AsanaとSlackを連携して、Asanaで期限が切れたタスクを自動的にSlackに通知する方法

「重要なタスクを見逃した」「いつの間にか期日が過ぎていた」いう経験をしたことはありませんか？
そのようなリスクを軽減させるために、色々な策を講じている方もいらっしゃると思います。
この記事ではAsanaとSlackを連携して「Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する」方法をご紹介します。
さらにYoomを活用すると、ノーコードでアプリ連携やフローボットを作成することが可能です。
実際のYoomの画面と合わせて、設定手順を詳しく解説します。
ぜひ、ご覧ください。

こんな方におすすめ‍

・プロジェクト管理でタスクの対応漏れや進捗状況の把握方法に課題を感じている方
・チーム間でのタスク進捗共有し、フォローアップを円滑に行いたい方
・リモートワーク環境で素早くタスク状況を共有する方法を探している方
・ITツールの連携を活用して、プロジェクトの効率を向上させたいと考えている方
・AsanaとSlackを使用しており、各アプリを連携して業務効率化を図りたい方

AsanaとSlackの連携メリットと具体例

メリット1:タスクの対応漏れ軽減

AsanaとSlackを連携すると、自動的にタスク期日切れを通知できるので、タスクの対応漏れを防ぐことが期待できます。
例えば、営業担当が契約書作成のタスクを忘れていたとします。
期限がすぎたタスクの情報を、いつも使用しているチャットツールに通知がくることで、損失のリスクが低いタイミングで対応ができそうです。
さらに、マネージャーなどの管理者がSlackでタスクの進捗を確認できるため、フォローアップの手間を軽減できます。
チーム全体がタスク状況を確認しやすくなり、すぐにアクションを行えるため、業務の効率化を図れるでしょう。

メリット2:容易にタスクの優先順位を再確認できる

いつも使用しているSlackに期日が切れたタスクを確認できるので、優先順位を確認しながら、スケジューリングすることが可能になります。
例えば、複数のプロジェクトを進行していて、対応するタスクが多数あるとしましょう。
他のタスクに埋もれていた期日切れのタスクから、優先的に進めることができそうです。
これにより、重要なタスクの対応漏れを防ぎ、一日の業務をスムーズに進めることが期待できます。

メリット3:プロジェクトの遅延を防げる

タスクの期日切れは、プロジェクト進行が遅延するリスクが考えられます。
特に重要なタスクの場合、プロジェクト運営に差し障る可能性もあります。
例えば、新卒採用チームが次の面接日程の通知をし忘れていたとしましょう。
早期にタスク漏れを確認できれば、すぐに対策を行うことができ、円滑な業務進行が期待できそうです。
これにより、安定的なプロジェクト進行ができ、仕事の生産性向上ができるでしょう。

以上AsanaとSlackを連携するメリット3つをご紹介しました。
次にYoomについて解説します。

[Yoomとは]

AsanaとSlackの連携フローの作り方

次に「Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する」のフローボット設定を進めていきましょう。
Yoomのアカウント発行がまだの方はこちらから。
まずは下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

すると、テンプレートのコピーができたと表示が出たら「OK」をクリックしましょう。

ステップ1:AsanaとSlackをマイアプリ連携

Yoomとアプリを連携しましょう。
この作業を行うと、フローボットを作成できるようになります。

1.Asanaのマイアプリ登録

まずはAsanaから連携します。
Yoomのワークスペースにログインしたら、左上のマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧の画面で、Asanaを選択します。

メールアドレスを入力しましょう。

パスワードを入力してください。

以上でAsanaのマイアプリ登録が完了しました。

2.Slackのマイアプリ登録

次にSlackを連携しましょう。

先ほどと同じ手順で、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧の画面でSlackを選択してください。

ワークスペースのSlack URLを入力して「続行」をクリックしましょう。

Yoomがワークスペースにアクセスする権限をリクエストする画面をスクロールしてください。
投稿したいチャンネルを選択し、「許可」をクリックします。

以上でSlackの登録が完了しました。

‍ステップ2:スケジュールトリガーを設定

次にフローボットを設定していきましょう。
「毎日9時になったら」をクリックしてください。

1.実行時間の指定

・通知したい曜日にチェックを入れてください。
・時間にはフローボットを起動したい時間を入力しましょう。
・入力できたら保存しましょう。

ステップ3:Asanaのアクションを設定

次に「特定のセクションで期日がすぎたタスクの一覧を取得」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・Asanaと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得」を選択します。
・設定できたら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

・ワークスペースIDは候補から選択しましょう。
・プロジェクトID、セクションIDを設定してください。
・期日は添付画像のように、日付の項目から入力しましょう。
・設定できたら、テストを実行します。

・テストが成功し、アプトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:Slackのアクションを設定

次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックして設定を完成させましょう！

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Slackと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
・入力できたら、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・投稿先のチャンネルIDを候補から選択しましょう。
→送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。詳しくはこちらをご確認ください。
・メッセージには、添付画像のようにAsanaのアウトプットから選択し、メッセージを入力しましょう。
→<@メンバーID>と記載することでメンションをつけることもできます。こちらをご確認ください。
・設定したらテストをクリックし、Slackにメッセージが送信できたら保存しましょう。

保存をクリックすると、設定ができたという表示が出るので「トリガーをON」をクリックしましょう。

以上でフローボットの設定が完了しました！

AsanaとSlackを活用した自動化例

Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はその一部をご紹介します。

1.Slackに投稿された内容を、自動的にAsanaにタスクとして追加するテンプレートです。

手動でタスクを入力していると、入力の手間や追加漏れなどが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すると、事務作業を減らし、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
その結果、タスクに素早く対応でき、業務の生産性を向上できるかもしれません。

2.Asanaで期日が今日までのタスクを自動的にSlackに通知するテンプレートです。

いつも使用しているチャットツールにタスクの期限を自動通知できるので、一日のスケジュールを立てやすくなるかもしれません。
また、重要なタスクの対応漏れを防ぎ、業務の効率化が期待できます。

3.Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、自動的にSlackに通知するテンプレートです。

タスクの完了をSlackに通知することで、チームでタスクの情報を共有しやすくなります。
いつも使用しているチャットツールに通知がくるので、タスクについてコミュニケーションを取りやすくなります。
タスクの進行具合を確認しやすくなることで、円滑にプロジェクトを進められるようになるでしょう。

まとめ

AsanaとSlackを連携することで、タスクの対応漏れを防ぎ、業務の優先順位を立てて効率的に進めることができそうです。
また、タスク漏れによるプロジェクト進行が遅延するリスクも軽減できそうです。
万が一タスクの期日が過ぎても、素早く対応ができるので、期限切れによる損失も最小限に抑えられるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくてもアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
初心者でも簡単に事務作業を自動化できるので、気軽に試せると思います。

この機会にYoomを使い、AsanaとSlackを連携させて、タスク管理を効率化してみませんか？