・
「Gmailに届いた重要なメールの内容を、忘れないうちにAsanaにタスクとして登録しないと…」
「複数のプロジェクトに関するメールが飛び交う中で、手作業でのタスク転記は時間がかかるし、漏れやミスが心配…」
このように、GmailとAsanaを併用する中で、2つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか?
日々の業務で当たり前になっているその手作業は、実は大きな時間的コストや機会損失につながっているかもしれません。
Gmailに特定のメールが届くだけで、Asanaに自動でタスクが作成される仕組みを構築できれば、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手作業による転記の手間から解放されるため、本来時間を割くべき重要性の高い業務や戦略的なタスクにより多くの時間を費やすことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考に、日々の業務をよりスマートで効率的なものに変えていきましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
■概要 Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
GmailとAsanaを連携してできること
GmailとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたメール内容の転記やタスク作成といった一連の作業を自動化できます。
例えば、特定のラベルが付いたメールをトリガーにAsanaにタスクを自動で作成したり、添付ファイルをOCRで読み取ってタスク化するなど、業務を効率化することが可能です。
これにより、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
Gmailで「要対応」や「クライアントA」といった特定のラベルに合致したメールを受信するだけで、Asanaの指定したプロジェクトに自動でタスクを作成することが可能です。
AIによる本文の要約や正規表現を用いた情報抽出も組み合わせられるため、メール本文からタスク名や担当者といった必要な情報だけを抜き出してAsanaに登録することもできます。
手動での転記作業をなくして対応漏れや遅延を防ぎます。
■概要 Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
Gmailで請求書や発注書などのPDFファイルを受け取った際に、添付ファイルをOCR(光学的文字認識)で自動的に読み取り、その内容を基にAsanaへタスクを追加します。
例えば、請求書の内容から支払金額や支払期日を読み取って経理担当者への支払い依頼タスクを作成するなど、手動で行うプロセスを自動化できるため、入力ミスを削減して業務を効率化できます。
■概要 Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか? ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーにOCR機能で添付ファイルの内容を読み取り、Asanaにタスクを追加するまでの流れを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
GmailとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとAsanaを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう!
Gmailの連携
右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Sign in with Google」をクリック
アカウントを選択します。
アクセスを求める文言が表示されたら、「続行」を押してください。
下記の表示が出たらアプリ連携が成功です!
Asanaの連携
同じく、新規接続のボタンから検索ボックスに「Asana」と入力します。
そして入力して表示されたAsanaのアイコンをクリックします。
Asanaにログインします。
Asanaのアカウントに登録のあるメールアドレスかGoogleアカウントを選択して、「続行」をクリック
パスワードを入力して、「ログイン」をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です!
ステップ2:テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます!
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のラベルのメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです!基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
Yoomの設定に戻りましょう。
ラベルを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、先ほど作成したラベルを選択しましょう。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう!
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット(取得した値)が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
ステップ4:テキストからデータ抽出する設定
2つ目の赤枠をクリックします。
変換タイプが、送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
アクションによって消費されるタスク数が異なります。
選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
抽出したい項目を設定します。
設定が済んだら、テストを実行をしましょう。
テスト成功したら、メールの文書から抽出したい項目が取得した値に反映されています!
最後に、「保存する」ボタンで設定を保存します。
ステップ5:Asanaにプロジェクトを作成する設定
Asanaと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
問題なければ、アクションの設定などはそのままで、次へボタンで次の設定へ進みます。
AsanaのAPI接続設定を行います。
プロジェクト名は、取得した値の中から選択が可能です。
「テキストからデータを抽出する」のプルダウンから、該当のものを選択しましょう。
プロジェクト概要も任意で設定可能です。
作成するプロジェクトの表示形式をプルダウンから選択しましょう。
プロジェクトの期日を任意で設定し、プロジェクトオーナーも取得した値から設定します。
※プロジェクトオーナーが送信者でも受信者でもない場合は、手動でメールアドレスを入力してください。
その他、公開設定や作業開始日などの設定を任意で設定し、最後にチームIDを入力してください。
※チームIDを設定する際は、該当チームに先ほど設定したプロジェクトオーナーが含まれているか確認してください。
希望の設定にカスタマイズできたら、「テスト」ボタンを押しましょう!
テスト成功です!
Asana上で設定ができているか確認してみましょう。
Asanaにてプロジェクトが作成されています!
Yoomに画面が戻ったら、画面下部の設定を保存しておきましょう。
ステップ6:トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です!
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
AsanaのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaの情報をトリガーとしてGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携ももちろん可能です。
これによりチーム内の情報共有をさらに円滑に進めることができますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaで新しいタスクが作成されたら、関係者や担当者に対してGmailで自動的に通知メールを送信します。
この連携により、Asanaを常に開いていなくても重要なタスクの発生を見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になるため、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
Asanaでタスクのステータスが「完了」に変更された際に、上長や依頼者など、指定した相手に完了報告メールをGmailから自動で送信します。
タスクが完了するたびに手動で報告メールを作成する手間を省き、進捗状況の共有を効率化できます。
報告漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑にします。
■概要 Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、手作業で関係者にメール報告をしていませんか。定型的な作業でありながら、報告漏れが許されないため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、Gmailで定型報告メールを自動送信し、報告業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
GmailやAsanaを活用したその他の自動化例
Yoomでは、GmailやAsanaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね!
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容をデータベースに自動で連携したり、チャットツールへ転送したり、タスク管理ツールに新規カードを作成したりすることで、情報共有とデータ入力の手間を削減します。
また、顧客管理ツールやデータベースと連携して、特定の情報をトリガーにGmailで自動メールを送信し、顧客対応を効率化します。
■概要 Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。 Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・特定のメールをリスト管理したい方。 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが ■注意事項 ・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。 ・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 ■概要 GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Gmailを顧客企業とのやりとりに使用している方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント ・対顧客のやりとりに使用しているカスタマーサービス部門の担当者 2.Discordで情報の社内共有を行なっている企業 ・担当部署ごとにチャットルームを使用している企業の担当者 ・顧客からの情報をいち早くチーム共有したいプロジェクトマネージャー ・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者 3.手入力を減らし、業務を効率化したいと考えている方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受信した内容を自動でDiscordに転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。 ・Gmailの受信内容を引用してDiscordにチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。 ■注意事項 ・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。 ■概要 Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.プロジェクト管理チーム ・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム ・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー 2.カスタマーサポートチーム ・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門 3.マーケティング部門 ・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。 ・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。 ■注意事項 ・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。 ■概要 kintoneに新しいレコードが追加されたら、Gmailにレコードの内容を自動送信するフローです。 kintoneとGmailを連携することで、新しく追加されたレコードの内容が自動的にGmailに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaを使った自動化例
これらのテンプレートは、タスク管理ツールを起点に、様々な業務を自動化します。新しいタスクの作成や完了、期日切れなどをトリガーに、他のタスク管理ツールやビジネスチャットツールと連携します。
これにより、手動での情報転記や確認作業を削減。
また、フォームや別のプロジェクト管理ツールからの情報を自動登録することで、情報連携をスムーズにし、プロジェクト管理を効率化します。
■概要 Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。 タスク完了の通知をよく使うチャットツールと連携することで、確認の漏れなどをなくすことができます。 Slackの送信先のチャンネルやメッセージのカスタマイズが可能です。 ■注意事項 ・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。 ■概要 Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Asanaを使ってプロジェクトを管理している企業 ・期日の切れたタスクを毎日把握したい方 ・進捗管理を効率化したいプロジェクトマネージャー 2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業 ・Asanaの情報と連動してタスク情報の通知を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット 対応しなければいけないタスクの量が多くなると、期日を過ぎてしまうタスクも出てくると思います。 そこでこのテンプレートが役に立ちます。 ■注意事項 ・AsanaとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 ■概要 Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務でBacklogを使用している方 ・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム ・課題状況をBacklogで共有している方 2.チーム間で異なるツールを活用している方 ・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方 ・Asanaへの課題追加を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。 このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。 また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。 ■注意事項 ・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
プロジェクト管理者にとっては、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かしたいですよね。
Asanaで管理している期日切れのタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、Asanaにアクセスすることなく進捗状況を確認できます。
この情報をもとに優先度やアサインの調整などができるため、プロジェクト全体の効率化につながります。
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このワークフローのカスタムポイント
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
まとめ
GmailとAsanaを連携・自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク作成、進捗報告といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、タスクの対応漏れや遅延がなくなり、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、簡単に業務フローを構築することが可能です。
もしGmailとAsanaの連携をはじめとした業務自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください!