AsanaとBacklogを連携してAsanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加する方法

日常的にタスク管理ツールを活用して業務を進めているチームは多いと思います。
例えばチームをまたいでプロジェクトを進めていると、使用しているタスク管理のツールが異なり、タスク情報の共有に手間が発生することがあるかもしれません。
そこでAsanaとBacklogを連携すると、Asanaのタスク情報を自動的にBacklogに追加できるようになります！
この連携により、タスク管理がしやすくなり、業務の効率化が図れるかもしれません。
さらに、ノーコードでアプリを連携できるYoomを活用し、実際の操作画面を交えてフローボットの作成についても説明します。
ぜひご覧ください。

AsanaとBacklogを連携するメリット

メリット1: 手入力を軽減できる

AsanaとBacklogを連携することで、タスクを追加する入力業務を自動化できます。
手作業で入力すると、手間と労力がかかり、事務作業の負担が増えると思います。
さらに入力ミスや漏れ、タスクの重複も考えられます。
そこでAsanaのタスクを自動的にBacklogに追加できると、そのような入力負担やヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
結果的に、プロジェクトの進行など、より重要なタスクに時間を割くことが可能になりそうです。

メリット2: タスク情報の整合性を保てる

AsanaとBacklogのような異なるツールでタスク管理を行う場面でも、連携することでタスク情報をすぐに共有することが可能になります。
例えば、マーケティングと開発チームが連携してプロジェクトを進行しているとします。
Asanaにプロジェクトのタスクが追加されると、Backlogに自動的にタスクが反映されます。
これにより、異なるチーム間の連携がスムーズになり、プロジェクトの進行も効率よく行えそうです。

[Yoomとは]

AsanaとBacklogの連携フローの作り方

それでは「Asanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加する」のフローボットの作成方法をご紹介します。
アクションとトリガーの2ステップで設定が完了するので、簡単に作成できます。
一緒に画面をみながら操作し、作成してみましょう！
まずは今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトへコピーします。
すぐ下に表示されているバナーをクリックしましょう。

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面をスクロールして、「このテンプレートを試す」を選択しましょう。

すると、添付画像のポップアップが表示されますので「OK」をクリックしてください。

以上でテンプレートのコピーが完了しました。

ステップ1:マイアプリ登録

次にYoomとアプリを連携しましょう。
これにより、アプリを組み合わせてフローを自動化できるようになります。

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1.AsanaとYoomを連携する

まずはAsanaを連携しましょう。

Yoomのワークスペース左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。

マイアプリの新規接続の画面で、Asanaを検索してアプリ名を選択しましょう。

メールアドレスを入力し、続行をクリックしてください。

次にパスワードを入力してログインを選択しましょう。

以上でAsanaのマイアプリ登録が完了しました。

2.BacklogとYoomを連携する

次にBacklogのマイアプリ登録を行います。
先程と同様に、「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

マイアプリ新規接続で、Backlogと検索し、アプリ名をクリックしましょう。

ドメインを入力し、追加をクリックしてください。
Backlogのマイアプリ登録がうまくできない時にはこちらを確認してください。

以上ですべてのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:Asanaのトリガー設定

それではフローボットの設定を進めていきましょう。
「特定のプロジェクトに新しいタスクが」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意で変更できます。
・Asanaと連携するアカウント情報を確認し、次へをクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔、ワークスペースID、プロジェクトIDを入力しましょう。
注)トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定できたらAsanaのプロジェクトにタスクを追加して、テストを実行しましょう。

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・テストが成功したら、Asanaのタスク情報が取得できます。

ここまで設定できたら保存しましょう。

ステップ3:Backlogのアクション設定

この項目が最後になります。
「課題の追加」をクリックし、設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Backlogと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の件名、課題の種別ID、課題の優先の必須項目を入力しましょう。
・課題の件名は添付画像のように、Asanaで取得した「タスク名」を設定しましょう。
・課題の種別IDは候補の中から選択してください。
・入力できたら、テストを実行して、Backlogにタスクが登録されていたら保存しましょう。

保存をクリックすると、すべての設定が完了しました！と表示されるので「トリガーをON」を選択しましょう！
以上で、フローボット設定が完了しました！

Asana・Backlogを使ったその他の自動化例

Yoomには、AsanaやBacklogを活用した自動化できるテンプレートを多数ご用意しています。
今回はその一部をご紹介します。

1.AsanaとBacklogの自動化例
Backlogで課題が登録されたら、自動的にAsanaにも追加できます。
この記事でご紹介したフローのトリガーとアクションを入れ替えたテンプレートです。
状況にあわせて自由にカスタマイズできるため、業務内容に沿ったフローボットを簡単に作成できます。

2.Asanaの自動化例
Asanaで、期日が今日までのタスクを自動的にSlackへ通知できます。
タスクの期限を自動的に通知できれば、タスク漏れを防げそうです。
さらに、Asanaを開けなくてもいつも使用しているチャットツールに通知できるため、手間が省け、事務作業の負担を軽減できるかもしれません。

3.Backlogの自動化例
Backlogに登録されたタスク情報を、Garoonのカレンダーに自動的に登録できます。
これにより、タスクの期限を可視化し、漏れを防げそうです。
また自動追加によるカレンダーへの入力作業の負担も減らすことができます。

まとめ

AsanaとBacklogを連携することで、タスクの入力業務を自動化でき、異なるチーム間でのタスクの共有も行いやすくなります。
これにより、事務作業の軽減やチーム間でのスムーズなタスク処理が期待できそうです。
またYoomを使うと、専門知識不要で、アプリ連携やフローボットの作成が可能です。
非エンジニアでも簡単に試せますね！
ぜひこの機会に、AsanaとBacklogを連携して入力作業を自動化し、円滑なプロジェクト進行を実現しませんか？

Yoomのアカウント発行はこちらから。