AsanaとGaroonを連携して、AsanaのタスクをGaroonのカレンダーに登録する方法

STEP1：マイアプリ連携

画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これからAsanaとGaroonをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。

Asanaの連携

はじめに、AsanaをYoomと連携しましょう。

右上の新規接続ボタンより「Asana」を検索します。

上記の画像のようなログイン画面が表示されるので、ログインを行いましょう。
その後自動的にマイアプリ連携が完了し、Yoomの画面に推移します。

Garoonの連携

再び新規作成をクリックし、検索窓に「Garoon」と入力しましょう。

必須項目を入力していきます。
赤枠の内容に従い、Garoonのログイン名とパスワードをbase64形式にエンコードしましょう。

【例】ログイン名：yoom-ohta

　　　パスワード：12345

【エンコード文字列】

　　　　　　　　　yoom-ohta:12345

‍

エンコードはサーチツールを使用し、外部サイトで行うことが可能です。
エンコードされたものをアクセストークンにコピーし、右下の追加をクリックします。

以上でAsanaとGaroonのマイアプリ連携が完了しました。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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STEP2：Asanaのトリガー設定

1.マイプロジェクトを開く
‍Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する」を選択します。

2.Asanaのアイコンの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を開く
‍タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

3.トリガーの起動間隔を設定する

Asanaに追加されたタスクの情報を基に、Garoonにスケジュールを登録する頻度を設定するため、トリガーの起動間隔を決めましょう。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.IDの入力

ワークスペースのIDとプロジェクトのIDを入力します。
ボックスの中をクリックすることで、既に作成済みのIDを選択可能です。

Garoonと連携したいIDを、それぞれ選択しましょう。

5.テストの実行
Asanaでタスクを作成し、その後Yoomの画面よりテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したらAsanaの設定は完了となります。保存を押し、次へ進みましょう。

STEP3：Garoonの設定

1.Garoonのアイコンの「【スケジュール】予定を登録」を開く
‍タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

2.サブドメインの設定

GaroonのURLからサブドメインをコピーし、ボックスにペーストしましょう。‍

3.予定のタイプの設定

プルダウンから選択してください。
従業員IDなどの必須項目についても、ボックス内をクリックすることで入力可能です。

4タイトルとメモの設定

既に設定がされていますが、変更することが可能です。

ボックス内をクリックし、Asanaのアイコンを選択しましょう。

先ほどAsanaで作成したタスクをテスト送信したため、画像のように一覧表示されます。
必要があれば、メモに追加したい内容を選択しましょう。

今回は担当者を挿入しました。記号を用いてレイアウトを整えましょう。

5.その他の設定

その他の項目に関しては、任意で設定を行ってください。

6.テストの実行
‍設定が完了したら、テストボタンを押します。
テスト成功の後、保存を押してください。‍

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でAsanaとGaroonを使用したフローボットの作成は完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

AsanaやGaroonを使ったその他の自動化例

他にもAsanaやGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
‍Google カレンダーとの連携も可能なため、個人タスクのみを管理したい場合にも利用できます。

2.Asanaでタスクが完了したらTeamsに通知
‍タスクが完了すると通知が送信されるため、次の担当者への連携が素早く行えます。

3.Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
‍Notionを用いて好みのレイアウトで共同管理や編集しているタスクを、Garoonのスケジュールに追加することも可能です。スケジュール化されることで視認性がアップし、管理しやすくなるでしょう。

まとめ

チームで仕事を効率よくこなしていくためにも、タスク管理は欠かせません。しかし、メンバーが多い場合は個人のタスク管理の把握は容易ではなく、見落としや伝達ミスなども考えられます。
このようなエラーを削減するためにも、AsanaとGaroonのアプリ連携は有効です。業務効率アップのためにも、この機会に取り入れてみましょう。