AsanaとMicrosoft Teamsの連携イメージ
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フローボット活用術

2025-03-26

Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに自動通知する方法

m.wadazumi
m.wadazumi

期限が過ぎたタスクに気づかず、プロジェクトの進行が滞ってしまったことはありませんか?
そこで今回は、AsanaとMicrosoft Teamsをノーコードで連携して、期日を過ぎたタスクを自動で通知する方法を解説します。
これにより、タスクの優先度を見直し、見逃しを防ぐことができるはずです!
特に日々の業務が忙しく、マルチタスクが求められる環境では、有効な自動化となるのではないでしょうか。

こんな方におすすめ

  • AsanaとMicrosoft Teamsを使用していて、タスク管理を効率化したいと考えている方
  • 複数のプロジェクトを同時並行していて、期日遅れのタスクに素早く対応したい方
  • タスクの優先順位を整理して、見直したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!


■概要

Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.プロジェクト管理ツールとしてAsanaを利用している方

・Asanaを使用しているが、期限切れのタスクへの対応がうまくいっていない方

・タスクの進捗状況を正確に把握する必要があるプロジェクトマネージャーやチームリーダー

2.社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを採用している企業

・Microsoft Teamsを日常的に利用しており、タスク管理の効率をさらに向上させたい方

・タスクの見逃しや忘れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

プロジェクト管理ツールとしてAsanaを利用している方は多いと思います。
効率的に進捗管理やタスク管理ができるため、非常に優れたサービスです。
しかし、タスクの進捗状況を把握するために、毎回Asanaにログインして確認しなければならないのは手間に感じることもあるでしょう。

そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知できるため、タスク漏れの防止につながります。
進捗管理をしているプロジェクトマネージャーはAsanaにアクセスせずに、期日切れのタスクを把握できるため、進捗状況を確認しやすくなります。

■注意事項

・AsanaとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

[Yoomとは]

AsanaとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録すると、自動化設定が簡単になります。

まず、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

検索欄でAsanaを検索するか、アプリ一覧から検索してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにサインインしましょう。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じように検索欄からMicrosoft Teamsを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインします。

マイアプリにAsanaとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。


■概要

Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.プロジェクト管理ツールとしてAsanaを利用している方

・Asanaを使用しているが、期限切れのタスクへの対応がうまくいっていない方

・タスクの進捗状況を正確に把握する必要があるプロジェクトマネージャーやチームリーダー

2.社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを採用している企業

・Microsoft Teamsを日常的に利用しており、タスク管理の効率をさらに向上させたい方

・タスクの見逃しや忘れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

プロジェクト管理ツールとしてAsanaを利用している方は多いと思います。
効率的に進捗管理やタスク管理ができるため、非常に優れたサービスです。
しかし、タスクの進捗状況を把握するために、毎回Asanaにログインして確認しなければならないのは手間に感じることもあるでしょう。

そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知できるため、タスク漏れの防止につながります。
進捗管理をしているプロジェクトマネージャーはAsanaにアクセスせずに、期日切れのタスクを把握できるため、進捗状況を確認しやすくなります。

■注意事項

・AsanaとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は以下の画面で変更できます。
最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「毎日9時になったら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、実行時間を確認します。
例として、平日9時にフローボットが起動する設定を行います。
細かく曜日や日時を設定したい場合は、こちらを確認して設定してください。

  • 「タイトル」→自身で変更可能

スケジュール設定

  • 「曜日」→月曜日から金曜日にチェック
  • 「時刻」→9

設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自身で変更可能
  • 「Asanaと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
  • 「アクション」→特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得

以下の画面が表示されたら、「ワークスペースID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると、以下のように候補が表示されるので、IDを選択しましょう。

スクロールして、「プロジェクトID」と「セクションID」も先ほどと同じように候補から設定してください。

次に、「期日」の設定をします。
「日付」→「昨日」→「%Y-%m-%d」をクリックしましょう。
日付の種類は、赤枠内の矢印をクリックすると選択できます。
※「2024-04-01」などの形式で登録する必要があるので、「%Y-%m-%d」を選択します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自身で変更可能
  • 「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
  • 「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されたら、「チームID」を候補から選択し、設定してください。
該当するチームIDを設定します。

スクロールし、「チャネルID」を設定しましょう。
先ほどと同様に候補から選択します。

次に、「メッセージ」を設定しましょう。
Asanaのアウトプットを使用して設定することで、Microsoft Teams上でタスク情報を取得できます。
以下は例として設定しているので、お好みのアウトプットを使用して設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。


■概要

Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.プロジェクト管理ツールとしてAsanaを利用している方

・Asanaを使用しているが、期限切れのタスクへの対応がうまくいっていない方

・タスクの進捗状況を正確に把握する必要があるプロジェクトマネージャーやチームリーダー

2.社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを採用している企業

・Microsoft Teamsを日常的に利用しており、タスク管理の効率をさらに向上させたい方

・タスクの見逃しや忘れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

プロジェクト管理ツールとしてAsanaを利用している方は多いと思います。
効率的に進捗管理やタスク管理ができるため、非常に優れたサービスです。
しかし、タスクの進捗状況を把握するために、毎回Asanaにログインして確認しなければならないのは手間に感じることもあるでしょう。

そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知できるため、タスク漏れの防止につながります。
進捗管理をしているプロジェクトマネージャーはAsanaにアクセスせずに、期日切れのタスクを把握できるため、進捗状況を確認しやすくなります。

■注意事項

・AsanaとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

AsanaやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもAsanaやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

AsanaとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知したり、Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知したりする連携も可能です。
また、Microsoft Teamsに送信された内容をAsanaにタスクとして追加することもできます。


■概要

Asanaでタスク管理を行っているものの、数多くのタスクの中から期日の近いものを探し出し、関係者にリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsana上のタスクを自動で確認し、期日が迫っているタスクをMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能です。手作業による確認漏れを防ぎ、チーム全体のタスク管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • AsanaとMicrosoft Teamsを連携させ、タスクの進捗管理を効率化したい方
  • タスクの期日見落としやリマインド漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
  • 手動での確認や通知作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 毎日決まった時間に自動でタスクの期日を確認し通知するため、手作業での確認やリマインド業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • システムが自動で通知を行うことで、タスクの確認漏れやリマインド忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク遂行を支援します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
  3. 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションのタスクの一覧を取得」アクションを設定します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得したタスク情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • スケジュールトリガーでは、毎日朝9時など、通知を行いたい任意の時刻を設定してください。
  • Asanaのタスク取得アクションでは、対象としたいワークスペースID、プロジェクトID、そして取得するタスクの期日条件を任意で設定します。
  • Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームIDとチャネルIDを指定し、タスク名や期日などを含んだメッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

  • Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。

通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。

■注意事項

・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Microsoft Teamsに新しくメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。追加するタスクの内容などは自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

・Microsoft Teams、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Asanaを活用した自動化例

Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する

Asanaにタスクが追加されたらTrelloやJira Softwareなどにもタスクを自動で追加します。


■概要

Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたら、GitHubのIssueとして自動的に追加します。

タイトルや本文、ラベルの設定を自由にカスタマイズ可能です。

設定方法

Asana、GitHubそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・Asanaの「特定のセクションに新しいタスクが追加されたら」というトリガーで、対象のセクションを設定してください。

GitHubの「Issueの作成」というオペレーションで、Asanaから取得した情報をもとに、Issueのタイトル等の設定を行なってください。

注意事項

Asana、GitHubそれぞれでYoomとの連携が必要です。

・Issueのオーナー名やリポジトリ名の設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。

AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。

■注意事項

・Asana、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。

・Asanaでタスクを追加されてから5~15分後にTrelloにも情報が同期されます。


■概要

Asanaでタスクが追加されたら、自動的にJiraに課題を追加するフローボットです。AsanaとJiraの情報を同期する際などにご利用ください。

■注意事項

・Asana、Jira、およびYoomを連携してください。

・Asanaでタスクを追加されてから5~15分後にJiraにも情報が同期されます。

・Asanaでタスクの説明が空だとJiraへ連携する際にエラーになるため、ご注意ください。

フォームで送信された内容をAsanaに登録する

Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。


■概要

Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Wixを業務に活用している方

・Webサイトの構築に活用している方

・サイト上の問い合わせに対応している方

2.Asanaでタスク管理を行う方

・タスクの進捗状況を可視化させ把握している方

■このテンプレートを使うメリット

WixはWebサイト作成を行うために有益なツールです。
サイト上にフォームを設定し問い合わせなどを受けることで、顧客対応業務の効率化につながります。
しかしWixでフォームが送信されたら毎回手入力で情報をAsanaに追加するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

このフローを使用すると、Wixで送信されたフォームの内容を引用して自動でAsanaにタスクを追加することができます。
手作業を省いてフォームの内容を自動で追加することで、入力ミスなどのヒューマンエラーを省きます。
またタスクを手作業で登録していた時間を省略することで、チーム全体がタスク解決に注力することができ、業務効率を上げることにつながります。

■注意事項

・ Wix、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。


 ■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。 
 ■このテンプレートをおすすめする方
  • Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
  • フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
  • 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方 

 ■このテンプレートを使うメリット
  • Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
  • 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。 
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■フローボットの流れ 
  1. はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
  3. 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
 
■このワークフローのカスタムポイント
  • Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
  • Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。 

■注意事項
  • Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。

■概要

フォームで依頼が来たら内容を基にAsanaで新規プロジェクトを作成し、Gmailに連携して詳細設定を依頼するメールを送るフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.タスクやプロジェクト管理にAsanaを使用している企業の担当者

・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者

・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者

・顧客ごとにプロジェクトを作成する必要のあるリーダー

2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方

・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

■このテンプレートを使うメリット

・フォームの内容を基に作成することで手入力によるミスを防ぐことができます。

・一連の流れが自動で完了することにより、業務を効率化することができます。

■注意事項

・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

メールを受信したらAsanaにタスクを登録する

GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。


■概要
Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか?重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
  • Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
  • 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
  • Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
  • タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
  • Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。

■概要

Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。

Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。

件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。

■注意事項

・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。

・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

クラウドストレージにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知する

OneDriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。


■概要

Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか?手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
  • Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
  • チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

  • Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
  • 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
  • Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

  • BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OneDriveでのファイル共有が多く、関係者への手動通知に手間を感じている方
  • Microsoft Teamsでの情報共有をより迅速かつ確実に行いたいと考えている方
  • ファイル共有から通知までの一連の業務フローを自動化し、標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • OneDriveへのファイル格納後、自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsでの通知作成・送信の手間を省けます。
  • 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実かつ迅速に情報を共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. トリガーでOneDriveを選択し、ファイルが格納されたことを検知するアクションを設定します。
  3. オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、任意のチャネルに通知メッセージを送信するアクションを設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • OneDriveのトリガー設定では、フローを起動する間隔を設定し、対象としたいドライブIDを指定してください。
  • Microsoft Teamsのアクション設定では、通知を送信したいチームIDおよびチャネルIDを指定してください。

■注意事項

  • OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム

  • オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
  • フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者

2.Dropboxを利用している企業やチーム

  • Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
  • 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業

3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム

  • Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
  • 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業

4.システム連携とプロセス自動化を推進している方

  • 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
  • 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

■このテンプレートを使うメリット

・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

注意事項

・Dropbox、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。


■概要

Google Meetでの会議後、録画内容の確認や議事録の作成、チームへの共有に手間を感じていないでしょうか。重要な会議ほど迅速な情報共有が求められますが、手作業では時間がかかり、共有漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データの文字起こしから要約、Microsoft Teamsへの通知までを自動化し、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google Meetでの会議が多く、議事録作成や内容の共有に時間がかかっている方
  • 会議の要点を素早く把握し、Microsoft Teamsでチームに共有したいマネージャーの方
  • 手作業による会議後の処理をなくし、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

  • 会議終了後の録画ダウンロードから要約、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた議事録作成などの時間を短縮することができます。
  • 手作業による共有漏れや要約の際の重要事項の抜けを防ぎ、会議の決定事項や要点をチーム全体へ迅速かつ正確に展開できます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google MeetとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
  3. オペレーションで、まずGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」し、続けて「ファイルをダウンロードする」アクションで録画データを取得します。
  4. 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでダウンロードした音声ファイルをテキストに変換し、続けて「要約する」アクションで要点を作成します。
  5. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した要約を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、用途や精度に応じて利用するAIモデルを複数の選択肢の中から選択できます。
  • AI機能の要約オペレーションでは、文字起こしされたテキストの中から、特定の情報やセクションを指定し、任意の条件で要約内容を調整することが可能です。
  • Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意のものに変更したり、メッセージに文字起こしや要約の結果を組み込んだりと、柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

  • Google Meet、Google Drive、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.会議の内容を迅速に共有し、チームの生産性を向上させたい方

  • プロジェクトマネージャーやチームリーダー
  • 部署やチーム全体で会議情報を共有する必要がある担当者
  • 会議の内容を迅速かつ正確に記録したい方

2.手動での会議録の作成や共有を減らし、自動化したいと考えている方

  • 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
  • 会議の内容を迅速に要約し、共有することで時間を節約したい方

3.ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方

  • Zoomを利用してオンライン会議を頻繁に開催しているユーザー
  • Microsoft Teamsを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間を大幅に節約することができます。

・AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。

注意事項

・Zoom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

NotionやGoogle スプレッドシートなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。


■概要

SPIRALでレコードが登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALを使って顧客や案件、商品などの情報を管理している方

・登録情報を迅速にチームメンバーと共有したい方


2. 業務でMicrosoft Teamsを利用している方

・Microsoft Teamsをチームのコミュニケーションに利用している方

・他アプリからの情報をMicrosoft Teamsに集約したい方


■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをMicrosoft Teamsでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要
Notionでプロジェクト管理や情報集約を行っているものの、新規情報がチームにスムーズに共有されず、確認漏れが発生することはないでしょうか。情報追加のたびに手動で通知するのは手間がかかり、重要な連絡が遅れてしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加された際に、自動でMicrosoft Teamsへ通知を送ることが可能になり、情報共有の円滑化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • NotionとMicrosoft Teamsを併用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
  • Notionデータベースの追加情報を手動でコピー&ペーストして、チームに通知している方
  • プロジェクトやタスクに関する新規情報を迅速に関係者へ伝えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
  • Notionデータベースに新規情報が追加されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
  • 通知の送り忘れや伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有をサポートします
■フローボットの流れ
  1. はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
  3. オペレーションの分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
  4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を選択し、作成されたページの詳細情報を取得します
  5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、取得した情報を指定のチャネルに通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Notionのトリガー設定では、通知の対象としたいデータソースを任意で指定することが可能です
  • Microsoft Teamsでは、通知先を任意で設定できます。また、メッセージ内容は、固定のテキストや前段で取得した情報を使用して、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
  • Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 

■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・共有のシートで情報管理や追加を行う事務職の方

・同時に複数名で同一シートを編集したい経理部門の方

2.Microsoft Teamsを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内の情報共有ツールとして使用している企業

・プロジェクトごとチームでやりとりを行っている方



■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートで情報の管理を行うことは、チーム内で情報共有がスムーズにし、プロジェクトの活性化に繋がります。
Microsoft Teamsを利用することで、より一層チーム内の情報の共有を容易に行います。
しかしGoogle スプレッドシートの情報を、毎回手入力で通知するのは大きな手間です。

情報を追加したら、すぐに全体共有したい考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にMicrosoft Teamsへ通知を送付することで、手入力の手間を省き、素早い情報共有を行います。

■注意事項

・Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

AsanaとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:タスクの優先順位を見直すことができる

期限切れタスクの通知が届くことで、今後の作業に対する優先順位を見直すことができるのではないでしょうか。
たとえば、昨日までが期日だったレポート作成のタスクを自動で通知することで、優先的にすべきことが明確になるはずです。
適切なタイミングで優先順位を見直すことで、安定した業務の進行を実現できるかもしれません。
このように、期限切れタスクを自動通知することでタスクの見直しがしやすくなり、円滑な業務進行につながるはずです。

メリット2:期日切れのタスクを可視化できる

タスク管理の精度を上げるためには、期日が過ぎたタスクをスピーディーに把握することが重要ですよね。
たとえば、Asanaでタスクの期日が過ぎた際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知すると、完了していないタスクを可視化できます。
これにより、期日切れタスクの見落としを防ぎ、タスク管理の効率を高められるかもしれません。

メリット3:チーム内の課題認識を共有できる

Asanaでタスクの期限が過ぎた際に、Microsoft Teamsに自動通知すれば、チーム全員が進捗を把握できますよね。
これにより、タスクの進捗遅れが与える影響を早期に特定し、対策を講じることができるかもしれません。
たとえば、納期が厳しいプロジェクトなどは、Microsoft Teamsの通知を通じて話し合える機会を設けることもできるのではないでしょうか。
このように、期限切れタスクの自動通知は、タスクを見落とすリスクを減らし、プロジェクトの透明性向上につながるはずです。

まとめ

本記事ではAsanaで期日が切れたタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知する方法をご紹介しました。
これにより、対応漏れのタスクに素早く対処できるようになるはずです。
特に多くのプロジェクトを同時に進めている方にとって、この自動化は大きな助けになるのではないでしょうか。

Yoomの自動化を日々の業務に取り入れて、さらに効率化を目指しましょう。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
m.wadazumi
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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