Asanaでタスクが追加されたらkintoneに追加する方法

[Yoomとは]

これから、【Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加する】というフローボットの作成方法をご紹介します。

Asanaとkintoneの連携フローの作り方

ステップ1: Asanaとkintoneのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。

2.新規接続をクリックします。

3.登録したいアプリを検索して登録します。赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はAsanaとkintoneをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、Asanaとkintoneのアイコンがマイアプリに表示されます。

なお、kintoneマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの情報が必要となります。
詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

kintoneマイアプリ登録

また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合はこちらを参照してください。

その他、Yoomについてわからないことがあれば、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

今回は、【Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録できるようになり、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を省くことができます。
また、自動化によりコア業務に注力できる時間を生み出し、業務全体の進行をスピーディーに行えます。

1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3: 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーを設定

1.上からフローアイコンを順番にクリックしながら設定していきましょう。
各アイコンには「！」マークが付いているので、順にクリックして進めます。
まず、一番上の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。

2. タイトルは自由に変更できます。
Asanaと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。

3. トリガーの起動間隔を設定してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
エラーが出なければ、保存してください。

※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ4:kintoneでレコードを追加するアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「レコードを追加する」のアイコンをクリックしましょう。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを追加する」を選びます。

3.アプリIDを入力してください。
欄をクリックすると、候補が表示されます。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。

4.追加するレコードの値を入力してください。
設定が完了したらテストを行い、問題なければ保存しましょう。

5.これで【Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加する】というフローが完成しました。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。これでフローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使用すれば、難しい手順は不要で、誰でも簡単に設定できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Asanaとkintoneを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもAsanaとkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Asanaとkintoneのその他の自動化例

指定プロジェクト内のタスクが更新されたらkintoneのレコードを更新したり、Asanaでタスクが完了したらkintoneのステータスを更新することができます。
他にも、追加でSlackと連携して、タスクが追加されたらkintoneへ追加して通知することも可能です。

Asanaを活用した自動化例

Asanaで期日切れのタスクを通知する

Asanaで作成した期日切れタスクを自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。

Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する

情報の自動反映によって手動作業を減らせるため、業務プロセスをスムーズに進められるでしょう。

投稿された内容をAsanaに追加する

自動でタスクが追加されることにより、タスクの見落としや管理ミスを減らせる可能性があります。  

kintoneを活用した自動化例

kintoneでコメントが投稿されたら通知する

kintone上でコメントがあった際にその内容をリアルタイムに共有することで、必要な対応にすぐに取り掛かれるようになるはずです。

承認されたらkintoneにレコードを登録する

自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることができます。

Asanaとkintoneを連携するメリット

メリット1: ヒューマンエラーの削減

Asanaを連携することで、手動でのデータ入力作業を自動化できるため、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
通常、異なるシステムにタスク情報を手作業で入力すると、誤入力や更新漏れ、入力ミスが発生しやすく、その結果、修正や確認に多くの時間を費やすことになります。
しかし、Asanaからkintoneへタスクが自動的に追加されることで、これらのミスを防ぎ、業務をスムーズに進められるようになるでしょう。
その他の業務に集中する時間を確保できるようになり、チーム全体のパフォーマンス向上につながるかもしれません。

メリット2: タスク進捗の可視化

アプリ同士の連携により、タスクの進捗状況がより分かりやすくなるはずです。
この連携によって、「管理者はプロジェクト全体を監視し、どのタスクが遅れているかやボトルネックを迅速に把握できるようになるでしょう。
タスクの遅延を早めに把握し、必要に応じて適切なメンバーにタスクを再配分するなど、効果的な対策を講じられるようになると予想されます。
また、課題がわかることでチーム全体が共通の目標に向かって協力しやすくなり、結果的にプロジェクトの効率的な運営につながりそうです

まとめ

Asanaとkintoneの連携により、Asanaで管理しているタスクの情報を自動的にkintoneに登録できるようになりました。
これにより、手間のかかっていたデータ入力作業を自動化し、業務効率の改善が期待できるでしょう。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に複数のアプリを連携させ、普段の業務フローをスムーズに進められるようになります。
データの整理や定型文の作成など、これまで手作業で行っていたタスクを自動化ツールに任せてみませんか？