メールツールとの連携
メールツールとの連携によって行えることは、先に挙げたコミュニケーションツールと同様です。
顧客や取引先との連絡手段としてメールを多用する場合は、メールからのタスク自動生成をお試しください。例えば、問い合わせメールが届いた際にタスクが自動作成されるよう設定しておけば、カスタマーサポート担当者はメールチェックの頻度を減らすことができます。
また、タスクの情報確認をチャットよりメールで行いたい場合にもお使いください。
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今回は、Asanaでのタスク管理について紹介していきます。
業務の遂行を円滑にするためには、タスクを細かく整理し管理することが不可欠です。闇雲に業務を進めてしまえば、目標達成に届かず顧客の信頼を損ねる結果につながりかねません。タスク管理によって業務の優先順位を設定し、タスクを一つ一つ着実にこなすことが必要となります。
タスクがきちんと定まっていれば、チーム全体でリソースを見直すことも簡単です。チームメンバーとしても責任者としても、進捗状況の把握ができることにより途中調整を行いやすくなります。また、互いのタスクに関する情報共有をこまめに行うことにより、コミュニケーションの改善、パフォーマンスの向上、ひいては顧客満足度アップも期待できます。
Asanaをプロジェクトチームで利用している場合、タスク管理も、チーム内での情報共有も、十分に行えていると考えているかもしれません。
しかし、Asanaを他のアプリと連携することで、もっとタスク管理をスムーズに行える可能性があるのをご存知でしょうか？
Asanaと他のアプリの連携により、タスク管理に関する業務を自動化することができます。
タスクの作成やタスク更新時の通知などを日常的に手作業で行っていませんか？ これらの業務を自動で行うことができれば、空いた時間で別の業務を行うことができます。
アプリの連携と自動化の設定には、Yoomの利用がおすすめです。Yoomなら、プログラミングやAPIの専門知識は必要ありません。ノーコードで簡単に連携や自動化の設定が可能となっています。
では、Asanaと他のアプリの連携で自動化できる業務をご紹介します。Yoomのテンプレートの紹介ページから詳しいフローも確認できるため、ぜひご覧ください。
タスク管理に関する業務を自動化し、プロジェクトのスムーズな進行を目指しましょう。
チャットなどのコミュニケーションツールとの連携で、連絡内容からAsanaのタスクを自動作成することができます。
また、逆に、タスクの情報を通知することも可能です。タスク情報を送信するタイミングは、タスクの追加や更新、完了時の他、指定日時に設定することもできます。
期日を指定したタスクの一覧を取得し共有することで、リマインダーとしての活用も可能です。
メールツールとの連携によって行えることは、先に挙げたコミュニケーションツールと同様です。
顧客や取引先との連絡手段としてメールを多用する場合は、メールからのタスク自動生成をお試しください。例えば、問い合わせメールが届いた際にタスクが自動作成されるよう設定しておけば、カスタマーサポート担当者はメールチェックの頻度を減らすことができます。
また、タスクの情報確認をチャットよりメールで行いたい場合にもお使いください。
データベースとの連携により、Asanaのタスク情報をデータベースへ同期することや、データベース更新時にAsanaのタスクを自動追加することが可能となります。
管理者としてタスク情報をまとめてチェックする場合や、受注情報の一覧など更新時に必ず後続処理が発生するデータを扱っている場合に役立ちます。
社内でAsanaと他のタスク管理ツールを導入し、部署や担当業務で使い分けている場合、2つを連携することでタスク情報を同期することが可能です。
自動同期によって正確かつ迅速に情報を共有できるため、顧客へのフォローアップのためにも有用です。
また、Yoomでの設定の際、チャットやメールでの自動通知をフローに追加すれば、より情報共有の精度を上げることができます。
CRMツールと連携することも可能です。
商談や顧客、問い合わせの情報が登録された際に必ず行う業務があれば、自動でAsanaのタスクに追加するよう設定できます。これにより、営業やマーケティング、顧客情報の管理、顧客対応などがスムーズに進められるでしょう。他タスク管理ツール連携の例と同じく、Yoomのフローボットで自動通知のアクションを追加できます。
期日が確定している、もしくは、実施日が固定されているタスクは、スケジュール管理ツールとの連携がおすすめです。タスクに含まれる情報を、自動同期でカレンダーに読み込ませることができます。タスクを期日までにきっちり終わらせるために他のスケジュールを調整したり、実施予定日に先立つ準備を新たなタスクとして組み込んだり、タスクによって活用の仕方を変更しましょう。
Yoomを用いてAsanaと他のアプリを連携することで、ここまでお伝えしたようなタスク管理の関連業務を自動化することができます。
日々のタスク管理を適切に行うために、タスクの作成そのものやタスク作成後の情報共有の自動化がおすすめです。
プロジェクト進行の円滑化、チームのコミュニケーションやパフォーマンスの向上、顧客からの信頼獲得を目指すためにも、タスク管理に関する業務の連携と自動化を進めましょう。
今回ご紹介した業務の事例はYoomでできることの一部でしかありません。連携可能なアプリや自動化できる業務は、Asanaに関するものもそれ以外でもまだまだ数多くありますので、ぜひこの機会にYoomに登録して試してみてください。
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