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Airtable・Zoom・Gmailを連携してAirtableでリード登録後にZoomで会議を作成してGmailで会議情報を送信する方法
これまで手作業でZoom会議を作成し取引先にその内容を送付していた方は、AirtableとZoom、Gmailの連携により会議の作成と共有が圧倒的に素早く行えることに驚くことでしょう。
この自動化を導入することで、リード登録からZoom会議作成、会議詳細を先方にメール送付するという、長い行程の時間節約と業務効率の向上が期待できます。
これにより、ビジネスの信頼性向上につなげることができるかもしれません。
本記事では、Yoomを活用したスムーズな自動化の具体的な方法とそのメリットについて詳しく解説します。
こんな方におすすめ
・Airtableをリード管理に活用しており、他のツールとの手動連携に手間を感じている方
・Zoomを商談や打ち合わせに日常的に使用し、会議作成の自動化を求めている方
・Gmailをビジネス連絡に活用しており、リード情報共有の効率化を目指している方
・会議の設定から情報共有までのプロセスを自動化したい営業担当者やマネージャー
・APIを使った業務自動化に興味があり、実用的な導入例を探している方
Airtable・Zoom・Gmailの連携メリットと具体例
メリット1: 時間の節約と効率化
手作業でリード登録後に会議を作成してメールを送信するプロセスは、多くのステップが必要で時間がかかる上に人的ミスのリスクもあります。
しかし、Airtable、Zoom、Gmailを連携することで、リードが登録された時点で自動的に会議を作成し、その情報を先方に送信できます。
具体例として、3つのアプリを活用した自動化により、営業担当者の手作業での入力が不要となり、リードに迅速に対応できる環境を構築できます。
結果として、業務効率が向上し、営業担当者がより戦略的なタスクに集中できる時間を生み出すことができるかもしれません。
メリット2: リードへの迅速な対応
新たなリードが登録された際、迅速に会議を設定して情報を共有することは、ビジネスの信頼性を高める上で重要です。
手動でのプロセスでは遅延が生じる可能性がありますが、Airtableの登録をトリガーに、Zoom会議を自動作成し、Gmailで情報を送信するワークフローなら、リード登録からわずかな時間で対応可能になります。
例として、新規取引先に対して次のアプローチを迅速に行いたい場合、リード登録後に素早くミーティングを設定することができるので、商談の機会を逃さないために効果的です。
メリット3: ヒューマンエラーの削減
リード情報を基に会議情報を作成してメールを送る手動プロセスでは、入力ミスや伝達ミスのリスクがあります。
たとえば、会議URLの入力ミスや日程の取り違えは、ビジネスチャンスの損失につながってしまうでしょう。
具体例として、自動化の導入により、正確なリード情報が一貫してZoom会議とメールに反映され、エラーを最小限に抑えられるので、信頼性の高い情報をチーム内に共有でき、安心して業務に臨むことができるかもしれません。
[Yoomとは]
では、「Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要Airtableで管理している新しいリードに対して、都度Zoomで会議を設定し、Gmailで案内メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、対応の遅れや連絡ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableにリードが登録されるだけで、Zoom会議の作成からGmailでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、スムーズな商談設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
■注意事項- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtable・Zoom・Gmailの連携フローの作り方
フロー完成までの大まかな手順は以下です。
- AirtableとZoomとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Airtableのトリガー設定、Zoom、Gmail、Airtableの各操作設定
- トリガーをON
さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきます。
ステップ1：AirtableとZoomとGmailをマイアプリ連携
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
(2)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Airtableのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。
(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(6)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
設定が正常に完了すると、Yoomアカウントのマイアプリ画面に3つのアプリが追加された状態になります。
さあ、これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要Airtableで管理している新しいリードに対して、都度Zoomで会議を設定し、Gmailで案内メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、対応の遅れや連絡ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableにリードが登録されるだけで、Zoom会議の作成からGmailでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、スムーズな商談設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
■注意事項- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
ステップ2：Airtableのトリガー設定
(1)まず、Airtableのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。
上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
(2)まずはトリガーとなる1つ目のアクション、「レコードが登録されたら」をクリックします。
こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。
(3)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
なお、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値も取得するのがおすすめです。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
ステップ3：Zoomの設定
(1)次は、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
(2)連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」の項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、Airtableの「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
ステップ4：Gmailの設定
(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、Airtableの「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
情報入力後、［次へ］をクリックします。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。この設定により、メールを送る前に指定した担当者宛に通知を送り、内容を確認することも可能です。
こ
(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、4つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。
(6)Airtableのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)移行後の画面では「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」を注釈を参考にして入力します。
「レコードID」はトリガーから取得したアウトプットを引用して設定できます。
(8)「フィールド情報」、「値」に任意の情報を入力します。
以下の画像のようにアウトプットも引用できるので、こちらも活用しましょう。
（以下は、2つ目のステップ「ミーティングを作成」から取得したミーティングIDを値として入力・設定したものです。）
(9)入力が済んだら［テスト］をクリックします。問題なければ［保存する］をクリックしてください。
これで設定は完了です。
ステップ5：トリガーをONにする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要Airtableで管理している新しいリードに対して、都度Zoomで会議を設定し、Gmailで案内メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、対応の遅れや連絡ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableにリードが登録されるだけで、Zoom会議の作成からGmailでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、スムーズな商談設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
■注意事項- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomを使ったその他の自動化例
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
①Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する
ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うので、人手による作業時間の大幅な節約が期待できます。
AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
■概要Zoomでのミーティング後、録画を聞き返して議事録を作成し、要約して共有する作業に時間を取られていませんか？このワークフローは、ミーティングの終了をきっかけに、Zoomの録画から自動で文字起こしと要約を行い、完成した議事録をMicrosoft Teamsに通知します。一連の作業を完全に自動化するため、議事録作成にかかる手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
②kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
■概要kintoneで管理している案件のステータスが更新された後、商談設定のためにZoomの会議URLを発行し、手作業でメールを送付する業務に手間を感じていませんか？こうした一連の作業は、URLの貼り間違いや送付漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、Zoomの会議URL発行からGmailでの案内メール送付までを自動化し、スムーズな顧客対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとZoom、Gmailを利用した顧客対応に手間を感じている営業担当者の方
- kintone上のステータスに応じたオンライン会議の設定を効率化したいと考えている方
- 手作業による会議URLの発行やメール送付でのミスを減らしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータス更新を起点に、Zoom会議URLの発行とGmailでの送付が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、会議URLの貼り間違えや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードのステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を元に会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールで送付する」アクションを設定し、作成したZoomの会議URLを含む案内メールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、特定のステータスに更新された場合にのみフローが起動するよう、条件を任意で設定してください。
- Zoomで作成する会議の議題や、Gmailで送付するメールの件名・本文には、kintoneから取得した顧客名や案件名などの情報を自由に組み込めます。
■注意事項- kintone、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとZoom、Gmailを利用した顧客対応に手間を感じている営業担当者の方
- kintone上のステータスに応じたオンライン会議の設定を効率化したいと考えている方
- 手作業による会議URLの発行やメール送付でのミスを減らしたいチームリーダーの方
- kintoneのステータス更新を起点に、Zoom会議URLの発行とGmailでの送付が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、会議URLの貼り間違えや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。
- はじめに、kintone、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードのステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を元に会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールで送付する」アクションを設定し、作成したZoomの会議URLを含む案内メールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、特定のステータスに更新された場合にのみフローが起動するよう、条件を任意で設定してください。
- Zoomで作成する会議の議題や、Gmailで送付するメールの件名・本文には、kintoneから取得した顧客名や案件名などの情報を自由に組み込めます。
- kintone、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
③Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
レコーディング情報が迅速に整理されるので、業務の効率の向上が期待できます。
ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間節約にもつながります。
■概要Zoomでのミーティング後、録画ファイルのダウンロードやBoxへのアップロードを手作業で行っていませんか？この作業は定期的であるものの、ミーティングの頻度が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了を検知して、自動でBoxにレコーディングファイルが保存されるため、こうした手作業をなくし、より効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでのミーティングが多く、録画ファイルの管理に手間を感じている方
- Boxを活用し、チームや部署でミーティングの録画を共有している方
- 手動でのファイル保存による、保存忘れや命名規則のバラつきをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- ミーティング終了後、自動でBoxに録画ファイルが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手動でのファイル管理で発生しがちな、保存忘れや誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」と「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、録画ファイルの保存先フォルダを作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのオペレーションでは、レコーディング情報を取得するミーティングのIDや、ダウンロードするファイルのURLなどを任意に設定できます。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダ名や、保存先となる親フォルダのコンテンツIDなどを任意に設定してください。
■注意事項- Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティングが多く、録画ファイルの管理に手間を感じている方
- Boxを活用し、チームや部署でミーティングの録画を共有している方
- 手動でのファイル保存による、保存忘れや命名規則のバラつきをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後、自動でBoxに録画ファイルが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手動でのファイル管理で発生しがちな、保存忘れや誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」と「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、録画ファイルの保存先フォルダを作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルを指定のフォルダに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのオペレーションでは、レコーディング情報を取得するミーティングのIDや、ダウンロードするファイルのURLなどを任意に設定できます。
- Boxのオペレーションでは、作成するフォルダ名や、保存先となる親フォルダのコンテンツIDなどを任意に設定してください。
■注意事項
- Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
このAirtableとZoom、Gmailの連携を活用することにより、Airtableのリードとして登録された取引先に対して行うZoom会議の作成と共有が自動化されます。
ミーティング頻度が高い企業にとって、Zoom会議の作成作業とリンクを送付する行程の削減は、事前準備の時間短縮につなげることができるでしょう。
これにより、より質の高い会議資料の作成など、付加価値の高い業務に時間を充てることもできるかもしれません。
また、手動でのプロセスを省略することで、ヒューマンエラーを削減し、ビジネスの信頼性を高めることも期待できるでしょう。
ぜひ、Yoomの連携によるアプリの自動化を導入し、業務の効率化を図りましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
