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対応しなければいけないタスクが多くなると、期日を過ぎてしまうケースも出てくる可能性があります。
業務を円滑に進めるためにも、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かすことが重要です。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介します。
プログラミング不要でアプリ連携する手順を分かりやすく解説します。一緒にフローを作成し業務を自動化してみましょう！
・Google Chatをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用している方
・APIを活用してツール間の自動化フローを構築し、生産性向上を目指している方
・複数のチーム間で期日管理やタスクの透明性向上を検討しているプロジェクトリーダー
・タスク管理や期日共有を効率化したいと考えているマネージャー
プロジェクトを進行する中で、タスクの期日の見落としが原因で全体のスケジュールが遅延するケースは少なくありません。
AsanaとGoogle Chatを連携させると、Asanaのセクションで期日を過ぎたタスクを定期的にチーム全体に通知することが可能です。
これにより、期日切れのタスクを早期に共有でき、迅速な対応が見込めます。
例えば、広告キャンペーンの進行中にデザイン提出が遅れた場合、Google Chatに通知が届きます。
その結果、担当者が早急に状況を確認し、優先順位を調整することで、全体のスケジュール遅延を防げる可能性があります。
チームリーダーにとって、チームメンバーのタスク進捗状況を日々確認しフォローアップする作業は非常に手間がかかります。
AsanaとGoogle Chatを連携させることで、期限切れのタスクを自動でGoogle Chatに通知できます。
例えば、ある開発チームで、チームリーダーが個別に進捗状況を確認することなく、期日切れのタスクだけを適切に通知できるようにすることで、チームリーダーはより重要な業務に集中できる可能性があります。
また、チーム全体に自動通知できることにより、担当者以外のメンバーも状況を把握しやすくなるため、チームリーダー1人の負担を分散できる可能性があります。
AsanaとGoogle Chatを連携し、期日切れタスクをGoogle Chatで全員に自動通知することで、タスクの状況が透明化されます。
これにより、チームメンバー全員がタスクの状況を迅速に把握できるため、期限切れのタスクに対しチームで適切なサポートの提供が期待できます。
例えば、リモート開発チームで、期限切れのタスクがGoogle Chatに通知されることで、チームメンバーが互いに協力し合い、チーム全体で問題を迅速に解決できる可能性があります。
結果としてチーム内のコミュニケーションを活性化することが期待でき、相互サポートの文化を育む可能性があります。
[Yoomとは]
ここからは、YoomでAsanaとGoogle Chatを連携し、「Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する」というフローを一緒に作成していきましょう。
おおまかな設定がされているテンプレートを使用し、下記プロセスで作成していきます！
・AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・スケジュールトリガーの設定と、AsanaとGoogle Chatのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AsanaとGoogle Chatの連携動作を確認
■概要
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを使ってプロジェクトを管理している企業
・期日の切れたタスクを毎日把握したい方
・進捗管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・Asanaの情報と連動してタスク情報の通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
対応しなければいけないタスクの量が多くなると、期日を過ぎてしまうタスクも出てくると思います。
プロジェクト管理者にとっては、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かしたいですよね。
そこでこのテンプレートが役に立ちます。
Asanaで管理している期日切れのタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、Asanaにアクセスすることなく進捗状況を確認できます。
この情報をもとに優先度やアサインの調整などができるため、プロジェクト全体の効率化につながります。
■注意事項
・AsanaとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
Yoomが初めての方は、こちらから無料登録をしてください。
※登録済みの方は、ログインしてください。
1. Asanaの登録方法
「マイアプリ」をクリックした後、「新規接続」からAsanaを検索してください。
お持ちのアカウントに登録しているメールアドレスを入力し「続行」をクリックしてください。
次に、パスワードを入力する画面に移行するので、パスワードを入力してAsanaにログインしましょう。
これでAsanaのマイアプリ連携が完了しました。
2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」からGoogle Chatを検索します。
上記画面が表示されたら、Google Chat（OAuth）にログインしたら、マイアプリ連携完了です。
※注意事項）Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
続いて、フローボットテンプレートをコピーして、設定を編集していきます。
下記バナーの「試してみる」よりテンプレートをコピーしてください。
■概要
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを使ってプロジェクトを管理している企業
・期日の切れたタスクを毎日把握したい方
・進捗管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・Asanaの情報と連動してタスク情報の通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
対応しなければいけないタスクの量が多くなると、期日を過ぎてしまうタスクも出てくると思います。
プロジェクト管理者にとっては、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かしたいですよね。
そこでこのテンプレートが役に立ちます。
Asanaで管理している期日切れのタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、Asanaにアクセスすることなく進捗状況を確認できます。
この情報をもとに優先度やアサインの調整などができるため、プロジェクト全体の効率化につながります。
■注意事項
・AsanaとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
まず、「毎日9時になったら」という項目を設定します。
タイトル：使用用途に合わせて変更可能です。
スケジュール設定：今回は毎朝9時に起動するように設定されています。
使用用途に合わせて、日付や曜日、時間を自由に設定できます。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
次に、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」という項目を設定します。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」を選択してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
ワークスペースID、プロジェクトID、セクションIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
期日は、「昨日」で設定されています。
こちらもプルダウンより、今日や翌日等を自由に設定可能です。
※注意事項）上記画像のように、必ず「_%Y-%m-%d」という形式のものを選択してください。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
テストが成功するとアウトプットが取得されるので、確認できたら設定を保存してください。
次に、「スペースにメッセージを送信」という項目を設定します。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
スペースID、キー、トークンは、枠外の注釈を参考にして設定してください。
参照）設定方法詳細は、こちらをご確認ください。
参照）メンションの設定方法に関しては、こちらをご確認ください。
今回は上記画像のように設定されています。
設定方法）枠内をクリックし「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」の中にある「タスクIDの一覧」「タスク名の一覧」「担当者の一覧」をクリックします。
このように設定することで、期日を過ぎたAsanaのタスク情報を取得し自動でGoogle Chatに通知することができます。
こちらのメッセージ内容は、取得したい情報に合わせて自由に設定できるので、使用用途に合わせて変更しましょう。
設定が完了したらテストを行い、「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了したら、上記画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてフローボットを起動してください。
これで、「Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。
■概要
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを使ってプロジェクトを管理している企業
・期日の切れたタスクを毎日把握したい方
・進捗管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・Asanaの情報と連動してタスク情報の通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
対応しなければいけないタスクの量が多くなると、期日を過ぎてしまうタスクも出てくると思います。
プロジェクト管理者にとっては、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かしたいですよね。
そこでこのテンプレートが役に立ちます。
Asanaで管理している期日切れのタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、Asanaにアクセスすることなく進捗状況を確認できます。
この情報をもとに優先度やアサインの調整などができるため、プロジェクト全体の効率化につながります。
■注意事項
・AsanaとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
Yoomには、他にもAsanaを使用するフローボットがあります。
ここからはおすすめの3つのフローをご紹介します。
1.Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
このフローを活用することで通知作業を自動化でき、情報共有が迅速になり、各担当者はタスクの情報を素早く把握できる可能性があります。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報を集約することで、チームメンバーは最新スケジュールを常に確認できる可能性があります。
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはプロジェクトのスケジュールを一元管理することができ、メンバー間の共有も容易に行えるのがメリットです。
しかし、Asanaで登録されたタスクをGoogleカレンダーに手動で連携している場合、誤入力や入力漏れが発生する可能性があり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Asanaでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録することができます。
AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理を効率化することが可能です。
また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報が集約されるため、チームメンバーは常に最新のスケジュールを確認することができます。
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームで登録された情報をAsanaに自動で登録するフローです。
このフローを活用すると、Asanaへのタスク登録が自動化できるため、手動作業の負担を軽減させるとともに、手動による入力ミスや登録漏れを防ぐことが期待できます。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介しました。
通知作業を自動化することで、タスク管理を効率化でき、プロジェクト遅延の防止やチームワークの強化につながる可能性があります。
Yoomを使用すれば、説明に沿って入力するだけで簡単に自動化を導入できます。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
