AsanaとGaroonを連携して、AsanaのタスクをGaroonのカレンダーに登録する方法

チームの連携を上手くとっていくためには、タスク管理は重要と言えるでしょう。このような時に便利なのが、AsanaやGaroonのようなチームコラボレーションを高めるツールです。
これらはチームのスケジュールをスムーズに運ぶうえで大変有効であるため、取り入れている方も多いのではないでしょうか。

では、今回はこの2つのツールを用いて、今よりも便利にするアプリ同士の連携をご紹介します！
業務効率の向上にも繋がるため、ぜひご覧ください。

AsanaとGaroonを連携するメリット

1.タスク管理の効率アップ

AsanaとGaroonを連携すると、Asanaに追加したタスクの情報を基に、Garoonにスケジュールを自動登録することが可能になります。
これにより、Asanaで管理しているタスクを確認した後、手動でGaroonのスケジュールを入力するという手間が省けるでしょう。さらに、異なるツールの往来を削減でき、タスク管理における業務効率の向上に繋がります。
スケジュールが自動入力されるようになれば、誰がいつ何を行うのかチームメンバーが把握しやすくなり、連携もとりやすくなるでしょう。

2.入力漏れを防ぐ

チームで上手に連携をとるためには、なるべくであれば伝達はスムーズに行いたいところです。
しかし、「Asanaにタスクを追加したけれど、Garoonにスケジュール入力を忘れてしまった…！」という経験はありませんか？
今回の連携を行うことで、このような入力漏れの他、タイピングミスによる入力間違いなども防げるでしょう。

[Yoomとは]

AsanaとGaroonの連携フローの作り方

ここからは、AsanaのタスクをGaroonのスケジュールに登録する方法について解説します。

まずは下記の手順に従い、Yoomの登録を完了させましょう。
2週間のトライアルも用意しているため、お試しでご利用いただけます！

1.下のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

今回使用するフローボットテンプレート
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

試してみる

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■概要

Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Garoonを業務に活用している方

・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方

・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方

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2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方

・タスク管理に活用している方

・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Asanaでプロジェクトに関連するタスクをGaroonに登録することで期日を確認でき、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を都度Garoonに手入力で追加するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。

このフローではAsanaに追加されたタスク情報を自動でGaroonに登録するので、手入力による手間を省きます。
また定型業務を自動化することで手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。

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■注意事項‍

・Garoon、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

STEP1：マイアプリ連携

画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これからAsanaとGaroonをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。

Asanaの連携

はじめに、AsanaをYoomと連携しましょう。

右上の新規接続ボタンより「Asana」を検索します。

上記の画像のようなログイン画面が表示されるので、ログインを行いましょう。
その後自動的にマイアプリ連携が完了し、Yoomの画面に推移します。

Garoonの連携

再び新規作成をクリックし、検索窓に「Garoon」と入力しましょう。

必須項目を入力していきます。
赤枠の内容に従い、Garoonのログイン名とパスワードをbase64形式にエンコードしましょう。

【例】ログイン名：yoom-ohta

　　　パスワード：12345

【エンコード文字列】

　　　　　　　　　yoom-ohta:12345

エンコードはサーチツールを使用し、外部サイトで行うことが可能です。
エンコードされたものをアクセストークンにコピーし、右下の追加をクリックします。

以上でAsanaとGaroonのマイアプリ連携が完了しました。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

試してみる

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■概要

Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Garoonを業務に活用している方

・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方

・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方

‍

2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方

・タスク管理に活用している方

・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Asanaでプロジェクトに関連するタスクをGaroonに登録することで期日を確認でき、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を都度Garoonに手入力で追加するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。

このフローではAsanaに追加されたタスク情報を自動でGaroonに登録するので、手入力による手間を省きます。
また定型業務を自動化することで手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。

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■注意事項‍

・Garoon、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

STEP2：Asanaのトリガー設定

1.マイプロジェクトを開く
Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する」を選択します。

2.Asanaのアイコンの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

3.トリガーの起動間隔を設定する

Asanaに追加されたタスクの情報を基に、Garoonにスケジュールを登録する頻度を設定するため、トリガーの起動間隔を決めましょう。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.IDの入力

ワークスペースのIDとプロジェクトのIDを入力します。
ボックスの中をクリックすることで、既に作成済みのIDを選択可能です。

Garoonと連携したいIDを、それぞれ選択しましょう。

5.テストの実行
Asanaでタスクを作成し、その後Yoomの画面よりテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したらAsanaの設定は完了となります。保存を押し、次へ進みましょう。

STEP3：Garoonの設定

1.Garoonのアイコンの「【スケジュール】予定を登録」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

2.サブドメインの設定

GaroonのURLからサブドメインをコピーし、ボックスにペーストしましょう。

3.予定のタイプの設定

プルダウンから選択してください。
従業員IDなどの必須項目についても、ボックス内をクリックすることで入力可能です。

4タイトルとメモの設定

既に設定がされていますが、変更することが可能です。

ボックス内をクリックし、Asanaのアイコンを選択しましょう。

先ほどAsanaで作成したタスクをテスト送信したため、画像のように一覧表示されます。
必要があれば、メモに追加したい内容を選択しましょう。

今回は担当者を挿入しました。記号を用いてレイアウトを整えましょう。

5.その他の設定

その他の項目に関しては、任意で設定を行ってください。

6.テストの実行
設定が完了したら、テストボタンを押します。
テスト成功の後、保存を押してください。

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でAsanaとGaroonを使用したフローボットの作成は完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

試してみる

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■概要

Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Garoonを業務に活用している方

・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方

・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方

‍

2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方

・タスク管理に活用している方

・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Asanaでプロジェクトに関連するタスクをGaroonに登録することで期日を確認でき、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を都度Garoonに手入力で追加するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。

このフローではAsanaに追加されたタスク情報を自動でGaroonに登録するので、手入力による手間を省きます。
また定型業務を自動化することで手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。

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■注意事項‍

・Garoon、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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AsanaやGaroonを使ったその他の自動化例

他にもAsanaやGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
Google カレンダーとの連携も可能なため、個人タスクのみを管理したい場合にも利用できます。

Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

試してみる

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■概要

Asanaでタスクを管理していても、自身のスケジュールはGoogleカレンダーで管理しているという方は多いのではないでしょうか。しかし、タスクが追加されるたびに手動でカレンダーに期日を登録するのは手間がかかり、登録漏れが原因で対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクを追加するだけで、自動でタスクの期日をGoogleカレンダーに登録できるため、タスクとスケジュールの管理をスムーズに連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogleカレンダーを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
• タスクの期日をカレンダーに登録し忘れることによる、対応漏れを防ぎたいプロジェクト管理者の方
• 手作業による転記を減らし、タスクとスケジュール管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での転記による日付の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、期日管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のセクションに新しいタスクが追加されたら」を設定します。
3. オペレーションで、追加されたタスクの詳細な情報を取得するために、Asanaの「タスクの詳細を取得」と「ユーザー情報を取得」を設定します。
4. 続いて、オペレーションの「計算処理」を用いて、Googleカレンダーに登録する予定の終了日を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」を選択し、Asanaから取得した情報を元に予定を作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、タスクの追加を検知する対象のプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
• Googleカレンダーに予定を作成する際、タイトルや説明欄に連携する情報は、Asanaのタスク名や担当者名など、任意の内容に設定することが可能です。

■注意事項

• Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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2.Asanaでタスクが完了したらTeamsに通知
タスクが完了すると通知が送信されるため、次の担当者への連携が素早く行えます。

Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する

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■概要

Asanaでのタスク管理と、Microsoft Teamsでのコミュニケーション。この二つのツールを併用していると、タスクの完了報告や進捗の共有に手間がかかることはありませんか？手作業での報告は、共有漏れや確認の手間につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送ることが可能になり、チーム内の情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaでのタスク完了を、手作業でMicrosoft Teamsに報告している方
• チームのタスク進捗を把握し、プロジェクトを円滑に進めたいマネージャーの方
• AsanaとMicrosoft Teamsを活用したコミュニケーションの抜け漏れを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが完了すると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、報告にかかる手間や時間を削減できます。
• 手動での報告による伝え忘れや確認漏れといったコミュニケーションエラーを防ぎ、スムーズな連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、タスク完了情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定で、通知の対象としたいプロジェクトやセクションを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへ通知するメッセージには、Asanaから取得したタスク名、担当者、完了日といった情報を自由に組み込んで設定できます。

■注意事項

• Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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3.Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
Notionを用いて好みのレイアウトで共同管理や編集しているタスクを、Garoonのスケジュールに追加することも可能です。スケジュール化されることで視認性がアップし、管理しやすくなるでしょう。

Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

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■概要

Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Garoonを業務に活用している方

・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方

・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方

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2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業

・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当

・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者‍

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■このテンプレートを使うメリット

Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。

チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。

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■注意事項‍

・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

チームで仕事を効率よくこなしていくためにも、タスク管理は欠かせません。しかし、メンバーが多い場合は個人のタスク管理の把握は容易ではなく、見落としや伝達ミスなども考えられます。
このようなエラーを削減するためにも、AsanaとGaroonのアプリ連携は有効です。業務効率アップのためにも、この機会に取り入れてみましょう。