「Gmailに届いた重要なメールの内容を、忘れないうちにAsanaにタスクとして登録しないと…」
「複数のプロジェクトに関するメールが飛び交う中で、手作業でのタスク転記は時間がかかるし、漏れやミスが心配…」
このように、GmailとAsanaを併用する中で、2つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
日々の業務で当たり前になっているその手作業は、実は大きな時間的コストや機会損失につながっているかもしれません。
Gmailに特定のメールが届くだけで、Asanaに自動でタスクが作成される仕組みを構築できれば、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手作業による転記の手間から解放されるため、本来時間を割くべき重要性の高い業務や戦略的なタスクにより多くの時間を費やすことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考に、日々の業務をよりスマートで効率的なものに変えていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼や問い合わせを、Asanaでタスクとして管理している方
- メールからAsanaへの手作業での情報転記に手間を感じているチームのリーダーの方
- 重要なメールの見落としや、タスクの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにラベルを付けるだけでAsanaにプロジェクトが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、メールの件名や本文からAsanaのプロジェクト名として登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにプロジェクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベル名を指定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションを設定する際に、対象のワークスペースを指定するためにサブドメインを任意で設定してください。
GmailとAsanaを連携してできること
GmailとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたメール内容の転記やタスク作成といった一連の作業を自動化できます。
例えば、特定のラベルが付いたメールをトリガーにAsanaにタスクを自動で作成したり、添付ファイルをOCRで読み取ってタスク化するなど、業務を効率化することが可能です。
これにより、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
Gmailで「要対応」や「クライアントA」といった特定のラベルに合致したメールを受信するだけで、Asanaの指定したプロジェクトに自動でタスクを作成することが可能です。
AIによる本文の要約や正規表現を用いた情報抽出も組み合わせられるため、メール本文からタスク名や担当者といった必要な情報だけを抜き出してAsanaに登録することもできます。
手動での転記作業をなくして対応漏れや遅延を防ぎます。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼や問い合わせを、Asanaでタスクとして管理している方
- メールからAsanaへの手作業での情報転記に手間を感じているチームのリーダーの方
- 重要なメールの見落としや、タスクの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにラベルを付けるだけでAsanaにプロジェクトが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、メールの件名や本文からAsanaのプロジェクト名として登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにプロジェクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベル名を指定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションを設定する際に、対象のワークスペースを指定するためにサブドメインを任意で設定してください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
Gmailで請求書や発注書などのPDFファイルを受け取った際に、添付ファイルをOCR（光学的文字認識）で自動的に読み取り、その内容を基にAsanaへタスクを追加します。
例えば、請求書の内容から支払金額や支払期日を読み取って経理担当者への支払い依頼タスクを作成するなど、手動で行うプロセスを自動化できるため、入力ミスを削減して業務を効率化できます。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか？
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーにOCR機能で添付ファイルの内容を読み取り、Asanaにタスクを追加するまでの流れを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などの内容を、手作業でAsanaに転記している方
- 添付ファイルの確認とタスク作成に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- 手作業による入力ミスをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からAsanaへのタスク追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能がファイル内容を正確に読み取りタスクを作成するため、手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元からのメールや請求書関連のメールのみを対象とするなど、監視したいラベルを指定してください。
- 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メールの件名に特定のキーワードが含まれている場合など、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、タスク作成に必要となる情報を指定して抽出することが可能です。
- Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を動的に含めることができます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
GmailとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとAsanaをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼や問い合わせを、Asanaでタスクとして管理している方
- メールからAsanaへの手作業での情報転記に手間を感じているチームのリーダーの方
- 重要なメールの見落としや、タスクの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにラベルを付けるだけでAsanaにプロジェクトが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、メールの件名や本文からAsanaのプロジェクト名として登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにプロジェクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベル名を指定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションを設定する際に、対象のワークスペースを指定するためにサブドメインを任意で設定してください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Gmailの連携
右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Sign in with Google」をクリック
アカウントを選択します。
アクセスを求める文言が表示されたら、「続行」を押してください。
下記の表示が出たらアプリ連携が成功です！
Asanaの連携
同じく、新規接続のボタンから検索ボックスに「Asana」と入力します。
そして入力して表示されたAsanaのアイコンをクリックします。
Asanaにログインします。
Asanaのアカウントに登録のあるメールアドレスかGoogleアカウントを選択して、「続行」をクリック
パスワードを入力して、「ログイン」をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼や問い合わせを、Asanaでタスクとして管理している方
- メールからAsanaへの手作業での情報転記に手間を感じているチームのリーダーの方
- 重要なメールの見落としや、タスクの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにラベルを付けるだけでAsanaにプロジェクトが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、メールの件名や本文からAsanaのプロジェクト名として登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにプロジェクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベル名を指定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションを設定する際に、対象のワークスペースを指定するためにサブドメインを任意で設定してください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のラベルのメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
Yoomの設定に戻りましょう。
ラベルを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、先ほど作成したラベルを選択しましょう。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
ステップ4：テキストからデータ抽出する設定
2つ目の赤枠をクリックします。
変換タイプが、送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
アクションによって消費されるタスク数が異なります。
選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
抽出したい項目を設定します。
設定が済んだら、テストを実行をしましょう。
テスト成功したら、メールの文書から抽出したい項目が取得した値に反映されています！
最後に、「保存する」ボタンで設定を保存します。
ステップ5：Asanaにプロジェクトを作成する設定
Asanaと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
問題なければ、アクションの設定などはそのままで、次へボタンで次の設定へ進みます。
AsanaのAPI接続設定を行います。
プロジェクト名は、取得した値の中から選択が可能です。
「テキストからデータを抽出する」のプルダウンから、該当のものを選択しましょう。
プロジェクト概要も任意で設定可能です。
作成するプロジェクトの表示形式をプルダウンから選択しましょう。
プロジェクトの期日を任意で設定し、プロジェクトオーナーも取得した値から設定します。
※プロジェクトオーナーが送信者でも受信者でもない場合は、手動でメールアドレスを入力してください。
その他、公開設定や作業開始日などの設定を任意で設定し、最後にチームIDを入力してください。
※チームIDを設定する際は、該当チームに先ほど設定したプロジェクトオーナーが含まれているか確認してください。
希望の設定にカスタマイズできたら、「テスト」ボタンを押しましょう！
テスト成功です！
Asana上で設定ができているか確認してみましょう。
Asanaにてプロジェクトが作成されています！
Yoomに画面が戻ったら、画面下部の設定を保存しておきましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
AsanaのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaの情報をトリガーとしてGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携ももちろん可能です。
これによりチーム内の情報共有をさらに円滑に進めることができますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaで新しいタスクが作成されたら、関係者や担当者に対してGmailで自動的に通知メールを送信します。
この連携により、Asanaを常に開いていなくても重要なタスクの発生を見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になるため、プロジェクトの進行をスムーズにします。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたび、関係者へGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成された瞬間に指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、タスクの見落としや伝達漏れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクト管理を行い、タスクの更新を迅速に関係者へ共有したい方
- Gmailでの手動の通知作業をなくし、タスクの見落としや伝達漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを横断する定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスク情報を確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
Asanaでタスクのステータスが「完了」に変更された際に、上長や依頼者など、指定した相手に完了報告メールをGmailから自動で送信します。
タスクが完了するたびに手動で報告メールを作成する手間を省き、進捗状況の共有を効率化できます。
報告漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑にします。
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、手作業で関係者にメール報告をしていませんか。定型的な作業でありながら、報告漏れが許されないため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、Gmailで定型報告メールを自動送信し、報告業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・AsanaとGmailを利用しており、手作業での報告業務に手間を感じている方
- ・プロジェクトの進捗報告を自動化し、情報共有を円滑にしたいマネージャーの方
- ・定型的な報告業務を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Asanaのタスク完了報告が自動化されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による報告漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者に完了報告メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトをIDで任意に指定してください。
- ・Gmailのオペレーション設定では、送信するメールの件名や本文などを自由にカスタマイズ可能です。Asanaから取得したタスク名などを件名や本文に含めることで、より具体的な報告ができます。
GmailやAsanaを活用したその他の自動化例
Yoomでは、GmailやAsanaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容をデータベースに自動で連携したり、チャットツールへ転送したり、タスク管理ツールに新規カードを作成したりすることで、情報共有とデータ入力の手間を削減します。
また、顧客管理ツールやデータベースと連携して、特定の情報をトリガーにGmailで自動メールを送信し、顧客対応を効率化します。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方
- メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
- オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを顧客企業とのやりとりに使用している方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・対顧客のやりとりに使用しているカスタマーサービス部門の担当者
2.Discordで情報の社内共有を行なっている企業
・担当部署ごとにチャットルームを使用している企業の担当者
・顧客からの情報をいち早くチーム共有したいプロジェクトマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
3.手入力を減らし、業務を効率化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受信した内容を自動でDiscordに転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。
・Gmailの受信内容を引用してDiscordにチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成する
試してみる
■概要
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム
・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー
2.カスタマーサポートチーム
・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門
3.マーケティング部門
・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？ 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方
- 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
- メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
- 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。
■注意事項
- Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneにレコードが追加されたら、Gmailで自動で送信する
試してみる
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報を登録した後、関係者へGmailで通知する作業を手動で行っていませんか？定型的ながらも重要なこの業務は、対応漏れや連絡の遅れが発生しやすく、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されたタイミングを検知し、設定した内容のメールをGmailから自動で送信できます。これにより、通知業務の抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneへのレコード追加後、Gmailでの通知を手作業で行っている方
- kintoneとGmailを連携させ、情報共有のスピードと正確性を高めたい方
- 定型的なメール送信業務を自動化して、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されるとGmailが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信の時間を短縮できます。
- 手作業によるメール送信がなくなることで、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、kintoneで取得した情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいアプリのサブドメイン名とアプリIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。
- Gmailの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したkintoneのレコード情報（顧客名や案件名など）を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaを使った自動化例
これらのテンプレートは、タスク管理ツールを起点に、様々な業務を自動化します。新しいタスクの作成や完了、期日切れなどをトリガーに、他のタスク管理ツールやビジネスチャットツールと連携します。
これにより、手動での情報転記や確認作業を削減。
また、フォームや別のプロジェクト管理ツールからの情報を自動登録することで、情報連携をスムーズにし、プロジェクト管理を効率化します。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackに通知する
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■概要
Asanaでのタスク管理において、完了報告やチームへの進捗共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか？特に複数人が関わるプロジェクトでは、タスクの完了をスムーズに共有することが重要ですが、都度Slackに投稿するのは面倒であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了した際に、その内容を自動でSlackに通知できるため、チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとSlackを併用し、タスクの進捗報告を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるAsanaからSlackへの完了報告で、共有漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクが完了すると自動でSlackに通知されるため、手動での報告作業が減り、時間を節約できます。
- 報告漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体へ情報をスムーズに共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、Asanaから受け取ったタスク情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Slackへの通知オペレーションでは、タスク名や担当者名など、通知に含める情報を任意で設定できます。
■注意事項
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを使ってプロジェクトを管理している企業
・期日の切れたタスクを毎日把握したい方
・進捗管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・Asanaの情報と連動してタスク情報の通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
対応しなければいけないタスクの量が多くなると、期日を過ぎてしまうタスクも出てくると思います。
プロジェクト管理者にとっては、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かしたいですよね。
そこでこのテンプレートが役に立ちます。
Asanaで管理している期日切れのタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、Asanaにアクセスすることなく進捗状況を確認できます。
この情報をもとに優先度やアサインの調整などができるため、プロジェクト全体の効率化につながります。
■注意事項
・AsanaとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
GmailとAsanaを連携・自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク作成、進捗報告といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、タスクの対応漏れや遅延がなくなり、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、簡単に業務フローを構築することが可能です。
もしGmailとAsanaの連携をはじめとした業務自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
