Asana・kintone・Chatworkを連携して、Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する方法

ステップ1:Asana・kintone・Chatworkをマイアプリ連携

まず、Asana、kintone、ChatworkをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Asana、kintone、Chatworkを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Asanaの場合＞

・サインインをし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してみてください。

＜Chatworkの場合＞

・ログイン後、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Asana、kintone、Chatworkを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるAsanaの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではAsanaでタスクが追加されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。

3.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、ワークスペースID、プロジェクトIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。タスク情報をkintoneにすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ワークスペースIDとプロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにAsanaから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:kintoneの設定

次に、Asanaから取得した情報をkintoneに登録する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

3.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※Asanaの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。
※追加するレコードの値には、前ページで設定したアプリの項目が表示されます。

4.テストが成功すると、kintoneにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Chatworkの設定

最後に、タスクの追加をChatworkに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックします。

2.Chatworkと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ルームIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※ルームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メッセージ内容は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。

4.テストが成功すると、指定したルームにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Asanaにタスクが追加されるたび、kintoneに自動追加され、Chatworkへメッセージが送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Asanaやkintoneを使ったその他の自動化例

他にもAsanaやkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Asanaのタスクが更新されたらkintoneのレコードを更新する

Asanaのタスクが更新された際に、kintoneのレコードを自動更新できます。
この連携によりタスクの一元管理が可能になり、ツール間のデータ整合性を維持できるでしょう。

2.Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する

Chatworkで投稿された内容を、Asanaにタスクとして自動追加できます。
この連携により手動でタスクを作成する作業を削減でき、担当者の業務効率の向上が期待できます。

3.Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知する

Asanaでタスクが完了した際に、Chatworkに自動通知できます。
この連携により通知漏れを防止でき、タスク管理者は正確な情報管理が可能になり、余計な確認作業も減少するでしょう。

まとめ

Asana、kintone、Chatworkを連携すると、タスクの転記と通知作業を自動化できます。
これにより、手動による転記と通知作業を削減し、ミスを防止できます。
さらに、ヒューマンリソースの最適化により、業務効率が向上するでしょう。
Asanaとkintone、Chatworkの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に実現できます。
専門的知識がなくても、本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できます。
この機会に自社に自動化を導入して、業務効率を向上させてみてください。