・
AsanaとGoogle Chatを連携して、Asanaでの期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法
対応しなければいけないタスクが多くなると、期日を過ぎてしまうケースも出てくる可能性があります。
業務を円滑に進めるためにも、期日切れのタスクは定期的に把握して進捗管理に活かすことが重要です。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介します。
プログラミング不要でアプリ連携する手順を分かりやすく解説します。一緒にフローを作成し業務を自動化してみましょう！
こんな方におすすめ
・Google Chatをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用している方
・APIを活用してツール間の自動化フローを構築し、生産性向上を目指している方
・複数のチーム間で期日管理やタスクの透明性向上を検討しているプロジェクトリーダー
・タスク管理や期日共有を効率化したいと考えているマネージャー
AsanaとGoogle Chatの連携メリットと具体例
メリット1. 期日管理の徹底によるプロジェクト遅延の防止
プロジェクトを進行する中で、タスクの期日の見落としが原因で全体のスケジュールが遅延するケースは少なくありません。
AsanaとGoogle Chatを連携させると、Asanaのセクションで期日を過ぎたタスクを定期的にチーム全体に通知することが可能です。
これにより、期日切れのタスクを早期に共有でき、迅速な対応が見込めます。
例えば、広告キャンペーンの進行中にデザイン提出が遅れた場合、Google Chatに通知が届きます。
その結果、担当者が早急に状況を確認し、優先順位を調整することで、全体のスケジュール遅延を防げる可能性があります。
メリット2. タスクフォローアップの効率化によるリーダーの負担軽減
チームリーダーにとって、チームメンバーのタスク進捗状況を日々確認しフォローアップする作業は非常に手間がかかります。
AsanaとGoogle Chatを連携させることで、期限切れのタスクを自動でGoogle Chatに通知できます。
例えば、ある開発チームで、チームリーダーが個別に進捗状況を確認することなく、期日切れのタスクだけを適切に通知できるようにすることで、チームリーダーはより重要な業務に集中できる可能性があります。
また、チーム全体に自動通知できることにより、担当者以外のメンバーも状況を把握しやすくなるため、チームリーダー1人の負担を分散できる可能性があります。
メリット3. 透明性の向上によるチームワークの強化
AsanaとGoogle Chatを連携し、期日切れタスクをGoogle Chatで全員に自動通知することで、タスクの状況が透明化されます。
これにより、チームメンバー全員がタスクの状況を迅速に把握できるため、期限切れのタスクに対しチームで適切なサポートの提供が期待できます。
例えば、リモート開発チームで、期限切れのタスクがGoogle Chatに通知されることで、チームメンバーが互いに協力し合い、チーム全体で問題を迅速に解決できる可能性があります。
結果としてチーム内のコミュニケーションを活性化することが期待でき、相互サポートの文化を育む可能性があります。
[Yoomとは]
AsanaとGoogle Chatの連携フローの作り方
ここからは、YoomでAsanaとGoogle Chatを連携し、「Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する」というフローを一緒に作成していきましょう。
おおまかな設定がされているテンプレートを使用し、下記プロセスで作成していきます！
・AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・スケジュールトリガーの設定と、AsanaとGoogle Chatのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AsanaとGoogle Chatの連携動作を確認
■概要Asanaで多くのタスクを管理していると、うっかり期日を過ぎてしまうことはありませんか？毎日すべてのタスク状況を確認する作業は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaで期日を過ぎたタスクを自動で検知し、Google Chatに通知を送ることが可能です。タスクの対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期日管理を効率化したい方
- チームのタスク進捗の遅れを迅速に把握し、Google Chatで共有したいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認やリマインド業務を削減し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に期日切れのタスクを自動で抽出・通知するため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検知して通知することで、タスクの見落としやチームへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい任意の曜日や時間帯に合わせて設定を変更できます。
- Asanaからタスクを取得する際に、対象としたいプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送りたいスペースや、タスク情報を含んだ通知本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期日管理を効率化したい方
- チームのタスク進捗の遅れを迅速に把握し、Google Chatで共有したいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認やリマインド業務を削減し、本来の業務に集中したい方
- 毎日決まった時間に期日切れのタスクを自動で抽出・通知するため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検知して通知することで、タスクの見落としやチームへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい任意の曜日や時間帯に合わせて設定を変更できます。
- Asanaからタスクを取得する際に、対象としたいプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送りたいスペースや、タスク情報を含んだ通知本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomが初めての方は、こちらから無料登録をしてください。
※登録済みの方は、ログインしてください。
ステップ1:AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
1. Asanaの登録方法
「マイアプリ」をクリックした後、「新規接続」からAsanaを検索してください。
お持ちのアカウントに登録しているメールアドレスを入力し「続行」をクリックしてください。
次に、パスワードを入力する画面に移行するので、パスワードを入力してAsanaにログインしましょう。
これでAsanaのマイアプリ連携が完了しました。
2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」からGoogle Chatを検索します。
上記画面が表示されたら、Google Chat（OAuth）にログインしたら、マイアプリ連携完了です。
※注意事項）Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
続いて、フローボットテンプレートをコピーして、設定を編集していきます。
下記バナーの「試してみる」よりテンプレートをコピーしてください。
■概要Asanaで多くのタスクを管理していると、うっかり期日を過ぎてしまうことはありませんか？毎日すべてのタスク状況を確認する作業は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaで期日を過ぎたタスクを自動で検知し、Google Chatに通知を送ることが可能です。タスクの対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期日管理を効率化したい方
- チームのタスク進捗の遅れを迅速に把握し、Google Chatで共有したいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認やリマインド業務を削減し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に期日切れのタスクを自動で抽出・通知するため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検知して通知することで、タスクの見落としやチームへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい任意の曜日や時間帯に合わせて設定を変更できます。
- Asanaからタスクを取得する際に、対象としたいプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送りたいスペースや、タスク情報を含んだ通知本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期日管理を効率化したい方
- チームのタスク進捗の遅れを迅速に把握し、Google Chatで共有したいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認やリマインド業務を削減し、本来の業務に集中したい方
- 毎日決まった時間に期日切れのタスクを自動で抽出・通知するため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検知して通知することで、タスクの見落としやチームへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい任意の曜日や時間帯に合わせて設定を変更できます。
- Asanaからタスクを取得する際に、対象としたいプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送りたいスペースや、タスク情報を含んだ通知本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ2:毎日9時になったら起動するトリガーの設定
まず、「毎日9時になったら」という項目を設定します。
タイトル：使用用途に合わせて変更可能です。
スケジュール設定：今回は毎朝9時に起動するように設定されています。
使用用途に合わせて、日付や曜日、時間を自由に設定できます。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Asanaで特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する
次に、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」という項目を設定します。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」を選択してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
ワークスペースID、プロジェクトID、セクションIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
期日は、「昨日」で設定されています。
こちらもプルダウンより、今日や翌日等を自由に設定可能です。
※注意事項）上記画像のように、必ず「_%Y-%m-%d」という形式のものを選択してください。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
テストが成功するとアウトプットが取得されるので、確認できたら設定を保存してください。
ステップ4:Google Chatのスペースにメッセージを送信する
次に、「スペースにメッセージを送信」という項目を設定します。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
スペースID、キー、トークンは、枠外の注釈を参考にして設定してください。
参照）設定方法詳細は、こちらをご確認ください。
参照）メンションの設定方法に関しては、こちらをご確認ください。
今回は上記画像のように設定されています。
設定方法）枠内をクリックし「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」の中にある「タスクIDの一覧」「タスク名の一覧」「担当者の一覧」をクリックします。
このように設定することで、期日を過ぎたAsanaのタスク情報を取得し自動でGoogle Chatに通知することができます。
こちらのメッセージ内容は、取得したい情報に合わせて自由に設定できるので、使用用途に合わせて変更しましょう。
設定が完了したらテストを行い、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONにする
すべての設定が完了したら、上記画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてフローボットを起動してください。
これで、「Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。
■概要Asanaで多くのタスクを管理していると、うっかり期日を過ぎてしまうことはありませんか？毎日すべてのタスク状況を確認する作業は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaで期日を過ぎたタスクを自動で検知し、Google Chatに通知を送ることが可能です。タスクの対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期日管理を効率化したい方
- チームのタスク進捗の遅れを迅速に把握し、Google Chatで共有したいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認やリマインド業務を削減し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に期日切れのタスクを自動で抽出・通知するため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検知して通知することで、タスクの見落としやチームへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい任意の曜日や時間帯に合わせて設定を変更できます。
- Asanaからタスクを取得する際に、対象としたいプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送りたいスペースや、タスク情報を含んだ通知本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期日管理を効率化したい方
- チームのタスク進捗の遅れを迅速に把握し、Google Chatで共有したいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認やリマインド業務を削減し、本来の業務に集中したい方
- 毎日決まった時間に期日切れのタスクを自動で抽出・通知するため、手動での確認作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検知して通知することで、タスクの見落としやチームへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい任意の曜日や時間帯に合わせて設定を変更できます。
- Asanaからタスクを取得する際に、対象としたいプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送りたいスペースや、タスク情報を含んだ通知本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
その他のAsanaを使った自動化例のご紹介
Yoomには、他にもAsanaを使用するフローボットがあります。
ここからはおすすめの3つのフローをご紹介します。
1.Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
このフローを活用することで通知作業を自動化でき、情報共有が迅速になり、各担当者はタスクの情報を素早く把握できる可能性があります。
■概要Asanaで新しいタスクを作成した後、都度Google Chatで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延の原因となり、プロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の手間を減らし、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
2.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報を集約することで、チームメンバーは最新スケジュールを常に確認できる可能性があります。
■概要タスク管理ツールAsanaで登録したタスクの期日を、手作業でGoogleカレンダーに転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れやミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが追加されると、その期日がGoogleカレンダーへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとGoogleカレンダーを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
- タスクの期日管理をより効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるカレンダーへの登録ミスや漏れをなくし、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの期日管理を正確に行えます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明などの各項目に、固定のテキストを入力したり、Asanaから取得したタスク名などの情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項- Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogleカレンダーを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
- タスクの期日管理をより効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるカレンダーへの登録ミスや漏れをなくし、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの期日管理を正確に行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元に予定を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明などの各項目に、固定のテキストを入力したり、Asanaから取得したタスク名などの情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームで登録された情報をAsanaに自動で登録するフローです。
このフローを活用すると、Asanaへのタスク登録が自動化できるため、手動作業の負担を軽減させるとともに、手動による入力ミスや登録漏れを防ぐことが期待できます。
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。 ■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ - はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介しました。
通知作業を自動化することで、タスク管理を効率化でき、プロジェクト遅延の防止やチームワークの強化につながる可能性があります。
Yoomを使用すれば、説明に沿って入力するだけで簡単に自動化を導入できます。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
