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「重要なメールが他のメールに埋もれてしまい、Slackでの情報共有が遅れてしまった…」
「毎度メールの内容をコピーして、Slackの特定チャンネルに貼り付ける作業が地味に面倒…」
このように、日々のメール対応とSlackでの情報共有の連携に手間や課題を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどでメールを受信した際、その内容を自動でSlackの指定チャンネルに通知できる仕組み</span>があったらどうでしょう？手作業での転記ミスや共有漏れを防いで、チーム全体のコミュニケーションをより迅速かつ円滑に進めることができますね！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に導入して、日々の情報共有を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したメールの内容をSlackに通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのメールツールで受信した内容をSlackに自動通知する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
これにより手動でのコピペ作業や情報共有の漏れがなくなり、迅速なコミュニケーションを実現できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで受信したメールをAIが自動で分析・要約し、その結果をSlackに通知する</span>フローです。
大量のメールの中から重要な情報だけを効率的に把握し、迅速に対応できるようサポートします！
<span class="mark-yellow">Zoho Mailなどで特定のキーワードを含むメールを受信した際、その内容を自動でSlackに通知する</span>フローです。
特定の案件や問い合わせに関する情報を見逃すことなく、チーム内でスピーディーに共有できますね！
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にSlackを検索してください。
ワークスペースのSlack URLを入力し「続行する」をクリックします。
次にメールアドレスを入力し「メールアドレスでサインインする」をクリックしてください。
メールアドレスに届く認証コードを入力しましょう。
Yoomの投稿先を選択して「許可する」をクリックするとSlackのマイアプリ連携が完了します。
※Slackのマイアプリ連携についてはこちらの記事もご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
先ほど送信したメールの重要度を判別する設定をします。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
プロンプトはあらかじめ設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
当日の予定変更という内容なので、AIが重要度を「高」と判断しました。
参考までに、以下のような内容のメールでテストすると…
重要度は「低」と判断されます。自動で仕分けてくれて便利ですね！
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
※ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
メールの重要度に合わせてフローの進行先(Slackのメッセージ内容)を切り替えるための設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
まず、切り替え対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「テキストを生成する」、取得した値は「生成結果」のままで大丈夫です。
次に切り替え条件を設定してください。
今回は取得した値(生成結果)が「高」「中」「低」のいずれかになるので、その3パターンを設定しました。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大15個まで設定できます。
設定が完了したら保存しましょう。
あとは重要度「高」「中」「低」に合わせてSlackのメッセージを設定していくだけです！
このステップでは同じ設定を3回繰り返します。
最初に重要度「高」の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
ステップ3・4と同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリック。
まずこちらを参考に該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておきましょう。
次に投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
メッセージはあらかじめ設定されていますが、編集できるので通知したい形式で設定してみましょう。
固定の文章や、Gmailから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※メンションもできます。設定方法はこちら。
設定が完了したらテストしてください。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
Gmailの内容が重要度「高」に振り分けられてSlackに届きました！
同じ要領で重要度「中」「低」も設定・テストし、保存してください。
テスト時は最初に使った重要度「高」のテストメールを使いまわして大丈夫です。
実際にフローボットを起動した際は、ステップ4でAIが判断した重要度に合わせて、ステップ5で設定した通りに自動で進行先が切り替わります！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知する方法でした！
Yoomでは、Slackを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Slackに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
メールとSlackの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の確認やSlackへの転記作業が不要になり、重要な情報の共有漏れや遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、チームは常に最新の情報を把握でき、よりスピーディーな意思決定や顧客対応が実現するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メールの添付ファイルもSlackに連携できますか？
A：Slackのアクションを「ファイルを送る」に変えることで可能です。この場合もメッセージ付きで送信することができます。
Q：AIの重要度判定を自社ルールに合わせられますか？
A：プロンプトに自社ルールを記載し、それに合わせるよう指示することで可能です。ただし、想定通りに判定されるかテストで確認が取れてから実際の運用に移ってください。
Q：Gmail以外のメール（Outlook等）でも設定できますか？
A：可能です。Gmailのトリガーを削除し、＋ボタンから普段お使いのメールツールを追加・設定してください。
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