期限が過ぎたタスクに気づかず、プロジェクトの進行が滞ってしまったことはありませんか？
そこで今回は、AsanaとMicrosoft Teamsをノーコードで連携して、期日を過ぎたタスクを自動で通知する方法を解説します。
これにより、タスクの優先度を見直し、見逃しを防ぐことができるはずです！
特に日々の業務が忙しく、マルチタスクが求められる環境では、有効な自動化となるのではないでしょうか。
こんな方におすすめ
- AsanaとMicrosoft Teamsを使用していて、タスク管理を効率化したいと考えている方
- 複数のプロジェクトを同時並行していて、期日遅れのタスクに素早く対応したい方
- タスクの優先順位を整理して、見直したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
[Yoomとは]
AsanaとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方
今回は「Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録すると、自動化設定が簡単になります。
まず、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄でAsanaを検索するか、アプリ一覧から検索してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにサインインしましょう。
続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じように検索欄からMicrosoft Teamsを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインします。
マイアプリにAsanaとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は以下の画面で変更できます。
最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「毎日9時になったら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるAsanaのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、実行時間を確認します。
例として、平日9時にフローボットが起動する設定を行います。
細かく曜日や日時を設定したい場合は、こちらを確認して設定してください。
スケジュール設定
- 「曜日」→月曜日から金曜日にチェック
- 「時刻」→9
設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→自身で変更可能
- 「Asanaと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「アクション」→特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得
以下の画面が表示されたら、「ワークスペースID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると、以下のように候補が表示されるので、IDを選択しましょう。
スクロールして、「プロジェクトID」と「セクションID」も先ほどと同じように候補から設定してください。
次に、「期日」の設定をします。
「日付」→「昨日」→「%Y-%m-%d」をクリックしましょう。
日付の種類は、赤枠内の矢印をクリックすると選択できます。
※「2024-04-01」などの形式で登録する必要があるので、「%Y-%m-%d」を選択します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自身で変更可能
- 「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「アクション」→チャネルにメッセージを送る
以下の画面が表示されたら、「チームID」を候補から選択し、設定してください。
該当するチームIDを設定します。
スクロールし、「チャネルID」を設定しましょう。
先ほどと同様に候補から選択します。
次に、「メッセージ」を設定しましょう。
Asanaのアウトプットを使用して設定することで、Microsoft Teams上でタスク情報を取得できます。
以下は例として設定しているので、お好みのアウトプットを使用して設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、AsanaとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
AsanaやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもAsanaやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
AsanaとMicrosoft Teamsを連携した自動化例
Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知したり、Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知したりする連携も可能です。
また、Microsoft Teamsに送信された内容をAsanaにタスクとして追加することもできます。
Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
「Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知する」フローは、プロジェクト管理とチームコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaで管理しているタスクの期日が近づくと、Microsoft Teamsに自動で通知が届くことで、チームメンバー全員がタイムリーに対応できます。
これにより、タスクの見落としや遅延を防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っているが、タスクの期日管理に課題を感じている方
・Microsoft Teamsを中心にチームコミュニケーションを図っており、重要な通知を見逃したくないチームリーダーの方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用して効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者の方
・リモートワーク環境でのタスク管理とコミュニケーションの連携を強化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する
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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに通知を送信します。
Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
Microsoft Teamsに新しくメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Asanaを活用した自動化例
Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する
Asanaにタスクが追加されたらTrelloやJira Softwareなどにもタスクを自動で追加します。
Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたらIssueとしてGitHubに追加
試してみる
Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたらGitHubのIssueに追加します
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Asanaでタスクが追加されたらJira Softwareに課題を追加する
試してみる
Asanaでタスクが追加されたら、自動的にJiraに課題を追加するフローボットです。
フォームで送信された内容をAsanaに登録する
Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加するフローです。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
フォームで依頼が来たらAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailでメールを送る
試してみる
フォームで依頼が来たら内容を基にAsanaで新規プロジェクトを作成し、Gmailに連携して詳細設定を依頼するメールを送るフローです。
メールを受信したらAsanaにタスクを登録する
GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Microsoft Teamsを活用した自動化例
クラウドストレージにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知する
OneDriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイル情報を通知できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する
ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。
Google Meetでミーティングが終了後、文字起こし・要約しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Google Meetでミーティングが終了後、文字起こし・要約しMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、会議終了後の議事録作成と共有を自動化する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携、AI、OCR、RPA機能を活用し、Google Meetでのミーティング内容を迅速かつ正確に文字起こし・要約した後、自動的にMicrosoft Teamsに投稿します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録作成に時間を取られている方
・Microsoft Teamsで迅速に会議内容を共有したいビジネスユーザー
・API連携や自動化を活用して業務プロセスを効率化したいIT担当者
・正確な議事録を求めるプロジェクトマネージャー
・チーム内での情報共有をスピーディーに行いたい経営者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する
NotionやGoogle スプレッドシートなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。
SPIRALでレコードが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
SPIRALでレコードが登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Teamsに通知するフローです。
■注意事項
・Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
AsanaとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例
メリット1:タスクの優先順位を見直すことができる
期限切れタスクの通知が届くことで、今後の作業に対する優先順位を見直すことができるのではないでしょうか。
たとえば、昨日までが期日だったレポート作成のタスクを自動で通知することで、優先的にすべきことが明確になるはずです。
適切なタイミングで優先順位を見直すことで、安定した業務の進行を実現できるかもしれません。
このように、期限切れタスクを自動通知することでタスクの見直しがしやすくなり、円滑な業務進行につながるはずです。
メリット2:期日切れのタスクを可視化できる
タスク管理の精度を上げるためには、期日が過ぎたタスクをスピーディーに把握することが重要ですよね。
たとえば、Asanaでタスクの期日が過ぎた際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知すると、完了していないタスクを可視化できます。
これにより、期日切れタスクの見落としを防ぎ、タスク管理の効率を高められるかもしれません。
メリット3:チーム内の課題認識を共有できる
Asanaでタスクの期限が過ぎた際に、Microsoft Teamsに自動通知すれば、チーム全員が進捗を把握できますよね。
これにより、タスクの進捗遅れが与える影響を早期に特定し、対策を講じることができるかもしれません。
たとえば、納期が厳しいプロジェクトなどは、Microsoft Teamsの通知を通じて話し合える機会を設けることもできるのではないでしょうか。
このように、期限切れタスクの自動通知は、タスクを見落とすリスクを減らし、プロジェクトの透明性向上につながるはずです。
まとめ
本記事ではAsanaで期日が切れたタスクをMicrosoft Teamsに自動で通知する方法をご紹介しました。
これにより、対応漏れのタスクに素早く対処できるようになるはずです。
特に多くのプロジェクトを同時に進めている方にとって、この自動化は大きな助けになるのではないでしょうか。
Yoomの自動化を日々の業務に取り入れて、さらに効率化を目指しましょう。
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