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「Asanaで管理しているタスクの期限を、いちいちカレンダーに手入力するのが面倒…」、「タスクの転記漏れがあって、大事な締め切りを忘れてしまった…」
このように、Asanaとカレンダーの二重管理に手間を感じたり、ヒューマンエラーによる対応漏れに悩んだりしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクが追加されたら、自動的にGoogleカレンダーやOutlookカレンダーに予定として登録される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるかもしれません。
スケジュール管理の精度を格段に向上させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定ができます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスク管理を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのAsanaとカレンダーツールを連携し、タスクの予定登録を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクが作成された際に、Outlookなどのメールツールに搭載されているカレンダーへ自動で予定を登録する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていたタスクの転記作業や二重管理の手間をなくし、スケジュール管理を大幅に効率化できます。
それではここから代表的な例として、Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Outlookのカレンダーに期限を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにAsanaと入力し、Asanaのアイコンをクリックします。
お手持ちのアカウントでAsanaにログインしてください。
マイアプリにAsanaが追加されたことを確認出来たら、Asanaのマイアプリ登録は完了となります。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
はじめにフローが動き出すきっかけとなる、Asanaのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」ではAsanaのどのプロジェクトのタスクを検知するかの設定を行います。
また、設定のテストで使用するため指定したプロジェクト内にタスクを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
下記のようにテスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Asanaのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にOutlookにイベントを登録する設定を行います。画面赤枠の「自分のカレンダーにイベントを登録する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」では実際にOutlookのイベントに登録する内容を設定していきます。
タイトル、開始日時、終了日時：1つ前のステップで取得した値が設定されていることを確認してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
もし設定されていなければ下記画像のようにプルダウンから選択してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にOutlookにイベントが登録されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookへのイベント登録の設定を完了させてください。
Outlookの予定表を参照するとイベントが問題なく追加されていることも確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
他にも、Asanaを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
例えばAsanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録したり、Googleカレンダーで予定が作成されたらAsanaにタスクを追加したりと、タスク管理とスケジュール管理を自動化できます。
Asanaとカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、タスクの締め切りを正確に把握し、スケジュール管理の精度が向上するため、コア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のタスクだけをカレンダーに登録したい
A：Asanaのタスクを取得した後に「分岐」のオペレーションを追加してください。例えば「重要と記載されているタスク」や「Aさんが担当者であるタスク」のように特定のタスクのみカレンダーに登録が可能になります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：タスク名以外もカレンダーに登録できる？
A：はい。可能です。例えばAsanaより取得した「タスクの説明」や「URL」などをカレンダーの説明欄に任意で追加することができます。
Q：連携が失敗したらどうやって気づける？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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