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「Freshdeskで受けた問い合わせをAsanaに転記するのは大変…」
「手作業だと情報共有が遅れて対応が後手に回ることも…」
カスタマーサポートがFreshdeskを、開発チームがAsanaを使っている場合、情報共有の遅れや非効率さが課題になることがあります。日常業務に追われる中、データ転記は後回しになりがちですが、対応スピードは顧客満足度にも直結します。
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskに新しいチケットが作成されたら、その情報を自動でAsanaのタスクとして追加する仕組み</span>があれば、こうした悩みは解消されるでしょう。チーム間の連携がスムーズになり、高い顧客対応力を維持できます。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能。導入に手間や時間もかからないため、この機会に定型作業を効率化しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたツール間の情報共有を自動化できます。これにより、情報伝達のスピードと正確性が向上し、チーム全体の生産性の向上にもつながります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにFreshdeskとAsanの連携を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば早速お試しください！
Freshdeskで受け付けた問い合わせや要望を、開発チームや関連部署が利用するAsanaにタスクとして自動登録します。
<span class="mark-yellow">情報伝達のタイムラグや転記ミスをなくし、部門間のスムーズな連携と迅速な課題解決を実現</span>するでしょう。
手動での情報共有が不要になるため、サポート担当者は顧客対応に、開発担当者はタスク遂行に集中できます。
Freshdeskで作成されたチケットの中から、「緊急」や「バグ報告」など特定のタグや優先度を持つものだけを自動で抽出し、Asanaにタスクとして登録します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">対応の優先順位付けを自動化し、不要なタスクでAsanaのプロジェクトが埋まるのを防ぐ</span>ことができます。重要な案件に集中しやすくなり、効率的な業務遂行が可能になります。
それでは実際に、FreshdeskとAsanaを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Freshdeskでチケットが作成されたら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するFreshdeskとAsanaのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Freshdeskのマイアプリ登録
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではFreshdesk）を検索して選択します。
「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
Freshdeskにログインし、右上のアイコンから「Profile settings」にアクセス。
画面右側の「View API Key」から取得したAPIキーを、Yoom側の「APIキー」に設定。
「追加」をクリック。
マイアプリ画面に、Freshdeskが追加されていることを確認してください。
② Asanaのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でAsanaを検索して選択。
Asanaのサインイン画面が表示されます。
連携するアカウントでサインインしてください。
YoomからAsanaへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリック。
※ アカウントが登録されていない場合は、アカウント登録後に下図の画面に遷移します。
連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Asanaも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
それでは、取得したFreshdeskのデータを用いてAsanaにタスクを追加しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Freshdeskでチケットを作成し、自動的にその情報がAsanaでタスク化されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はFreshdeskからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にAsanaからFreshdeskへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
そのような場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
開発チームがAsanaで新しいタスクを作成した際に、その内容を自動でFreshdeskのチケットとして起票します。
<span class="mark-yellow">社内で発生した課題や仕様変更などの情報を、カスタマーサポートチームへ漏れなく迅速に共有する</span>ことで、顧客からの問い合わせにもスムーズに対応することが可能になります。
Asanaで作成されるタスクの中から、「顧客への連絡が必要」といった特定のラベルが付いたものや、特定の担当者が割り当てられたタスクのみを対象として、Freshdeskにチケットを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">サポートチームが対応すべきタスクだけを効率的に抽出することで、情報過多による見落としをなくす</span>ことができます。
FreshdeskやAsanaを活用すれば、日々の定型作業や情報共有がぐっとスムーズになります。手間のかかる転記や連絡も、自動化することで抜け漏れを防ぎ、業務全体の効率化が期待できます。
Freshdeskを使えば、問い合わせ内容やチケット情報をさまざまなツールと連携し、自動的に記録・共有できます。これにより、情報のスムーズな共有や対応スピードの向上が可能になります。
社内外の連絡もスムーズになり、顧客対応の質も高まるでしょう。
Asanaを使った自動化は、タスクの作成や管理をほかのツールと連動させることで、チームの進捗把握や情報整理を効率化します。通知や記録も自動で行えるため、作業の抜け漏れ防止やプロジェクト全体の可視化にも役立ちます。
FreshdeskとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたFreshdeskとAsana間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
部門間の情報共有を迅速化し、担当者が定型的な作業から解放されることで、本来注力すべき顧客対応や開発業務といったコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：チケットの更新もAsanaタスクに反映できますか？
Freshdeskのトリガーアクションには、チケットの更新を検知してフローを稼働させるものもあります。
Asanaの対応するタスクのIDを取得して、そのタスクの情報を更新するという形で反映させることができるでしょう。
参考：FreshdeskのAPIと今すぐ連携／AsanaのAPIと今すぐ連携
Q：APIキーをYoomに登録するセキュリティは安全ですか？
YoomではAPIキーなどの認証情報を安全に取り扱うためのセキュリティ対策が施されています。
登録されたキーは暗号化された状態で保存され、Yoom運営チームも中身は確認できませんので安心してご利用いただけます。
参考：タスク実行数の上限設定や各セキュリティなど、Yoomを安心してお使いいただくための機能について
Q：もっと複雑な条件でタスクを振り分けることはできますか？
ミニプラン以上で利用できる「分岐」オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能になります。
タグやステータス、優先度などが全て特定の条件に一致するチケットのみをタスクとして追加するような運用ができるでしょう。
参照：「分岐」の設定方法
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