AsanaとDiscordを連携してタスクの期限切れを自動通知！

リモートワークや複数プロジェクトの同時進行では、スケジュールの遅延や、タスクの見落としが大きな課題ではありませんか？
そんな中、AsanaとDiscordを連携し、期日切れのタスクを通知する仕組みは、これらの課題を解消する有力なソリューションとなるでしょう。
この仕組みを導入することで、タスクの進行状況をチーム全体ですぐに把握できるだけでなく、責任の明確化や円滑なコミュニケーションも実現するでしょう。
この記事では、AsanaとDiscordを連携するメリットと連携方法を具体例と画像を含めながら詳しく紹介します。

こんな方におすすめ

・リモートワークで働くチームのリーダーやメンバー

・複数のプロジェクトを並行して管理するプロジェクトマネージャー

・スケジュールの遅延が頻発しやすいチーム

AsanaとDiscordの連携メリットと具体例

メリット1: コミュニケーションの促進

AsanaとDiscordを連携することで、Asanaに登録された期日切れのタスクを検知し、指定日時に自動でDiscordに通知します。これにより、期日切れのタスクが通知された際に、原因や解決策についてすぐに話し合うことができ、問題解決までの時間を短縮するでしょう。
例えば、あるタスクの遅延がリソース不足によるものである場合、通知を受けたメンバー間ですぐに「誰が支援に入るか」「どのリソースを優先的に割り当てるべきか」を話し合うことができます。これにより、遅延が他のプロジェクトに波及する前に対応することが可能となるでしょう。また、問題の共有が簡単になることで、「困ったときはすぐに相談できる」という心理的安心感もチーム内に広がるでしょう。

メリット2: タスク進行状況の可視化

Asana内でタスクが期日切れになると、指定日時に自動でDiscordに通知されるため、状況が「見える化」できます。
通知に期日や担当者、タスクの概要が記載されることで、具体的にどの作業が遅れているのかを簡単に確認できます。通知を整理する方法も自由度が高く、「期日別」「プロジェクト別」「担当者別」に分類することで、遅延の優先度を考慮した次のアクションが明確になるでしょう。
たとえば、「今週中に完了予定だったタスクが3つ遅延している」という通知が届いた場合、優先すべき作業をチームでスムーズに決めることができるでしょう。
この仕組みは、特に複数プロジェクトを並行管理している場合に有効で、タスクの取りこぼしや遅延を最小限に抑える効果が期待できます。

メリット3: タスク管理ツールの利用率向上

AsanaとDiscordを連携させることで、タスク管理ツール自体の利用頻度や定着率向上が期待できます。たとえば、Discordを頻繁に利用するチームであれば、通知が日常のチャットの中に埋もれる心配が少なく、むしろ「タスク管理を意識するきっかけ」となります。Asana内での作業やタスクチェックが自然に促され、ツールの活用度が上がるでしょう。
これにより、タスクの「登録したまま忘れる」という問題が減り、メンバー全員が進捗確認のプロセスに参加しやすくなる可能性があります。特に、ツール利用がチーム内で浸透していない場合でも、通知が日常の作業フローに組み込まれるため、管理ツールへの関心を高めるきっかけとなるでしょう。

[Yoomとは]

AsanaとDiscordの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Asanaで期日切れのタスクをDiscordに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：AsanaとDiscordをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaをクリックします。
(3)Asanaのサインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントのメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

(4)次はパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

(4)次はDiscordを登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からDiscordをクリックします。
(5)Discordのアカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を押します。
アクセストークンの取得は下記のサイトから設定してください。‍

Discord Developer Portal

詳細なマイアプリの連携方法は下記のサイトをご参照ください。

Discord Botのマイアプリ連携方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにAsanaとDiscordが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「毎日9時になったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は９時を設定しました。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Asanaと連携してタスク一覧を取得する

(1)次は、Asanaと連携して期日を過ぎたタスクの一覧を取得します。
「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」をクリックします。

(2)Asanaの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ワークスペースID、プロジェクトID、セクションID、期日を入力します。
・ワークスペースID：候補から選択
・プロジェクトID：候補から選択
・セクションID：候補から選択
・期日：日付から選択

入力が終わったら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Discordと連携してメッセージを送信する

(1)次は、Discordと連携してメッセージを送信します。
「メッセージを送信」をクリックします。

(2)Discordの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Discord(v2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、チャネルIDを入力します。
メッセージ内容に記入した文章がDiscordに通知されます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Asanaで期日切れのタスクをDiscordに通知する」フローボットの完成です。

AsanaとDiscordを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもAsanaとDiscordを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する

自動的にDiscordで通知されるため、Asanaを都度確認する手間をかけることなく、新しいタスクを把握することができます。これにより、タスクを作成してから通知されるまでのタイムラグを減らし、スムーズに情報共有ができるでしょう。

2.Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する

このフローを活用することで、Googleフォームの回答内容をAsanaに自動で登録できます。これにより、手動作業の負担を軽減し、入力ミスや漏れの防止が期待できます。特に、Googleフォームで情報収集を行う方に役立つでしょう。

3.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

AsanaとGoogleカレンダーを連携することで、ツールを行き来する手間を減らすことが期待できます。また、Googleカレンダーにタスクやイベントが集約されるため、チームメンバーは最新のスケジュールを確認することができます。

さらに、AsanaとDiscordを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Asanaを使用したフローボットテンプレート一覧

Discordを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

AsanaとDiscordの連携は、タスク管理を効率化し、チーム全体の生産性を高める便利な仕組みとなりそうです！期日切れのタスクをDiscordで通知することで、情報の即時共有、進行状況の可視化、責任の明確化、ツール利用率の向上、そしてスムーズなコミュニケーション促進が実現するでしょう。特にリモートワークや多忙なプロジェクト環境では、タスクの埋もれを防ぐことが期待できます。この仕組みを取り入れることで、タスク遅延を減らし、チーム全体で目標を達成するための基盤を築けるでしょう。
ぜひ、この連携の導入を検討してみてください。