日常的なタスク管理を行う上で、Asanaは非常に有用なツールといえます。
皆さんは、Yoomを活用してAsana APIを用いて外部システムやアプリケーションと連携することにより、タスク管理の効率化が見込めることをご存知でしょうか？
Yoomでアプリを連携することでフローの自動化が実現し、手動作業が減ってプロジェクトの進行をよりスムーズに管理することができるようになるでしょう。
作業の自動化により、タスクが完了した際に自動的に通知を送ったり、タスクの情報を自動で同期できるため、チーム内での情報共有や次のアクションの迅速な実施が行えるようになるかもしれません。
また、データベースツールとの連携によってAsanaのタスク情報の一元管理が実現することで、レポート作成やダッシュボードへの統合が容易になり、プロジェクト状況の把握や履歴追跡がスムーズに行えます。
業務全体の効率化を図りたい方、本記事の情報を余すことなくチェックしてくださいね！
こんな方におすすめ
- チーム内での情報共有をスムーズにしたい方
- Asanaと他の業務ツールを連携して効率化を図りたい方
- プロジェクトの進捗状況を正確に把握したい方
Asana APIの利用方法
ここからは、Asana APIを実際にどのように使っていくかを解説します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomというサービスを利用することで、簡単に設定ができます。
[Yoomとは]
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
AsanaをYoomと接続する方法
マイアプリ連携の設定
連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリックしましょう。
Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Asana」を検索していきます。
検索窓に「Asana」と入力して、Asanaをクリックします。
そうすると入力画面が表示されるので、ログインをしてください。
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録は完了です。
マイアプリに登録することで、Asanaが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomのテンプレートを利用してAsana APIをつかいこなそう！
Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに用意されているテンプレートを紹介していきます。
Asanaを利用して実現できる自動化の例
AsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
情報が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
情報がスピーディーにAsanaに追加されることで、チームメンバーが常に最新の状況を確認できるため、情報共有をスムーズに行えるでしょう。
Yoomデータベースのレコードを指定してAsanaにタスクを追加する
試してみる
特定のレコードを選択して、Asanaにタスクを追加します。
Trelloにカードが追加されたらAsanaにもタスクを追加する
試してみる
■概要
TrelloとAsanaを併用してプロジェクト管理を行う際、同じ内容を両方のツールに手入力する作業に手間を感じていませんか。
こうした二重入力は、転記ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Asanaへ自動でタスクを作成できます。
手作業による情報連携の手間をなくし、タスク管理の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとAsanaを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
・手作業での情報転記による入力ミスや、更新漏れをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクト管理ツール間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Trello、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaに新しいタスクが追加されたら追加する
手作業による転記が不要になり、ヒューマンエラーのリスク軽減が期待できるでしょう。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する
情報の自動反映により、手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Asanaでタスクが追加されたらJira Softwareに課題を追加する
試してみる
Asanaでタスクが追加されたら、自動的にJiraに課題を追加するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
タスクが登録されたらAsanaに追加する
タスク内容を自動でAsanaに登録できるため、手入力の手間を省きます。
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加する
試してみる
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加する
試してみる
Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
Asanaでタスクが登録されたら通知する
タスクの登録を自動通知するため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Asanaにタスクが追加されたらGmailで送信する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にGmailに送信するフローです。
完了報告メッセージでAsanaのタスクを完了にする
手動でのタスク完了作業が不要になり、情報の一貫性と作業効率の向上が見込めます。
Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする
試してみる
■概要
「Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする」フローは、GmailからのメールをトリガーにAsanaのタスクを自動的に完了させる業務ワークフローです。
手動でのタスク更新を減らし、作業効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを主に業務連絡に使用し、タスクの更新を自動化したい方
・メール対応後のタスク管理に時間を割きたくないチームリーダーの方
・情報の一貫性を保ちながら、業務フローをスムーズにしたい企業の方
・手動でのタスク完了作業によるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで期日切れのタスクを通知する
Asanaで作成した期日切れタスクを自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
Asanaで期日切れのタスクをDiscordに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをDiscordに通知するフローです。
Asanaでタスクが更新されたら、情報を更新する
Asanaでタスクが更新されたら、データベースツールの情報も更新するフローボットです。
ツールの行き来を抑え、作業の負担軽減につなげます。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
投稿内容をもとにAsanaにプロジェクトを作成する
チャット上の操作のみでAsanaにプロジェクトの作成ができるため、作業効率がアップします。
Slackの投稿内容をもとにAsanaにプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとにAsanaにプロジェクトを作成する」ワークフローは、プロジェクト管理に役立ちます。
チャット上の操作のみでAsanaにプロジェクトの作成ができるため、作業効率がアップします。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとAsanaを利用して効果的なプロジェクト管理を行いたい方
・迅速にタスクの内容を共有し、プロジェクトの進捗を把握したい方
・チームメンバー全員がスピーディにタスクの詳細を確認できる仕組みを探している方
・毎日のコミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Asanaでプロジェクトを管理しつつ、Slackでタスクの進捗を適切に追跡したい方
■注意事項
・SlackとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaを連携するメリット
1.情報の抜け漏れを防げる
Asanaの連携を取り入れることで、タスクの追加作業や情報通知作業を自動化できるので、手動での入力作業による情報の抜け漏れを防げる可能性があります。
例えば、新規の顧客登録や問い合わせの受付、特定のプロジェクト開始時に、APIを活用してAsana上にタスクを自動的に作成できます。
情報はそのまま同期されるため、入力ミスや登録漏れの発生を防ぐだけでなく、繰り返しの多い業務プロセスを効率化し、チームの負担軽減にも寄与するはずです。
作業時のミスが減ることで、スタッフは安心して業務に集中できるようになるかもしれません。
2.作業の迅速化が見込める
自動化によって手動作業が減ることで、タスク完了時の情報共有や新規タスクの情報入力時に発生するタイムラグをなくせる可能性があります。
例えば、タスクが完了した際、関連するメンバーにも通知を自動送信することで、進捗状況の可視化と関係者間の円滑な連携を促進できるでしょう。
状況の周知にかけていた時間が短縮されて、各関係者が次のアクションに迅速に移れる環境を整えることで、タスク解決までのスピード向上が期待できます。
3.詳細情報の可視化が容易に行える
Asana APIを活用してタスクや進捗状況などの情報をデータベースやタスク管理ツールへ同期することで、情報の一元管理が実現できます。
例えば、タスクの作成日時や完了状況の詳細をデータベースに自動反映し、進行中のプロジェクトの進捗状況をモニタリングできる仕組みを構築することもできるようになるかもしれません。
これにより、保存された情報を活用して分析を行い、将来のプロジェクト計画に役立てることも可能となるでしょう。
情報の一貫性と可視化を強化し、より高い精度の業務運営をサポートする有用なツールとなりえます。
まとめ
この記事では、Asana APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました！
Asana APIを用いることで、Asanaへのタスク追加の自動化やタスク完了時に自動通知が可能となり、手動作業の削減につながるはずです。
自動化フローの導入によって管理業務にかかる時間を短縮することで、業務効率の向上とスタッフの負担軽減が期待できますよ！
記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、「試してみる」を押すだけで簡単に使用可能です。
Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を導入できるので、体験してみたい方はこちらから無料登録してください。
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