AsanaとYoomの連携イメージ
自動化のアイデア

2024/11/14

【Asana API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

s.yamashita

日常的なタスク管理を行う上で、Asanaは非常に有用なツールといえます。
皆さんは、Yoomを活用してAsana APIを用いて外部システムやアプリケーションと連携することにより、タスク管理の効率化が見込めることをご存知でしょうか?

Yoomでアプリを連携することでフローの自動化が実現し、手動作業が減ってプロジェクトの進行をよりスムーズに管理することができるようになるでしょう。

作業の自動化により、タスクが完了した際に自動的に通知を送ったり、タスクの情報を自動で同期できるため、チーム内での情報共有や次のアクションの迅速な実施が行えるようになるかもしれません。

また、データベースツールとの連携によってAsanaのタスク情報の一元管理が実現することで、レポート作成やダッシュボードへの統合が容易になり、プロジェクト状況の把握や履歴追跡がスムーズに行えます。

業務全体の効率化を図りたい方、本記事の情報を余すことなくチェックしてくださいね! 

こんな方におすすめ

  • チーム内での情報共有をスムーズにしたい方
  • Asanaと他の業務ツールを連携して効率化を図りたい方
  • プロジェクトの進捗状況を正確に把握したい方

Asana APIの利用方法

ここからは、Asana APIを実際にどのように使っていくかを解説します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomというサービスを利用することで、簡単に設定ができます。

[Yoomとは]

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

AsanaをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリックしましょう。

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Asana」を検索していきます。

検索窓に「Asana」と入力して、Asanaをクリックします。
そうすると入力画面が表示されるので、ログインをしてください。

それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録は完了です。
マイアプリに登録することで、Asanaが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました!

Yoomのテンプレートを利用してAsana APIをつかいこなそう!

Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。

ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに用意されているテンプレートを紹介していきます。

Asanaを利用して実現できる自動化の例

AsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

情報が登録されたら、Asanaにタスクを追加する

情報がスピーディーにAsanaに追加されることで、チームメンバーが常に最新の状況を確認できるため、情報共有をスムーズに行えるでしょう。

Asanaに新しいタスクが追加されたら追加する

手作業による転記が不要になり、ヒューマンエラーのリスク軽減が期待できるでしょう。

Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する

情報の自動反映により、手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。

タスクが登録されたらAsanaに追加する

タスク内容を自動でAsanaに登録できるため、手入力の手間を省きます。

Asanaでタスクが登録されたら通知する

タスクの登録を自動通知するため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。

完了報告メッセージでAsanaのタスクを完了にする

手動でのタスク完了作業が不要になり、情報の一貫性と作業効率の向上が見込めます。

Asanaで期日切れのタスクを通知する

Asanaで作成した期日切れタスクを自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。

Asanaでタスクが更新されたら、情報を更新する

Asanaでタスクが更新されたら、データベースツールの情報も更新するフローボットです。
ツールの行き来を抑え、作業の負担軽減につなげます。

投稿内容をもとにAsanaにプロジェクトを作成する

チャット上の操作のみでAsanaにプロジェクトの作成ができるため、作業効率がアップします。

Asanaを連携するメリット

1.情報の抜け漏れを防げる

Asanaの連携を取り入れることで、タスクの追加作業や情報通知作業を自動化できるので、手動での入力作業による情報の抜け漏れを防げる可能性があります。
例えば、新規の顧客登録や問い合わせの受付、特定のプロジェクト開始時に、APIを活用してAsana上にタスクを自動的に作成できます。
情報はそのまま同期されるため、入力ミスや登録漏れの発生を防ぐだけでなく、繰り返しの多い業務プロセスを効率化し、チームの負担軽減にも寄与するはずです。
作業時のミスが減ることで、スタッフは安心して業務に集中できるようになるかもしれません。

2.作業の迅速化が見込める

自動化によって手動作業が減ることで、タスク完了時の情報共有や新規タスクの情報入力時に発生するタイムラグをなくせる可能性があります。
例えば、タスクが完了した際、関連するメンバーにも通知を自動送信することで、進捗状況の可視化と関係者間の円滑な連携を促進できるでしょう。
状況の周知にかけていた時間が短縮されて、各関係者が次のアクションに迅速に移れる環境を整えることで、タスク解決までのスピード向上が期待できます。

3.詳細情報の可視化が容易に行える

Asana APIを活用してタスクや進捗状況などの情報をデータベースやタスク管理ツールへ同期することで、情報の一元管理が実現できます。
例えば、タスクの作成日時や完了状況の詳細をデータベースに自動反映し、進行中のプロジェクトの進捗状況をモニタリングできる仕組みを構築することもできるようになるかもしれません。
これにより、保存された情報を活用して分析を行い、将来のプロジェクト計画に役立てることも可能となるでしょう。
情報の一貫性と可視化を強化し、より高い精度の業務運営をサポートする有用なツールとなりえます。

まとめ

この記事では、Asana APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました!
Asana APIを用いることで、Asanaへのタスク追加の自動化やタスク完了時に自動通知が可能となり、手動作業の削減につながるはずです。
自動化フローの導入によって管理業務にかかる時間を短縮することで、業務効率の向上とスタッフの負担軽減が期待できますよ!

記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、「試してみる」を押すだけで簡単に使用可能です。

Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を導入できるので、体験してみたい方はこちらから無料登録してください。

この記事を書いた人
s.yamashita
某上場企業のBPO事業部でSVを4年、メディア記事の編集・執筆を3年半ほど経験してきました。 他社からの委託業務を担当する仕事柄、多種多様なアプリを使用する機会がありました。 どうにか作業の効率化ができないかと悩んでいた時にYoomを知り、簡単にアプリ同士を連携させて自動化フローを作れることに感動したのを今でも覚えています! メディア記事に携わっていた経験を活かし、Yoomの魅力を分かりやすく伝えることで、みなさんの業務効率化をお手伝いできたら嬉しいです。
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