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チームの連携を上手くとっていくためには、タスク管理は重要と言えるでしょう。このような時に便利なのが、AsanaやGaroonのようなチームコラボレーションを高めるツールです。
これらはチームのスケジュールをスムーズに運ぶうえで大変有効であるため、取り入れている方も多いのではないでしょうか。
では、今回はこの2つのツールを用いて、今よりも便利にするアプリ同士の連携をご紹介します！
業務効率の向上にも繋がるため、ぜひご覧ください。
AsanaとGaroonを連携すると、Asanaに追加したタスクの情報を基に、Garoonにスケジュールを自動登録することが可能になります。
これにより、Asanaで管理しているタスクを確認した後、手動でGaroonのスケジュールを入力するという手間が省けるでしょう。さらに、異なるツールの往来を削減でき、タスク管理における業務効率の向上に繋がります。
スケジュールが自動入力されるようになれば、誰がいつ何を行うのかチームメンバーが把握しやすくなり、連携もとりやすくなるでしょう。
チームで上手に連携をとるためには、なるべくであれば伝達はスムーズに行いたいところです。
しかし、「Asanaにタスクを追加したけれど、Garoonにスケジュール入力を忘れてしまった…！」という経験はありませんか？
今回の連携を行うことで、このような入力漏れの他、タイピングミスによる入力間違いなども防げるでしょう。
[Yoomとは]
ここからは、AsanaのタスクをGaroonのスケジュールに登録する方法について解説します。
まずは下記の手順に従い、Yoomの登録を完了させましょう。
2週間のトライアルも用意しているため、お試しでご利用いただけます！
1.下のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回使用するフローボットテンプレート
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これからAsanaとGaroonをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。
はじめに、AsanaをYoomと連携しましょう。
右上の新規接続ボタンより「Asana」を検索します。
上記の画像のようなログイン画面が表示されるので、ログインを行いましょう。
その後自動的にマイアプリ連携が完了し、Yoomの画面に推移します。
再び新規作成をクリックし、検索窓に「Garoon」と入力しましょう。
必須項目を入力していきます。
赤枠の内容に従い、Garoonのログイン名とパスワードをbase64形式にエンコードしましょう。
【例】ログイン名：yoom-ohta
パスワード：12345
【エンコード文字列】
yoom-ohta:12345
エンコードはサーチツールを使用し、外部サイトで行うことが可能です。
エンコードされたものをアクセストークンにコピーし、右下の追加をクリックします。
以上でAsanaとGaroonのマイアプリ連携が完了しました。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する」を選択します。
2.Asanaのアイコンの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定する
Asanaに追加されたタスクの情報を基に、Garoonにスケジュールを登録する頻度を設定するため、トリガーの起動間隔を決めましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.IDの入力
ワークスペースのIDとプロジェクトのIDを入力します。
ボックスの中をクリックすることで、既に作成済みのIDを選択可能です。
Garoonと連携したいIDを、それぞれ選択しましょう。
5.テストの実行
Asanaでタスクを作成し、その後Yoomの画面よりテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したらAsanaの設定は完了となります。保存を押し、次へ進みましょう。
1.Garoonのアイコンの「【スケジュール】予定を登録」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
2.サブドメインの設定
GaroonのURLからサブドメインをコピーし、ボックスにペーストしましょう。
3.予定のタイプの設定
プルダウンから選択してください。
従業員IDなどの必須項目についても、ボックス内をクリックすることで入力可能です。
4タイトルとメモの設定
既に設定がされていますが、変更することが可能です。
ボックス内をクリックし、Asanaのアイコンを選択しましょう。
先ほどAsanaで作成したタスクをテスト送信したため、画像のように一覧表示されます。
必要があれば、メモに追加したい内容を選択しましょう。
今回は担当者を挿入しました。記号を用いてレイアウトを整えましょう。
5.その他の設定
その他の項目に関しては、任意で設定を行ってください。
6.テストの実行
設定が完了したら、テストボタンを押します。
テスト成功の後、保存を押してください。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でAsanaとGaroonを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
他にもAsanaやGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
Google カレンダーとの連携も可能なため、個人タスクのみを管理したい場合にも利用できます。
2.Asanaでタスクが完了したらTeamsに通知
タスクが完了すると通知が送信されるため、次の担当者への連携が素早く行えます。
3.Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
Notionを用いて好みのレイアウトで共同管理や編集しているタスクを、Garoonのスケジュールに追加することも可能です。スケジュール化されることで視認性がアップし、管理しやすくなるでしょう。
チームで仕事を効率よくこなしていくためにも、タスク管理は欠かせません。しかし、メンバーが多い場合は個人のタスク管理の把握は容易ではなく、見落としや伝達ミスなども考えられます。
このようなエラーを削減するためにも、AsanaとGaroonのアプリ連携は有効です。業務効率アップのためにも、この機会に取り入れてみましょう。
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