・
「Asanaでタスク管理をして、Clockifyで工数管理をしているけど、両方の情報を手入力で合わせるのが面倒…」
「Asanaにタスクを追加した後、Clockifyにも登録し忘れてしまい、正確な工数が追えなくなってしまった…」
このように、タスク管理ツールと時間管理ツールの間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクを作成するだけで、その情報が自動的にClockifyにもタスクとして登録される仕組み</span>があれば、こうした二度手間や登録漏れといった悩みから解放され、より正確なプロジェクト管理と工数把握を実現し、本来集中すべき業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとClockifyを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
AsanaとClockifyのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ登録作業を自動化できます。
これにより、タスク管理と工数管理がシームレスに繋がり、入力漏れやミスのない正確なプロジェクト管理が実現可能になります。
これからご紹介するテンプレートを使えば、アカウント登録後すぐに自動化を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Asanaで新しいタスクを作成したタイミングで、そのタスク情報を自動的にClockifyにも新しいタスクとして追加することができます。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスク作成から工数管理までの一連の流れが自動化され、手作業による二度手間や登録漏れを防ぐ</span>ことが可能です。
Asanaで作成されたタスクの中から、「特定の担当者がアサインされたタスク」や「特定のタグが付与されたタスク」など、指定した条件に合致するものだけをClockifyに自動で追加します。
この分岐処理を含む連携によって、<span class="mark-yellow">工数管理が必要なタスクのみをフィルタリングして連携できるため、Clockify上の情報を整理し、より効率的な管理を実現</span>できます。
それでは、さっそく実際にAsanaとClockifyを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとClockifyの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はAsanaのプロジェクトにタスクが作成されたら、Clockifyにも追加するフローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Asanaの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでAsanaと検索し対象アプリをクリックしてください。
Yoomと連携したいアカウントでログインしてください。
今回はメールアドレスでログインしています。
入力後、「続行」をクリックします。
パスワードを入力後、「ログイン」をクリックします。
Clockifyの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでClockifyと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注釈に沿ってアカウント名、API Key、ドメインをそれぞれ入力しましょう。
API Keyの確認方法
Clockifyにログイン後、右上のプロフィールアイコンから「Preferences」をクリックし、表示される画面で「Advanced」に進みます。
その中にある「Manage API keys」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、GENERATE NEWをクリックします。
任意の名前でAPI Keyを発行しましょう。
名前を入力したら「GENERATE」をクリックしてください。
作成されたAPI Keyをコピーし、Yoomの操作画面の「API Key」へ貼り付けましょう。
ドメインの確認方法
「ドメイン」には、自分が利用しているClockifyのログインURLに応じて、画面下の注釈を参考に入力します。
例えば、ログインURLが https://app.clockify.me の場合は、api.clockify.me と入力してください。
以上でマイアプリ登録は完了です!
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。
Asanaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてAsanaで特定プロジェクトにタスクを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でAsanaをチェックし、トリガーとなるアクション(今回はタスクの作成)を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Asanaに作成されたタスクに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値(=アウトプット)をもとに、Clockifyへタスクの登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4: Clockifyのアクション設定
「Create Task」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
先ほどと同様にアプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Clockifyと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でClockifyにタスクが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたタスクの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Clockifyの画面を開き、指定した内容でタスクが実際に作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました!
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました!
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Asanaで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク情報が自動的にClockifyにも新しいタスクとして追加されるようになります。
実際にAsanaでタスクを作成し、Clockifyにタスクが追加されるかを確認してみましょう。
今回はAsanaからClockifyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClockifyからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Clockifyで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク情報を自動的にAsanaにもタスクとして追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">時間計測を開始した作業内容を迅速にAsanaのプロジェクトボードに反映させ、チーム全体のタスク状況を素早く可視化</span>できます。
Clockifyで作成されたタスクのうち、「特定のプロジェクトに紐づくタスク」や「特定のクライアントに関連するタスク」など、あらかじめ設定した条件を満たすものだけをAsanaに自動で追加します。
これにより、<span class="mark-yellow">Asana上のタスク情報を整理し、プロジェクト管理に必要な情報のみを効率的に集約</span>することが可能です。
Yoomでは、AsanaとClockifyに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
AsanaとClockifyでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね!
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録したり、完了した際にSlackに通知したりと、タスク管理と情報連携を自動化できます。
Googleスプレッドシートに行が追加されたらClockifyにプロジェクトを自動作成したり、Clockifyでタスクが作成されたらSlackに通知したりと、時間管理と情報共有を自動化できます。
AsanaとClockifyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の二重入力や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は登録漏れを気にすることなく、正確な情報に基づいたタスク管理と工数把握が可能となり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:連携が失敗した場合、どのように通知されますか?
A:フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q:もっとリアルタイムに近い連携は可能ですか?
A:今回のフローでは、トリガーの起動間隔を5分、10分、15分、30分、60分から選択していただくことになるので、リアルタイムでの連携はできません。
また、設定できるトリガーの起動間隔はご利用のプランによって異なるため、詳しくはこちらのページをご確認ください。
なお、Asanaでは、「プロジェクトが作成されたら」というフローボットトリガーの場合にWebhookが使用でき、リアルタイムでの連携が可能になります。Asanaので実行可能なAPIアクション詳細はこちら
Q:今回連携した「Task Name」以外の情報もClockifyに連携できますか?
A:今回の連携では、Clockifyの「Create Task」アクションで「Task Name」のみを登録しましたが、実際にはさらに多くの情報を設定できます。
タスクのステータスや担当者、予算、工数見積など、プロジェクト管理に欠かせない項目まで細かく登録することが可能です。