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「Asanaで管理しているタスクの期限を、いちいちカレンダーに手入力するのが面倒…」
「タスクの転記漏れがあって、大事な締め切りを忘れてしまった…」
このように、Asanaとカレンダーの二重管理に手間を感じたり、ヒューマンエラーによる対応漏れに悩んだりしていませんか？
もし、Asanaで新しいタスクが追加されたら、自動的にGoogleカレンダーやOutlookカレンダーに予定として登録される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるかもしれません。
スケジュール管理の精度を格段に向上させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定ができます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaにタスクが追加されたらOutlookのカレンダーに自動で登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、その期限を個人のカレンダーに手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、AsanaとOutlookのカレンダーを連携させることが可能であり、特定のプロジェクトにタスクが追加されると、自動でOutlookのカレンダーにタスクの期限が登録されるため、こうしたタスク管理に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Asanaとカレンダー連携の基本的な使い方
Asanaとカレンダーを連携すると、タスク管理とスケジュール管理が一気に楽になります。Asana のカレンダー表示を使えば、タスクの進捗が一目でわかり、Google カレンダーやOutlookと同期すれば、締め切りも見逃さずに管理できます。ただし、少し注意が必要であり連携機能は基本的に一方向のみなので、タスクの変更がカレンダーに反映されないことがあります。これでは手動で調整しなければならない場合も。
もし複数のツールをまとめて一気に連携したいなら、Yoom使うと面倒な作業もサクッと解決に繋がるはずです！
Asanaとカレンダーを連携する方法
普段お使いのAsanaとカレンダーツールを連携し、タスクの予定登録を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールのカレンダー機能にAsanaのタスクを登録する
Asanaで新しいタスクが作成された際に、Outlookなどのメールツールに搭載されているカレンダーへ自動で予定を登録することができます。
これまで手作業で行っていたタスクの転記作業や二重管理の手間をなくし、スケジュール管理を大幅に効率化できます。
■概要 タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、その期限を個人のカレンダーに手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、AsanaとOutlookのカレンダーを連携させることが可能であり、特定のプロジェクトにタスクが追加されると、自動でOutlookのカレンダーにタスクの期限が登録されるため、こうしたタスク管理に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
AsanaとOutlookカレンダーを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Outlookのカレンダーに期限を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：AsanaとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Asanaの連携
検索ボックスにAsanaと入力し、Asanaのアイコンをクリックします。
マイアプリにAsanaが追加されたことを確認出来たら、Asanaのマイアプリ登録は完了となります。
Outlookの連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要 タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、その期限を個人のカレンダーに手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、AsanaとOutlookのカレンダーを連携させることが可能であり、特定のプロジェクトにタスクが追加されると、自動でOutlookのカレンダーにタスクの期限が登録されるため、こうしたタスク管理に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
はじめにフローが動き出すきっかけとなる、Asanaのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」ではAsanaのどのプロジェクトのタスクを検知するかの設定を行います。
また、設定のテストで使用するため指定したプロジェクト内にタスクを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Asanaのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Outlookへのイベント登録の設定
次にOutlookにイベントを登録する設定を行います。画面赤枠の「自分のカレンダーにイベントを登録する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」では実際にOutlookのイベントに登録する内容を設定していきます。
タイトル、開始日時、終了日時：1つ前のステップで取得した値が設定されていることを確認してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
もし設定されていなければ下記画像のようにプルダウンから選択してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にOutlookにイベントが登録されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookへのイベント登録の設定を完了させてください。
Outlookの予定表を参照するとイベントが問題なく追加されていることも確認できます。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Asanaを活用したその他の便利な自動化テンプレート
他にも、Asanaを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
例えばAsanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録したり、Googleカレンダーで予定が作成されたらAsanaにタスクを追加したりと、タスク管理とスケジュール管理を自動化できます。
■概要 Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Asanaでタスク管理をしている方 ・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方 ・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方 2.業務でGoogleカレンダーを活用している方 ・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方 ・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方 Googleカレンダーはプロジェクトのスケジュールを一元管理することができ、メンバー間の共有も容易に行えるのがメリットです。 このテンプレートは、Asanaでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録することができます。 また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報が集約されるため、チームメンバーは常に最新のスケジュールを確認することができます。 ■注意事項 ・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 Asanaでタスクを管理し、Googleカレンダーでスケジュールを調整する際、手作業での情報転記に手間を感じていないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 GoogleカレンダーとAsanaを併用してタスク管理を行っているものの、カレンダーの予定をAsanaへ手作業で転記する際に、手間や入力漏れを感じていませんか。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーで特定の予定が作成されると、自動でAsanaにタスクが作成されるため、二重入力の手間を省き、タスク管理の抜け漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleカレンダーで管理している予定を、別途Asanaでタスクとして登録する際に、手作業での転記に手間を感じていませんか。また、対応漏れなどのミスが発生することもあるかもしれません。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
■概要Asanaでタスクを管理していても、自身のスケジュールはGoogleカレンダーで管理しているという方は多いのではないでしょうか。しかし、タスクが追加されるたびに手動でカレンダーに期日を登録するのは手間がかかり、登録漏れが原因で対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクを追加するだけで、自動でタスクの期日をGoogleカレンダーに登録できるため、タスクとスケジュールの管理をスムーズに連携させることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
■このテンプレートを使うメリット
しかし、Asanaで登録されたタスクをGoogleカレンダーに手動で連携している場合、誤入力や入力漏れが発生する可能性があり、効率化したいと感じているかもしれません。
AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理を効率化することが可能です。
このワークフローは、Asanaに新しいタスクが追加されると、その説明文をAIが自動で要約し、Googleカレンダーに予定として登録するため、こうした課題を解消します。GoogleカレンダーとAsana間の連携を自動化することで、二重入力の手間を省き、タスク管理とスケジュール調整を効率化します。
このワークフローは、calendarへの予定作成をきっかけに、AIが情報を整理し自動でAsanaへタスクを追加するため、こうした課題を解消し、タスク管理を円滑にします。
まとめ
Asanaとカレンダーの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、タスクの締め切りを正確に把握し、スケジュール管理の精度が向上するため、コア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Googleカレンダーと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：特定のタスクだけをカレンダーに登録したい
A：Asanaのタスクを取得した後に「分岐」のオペレーションを追加してください。例えば「重要と記載されているタスク」や「Aさんが担当者であるタスク」のように特定のタスクのみカレンダーに登録が可能になります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：タスク名以外もカレンダーに登録できる？
A：はい。可能です。例えばAsanaより取得した「タスクの説明」や「URL」などをカレンダーの説明欄に任意で追加することができます。
Q：連携が失敗したらどうやって気づける？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページをご確認ください。
