Asanaをプロジェクトチームで利用している場合、タスク管理も、チーム内での情報共有も、十分に行えていると考えているかもしれません。
しかし、Asanaを他のアプリと連携することで、もっとタスク管理をスムーズに行える可能性があるのをご存知でしょうか？
Asanaと他のアプリの連携により、タスク管理に関する業務を自動化することができます。
タスクの作成やタスク更新時の通知などを日常的に手作業で行なっているこれらの業務を自動で行うことができれば、空いた時間で別の業務を行えるようになるはずです！
アプリの連携と自動化の設定には、Yoomの利用がおすすめです。
YoomならプログラミングやAPIの専門知識は必要なく、ノーコードで簡単に連携や自動化の設定が可能となっています。
では、YoomにAsanaを接続する方法と他のアプリの連携で自動化できる業務をご紹介します。
タスク管理に関する業務を自動化し、プロジェクトのスムーズな進行を目指しましょう。
Asana APIの利用をおすすめしたい方
- タスク情報を素早く把握したい方
- 挙げられている課題・案件管理の効率化を図りたい方
- タスクの進捗状況や推移を効率よく確認したい方
- 手動作業を削減し、業務効率化を図りたい方
Asana APIの利用方法
今回はYoomというサービスを利用してノーコードでAsanaを利用していきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
AsanaをYoomと接続する方法
マイアプリ連携の設定
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Asana」を検索していきます。
アプリを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
これでAsanaが用意しているAPIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomのテンプレートを利用してAsana APIをつかいこなそう！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
Asanaを使ったその他の自動化例
AsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
情報が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
情報がスピーディーにAsanaに追加されることで、チームメンバーが常に最新の状況を確認できるため、情報共有をスムーズに行えるでしょう。
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加する
試してみる
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
Yoomデータベースのレコードを指定してAsanaにタスクを追加する
試してみる
特定のレコードを選択して、Asanaにタスクを追加します。
Trelloにカードが追加されたらAsanaにもタスクを追加する
試してみる
■概要
TrelloとAsanaを併用してプロジェクト管理を行う際、同じ内容を両方のツールに手入力する作業に手間を感じていませんか。
こうした二重入力は、転記ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Asanaへ自動でタスクを作成できます。
手作業による情報連携の手間をなくし、タスク管理の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとAsanaを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
・手作業での情報転記による入力ミスや、更新漏れをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクト管理ツール間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Trello、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する
情報の自動反映によって手動作業を減らせるため、スタッフの負担削減に寄与します。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Asanaでタスクが追加されたらJira Softwareに課題を追加する
試してみる
Asanaでタスクが追加されたら、自動的にJiraに課題を追加するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
投稿された内容をAsanaに追加する
投稿メッセージをもとに自動でタスクが追加されることにより、タスクの見落としや管理ミス、情報の登録漏れなどのミスが低減するはずです。
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
試してみる
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
Asanaでタスクが完了したらステータスを更新する
タスク完了時に自動で履歴が記録されるため、更新忘れを防止し、スムーズな業務遂行を後押しします。
Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする
試してみる
■概要
「Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする」ワークフローは、プロジェクト管理と開発管理の連携をスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaでタスクを完了すると、手動でGitHubのIssueをクローズする手間が省けます。
これにより、開発チームとプロジェクト管理チームの間で情報が自動的に同期され、一貫性のある管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでプロジェクト管理を行い、GitHubで開発を進めているチームの方
・手動でのIssue管理に時間を取られている開発者やプロジェクトマネージャー
・GitHubとAsanaを連携して業務を自動化し、効率化を図りたい方
・プロジェクトの透明性を高め、チーム間の連携を強化したい経営者やリーダー
■注意事項
・Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Asanaのタスクに、GitHubのIssue番号を記載しておいてください。
Asanaでタスクが登録されたら通知する
タスクの登録状況が自動で通知されるため、情報共有のスピード向上が期待できそうです。
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付
試してみる
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付します
Asanaにタスクが追加されたらGmailで送信する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にGmailに送信するフローです。
Asanaで期日切れのタスクを通知する
Asanaで作成した期日切れタスクを自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知するフローです。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
完了報告メッセージでAsanaのタスクを完了にする
手動でのタスク完了作業が不要になり、情報の一貫性と作業効率の向上が見込めます。
Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする
試してみる
■概要
「Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする」フローは、GmailからのメールをトリガーにAsanaのタスクを自動的に完了させる業務ワークフローです。
手動でのタスク更新を減らし、作業効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを主に業務連絡に使用し、タスクの更新を自動化したい方
・メール対応後のタスク管理に時間を割きたくないチームリーダーの方
・情報の一貫性を保ちながら、業務フローをスムーズにしたい企業の方
・手動でのタスク完了作業によるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaでタスクが完了したら通知する
Asanaでタスクが完了した後、コミュニケーションツールに自動的に通知するため、タスク状況の把握が容易になるでしょう。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに通知を送信します。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackに通知する
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
Asanaを連携するメリット
1.データの正確性を維持する
自動化の例として、Asanaとデータベースとの連携により、Asanaのタスク情報をデータベースへ同期することや、データベース更新時にAsanaのタスクを自動追加することが可能となります。
管理者としてタスク情報をまとめてチェックする場合や、受注情報の一覧など更新時に必ず後続処理が発生するデータを扱っている場合に役立ちます。
登録・入力した情報がそのまま同期されるため、転記ミスや登録漏れのリスク削減も期待できるでしょう。
2.作業の手間削減が見込める
タスク情報の詳細や進捗を自動で共有する運用も実現できます。
例えば、問い合わせメールが届いた際にタスクが自動作成されるよう設定しておけば、カスタマーサポート担当者はメールチェックの頻度を減らすことができます。
また、関係者にのみ必要情報を通知するように事前設定しておくことで、関係者の選定やツールへのログインの手間、メッセージ作成作業をなくせそうです。
このような作業を省くことで、その他の業務に集中する時間を増やせるかもしれません。
3.業務の迅速化につながる
社内でAsanaと他のタスク管理ツールを導入し、部署や担当業務で使い分けている場合、アプリを連携することでタスク情報を同期できるので、転記作業の時間をなくせる可能性があります。
自動同期によって正確かつ迅速に情報を共有できるため、顧客へのフォローアップの迅速化にもつながるでしょう。
素早い対応によって満足度の向上が見込めそうですね。
まとめ
Yoomを用いてAsanaと他のアプリを連携することで、ここまでお伝えしたようなタスク管理の関連業務を自動化することができます。
日々のタスク管理を適切に行うために、タスクの作成そのものやタスク作成後の情報共有の自動化がおすすめです。
プロジェクト進行の円滑化、チームのコミュニケーションやパフォーマンスの向上、顧客からの信頼獲得を目指すためにも、タスク管理に関する業務の連携と自動化を進めましょう。
今回ご紹介した業務の事例はYoomでできることの一部でしかありません。
連携可能なアプリや自動化できる業務は、Asanaに関するものもそれ以外でもまだまだ数多くありますので、ぜひこの機会にYoomに登録して試してみてください！
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