AsanaとDiscordを連携してAsanaで期日切れのタスクをDiscordに通知する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：AsanaとDiscordをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaをクリックします。
(3)Asanaのサインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントのメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

(4)次はパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

(4)次はDiscordを登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からDiscordをクリックします。
(5)Discordのアカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を押します。
アクセストークンの取得は下記のサイトから設定してください。‍

Discord Developer Portal

詳細なマイアプリの連携方法は下記のサイトをご参照ください。

Discord Botのマイアプリ連携方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにAsanaとDiscordが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「毎日9時になったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は９時を設定しました。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Asanaと連携してタスク一覧を取得する

(1)次は、Asanaと連携して期日を過ぎたタスクの一覧を取得します。
「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」をクリックします。

(2)Asanaの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ワークスペースID、プロジェクトID、セクションID、期日を入力します。
・ワークスペースID：候補から選択
・プロジェクトID：候補から選択
・セクションID：候補から選択
・期日：日付から選択

入力が終わったら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Discordと連携してメッセージを送信する

(1)次は、Discordと連携してメッセージを送信します。
「メッセージを送信」をクリックします。

(2)Discordの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Discord(v2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、チャネルIDを入力します。
メッセージ内容に記入した文章がDiscordに通知されます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Asanaで期日切れのタスクをDiscordに通知する」フローボットの完成です。

AsanaとDiscordを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもAsanaとDiscordを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する

自動的にDiscordで通知されるため、Asanaを都度確認する手間をかけることなく、新しいタスクを把握することができます。これにより、タスクを作成してから通知されるまでのタイムラグを減らし、スムーズに情報共有ができるでしょう。

2.Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する

このフローを活用することで、Googleフォームの回答内容をAsanaに自動で登録できます。これにより、手動作業の負担を軽減し、入力ミスや漏れの防止が期待できます。特に、Googleフォームで情報収集を行う方に役立つでしょう。

3.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

AsanaとGoogleカレンダーを連携することで、ツールを行き来する手間を減らすことが期待できます。また、Googleカレンダーにタスクやイベントが集約されるため、チームメンバーは最新のスケジュールを確認することができます。

さらに、AsanaとDiscordを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Asanaを使用したフローボットテンプレート一覧

Discordを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

AsanaとDiscordの連携は、タスク管理を効率化し、チーム全体の生産性を高める便利な仕組みとなりそうです！期日切れのタスクをDiscordで通知することで、情報の即時共有、進行状況の可視化、責任の明確化、ツール利用率の向上、そしてスムーズなコミュニケーション促進が実現するでしょう。特にリモートワークや多忙なプロジェクト環境では、タスクの埋もれを防ぐことが期待できます。この仕組みを取り入れることで、タスク遅延を減らし、チーム全体で目標を達成するための基盤を築けるでしょう。
ぜひ、この連携の導入を検討してみてください。