Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに自動通知する方法

期限が過ぎたタスクに気づかず、プロジェクトの進行が滞ってしまったことはありませんか？
そこで今回は、AsanaとMicrosoft Teamsをノーコードで連携して、期日を過ぎたタスクを自動で通知する方法を解説します。
これにより、タスクの優先度を見直し、見逃しを防ぐことができるはずです！
特に日々の業務が忙しく、マルチタスクが求められる環境では、有効な自動化となるのではないでしょうか。

こんな方におすすめ

AsanaとMicrosoft Teamsを使用していて、タスク管理を効率化したいと考えている方
複数のプロジェクトを同時並行していて、期日遅れのタスクに素早く対応したい方
タスクの優先順位を整理して、見直したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

AsanaとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録すると、自動化設定が簡単になります。

まず、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

検索欄でAsanaを検索するか、アプリ一覧から検索してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにサインインしましょう。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じように検索欄からMicrosoft Teamsを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインします。

マイアプリにAsanaとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は以下の画面で変更できます。
最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「毎日9時になったら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、実行時間を確認します。
例として、平日9時にフローボットが起動する設定を行います。
細かく曜日や日時を設定したい場合は、こちらを確認して設定してください。

「タイトル」→自身で変更可能

スケジュール設定

「曜日」→月曜日から金曜日にチェック
「時刻」→9

設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「Asanaと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得

以下の画面が表示されたら、「ワークスペースID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると、以下のように候補が表示されるので、IDを選択しましょう。

スクロールして、「プロジェクトID」と「セクションID」も先ほどと同じように候補から設定してください。

次に、「期日」の設定をします。
「日付」→「昨日」→「%Y-%m-%d」をクリックしましょう。
日付の種類は、赤枠内の矢印をクリックすると選択できます。
※「2024-04-01」などの形式で登録する必要があるので、「%Y-%m-%d」を選択します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されたら、「チームID」を候補から選択し、設定してください。
該当するチームIDを設定します。

スクロールし、「チャネルID」を設定しましょう。
先ほどと同様に候補から選択します。

次に、「メッセージ」を設定しましょう。
Asanaのアウトプットを使用して設定することで、Microsoft Teams上でタスク情報を取得できます。
以下は例として設定しているので、お好みのアウトプットを使用して設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

AsanaやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもAsanaやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍AsanaとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知したり、Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知したりする連携も可能です。
また、Microsoft Teamsに送信された内容をAsanaにタスクとして追加することもできます。

Asanaを活用した自動化例

Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する

Asanaにタスクが追加されたらTrelloやJira Softwareなどにもタスクを自動で追加します。

フォームで送信された内容をAsanaに登録する

Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。

メールを受信したらAsanaにタスクを登録する

GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

クラウドストレージにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知する

OneDriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。

データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

NotionやGoogle スプレッドシートなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

AsanaとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:タスクの優先順位を見直すことができる

期限切れタスクの通知が届くことで、今後の作業に対する優先順位を見直すことができるのではないでしょうか。
たとえば、昨日までが期日だったレポート作成のタスクを自動で通知することで、優先的にすべきことが明確になるはずです。
適切なタイミングで優先順位を見直すことで、安定した業務の進行を実現できるかもしれません。
このように、期限切れタスクを自動通知することでタスクの見直しがしやすくなり、円滑な業務進行につながるはずです。

メリット2:期日切れのタスクを可視化できる

タスク管理の精度を上げるためには、期日が過ぎたタスクをスピーディーに把握することが重要ですよね。
たとえば、Asanaでタスクの期日が過ぎた際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知すると、完了していないタスクを可視化できます。
これにより、期日切れタスクの見落としを防ぎ、タスク管理の効率を高められるかもしれません。

メリット3:チーム内の課題認識を共有できる

Asanaでタスクの期限が過ぎた際に、Microsoft Teamsに自動通知すれば、チーム全員が進捗を把握できますよね。
これにより、タスクの進捗遅れが与える影響を早期に特定し、対策を講じることができるかもしれません。
たとえば、納期が厳しいプロジェクトなどは、Microsoft Teamsの通知を通じて話し合える機会を設けることもできるのではないでしょうか。
このように、期限切れタスクの自動通知は、タスクを見落とすリスクを減らし、プロジェクトの透明性向上につながるはずです。

まとめ

本記事ではAsanaで期日が切れたタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知する方法をご紹介しました。
これにより、対応漏れのタスクに素早く対処できるようになるはずです。
特に多くのプロジェクトを同時に進めている方にとって、この自動化は大きな助けになるのではないでしょうか。

Yoomの自動化を日々の業務に取り入れて、さらに効率化を目指しましょう。