2024/11/19
アプリ同士の連携方法

AsanaとLINE WORKSを連携してAsanaで期日切れのタスクをLINE WORKSに通知する方法

t.aizawa
AsanaとLINE WORKSの連携イメージ

目次

ビジネスの現場では、タスク管理の効率化がプロジェクト成功の鍵だと考えます。
しかし、期日を過ぎたタスクが見落とされることはありませんか?特に忙しいチームでは、管理ツール内だけで状況を把握するのは限界があるかもしれません。
そんなときに役立つのが「Asana」と「LINE WORKS」の連携です。Asanaで管理しているタスクの期日切れ情報をLINE WORKSに通知することで、タスクの進捗状況を指定された日時に自動通知し、対応のスピードを向上させることが期待できます。
本記事では、この連携がもたらす具体的なメリットと連携方法を紹介します。

こんな方におすすめ

・タスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・複数プロジェクトを同時に進行するチーム
・情報共有やフォローアップに課題を感じているチーム

AsanaとLINE WORKSの連携メリットと具体例

メリット1:期日切れのタスクを可視化する

タスク管理ツールとしてAsanaは非常に便利ですが、タスク期日を超えたものを見落とすことはありませんか?
特に、プロジェクトが複数並行して進んでいる場合、進捗状況を把握するだけで時間を取られることも少なくないでしょう。LINE WORKSを使ってタスクの期日切れを通知すれば、どのタスクが未完了なのか、誰が対応すべきなのかがわかりやすくなります。
たとえば、LINE WORKSのグループチャットで「○○さんの『見積書提出』タスクが期日を過ぎています」と自動的に共有されることで、全員が状況を認識できます。タスク管理者が確認作業を行わずとも、すぐに必要なアクションを取れる環境が整うでしょう。
このように、AsanaとLINE WORKSを連携することで、タスク状況の可視化向上が期待できます。

メリット2:フォローアップの効率化

期日切れタスクが発生した際、適切なフォローアップを行わないとタスクがさらに遅延し、プロジェクト全体に影響が及ぶかもしれません。しかし、タスクの進捗状況を個別に確認して連絡するのは時間がかかります。
AsanaとLINE WORKSを連携して自動通知することで、期日切れタスクが自動的にチーム全体や関連メンバーに共有されるため、必要なフォローアップがすぐに行えるでしょう。たとえば、タスクの責任者が通知を受けた後、「本日中に完了します」と返信すれば、上司やチーム全体がその対応状況を把握し、LINE WORKS内で直接タスク内容について議論することで、別途会議を開く手間を省き、フォローアップの効率化が可能となるでしょう。

メリット3:通知方法の柔軟性が向上する

LINE WORKSを使うことで、通知の送り方に柔軟性を持たせることができるでしょう。
Asana単体では、タスクの状況は主にプラットフォーム内で確認する必要がありますが、LINE WORKSとの連携により、通知を個別メンバーに送るか、全体に共有するかを選択できるようになります。
たとえば、大規模なプロジェクトにおいて、全員に通知を送るのではなく、関係者のみが通知を受け取れるように設定すれば、不要な混乱を防ぎつつ必要な情報を確実に届けることが可能となるでしょう。また、特定の重要タスクに関しては通知専用のチャンネルを作成し、情報の埋もれを防ぐことが期待できます。

[Yoomとは]

AsanaとLINE WORKSの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Asanaで期日切れのタスクをLINE WORKSに通知する」フローを一緒に作っていきましょう!

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう!

ステップ1:AsanaとLINE WORKSをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaをクリックします。
(3)Asanaのサインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントのメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

(4)次はパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

(5)次にLINE WORKSの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からLINE WORKSをクリックします。
(6)LINE WORKSの新規登録画面が出るので、クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力し、「追加」をクリックします。
LINE WORKSのマイアプリ登録方法は下記のリンクをご参照ください。

LINEWORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにAsanaとLINE WORKSが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう!

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「毎日9時になったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:Asanaと連携してタスク一覧を取得する

(1)次は、Asanaと連携して期日を過ぎたタスクの一覧を取得します。
「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」をクリックします。

(2)Asanaの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ワークスペースID、プロジェクトID、セクションID、期日を入力します。
・ワークスペースID:候補から選択
・プロジェクトID:候補から選択
・セクションID:候補から選択
・期日:日付から選択

入力が終わったら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4:LINE WORKSと連携してトークルームにメッセージを送信する

(1)次は、LINE WORKSと連携してトークルームにメッセージを送信します。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。

(2)LINE WORKSの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「トークルームにメッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ボットIDを候補から選択し、赤線を確認の上、トークルームIDを入力します。
メッセージに記入した内容がLINE WORKSに通知されます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Asanaで期日切れのタスクをLINE WORKSに通知する」フローボットの完成です。

AsanaとLINE WORKSを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもAsanaとLINE WORKSを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Asanaで期日が今日までのタスクをLINE WORKSに通知する

自動で期限が今日までのタスクをLINE WORKSに通知されることで、情報管理の漏れを防ぐことが期待できます。LINE WORKSの通知先のチャンネルや通知内容は自由に設定でき、柔軟に対応可能です。

2.Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知

タスクが完了すると、自動で指定したトークルームに通知されます。これにより、管理者やリーダーはタスク完了の確認手間を省き、状況を把握しやすくなるでしょう。また、通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームは自由にカスタマイズができます。

3.LINE WORKSで投稿された内容をAsanaに追加する

LINE WORKSの情報をもとにAsanaにタスクが自動追加されるため、転記する手間の削減が期待できます。これにより、転記漏れや記入ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減できるでしょう。重要なタスクの見逃しを防ぎたい方におすすめです。

さらに、AsanaとLINE WORKSを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Asanaを使用したフローボットテンプレート一覧

LINE WORKSを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

AsanaとLINE WORKSの連携は、タスク管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させる便利な手段となるでしょう。
タスク期日切れを自動で通知することで対応の遅れを防ぎ、チーム全員がリアルタイムで状況を把握でき、確認作業の軽減が期待できます。また、柔軟な通知設定やスムーズなコミュニケーションの促進により、プロジェクトの進行をよりスムーズにするでしょう。
この連携は、リモートワークや複数プロジェクトを同時進行している忙しいチームに特におすすめです。
タスク管理に課題を抱えている方は、ぜひこの連携を導入し、チームのパフォーマンスを向上させてみてはいかがでしょうか?

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