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「Gmailに届いた重要なメールの内容を、忘れないうちにAsanaにタスクとして登録しないと…」
「複数のプロジェクトに関するメールが飛び交う中で、手作業でのタスク転記は時間がかかるし、漏れやミスが心配…」
このように、GmailとAsanaを併用する中で、2つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
日々の業務で当たり前になっているその手作業は、実は大きな時間的コストや機会損失につながっているかもしれません。
Gmailに特定のメールが届くだけで、Asanaに自動でタスクが作成される仕組みを構築できれば、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手作業による転記の手間から解放されるため、本来時間を割くべき重要性の高い業務や戦略的なタスクにより多くの時間を費やすことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考に、日々の業務をよりスマートで効率的なものに変えていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとAsanaを連携してできること
GmailとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたメール内容の転記やタスク作成といった一連の作業を自動化できます。
例えば、特定のラベルが付いたメールをトリガーにAsanaにタスクを自動で作成したり、添付ファイルをOCRで読み取ってタスク化するなど、業務を効率化することが可能です。
これにより、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
Gmailで「要対応」や「クライアントA」といった特定のラベルに合致したメールを受信するだけで、Asanaの指定したプロジェクトに自動でタスクを作成することが可能です。
AIによる本文の要約や正規表現を用いた情報抽出も組み合わせられるため、メール本文からタスク名や担当者といった必要な情報だけを抜き出してAsanaに登録することもできます。
手動での転記作業をなくして対応漏れや遅延を防ぎます。
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
Gmailで請求書や発注書などのPDFファイルを受け取った際に、添付ファイルをOCR（光学的文字認識）で自動的に読み取り、その内容を基にAsanaへタスクを追加します。
例えば、請求書の内容から支払金額や支払期日を読み取って経理担当者への支払い依頼タスクを作成するなど、手動で行うプロセスを自動化できるため、入力ミスを削減して業務を効率化できます。
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する」ワークフローは、メールで受け取ったドキュメントを自動的に解析し、Asana上でタスクとして管理する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GmailとAsanaの連携がスムーズに行われ、手間を省きながら効率的なタスク管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用し、添付ファイルの管理に手間を感じている方
・Asanaでのタスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・OCR技術を活用してドキュメントの自動化を図りたいチームリーダー
・業務プロセスの自動化を推進し、生産性を向上させたい企業のIT担当者
・手動でのタスク追加に時間を取られているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GmailとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Gmailの連携
右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Sign in with Google」をクリック
アカウントを選択します。
アクセスを求める文言が表示されたら、「続行」を押してください。
下記の表示が出たらアプリ連携が成功です！
Asanaの連携
同じく、新規接続のボタンから検索ボックスに「Asana」と入力します。
そして入力して表示されたAsanaのアイコンをクリックします。
Asanaにログインします。
Asanaのアカウントに登録のあるメールアドレスかGoogleアカウントを選択して、「続行」をクリック
パスワードを入力して、「ログイン」をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のラベルのメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
Yoomの設定に戻りましょう。
ラベルを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、先ほど作成したラベルを選択しましょう。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
ステップ4：テキストからデータ抽出する設定
2つ目の赤枠をクリックします。
変換タイプが、送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
アクションによって消費されるタスク数が異なります。
選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
抽出したい項目を設定します。
設定が済んだら、テストを実行をしましょう。
テスト成功したら、メールの文書から抽出したい項目が取得した値に反映されています！
最後に、「保存する」ボタンで設定を保存します。
ステップ5：Asanaにプロジェクトを作成する設定
Asanaと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
問題なければ、アクションの設定などはそのままで、次へボタンで次の設定へ進みます。
AsanaのAPI接続設定を行います。
プロジェクト名は、取得した値の中から選択が可能です。
「テキストからデータを抽出する」のプルダウンから、該当のものを選択しましょう。
プロジェクト概要も任意で設定可能です。
作成するプロジェクトの表示形式をプルダウンから選択しましょう。
プロジェクトの期日を任意で設定し、プロジェクトオーナーも取得した値から設定します。
※プロジェクトオーナーが送信者でも受信者でもない場合は、手動でメールアドレスを入力してください。
その他、公開設定や作業開始日などの設定を任意で設定し、最後にチームIDを入力してください。
※チームIDを設定する際は、該当チームに先ほど設定したプロジェクトオーナーが含まれているか確認してください。
希望の設定にカスタマイズできたら、「テスト」ボタンを押しましょう！
テスト成功です！
Asana上で設定ができているか確認してみましょう。
Asanaにてプロジェクトが作成されています！
Yoomに画面が戻ったら、画面下部の設定を保存しておきましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
AsanaのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaの情報をトリガーとしてGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携ももちろん可能です。
これによりチーム内の情報共有をさらに円滑に進めることができますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaで新しいタスクが作成されたら、関係者や担当者に対してGmailで自動的に通知メールを送信します。
この連携により、Asanaを常に開いていなくても重要なタスクの発生を見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になるため、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■概要
「Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する」フローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。
タスクの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの通知を効率化したいと考えている方
・Gmailを日常的に使用していて、タスク管理とメール通知を連携させたいチームリーダー
・タスクの新規作成時に関係者へスムーズな情報共有を行いたいプロジェクトマネージャー
・手動でのメール通知に時間を取られており、自動化によって作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・AsanaとGmailの連携を通じて、コミュニケーションの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
Asanaでタスクのステータスが「完了」に変更された際に、上長や依頼者など、指定した相手に完了報告メールをGmailから自動で送信します。
タスクが完了するたびに手動で報告メールを作成する手間を省き、進捗状況の共有を効率化できます。
報告漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑にします。
■概要
「Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する」ワークフローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク完了時に自動で報告メールを送信する業務ワークフローです。
手動での報告作業を削減し、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでタスク管理を行っているチームリーダーの方
・タスク完了後に報告メールを送信したい担当者の方
・Gmailを活用して業務報告を自動化したい企業の方
・手動でのメール送信に時間を取られているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailやAsanaを活用したその他の自動化例
Yoomでは、GmailやAsanaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容をデータベースに自動で連携したり、チャットツールへ転送したり、タスク管理ツールに新規カードを作成したりすることで、情報共有とデータ入力の手間を削減します。
また、顧客管理ツールやデータベースと連携して、特定の情報をトリガーにGmailで自動メールを送信し、顧客対応を効率化します。
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Gmailにレコードの内容を自動送信するフローです。
Asanaを使った自動化例
これらのテンプレートは、タスク管理ツールを起点に、様々な業務を自動化します。新しいタスクの作成や完了、期日切れなどをトリガーに、他のタスク管理ツールやビジネスチャットツールと連携します。
これにより、手動での情報転記や確認作業を削減。
また、フォームや別のプロジェクト管理ツールからの情報を自動登録することで、情報連携をスムーズにし、プロジェクト管理を効率化します。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。
この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
・手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
・チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GmailとAsanaを連携・自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク作成、進捗報告といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、タスクの対応漏れや遅延がなくなり、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、簡単に業務フローを構築することが可能です。
もしGmailとAsanaの連携をはじめとした業務自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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