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対応しなければいけないタスクが多くなると、期日を過ぎてしまうケースも出てくる可能性があります。
業務を円滑に進めるためにも、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かすことが重要です。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介します。
プログラミング不要でアプリ連携する手順を分かりやすく解説します。一緒にフローを作成し業務を自動化してみましょう！
・Google Chatをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用している方
・APIを活用してツール間の自動化フローを構築し、生産性向上を目指している方
・複数のチーム間で期日管理やタスクの透明性向上を検討しているプロジェクトリーダー
・タスク管理や期日共有を効率化したいと考えているマネージャー
プロジェクトを進行する中で、タスクの期日の見落としが原因で全体のスケジュールが遅延するケースは少なくありません。
AsanaとGoogle Chatを連携させると、Asanaのセクションで期日を過ぎたタスクを定期的にチーム全体に通知することが可能です。
これにより、期日切れのタスクを早期に共有でき、迅速な対応が見込めます。
例えば、広告キャンペーンの進行中にデザイン提出が遅れた場合、Google Chatに通知が届きます。
その結果、担当者が早急に状況を確認し、優先順位を調整することで、全体のスケジュール遅延を防げる可能性があります。
チームリーダーにとって、チームメンバーのタスク進捗状況を日々確認しフォローアップする作業は非常に手間がかかります。
AsanaとGoogle Chatを連携させることで、期限切れのタスクを自動でGoogle Chatに通知できます。
例えば、ある開発チームで、チームリーダーが個別に進捗状況を確認することなく、期日切れのタスクだけを適切に通知できるようにすることで、チームリーダーはより重要な業務に集中できる可能性があります。
また、チーム全体に自動通知できることにより、担当者以外のメンバーも状況を把握しやすくなるため、チームリーダー1人の負担を分散できる可能性があります。
AsanaとGoogle Chatを連携し、期日切れタスクをGoogle Chatで全員に自動通知することで、タスクの状況が透明化されます。
これにより、チームメンバー全員がタスクの状況を迅速に把握できるため、期限切れのタスクに対しチームで適切なサポートの提供が期待できます。
例えば、リモート開発チームで、期限切れのタスクがGoogle Chatに通知されることで、チームメンバーが互いに協力し合い、チーム全体で問題を迅速に解決できる可能性があります。
結果としてチーム内のコミュニケーションを活性化することが期待でき、相互サポートの文化を育む可能性があります。
[Yoomとは]
ここからは、YoomでAsanaとGoogle Chatを連携し、「Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する」というフローを一緒に作成していきましょう。
おおまかな設定がされているテンプレートを使用し、下記プロセスで作成していきます！
・AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・スケジュールトリガーの設定と、AsanaとGoogle Chatのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AsanaとGoogle Chatの連携動作を確認
Yoomが初めての方は、こちらから無料登録をしてください。
※登録済みの方は、ログインしてください。
1. Asanaの登録方法
「マイアプリ」をクリックした後、「新規接続」からAsanaを検索してください。
お持ちのアカウントに登録しているメールアドレスを入力し「続行」をクリックしてください。
次に、パスワードを入力する画面に移行するので、パスワードを入力してAsanaにログインしましょう。
これでAsanaのマイアプリ連携が完了しました。
2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」からGoogle Chatを検索します。
上記画面が表示されたら、Google Chat（OAuth）にログインしたら、マイアプリ連携完了です。
※注意事項）Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
続いて、フローボットテンプレートをコピーして、設定を編集していきます。
下記バナーの「試してみる」よりテンプレートをコピーしてください。
まず、「毎日9時になったら」という項目を設定します。
タイトル：使用用途に合わせて変更可能です。
スケジュール設定：今回は毎朝9時に起動するように設定されています。
使用用途に合わせて、日付や曜日、時間を自由に設定できます。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
次に、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」という項目を設定します。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」を選択してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
ワークスペースID、プロジェクトID、セクションIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
期日は、「昨日」で設定されています。
こちらもプルダウンより、今日や翌日等を自由に設定可能です。
※注意事項）上記画像のように、必ず「_%Y-%m-%d」という形式のものを選択してください。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
テストが成功するとアウトプットが取得されるので、確認できたら設定を保存してください。
次に、「スペースにメッセージを送信」という項目を設定します。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
スペースID、キー、トークンは、枠外の注釈を参考にして設定してください。
参照）設定方法詳細は、こちらをご確認ください。
参照）メンションの設定方法に関しては、こちらをご確認ください。
今回は上記画像のように設定されています。
設定方法）枠内をクリックし「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」の中にある「タスクIDの一覧」「タスク名の一覧」「担当者の一覧」をクリックします。
このように設定することで、期日を過ぎたAsanaのタスク情報を取得し自動でGoogle Chatに通知することができます。
こちらのメッセージ内容は、取得したい情報に合わせて自由に設定できるので、使用用途に合わせて変更しましょう。
設定が完了したらテストを行い、「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了したら、上記画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてフローボットを起動してください。
これで、「Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。
Yoomには、他にもAsanaを使用するフローボットがあります。
ここからはおすすめの3つのフローをご紹介します。
1.Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
このフローを活用することで通知作業を自動化でき、情報共有が迅速になり、各担当者はタスクの情報を素早く把握できる可能性があります。
2.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報を集約することで、チームメンバーは最新スケジュールを常に確認できる可能性があります。
3.Googleフォームで登録された情報をAsanaに自動で登録するフローです。
このフローを活用すると、Asanaへのタスク登録が自動化できるため、手動作業の負担を軽減させるとともに、手動による入力ミスや登録漏れを防ぐことが期待できます。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介しました。
通知作業を自動化することで、タスク管理を効率化でき、プロジェクト遅延の防止やチームワークの強化につながる可能性があります。
Yoomを使用すれば、説明に沿って入力するだけで簡単に自動化を導入できます。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
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