AsanaとMicrosoft Teamsで期日切れのタスクを自動的に通知してみた！

期限が過ぎたタスクに気づかず、プロジェクトの進行が滞ってしまったことはありませんか？
そこで今回は、AsanaとMicrosoft Teamsを連携して、期日を過ぎたタスクを自動で通知する方法を解説します。
これにより、タスクの優先度を見直し、見逃しを防ぐことができるでしょう。
特に日々の業務が忙しく、マルチタスクが求められる環境では、有効な自動化となるでしょう。

こんな方におすすめ

AsanaとMicrosoft Teamsを使用していて、タスク管理を効率化したいと考えている方
複数のプロジェクトを同時並行していて、期日遅れのタスクに早期に対応したい方
タスクの優先順位を整理して、見直したい方

AsanaとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:タスクの優先順位を見直すことができる

期限切れタスクの通知が届くことで、今後の作業に対する優先順位を見直すことができるでしょう。
たとえば、昨日までが期日だったレポート作成のタスクを通知で受信することで、優先的にすべきことが明確になるでしょう。
適切なタイミングで優先順位を見直すことで、安定した業務の進行を実現できるかもしれません。
このように、期限切れタスクを自動通知することでタスクの見直しがしやすくなり、円滑に業務を進められるでしょう。

メリット2:期日切れのタスクを可視化できる

タスク管理の精度を上げるためには、期日が過ぎたタスクをスピーディーに把握することが重要になるでしょう。
たとえば、Asanaでタスクの期日が過ぎた際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知すると、完了していないタスクを可視化できるでしょう。
これにより、期日切れタスクの見落としを防ぎ、タスク管理の効率を高められるかもしれません。

メリット3:チーム内の課題認識を共有できる

Asanaでタスクの期限が過ぎた際に、Microsoft Teamsに自動通知すれば、チーム全員が進捗を把握できるでしょう。
これにより、タスクの進捗遅れが与える影響を早期に特定し、対策を講じることができるかもしれません。
たとえば、納期が厳しいプロジェクトなどは、Microsoft Teamsの通知を通じて話し合える機会を設けることもできるでしょう。
このように、期限切れタスクの自動通知は、タスクを見落とすリスクを減らし、プロジェクトの透明性向上も期待できます。

AsanaとMicrosoft Teamsを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

AsanaとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録すると、自動化設定が簡単になります。

まず、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

検索欄でAsanaを検索するか、アプリ一覧から検索してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにサインインしましょう。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じように検索欄からMicrosoft Teamsを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインします。

マイアプリにAsanaとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は以下の画面で変更できます。
最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「毎日9時になったら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、実行時間を確認します。
例として、平日9時にフローボットが起動する設定を行います。
細かく曜日や日時を設定したい場合は、こちらを確認して設定してください。

「タイトル」→自身で変更可能

スケジュール設定

「曜日」→月曜日から金曜日にチェック
「時刻」→9

設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「Asanaと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得

以下の画面が表示されたら、「ワークスペースID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると、以下のように候補が表示されるので、IDを選択しましょう。

スクロールして、「プロジェクトID」と「セクションID」も先ほどと同じように候補から設定してください。

次に、「期日」の設定をします。
「日付」→「昨日」→「%Y-%m-%d」をクリックしましょう。
日付の種類は、赤枠内の矢印をクリックすると選択できます。
※「2024-04-01」などの形式で登録する必要があるので、「%Y-%m-%d」を選択します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合は、認証に失敗する可能性があるので、注意してください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されたら、「チームID」を候補から選択し、設定してください。
該当するチームIDを設定します。

スクロールし、「チャネルID」を設定しましょう。
先ほどと同様に候補から選択します。

次に、「メッセージ」を設定しましょう。
Asanaのアウトプットを使用して設定することで、Microsoft Teams上でタスク情報を取得できます。
以下は例として設定しているので、お好みのアウトプットを使用して設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のAsanaとMicrosoft Teamsを使った自動化の例

1.Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、自動的にMicrosoft Teamsにメッセージを送付するフローです。
‍Asanaで新規タスクが追加されると、Microsoft Teamsに自動通知されるため、タスクの確認がしやすくなるでしょう。
手作業での通知が不要になり担当者の負担を軽減できます。

2.Asanaでタスクが完了したら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
タスクの完了通知が自動化されるため、スムーズに後続業務を進められるでしょう。
通知先を自由に設定できるため、チームへの共有が簡単になります。

3.Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、自動的にAsanaにタスクを追加するフローです。
‍Microsoft Teamsのメッセージ内容を基にAsanaにタスクを追加でき、手入力が不要になります。
スピーディーにタスクを作成することで、優先すべき業務を明確化できるでしょう。

まとめ

本記事ではAsanaで期日が切れたタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知する方法をご紹介しました。
これにより、タスクの見落としを防ぎ、タスクの管理の精度向上が期待できます。
特に多くのプロジェクトを同時進行で進めている方にとって、この自動化は大きな助けになるでしょう。

Yoomの自動化を日々の業務に取り入れて、さらに効率化を目指しましょう。