Asanaの期日切れタスクをLINE WORKSで自動通知する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：AsanaとLINE WORKSをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaをクリックします。
(3)Asanaのサインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントのメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

(4)次はパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

(5)次にLINE WORKSの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からLINE WORKSをクリックします。
(6)LINE WORKSの新規登録画面が出るので、クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力し、「追加」をクリックします。
LINE WORKSのマイアプリ登録方法は下記のリンクをご参照ください。

LINEWORKS（API2.0）のマイアプリ登録方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにAsanaとLINE WORKSが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「毎日9時になったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は９時を設定しました。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Asanaと連携してタスク一覧を取得する

(1)次は、Asanaと連携して期日を過ぎたタスクの一覧を取得します。
「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」をクリックします。

(2)Asanaの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ワークスペースID、プロジェクトID、セクションID、期日を入力します。
・ワークスペースID：候補から選択
・プロジェクトID：候補から選択
・セクションID：候補から選択
・期日：日付から選択

入力が終わったら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：LINE WORKSと連携してトークルームにメッセージを送信する

(1)次は、LINE WORKSと連携してトークルームにメッセージを送信します。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。

(2)LINE WORKSの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「トークルームにメッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ボットIDを候補から選択し、赤線を確認の上、トークルームIDを入力します。
メッセージに記入した内容がLINE WORKSに通知されます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Asanaで期日切れのタスクをLINE WORKSに通知する」フローボットの完成です。

AsanaとLINE WORKSを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもAsanaとLINE WORKSを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Asanaで期日が今日までのタスクをLINE WORKSに通知する

自動で期限が今日までのタスクをLINE WORKSに通知されることで、情報管理の漏れを防ぐことが期待できます。LINE WORKSの通知先のチャンネルや通知内容は自由に設定でき、柔軟に対応可能です。

2.Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知

タスクが完了すると、自動で指定したトークルームに通知されます。これにより、管理者やリーダーはタスク完了の確認手間を省き、状況を把握しやすくなるでしょう。また、通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームは自由にカスタマイズができます。

3.LINE WORKSで投稿された内容をAsanaに追加する

LINE WORKSの情報をもとにAsanaにタスクが自動追加されるため、転記する手間の削減が期待できます。これにより、転記漏れや記入ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減できるでしょう。重要なタスクの見逃しを防ぎたい方におすすめです。

さらに、AsanaとLINE WORKSを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Asanaを使用したフローボットテンプレート一覧

LINE WORKSを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

AsanaとLINE WORKSの連携は、タスク管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させる便利な手段となるでしょう。
タスク期日切れを自動で通知することで対応の遅れを防ぎ、チーム全員がリアルタイムで状況を把握でき、確認作業の軽減が期待できます。また、柔軟な通知設定やスムーズなコミュニケーションの促進により、プロジェクトの進行をよりスムーズにするでしょう。
この連携は、リモートワークや複数プロジェクトを同時進行している忙しいチームに特におすすめです。
タスク管理に課題を抱えている方は、ぜひこの連携を導入し、チームのパフォーマンスを向上させてみてはいかがでしょうか？