gmailの連携で会議の作成・共有をスムーズにする方法

‍Airtable・Zoom・Gmailの連携フローの作り方

フロー完成までの大まかな手順は以下です。

• AirtableとZoomとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Airtableのトリガー設定、Zoom、Gmail、Airtableの各操作設定
• トリガーをON

さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきます。

ステップ1：AirtableとZoomとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。

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(2)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。

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これでAirtableの接続ができました。

(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Airtableのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。

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(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。

(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(6)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

設定が正常に完了すると、Yoomアカウントのマイアプリ画面に3つのアプリが追加された状態になります。
さあ、これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

ステップ2：Airtableのトリガー設定

(1)まず、Airtableのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。

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上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。

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(2)まずはトリガーとなる1つ目のアクション、「レコードが登録されたら」をクリックします。

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こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。

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(3)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
なお、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値も取得するのがおすすめです。

(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

ステップ3：Zoomの設定

(1)次は、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。

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(2)連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」の項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、Airtableの「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

ステップ4：Gmailの設定

(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。

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(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。

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(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、Airtableの「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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情報入力後、［次へ］をクリックします。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。この設定により、メールを送る前に指定した担当者宛に通知を送り、内容を確認することも可能です。

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(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

(5)最後に、4つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。

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(6)Airtableのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

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(7)移行後の画面では「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」を注釈を参考にして入力します。
「レコードID」はトリガーから取得したアウトプットを引用して設定できます。

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(8)「フィールド情報」、「値」に任意の情報を入力します。
以下の画像のようにアウトプットも引用できるので、こちらも活用しましょう。
（以下は、2つ目のステップ「ミーティングを作成」から取得したミーティングIDを値として入力・設定したものです。）

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(9)入力が済んだら［テスト］をクリックします。問題なければ［保存する］をクリックしてください。
これで設定は完了です。

ステップ5：トリガーをONにする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Zoomを使ったその他の自動化例

他にもZoomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する

ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うので、人手による作業時間の大幅な節約が期待できます。
AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。

②kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付

kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

③Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する

レコーディング情報が迅速に整理されるので、業務の効率の向上が期待できます。
ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間節約にもつながります。

まとめ

このAirtableとZoom、Gmailの連携を活用することにより、Airtableのリードとして登録された取引先に対して行うZoom会議の作成と共有が自動化されます。
ミーティング頻度が高い企業にとって、Zoom会議の作成作業とリンクを送付する行程の削減は、事前準備の時間短縮につなげることができるでしょう。
これにより、より質の高い会議資料の作成など、付加価値の高い業務に時間を充てることもできるかもしれません。
また、手動でのプロセスを省略することで、ヒューマンエラーを削減し、ビジネスの信頼性を高めることも期待できるでしょう。

ぜひ、Yoomの連携によるアプリの自動化を導入し、業務の効率化を図りましょう。