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AsanaとMicrosoft Teamsを連携するメリット
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理を行うことができるマネジメントツールです。
世界中で広く利用されているため、すでに会社で導入しているという方も多いのではないでしょうか。
Asanaだけでもプロジェクトをスムーズに進めるための様々な機能がありますが、もっと便利に使いたいと思ったことはありませんか？
Asanaは、コミュニケーション機能に強いMicrosoft Teamsと連携させることで以下のようなメリットが生まれ、業務をより効率的に進めることができます。
メリット1：効率的なタスク管理が可能になる
Asanaで作成されたタスクをMicrosoft Teamsでリアルタイムに共有することで、チームメンバーが最新のタスク状況を把握しやすくなります。
タスクの進行状況が一目で分かるため、プロジェクトの進捗遅れを防ぐことにつながります。
メリット2：コミュニケーションを統合できる
Microsoft Teamsのメッセージに含まれる情報から、Asanaのタスクを自動で作成することが可能です。
タスクに関連するメッセージやファイルが一か所に集約されるため、メンバー間の情報共有がスムーズになり、誤解やミスが削減されます。
メリット3：通知やアラートの管理ができる
Asanaのタスク更新をMicrosoft Teamsのチャネルに通知することが可能です。
重要なタスクの期限や更新を見逃さず、チーム全体でタスクの進捗を常に把握することができます。
AsanaとMicrosoft Teamsを連携するとできる業務自動化例
では、次に、AsanaとMicrosoft Teamsを連携することで行える業務自動化の例をご紹介します。
- 自動割り当てしたタスクをMicrosoft Teamsで通知する
- 特定の条件を満たすタスクを自動的に特定のメンバーに割り当て、Microsoft Teamsで通知することが可能です。
- 例: 高優先度タスクが発生した際にプロジェクトマネージャーに自動で割り当て、Microsoft Teamsで本人へ通知する。
- 自動生成した進捗レポートをMicrosoft Teamsに投稿する
- 週次など特定のタイミングでプロジェクトの進捗レポートを自動生成し、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿できます。
- 例: 毎週金曜日、進捗状況をまとめたレポートをMicrosoft Teamsの特定チャネルに自動で投稿する。
- 定例会議のアジェンダをMicrosoft Teamsで共有する
- 定期的に行われる会議やミーティングのアジェンダを自動生成のうえ、Microsoft Teamsに共有することができます。
- 例: 毎月第1月曜日に行われるプロジェクト会議のアジェンダを自動生成し、Microsoft Teamsでの通知やカレンダー共有を行う。
他にも、双方向のやり取りで様々な業務の自動化が可能です。
業務の効率化、社内外のコミュニケーションの円滑化のため、Asanaと合わせてMicrosoft Teamsを使っている、もしくは使う予定がある場合、2つを連携させてみませんか？
AsanaとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方
AsanaとMicrosoft Teamsを連携するメリットや、連携することで可能になる業務自動化の例をご紹介してきましたが、参考になるものはありましたか？
ここからは、実際に2つのアプリを連携して業務を自動化する方法をお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、誰でも簡単に、アプリの連携や業務フローの自動化を行うことが可能です。
プログラミングの専門知識がなくても、ノーコードで連携や自動化の手順を簡単に完了できますので、一度お試しください。
今回は、一例として「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付する方法」について詳しく説明します。
タスク追加の通知を自動的に行うことで、業務時間の短縮やミス発生の防止、関係者の見落とし防止などにつながります。
こちらの業務フローのテンプレートは以下の通りです。
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