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Asanaはプロジェクト管理やタスク管理を行うことができるマネジメントツールです。
世界中で広く利用されているため、すでに会社で導入しているという方も多いのではないでしょうか。
Asanaだけでもプロジェクトをスムーズに進めるための様々な機能がありますが、もっと便利に使いたいと思ったことはありませんか？
Asanaは、コミュニケーション機能に強いMicrosoft Teamsと連携させることで以下のようなメリットが生まれ、業務をより効率的に進めることができます。
Asanaで作成されたタスクをMicrosoft Teamsでリアルタイムに共有することで、チームメンバーが最新のタスク状況を把握しやすくなります。
タスクの進行状況が一目で分かるため、プロジェクトの進捗遅れを防ぐことにつながります。
Microsoft Teamsのメッセージに含まれる情報から、Asanaのタスクを自動で作成することが可能です。
タスクに関連するメッセージやファイルが一か所に集約されるため、メンバー間の情報共有がスムーズになり、誤解やミスが削減されます。
Asanaのタスク更新をMicrosoft Teamsのチャネルに通知することが可能です。
重要なタスクの期限や更新を見逃さず、チーム全体でタスクの進捗を常に把握することができます。
では、次に、AsanaとMicrosoft Teamsを連携することで行える業務自動化の例をご紹介します。
他にも、双方向のやり取りで様々な業務の自動化が可能です。
業務の効率化、社内外のコミュニケーションの円滑化のため、Asanaと合わせてMicrosoft Teamsを使っている、もしくは使う予定がある場合、2つを連携させてみませんか？
AsanaとMicrosoft Teamsを連携するメリットや、連携することで可能になる業務自動化の例をご紹介してきましたが、参考になるものはありましたか？
ここからは、実際に2つのアプリを連携して業務を自動化する方法をお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、誰でも簡単に、アプリの連携や業務フローの自動化を行うことが可能です。
プログラミングの専門知識がなくても、ノーコードで連携や自動化の手順を簡単に完了できますので、一度お試しください。
今回は、一例として「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付する方法」について詳しく説明します。
タスク追加の通知を自動的に行うことで、業務時間の短縮やミス発生の防止、関係者の見落とし防止などにつながります。
こちらの業務フローのテンプレートは以下の通りです。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
また、Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Asana」と「Microsoft Teams」を選択し、アプリを連携してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には連携に失敗する可能性があります。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧から「Asana」を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例：「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」）
・Asanaと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて、任意の時間を設定してください。
・ワークスペースID：候補から選択してください。
なお、Asanaにログインしているブラウザで「https://app.asana.com/api/1.0/workspaces」にアクセスすることで確認が可能です。
・プロジェクトID：候補から選択してください。
プロジェクトをブラウザで表示させた際にURLに含まれる最初の16桁の数字です。
10.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※メールで通知したい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。
追加で必要な項目があれば、「取得する値を追加」をクリックして追加してください。
11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
13.アプリ一覧から「Microsoft Teams」を選択します。
14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「チャネルにメッセージを送る」）
・Microsoft Teamsと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
15.「次へ」をクリックします。
16.「API接続設定」をします。
・チームID：候補から選択してください。
Microsoft Teamsのチャネルのメニュー「チャネルへのリンクを取得」で表示されるアドレス上の「groupId=」の後に続く文字列です。
・チャネルID：候補から選択してください。
Microsoft Teamsのチャネルのメニュー「チャネルへのリンクを取得」で表示されるアドレス上の「channel/」の後に続く文字列です。
・メッセージ：任意の内容を入力してください。
※補足1）本文にはAsanaで取得した情報もアウトプットとして引用できます。下図はアウトプットを利用した記入例です。
※補足2）メンションの挿入やファイル添付も、必要に応じて可能です。
17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付する」フローの完成となります。
タスク追加の通知と同様に、AsanaからTeamsへの連携に関して、「Asanaで期日を過ぎたタスクをTeamsに通知する」ことや「Asanaでタスクが完了したらTeamsに通知する」ことも、Yoomを使うと簡単に行えます。
興味のある方は、ぜひ下記のテンプレートをコピーして試してみてください。
もちろんTeamsだけでなく、Slackなど他のチャットサービスともノーコードで連携が可能です。
さて、ここまで、AsanaとMicrosoft Teamsの連携についてご紹介してきました。
Asanaが得意とするタスク管理機能とMicrosoft Teamsの持つコミュニケーション機能が、2つを連携させることでより効率化されるため、プロジェクト進行がスムーズになります。
チーム全体の生産性の向上やプロジェクトの成功につながりますので、ぜひ連携を試してみてください。
さらに、自動化されたフローを活用することで、手作業の負担が軽減され、より重要な業務に集中できる環境が整います。
AsanaとMicrosoft Teamsの連携を通じて、業務プロセスの最適化を図りましょう。
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