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業務の効率化が求められるビジネスでは、様々なツールを利用することが有効な手段です。
Asanaとkintoneでタスクを管理し、Chatworkで通知業務を行うことで効率化を図ることもあります。
しかし、複数のツールを導入すると、手動作業によるミスが発生します。
さらに、手動作業にかかる時間や人的リソースの分配も課題になります。
3つのツールを連携すれば、タスクの転記と通知作業を自動化でき、これらの課題を1度に解決できるでしょう。
本記事では、Asana、kintone、Chatworkをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
タスクの転記やメッセージ送信を手動で行うと、人為的ミスが発生します。
タスク情報や通知が漏れると、対応が遅れる可能性があります。
Asanaとkintone、Chatworkを連携すれば、タスクの転記や通知時に生じるヒューマンエラーを防止でき、正確なタスク管理が可能になるでしょう。
例えば、複数のタスク登録を手動で行う場合、担当者への負担が大きくなり、ミスが発生しやすくなります。
自動化を導入すれば、転記と通知時の人為的ミスを防止できる上、Asanaへの登録だけで済むため、担当者の負担も軽減するでしょう。
2つのツールにタスクを登録し、メッセージを通知する作業は、手動だと時間がかかります。
時間がかかれば、タスクに素早く着手することが難しくなります。
ツール同士を連携し、転記と通知作業を自動化すれば、作業時間を短縮でき、生産性が向上するでしょう。
例えば、大型プロジェクトで大量のタスクが生じる場合、タスク管理業務に多くの時間がかかります。
自動化を導入すれば、空いた時間で他の業務に対応でき、全体の生産性アップが期待できます。
タスクの転記作業や通知作業に人員を割くと、他の業務に充てる人的リソースが減ってしまいます。
それにより、新たな人員の確保が必要となれば、人件費が増加してしまいます。
3つのツールを連携して自動化を導入すれば、空いた時間で他の業務に対応でき、ヒューマンリソースの最適化を図れるでしょう。
例えば、少数精鋭チームの場合、定型業務を手動で行うと、人件費が増えて経営が困難になることもあります。
自動化を導入して人的リソースを最適化すれば、人件費をかけずに事業の拡大が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Asanaに追加したタスクをkintoneに追加しChatworkへ送信する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Asanaにタスクが追加されたことをAsanaのAPIを利用して受け取り、kintoneの提供するAPIを用いてタスクを追加することで実現可能です。
また、Chatworkが提供するAPIを用いて指定のルームにメッセージを送ることもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
◼️概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。
タスクをkintoneで自動的に管理できるので漏れを防ぎ、タスクを可視化できます。
◼️注意事項
・ Asana、kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携させてください。
まず、Asana、kintone、ChatworkをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Asana、kintone、Chatworkを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Asanaの場合＞
・サインインをし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してみてください。
＜Chatworkの場合＞
・ログイン後、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.Asana、kintone、Chatworkを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
◼️概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。
タスクをkintoneで自動的に管理できるので漏れを防ぎ、タスクを可視化できます。
◼️注意事項
・ Asana、kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携させてください。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではAsanaでタスクが追加されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
3.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、ワークスペースID、プロジェクトIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。タスク情報をkintoneにすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ワークスペースIDとプロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットにAsanaから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
次に、Asanaから取得した情報をkintoneに登録する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
3.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※Asanaの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。
※追加するレコードの値には、前ページで設定したアプリの項目が表示されます。
4.テストが成功すると、kintoneにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。
最後に、タスクの追加をChatworkに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックします。
2.Chatworkと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ルームIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※ルームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メッセージ内容は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.テストが成功すると、指定したルームにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Asanaにタスクが追加されるたび、kintoneに自動追加され、Chatworkへメッセージが送信されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
◼️概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。
タスクをkintoneで自動的に管理できるので漏れを防ぎ、タスクを可視化できます。
◼️注意事項
・ Asana、kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携させてください。
他にもAsanaやkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Asanaのタスクが更新されたらkintoneのレコードを更新する
Asanaのタスクが更新された際に、kintoneのレコードを自動更新できます。
この連携によりタスクの一元管理が可能になり、ツール間のデータ整合性を維持できるでしょう。
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを更新するたびに、kintoneの関連レコードも手動で更新していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaのタスク更新をトリガーとして、kintoneのレコードを自動で更新できるため、データ連携の手間を省き、情報の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する
Chatworkで投稿された内容を、Asanaにタスクとして自動追加できます。
この連携により手動でタスクを作成する作業を削減でき、担当者の業務効率の向上が期待できます。
■概要
Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkを利用してコミュニケーションを取っている方
・Chatwork上でタスクの依頼や情報共有を行っているが、その内容を見落としてしまうことが多い方
・重要なメッセージが埋もれてしまい、対応が遅れることを避けたい方
2.Asanaを使ってタスクやプロジェクトを管理している方
・Chatwork上の会話内容をAsanaにすぐに反映させて、効率的にタスク管理をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ChatworkとAsanaを連携させることで、タスクの共有や進捗管理がスムーズに行えるというメリットがあります。
これにより、プロジェクトの効率が大幅に向上します。
Chatworkに投稿された内容がそのままAsanaのタスクとして追加されるため、メンバー全員が同じ情報を共有しやすくなり、コミュニケーションの齟齬が減少します。
また、投稿内容が自動的にAsanaに反映されることで、二重入力の手間が省け、時間と労力を節約できます。
結果として、プロジェクトの進行が円滑になり、メンバーの生産性も向上するでしょう。
■注意事項
・ChatworkとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知する
Asanaでタスクが完了した際に、Chatworkに自動通知できます。
この連携により通知漏れを防止でき、タスク管理者は正確な情報管理が可能になり、余計な確認作業も減少するでしょう。
◼️概要
Asanaでタスクが完了した際に、指定したChatworkルームに自動的に通知を送ります。
チャットにアクセスすることなくAsanaの情報を自動的に展開することができます。
通知内容や送信先のChatworkルームは自由にカスタマイズが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからAsanaを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：特定のプロジェクトのタスクが完了したらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・ワークスペースID：対象のタスクがあるワークスペースIDを候補から選択します。
・プロジェクトID：対象のタスクがあるプロジェクトIDを候補から選択します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatworkを選択して、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：メッセージを送る
・ルームID：送付したいルームのIDを選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプットを用いて、メッセージを任意に設定します。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
以下定例文
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Asanaでタスクが完了しました🎉
タスク名：{{タスク名}}
担当者：{{担当者名}}
URL：{{URL}}
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■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとChatworkを併用しており、アプリケーションの切り替えが普段多く発生している方。
・Asanaにはアクセスができないが、Chatworkにはアクセスが可能なメンバーにAsanaの情報を共有したい方。
■このテンプレートを使うメリット
このフローボットを利用すると、Asana上でのタスク進捗に応じてChatworkに通知を送ることが可能です。
AsanaとChatworkを併用しており、Asana上でのイベントを絶対に見逃したくない方などにおすすめのテンプレートです。
◼️注意事項
・Asana、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・通知内容や送信先のChatworkルームを任意の値に変更してご利用ください。
Asana、kintone、Chatworkを連携すると、タスクの転記と通知作業を自動化できます。
これにより、手動による転記と通知作業を削減し、ミスを防止できます。
さらに、ヒューマンリソースの最適化により、業務効率が向上するでしょう。
Asanaとkintone、Chatworkの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に実現できます。
専門的知識がなくても、本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できます。
この機会に自社に自動化を導入して、業務効率を向上させてみてください。
