Asana・kintone・Chatworkを連携して、Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する方法

業務の効率化が求められるビジネスでは、様々なツールを利用することが有効な手段です。
Asanaとkintoneでタスクを管理し、Chatworkで通知業務を行うことで効率化を図ることもあります。
しかし、複数のツールを導入すると、手動作業によるミスが発生します。
さらに、手動作業にかかる時間や人的リソースの分配も課題になります。
3つのツールを連携すれば、タスクの転記と通知作業を自動化でき、これらの課題を1度に解決できるでしょう。
本記事では、Asana、kintone、Chatworkをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

• Asana、kintone、Chatworkをそれぞれ活用している方
• ツール間の情報連携を手間に感じている方
• 業務自動化でヒューマンエラーの防止や生産性向上を目指している方
• ツール同士を連携して、人的リソースの最適化を図りたい方

Asana・kintone・Chatworkを連携するメリットと具体例

メリット1:手動によるミス防止

タスクの転記やメッセージ送信を手動で行うと、人為的ミスが発生します。
タスク情報や通知が漏れると、対応が遅れる可能性があります。
Asanaとkintone、Chatworkを連携すれば、タスクの転記や通知時に生じるヒューマンエラーを防止でき、正確なタスク管理が可能になるでしょう。
例えば、複数のタスク登録を手動で行う場合、担当者への負担が大きくなり、ミスが発生しやすくなります。
自動化を導入すれば、転記と通知時の人為的ミスを防止できる上、Asanaへの登録だけで済むため、担当者の負担も軽減するでしょう。

メリット2:時間の有効活用による生産性向上

2つのツールにタスクを登録し、メッセージを通知する作業は、手動だと時間がかかります。
時間がかかれば、タスクに素早く着手することが難しくなります。
ツール同士を連携し、転記と通知作業を自動化すれば、作業時間を短縮でき、生産性が向上するでしょう。
例えば、大型プロジェクトで大量のタスクが生じる場合、タスク管理業務に多くの時間がかかります。
自動化を導入すれば、空いた時間で他の業務に対応でき、全体の生産性アップが期待できます。

メリット3:ヒューマンリソースの最適化

タスクの転記作業や通知作業に人員を割くと、他の業務に充てる人的リソースが減ってしまいます。
それにより、新たな人員の確保が必要となれば、人件費が増加してしまいます。
3つのツールを連携して自動化を導入すれば、空いた時間で他の業務に対応でき、ヒューマンリソースの最適化を図れるでしょう。
例えば、少数精鋭チームの場合、定型業務を手動で行うと、人件費が増えて経営が困難になることもあります。
自動化を導入して人的リソースを最適化すれば、人件費をかけずに事業の拡大が可能になるでしょう。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Asanaに追加したタスクをkintoneに追加しChatworkへ送信する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Asanaに追加したタスクをkintoneに追加しChatworkへ送信する方法

この方法は、Asanaにタスクが追加されたことをAsanaのAPIを利用して受け取り、kintoneの提供するAPIを用いてタスクを追加することで実現可能です。
また、Chatworkが提供するAPIを用いて指定のルームにメッセージを送ることもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Asana、kintone、Chatworkをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるAsanaのトリガー設定、その後に続くkintoneとChatworkの設定
• トリガーボタンをONにして、連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する

試してみる

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◼️概要

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。

タスクをkintoneで自動的に管理できるので漏れを防ぎ、タスクを可視化できます。

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◼️注意事項

・ Asana、kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1:Asana・kintone・Chatworkをマイアプリ連携

まず、Asana、kintone、ChatworkをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Asana、kintone、Chatworkを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Asanaの場合＞

・サインインをし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してみてください。

＜Chatworkの場合＞

・ログイン後、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Asana、kintone、Chatworkを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する

試してみる

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◼️概要

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。

タスクをkintoneで自動的に管理できるので漏れを防ぎ、タスクを可視化できます。

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◼️注意事項

・ Asana、kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるAsanaの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではAsanaでタスクが追加されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。

3.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、ワークスペースID、プロジェクトIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。タスク情報をkintoneにすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ワークスペースIDとプロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにAsanaから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:kintoneの設定

次に、Asanaから取得した情報をkintoneに登録する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

3.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※Asanaの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。
※追加するレコードの値には、前ページで設定したアプリの項目が表示されます。

4.テストが成功すると、kintoneにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Chatworkの設定

最後に、タスクの追加をChatworkに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックします。

2.Chatworkと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ルームIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※ルームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メッセージ内容は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。

4.テストが成功すると、指定したルームにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Asanaにタスクが追加されるたび、kintoneに自動追加され、Chatworkへメッセージが送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する

試してみる

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◼️概要

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。

タスクをkintoneで自動的に管理できるので漏れを防ぎ、タスクを可視化できます。

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◼️注意事項

・ Asana、kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

Asanaやkintoneを使ったその他の自動化例

他にもAsanaやkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Asanaのタスクが更新されたらkintoneのレコードを更新する

Asanaのタスクが更新された際に、kintoneのレコードを自動更新できます。
この連携によりタスクの一元管理が可能になり、ツール間のデータ整合性を維持できるでしょう。

Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新する

試してみる

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■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを更新するたびに、kintoneの関連レコードも手動で更新していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaのタスク更新をトリガーとして、kintoneのレコードを自動で更新できるため、データ連携の手間を省き、情報の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaとkintoneを併用し、タスクとレコードの二重入力に手間を感じている方
• プロジェクトの進捗状況をリアルタイムでkintoneにも反映させたいと考えている方
• 手作業によるデータ更新のミスをなくし、情報の正確性を担保したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが更新されると自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ更新が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新対象のレコード情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したレコード情報をもとに後続の処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報をもとにレコード内容を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、前段で取得したkintoneのレコード情報を利用し、「レコードが存在する場合のみ更新処理を実行する」といった後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• kintoneのレコード更新アクションでは、各フィールドに対して、Asanaから取得したタスク名や担当者などのどの情報を割り当てるか、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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2.Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する

Chatworkで投稿された内容を、Asanaにタスクとして自動追加できます。
この連携により手動でタスクを作成する作業を削減でき、担当者の業務効率の向上が期待できます。

Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する

試してみる

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■概要

Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Chatworkを利用してコミュニケーションを取っている方

・Chatwork上でタスクの依頼や情報共有を行っているが、その内容を見落としてしまうことが多い方

・重要なメッセージが埋もれてしまい、対応が遅れることを避けたい方

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2.Asanaを使ってタスクやプロジェクトを管理している方

・Chatwork上の会話内容をAsanaにすぐに反映させて、効率的にタスク管理をしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

ChatworkとAsanaを連携させることで、タスクの共有や進捗管理がスムーズに行えるというメリットがあります。
これにより、プロジェクトの効率が大幅に向上します。
Chatworkに投稿された内容がそのままAsanaのタスクとして追加されるため、メンバー全員が同じ情報を共有しやすくなり、コミュニケーションの齟齬が減少します。

また、投稿内容が自動的にAsanaに反映されることで、二重入力の手間が省け、時間と労力を節約できます。
結果として、プロジェクトの進行が円滑になり、メンバーの生産性も向上するでしょう。

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■注意事項

・ChatworkとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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3.Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知する

Asanaでタスクが完了した際に、Chatworkに自動通知できます。
この連携により通知漏れを防止でき、タスク管理者は正確な情報管理が可能になり、余計な確認作業も減少するでしょう。

Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知

試してみる

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■概要

Asanaで管理しているタスクが完了した際、都度Chatworkでチームに報告するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での報告は、忙しい時ほどつい忘れてしまいがちで、チーム内の情報共有に遅れが生じる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、指定したChatworkのルームへ自動で通知を送ることが可能になり、こうした報告業務の非効率を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとChatworkを併用し、タスクの進捗を手作業で共有しているプロジェクトマネージャーの方
• タスク完了の報告漏れを減らし、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 日々の定型的な報告業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクを完了させるだけで、Chatworkへの通知が自動で実行されるため、報告業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による報告漏れや内容の誤りを防ぎ、チームへ正確な情報をスムーズに共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を基に通知メッセージを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定で、通知の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
• Chatworkに送信するメッセージは、タスク名や担当者名など、Asanaから取得した情報を含めて自由に内容をカスタマイズできます。

■注意事項

• Asana、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Asana、kintone、Chatworkを連携すると、タスクの転記と通知作業を自動化できます。
これにより、手動による転記と通知作業を削減し、ミスを防止できます。
さらに、ヒューマンリソースの最適化により、業務効率が向上するでしょう。
Asanaとkintone、Chatworkの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に実現できます。
専門的知識がなくても、本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できます。
この機会に自社に自動化を導入して、業務効率を向上させてみてください。