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新しいタスクがツールに追加された際、その情報を関係者にいち早く共有することで、課題解決までのスピードが上がるはずです。
けれど、共有すべき情報が漏れてしまったりすると、作業が停滞する可能性がありますよね。。。
タスク管理ツールのAsanaとチャットツールのMicrosoft Teamsを連携すれば、必要な情報をそのままメッセージに反映して関係者に自動的に通知することが可能になります。手動で転記する必要がなくなるので、情報の漏れや共有忘れなどのヒューマンエラーを回避できるはずです。
今回は、この「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付する方法」について詳しく説明したいと思います。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
また、Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Asana」と「Microsoft Teams」を選択し、アプリを連携してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には連携に失敗する可能性があります。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択してください。
6.アプリ一覧から「Asana」を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例：「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」）
・Asanaと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定しましょう。
・トリガーアクション：「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて、任意の時間を設定してください。
・ワークスペースID：候補から選択してください。
なお、Asanaにログインしているブラウザで「https://app.asana.com/api/1.0/workspaces」にアクセスすることで確認が可能です。
・プロジェクトID：候補から選択してください。
プロジェクトをブラウザで表示させた際にURLに含まれる最初の16桁の数字です。
10.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※メールで通知したい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。
追加で必要な項目があれば、「取得する値を追加」をクリックして追加してください。
11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
13.アプリ一覧から「Microsoft Teams」を選択します。
14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「チャネルにメッセージを送る」）
・Microsoft Teamsと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
15.「次へ」をクリックします。
16.「API接続設定」をします。
・チームID：候補から選択してください。
Microsoft Teamsのチャネルのメニュー「チャネルへのリンクを取得」で表示されるアドレス上の「groupId=」の後に続く文字列です。
・チャネルID：候補から選択してください。
Microsoft Teamsのチャネルのメニュー「チャネルへのリンクを取得」で表示されるアドレス上の「channel/」の後に続く文字列です。
・メッセージ：任意の内容を入力してください。
※補足1）本文にはAsanaで取得した情報もアウトプットとして引用できます。下図はアウトプットを利用した記入例です。
※補足2）メンションの挿入やファイル添付も、必要に応じて可能です。
17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付する」フローの完成となります。
今回ご紹介したフロー以外にもAsanaとMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
タスクの状況を通知したり、Microsoft Teamsのメッセージからタスクを追加するフローボットです。
異なるタスク管理ツールにも同じ情報を反映するフローボットです。
Asanaで期日切れのタスクをコミュニケーションツールに通知するフローボットです。
登録した情報がスピーディーにAsanaに追加されることで、チームメンバーが常に最新の状況を確認できるため、情報共有をスムーズに行うことができます。
従業員管理ツールで情報が更新されたら、Microsoft Teamsに通知するフローボットです。
予定の登録をMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Asanaで作成されたタスクをMicrosoft Teamsでリアルタイムに共有することで、チームメンバーが最新のタスク状況を把握しやすくなります。
タスクの進行状況が一目で分かるため、プロジェクトの進捗遅れを防ぐことにつながります。
Microsoft Teamsのメッセージに含まれる情報から、Asanaのタスクを自動で作成することが可能です。
タスクに関連するメッセージやファイルが一か所に集約されるため、メンバー間の情報共有がスムーズになり、誤解やミスが削減されるかもしれません。
Asanaのタスク更新をMicrosoft Teamsのチャネルに通知することが可能です。
重要なタスクの期限や更新を見逃さず、チーム全体でタスクの進捗を常に把握できるようになるはずです。
さて、ここまで、AsanaとMicrosoft Teamsの連携についてご紹介してきました。
Asanaが得意とするタスク管理機能とMicrosoft Teamsの持つコミュニケーション機能が、2つのアプリを連携させることでより効率化されるため、プロジェクト進行がスムーズになります。
さらに、自動化されたフローを活用することで、手作業の負担が軽減され、より重要な業務に集中できる環境が整います。
AsanaとMicrosoft Teamsの連携を通じて、業務プロセスの最適化を図りましょう。
チーム全体の生産性の向上やプロジェクトの成功につながるはずなので、ぜひ連携を試してみてください。
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