タスクの抱えすぎで期日を過ぎてしまったり、タスクの抜け漏れが発生している人はいませんか？特に複数のプロジェクトに参加している方にとっては、タスク管理の難易度はどんどん上がっていきますよね。さらに、プロジェクトを管理している責任者にとっても、タスクの解決が未完了のものを把握することは、チーム全体の業務進行に大きく影響するため重要なことです。
この記事では、AsanaとSlackを連携し、Asanaで期日が今日までのタスクをSlackに自動通知する方法について解説していきます。この連携を活用することで、タスク管理の効率を飛躍的に向上させることができるかもしれません。タスクの見落としを防ぎ、チーム全体の生産性を高められるかもしれない自動化をどのように実現できるのか、ぜひ最後まで確認してみてくださいね。
今回の連携をぜひおすすめしたいのは、以下のような方々です！
Asanaで設定されたタスクの期日がSlackに通知される仕組みを導入することで、チームメンバー全員がAsanaにアクセスしなくてもSlack上でタスク情報を把握できます。これにより、タスク期日が近づいていることを自動で把握でき、手作業で確認にかかる時間を削減し、タスクそのものに集中できるでしょう。また、Slack上で送信されたタスクに関して、直接質問や調整を行うことが可能となり、円滑なタスク解決を行うことが期待できます。それによりチーム全体の業務効率の向上が見込めます。
期日が近づいたタスクがSlackに通知されることで、タスクの見落としを防ぐことができます。 特に、複数のプロジェクトやクライアントを同時に管理している場合、タスクが埋もれてしまうリスクがあります。この連携を活用することで、忙しい業務の中でも優先すべきタスクを確実に認識し、ミスや遅延を防ぐことが期待できます。このような仕組みは特に、締切が厳しいプロジェクトにおいて効果を発揮するでしょう。また、Slackで通知を受けることで、チーム全体がタスクを認識でき、チームの連携強化が見込めるかもしれません。
Slackでのタスク通知は、メンバー全員がアクセスできる形で情報が共有されるため、各自のタスクに対する責任感が自然と向上することが期待できます。 特に、期日が Slack に投稿されることで、タスク完了の重要性を認識することができるでしょう。また、他のメンバーも進捗を把握できるため、個々のタスクの完了状況の透明性が確保されることで、チーム全体のモチベーション維持にもつながります。タスク担当者が度々期日当日に通知を受けている場合、タスクの抱えすぎなどの発見にもつながるかもしれません。責任者やチームリーダーにとって、この仕組みは誰かがタスクを抱えすぎていないかの指針にもなり、チームメンバー内での業務も調整を行うことができるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Asanaで期日が今日までのタスクをSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomの特定の日時に起動する定期起動のトリガー機能を使用し、指定した日時で起動したのちAsanaに本日が期限に設定されているタスクの有無をAsanaのAPIを利用して受け取り、Slackの提供するAPIを用いてSlackの指定のチャンネルにAsanaで取得した本日が期限のタスク一覧を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Asanaのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にAsanaと入力して表示された候補から「Asana」を選択します。
すでにAsanaにログイン済みであれば、自動でYoomにマイアプリとして登録が完了します。
続いてSlackのマイアプリ登録も行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。
内容を確認の上、投稿先のチャンネルを選択したら「許可する」をクリックしましょう。
AsanaとSlackがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にスケジュールトリガーの設定を行います。
「毎日10時に起動」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
今回はテンプレートを使用しているので、特に設定する箇所はありませんが、どのように設定しているのか、内容を確認していきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「スケジュール指定」→毎日なので全曜日選択、時刻は「10」と入力
業務に合わせた時間で起動させたい場合は、時刻の箇所を編集してくださいね。
設定が完了したら、「保存する」をクリックします。
次にAsanaの設定を行うため、「期日が今日までのタスクの一覧を取得」をクリックし、下記の設定を行いましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Asanaと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定をしていきましょう。
まず候補から「ワークスペースID」を選択します。
同様に「プロダクトID」を候補から設定しましょう。
タスクの期日を設定しましょう。
今回のフローは、フローを起動した日が期日のタスクを取得したいので、<span class="mark-yellow">日付のアウトプット</span>を設定します。
アウトプットという形式で設定を行うことで、動的に値を変化させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックし、日付をクリックしたら「今日」の中から「2025-01-01」という形式の日付を設定しましょう。
例えば、この期日に明日のアウトプットを設定すれば、タスクの期日の1日前に通知を受けることもできますよ。
設定が完了したら、「テスト」を実行して成功したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したタスク情報をSlackに通知します。
「Slackに通知する」をクリックしたら、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→チャンネルにメッセージを送る
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
まず送信先のチャンネルを指定しましょう。
連携したアカウントのチャンネル候補が表示されるので、選択して設定します。
次に送信するメッセージを設定しましょう。
今回は以下のように設定を行いました。
定型的な箇所は直接入力し、値が変動する箇所はアウトプットを使用しています。
今回使用しているアウトプットは、Asanaのアクションで取得できたアウトプットです。
「アウトプット」の「期日が今日までのタスク一覧を取得」をクリックし、設定しましょう。
取得したタスクが複数ある場合は、一覧となって表示されるので注意してください。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもAsanaとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付
はじめに紹介するのは、特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたことを通知するフローです。タスクの追加をチームに共有することで、チーム一丸となりタスクの解決に注力できそうですね。
2.Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
次に紹介するのは、Slackで投稿された内容で自動でAsanaにタスクを作成するフローです。Slackにタスク作成専用のチャンネルを指定しておけば、Asanaにログインする手間を省きつつタスクの作成を完了できるでしょう。
3.Salesforceの商談情報が登録されたらAsanaにタスクを追加しSlackに通知する
最後に紹介するのは、Salesforceとの連携フローです。タスクの作成とチャット通知を完了することで、他の業務の進行を円滑にするでしょう。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
AsanaとSlackを連携することで、重要なタスクの見落としを防ぎ、チームのタスク管理を効率化できるでしょう。タスクの見逃しを防ぐことで、チームメンバーの責任感の向上し、プロジェクトのスムーズな進行や成功につながる可能性があります。
ぜひ、Yoomを活用したAsanaとSlackの連携を業務に取り入れ、効率化を目指してみませんか？生産性の向上など多くのメリットを享受できるかもしれませんよ！
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