プロジェクト管理ツールAsanaを使ってタスクを管理しているものの、紙の書類や画像に含まれる情報を手作業で入力するのに時間がかかっていませんか？
例えば、会議の議事録や取引先から受け取った資料、名刺などをスキャンしたり写真に撮ったりした後、その内容をAsanaのタスクに転記するのは、なかなか手間のかかる作業です。
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、画像やPDFファイルからテキストを自動で抽出できますが、それをさらにAsanaと連携させる方法がわからず、結局、手入力に頼らざるを得ない……なんてことも多いのではないでしょうか？
この記事では、特別なプログラミング知識がなくても、OCRで読み取った情報をAsanaに自動で連携し、タスクを作成する方法について解説します。
この自動化によって、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります！
とにかく早く試したい方へ YoomにはAsanaとOCRを連携するためのテンプレートが用意されています。説明を読むよりも、まずは実際に試してみたいという方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを利用し、自動化を体験してみてください！
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのファイルを手作業で確認し、その内容をAsanaに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRが自動で読み取りAsanaへタスクとして追加するため、一連の業務を効率化し正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信した書類の内容を、手作業でAsanaに転記している業務担当者の方 書類の確認やデータ入力における、入力漏れやミスの発生に課題を感じている方 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルが送信されると、自動でOCRが内容を読み取りAsanaにタスクが追加されるため手作業での転記時間を短縮できます。 手動でのデータ入力で起こりがちな転記ミスやタスクの作成漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、ファイルのアップロード項目を含むフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、テキスト入力やファイルのアップロードなど、業務に必要な項目を自由に設定してフォームを作成できます。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて抽出したい特定のテキスト項目を任意で設定することが可能です。 Asanaへのタスク追加では、任意のプロジェクトやセクションを選択でき、タスク名や説明文にはフォームやOCRで取得した情報を埋め込めます。 ■注意事項
AsanaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AsanaとOCRを連携した様々な自動化の方法 OCRで読み取ったデータをAsanaに連携して、タスクを自動で作成する方法は様々です。
フォーム受信データをOCRで読み取り、Asanaにタスクを作成する Googleフォームなどのフォームツールでファイル（名刺画像、申込書PDFなど）を受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報を使ってAsanaにタスクを自動で作成します。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った名刺情報を手作業でAsanaに入力している方 名刺情報のデータ化やタスク作成における入力ミスや漏れを防ぎたいと考えている方 営業活動におけるリード管理の初動を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからAsanaへのタスク作成までを自動化し、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や担当者名などの入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、AsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像から文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名に加えて、部署名や役職など追加で抽出したい項目を任意で設定できます。 Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスク名やプロジェクトID、セクションIDなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのファイルを手作業で確認し、その内容をAsanaに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRが自動で読み取りAsanaへタスクとして追加するため、一連の業務を効率化し正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信した書類の内容を、手作業でAsanaに転記している業務担当者の方 書類の確認やデータ入力における、入力漏れやミスの発生に課題を感じている方 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルが送信されると、自動でOCRが内容を読み取りAsanaにタスクが追加されるため手作業での転記時間を短縮できます。 手動でのデータ入力で起こりがちな転記ミスやタスクの作成漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、ファイルのアップロード項目を含むフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、テキスト入力やファイルのアップロードなど、業務に必要な項目を自由に設定してフォームを作成できます。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて抽出したい特定のテキスト項目を任意で設定することが可能です。 Asanaへのタスク追加では、任意のプロジェクトやセクションを選択でき、タスク名や説明文にはフォームやOCRで取得した情報を埋め込めます。 ■注意事項
AsanaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを作成する Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定のファイル（契約書、請求書など）が追加された際に、そのファイルをOCRで読み取り、内容に基づいてAsanaにタスクを自動生成します。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書の内容を確認し、手作業でAsanaにタスクを作成していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、手入力による転記ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCRが自動で文字情報を読み取りAsanaへタスクを追加できるため、こうした一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納される書類の内容を確認し、手作業でAsanaにタスク起票している方 書類の目視確認やデータ入力における、転記ミスや対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方 書類処理のような定型業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが追加されると自動でOCR処理が実行され、Asanaにタスクが作成されるためこれまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の確認やタスク作成が不要になるため、転記ミスやタスクの対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をタスク名や説明に紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目を自由に設定できます。 Asanaへのタスク追加オペレーションでは、タスクを作成するプロジェクトやセクションを任意で指定でき、タスク名や説明文には固定テキストのほかOCRで抽出した情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
Google Drive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書の内容をひとつずつ確認して、タスク登録する作業は手間がかかりますよね。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した請求書などの内容を確認し、手動でAsanaにタスク起票している方 書類の処理や確認業務に多くの時間を割かれ、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ転記での入力ミスやタスクの作成漏れを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRによる読み取りからAsanaへのタスク追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。 手作業での情報確認やデータ転記が不要になるため、入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。 OCR機能では、ファイルのどの項目を抽出するかを自由に設定することが可能です。 Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを追加したいプロジェクトやセクションを指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を設定してください。 ■注意事項
Box、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信したファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを作成する GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信し、その添付ファイルをOCRで読み取ってAsanaにタスクを自動作成します。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った請求書などの内容を、手作業でAsanaに転記している方 添付ファイルの確認とタスク作成に時間がかかり、コア業務に集中できない方 手作業による入力ミスをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からAsanaへのタスク追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能がファイル内容を正確に読み取りタスクを作成するため、手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。 オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容を読み取ります。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、特定の送信元からのメールや請求書関連のメールのみを対象とするなど、監視したいラベルを指定してください。 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メールの件名に特定のキーワードが含まれている場合など、業務に合わせて柔軟に設定できます。 OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、タスク作成に必要となる情報を指定して抽出することが可能です。 Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を動的に含めることができます。 ■注意事項
Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
メールで受信した請求書などのファイルを確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録する作業は手間がかかりますよね。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書や注文書などの処理を、手作業で行っている経理や営業事務の担当者の方 受信したファイルの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っており、入力の手間を削減したいと考えている方 手作業によるデータ転記やタスクの作成依頼で発生する、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からファイルの内容読み取り、タスク作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力内容の間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで以降の処理を実行するかどうかを判断させます。 Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、必要な情報をテキストデータとして抽出します。 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をタスク内容に含めて自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのキーワードや監視するフォルダを指定できます。 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メール本文や件名から取得した値を利用して柔軟に設定することが可能です。 OCR機能では、Asanaのタスク作成に利用したい項目（例：取引先名、金額、納期など）を自由に設定してファイルから抽出できます。 Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを作成するプロジェクトやセクションを指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を埋め込んでください。 ■注意事項
Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Asanaに追加するフローを作ってみよう ここでは、Yoomのテンプレートを使って、フォームに送信されたファイルの内容をOCRで読み取り、その結果をもとにAsanaにタスクを自動で作成する フローの構築手順を解説します。登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
Asanaをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Yoomフォームのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのファイルを手作業で確認し、その内容をAsanaに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRが自動で読み取りAsanaへタスクとして追加するため、一連の業務を効率化し正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信した書類の内容を、手作業でAsanaに転記している業務担当者の方 書類の確認やデータ入力における、入力漏れやミスの発生に課題を感じている方 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルが送信されると、自動でOCRが内容を読み取りAsanaにタスクが追加されるため手作業での転記時間を短縮できます。 手動でのデータ入力で起こりがちな転記ミスやタスクの作成漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、ファイルのアップロード項目を含むフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、テキスト入力やファイルのアップロードなど、業務に必要な項目を自由に設定してフォームを作成できます。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて抽出したい特定のテキスト項目を任意で設定することが可能です。 Asanaへのタスク追加では、任意のプロジェクトやセクションを選択でき、タスク名や説明文にはフォームやOCRで取得した情報を埋め込めます。 ■注意事項
AsanaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Asanaのマイアプリ登録 では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
1. 連携したいアカウントでログインしましょう。今回はメールアドレスでログインします。メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。
2. パスワードを入力したら、ログインをクリックします。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのファイルを手作業で確認し、その内容をAsanaに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRが自動で読み取りAsanaへタスクとして追加するため、一連の業務を効率化し正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信した書類の内容を、手作業でAsanaに転記している業務担当者の方 書類の確認やデータ入力における、入力漏れやミスの発生に課題を感じている方 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルが送信されると、自動でOCRが内容を読み取りAsanaにタスクが追加されるため手作業での転記時間を短縮できます。 手動でのデータ入力で起こりがちな転記ミスやタスクの作成漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、ファイルのアップロード項目を含むフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、テキスト入力やファイルのアップロードなど、業務に必要な項目を自由に設定してフォームを作成できます。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて抽出したい特定のテキスト項目を任意で設定することが可能です。 Asanaへのタスク追加では、任意のプロジェクトやセクションを選択でき、タスク名や説明文にはフォームやOCRで取得した情報を埋め込めます。 ■注意事項
AsanaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:フォームでファイルが送信されたら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「フォーム」のアイコンをクリックします。
フォームは元から設定されています。フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、テストで使用するファイルを設定しておきましょう。
ステップ4:ファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する設定 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
タイトルとアクションは元から設定されています。「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法 画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきましょう！
ファイルの添付方法： プルダウンで選択できます。今回は「取得した値を使用する」を選択しています。※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。 こちら から確認できます。
なお、アップロードの場合は、先ほどメールで送信した添付ファイルを追加しましょう。
追加で抽出したい項目： 抽出したい項目を設定しましょう。デフォルトでは以下のように設定されています。
使用するAI： プルダウンで選択できます。今回はデフォルトのままにしておきます。
言語 ：プルダウンで選択できます。今回は日本語にします。
テストが成功すると「テスト成功」の画像が表示され、ファイルから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。アウトプットについて
最後に、「タスクを追加」のアイコンをクリックします。
Asanaと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきましょう。
タスク名： 入力欄をクリックすると、以下のようにファイルから取得した情報を引用できます。ぜひ活用してください。
プロジェクトID、セクションID： 入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
その他の項目は、必須じゃないので空欄でも問題ありません。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、 フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する方法でした！
Asanaを活用したその他の自動化例 Asanaは様々なツールと連携することで、さらに業務を効率化できます。
Asanaで新しいタスクが作成されたらGitHubのIssueを自動作成する
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■概要
プロジェクト管理でAsanaをご利用の際、開発チームへの連携としてGitHubに手動でIssueを登録していませんか。この作業は二重入力の手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されたタイミングで、GitHubのIssueを自動で作成し、開発連携のプロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Asanaでタスクを管理し、開発チームにGitHubで依頼しているプロジェクトマネージャーの方 AsanaとGitHub間の情報連携を手作業で行っており、入力の手間や漏れをなくしたい方 開発チームのタスク管理プロセスを自動化し、生産性の向上を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaでタスクが作成されると自動でGitHubにIssueが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。 手作業での情報転記が不要になることで、タスク名の入力ミスや依頼内容の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとGitHubをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGitHubを選択し、「Issueを作成」アクションを設定して、Asanaのタスク情報を基にIssueが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、どのプロジェクトで作成されたタスクを自動化の対象にするか、ご自身のワークスペースIDおよびプロジェクトIDを候補から選択してください。 GitHubでIssueを作成するアクションでは、対象リポジトリのオーナー名とリポジトリ名を設定し、Asanaのタスク情報を基にIssueのタイトルや本文などを自由に設定します。 ■注意事項
Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをSlackに通知する
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■概要
Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、期日の管理を自動化したい方 Slackでのコミュニケーションを強化し、重要なタスクの通知を効率化したいチームリーダー ChatGPTを利用してメッセージの内容を自動生成し、通知の質を向上させたい方 業務フローの自動化を目指し、Yoomを使って様々なSaaSアプリを連携させたいIT担当者 リモートワーク環境で、チーム全体のタスク管理と情報共有を円滑に進めたい企業の管理者 ■このテンプレートを使うメリット
タスク管理の自動化により、手動での確認作業を削減することができます。 ChatGPTによるメッセージ生成で、通知内容が一貫して分かりやすくなります。 Slackへの自動通知で、チーム全体への情報共有が迅速に共有することが期待です。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
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■概要
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
SlackとAsanaを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にAsanaに追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Asanaに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・ Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceの新規リード情報をAsanaにタスクとして自動登録する
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■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を手作業でAsanaに転記している営業担当者の方 リードの対応漏れを防ぎ、営業チームの業務効率を改善したいマネージャーの方 SFAとタスク管理ツールを連携させ、営業プロセスの自動化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録を起点にAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Salesforceから取得したリード情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔や、ご自身のSalesforce環境のマイドメインURLを任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスク名や説明に加え、どのプロジェクトやセクションに追加するか、いつまでに対応するかの期日などを任意で設定できます。 ■注意事項
Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ この記事では、プログラミング不要でAsanaとOCR機能を連携させ、ファイル内のテキスト情報を基にAsanaのタスクを自動作成する方法について解説しました。データ入力作業から解放されることで、入力ミスのリスクを減らし、より創造的で付加価値の高い業務に時間を使うことが可能です。
今回ご紹介したテンプレートは、すぐに試すことができます。設定も簡単で、専門知識は不要です。
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