Asanaのタスク情報を自動的にGoogleカレンダーに登録する方法

[Yoomとは]

AsanaとGoogleカレンダーの連携フローの作り方

それでは早速、「Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する」の設定方法を解説します。
Yoomの画面を交えて説明しますので、一緒に操作してみてください！
今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトへコピーしたら、Yoomのテンプレートサイトに移ります。
画面をスクロールして、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

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テンプレートがコピーされましたという表示が出てくるのでOKを選択してください。

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以上でテンプレートのコピーが完了しました。

ステップ1:AsanaとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

次にYoomとアプリを連携する作業を行います。

1.AsanaとYoomを連携する

まずはAsanaから連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、左上に表示されているマイアプリを選択して、新規接続をクリックしてください。

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マイアプリの新規接続でAsanaを選択します。

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Asanaのログイン画面に移行するので、メールアドレスを入力してください。

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次にパスワードを入力しましょう。

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以上でAsanaのマイアプリ登録が完了しました。

2.GoogleカレンダーとYoomを連携する

次にGoogleカレンダーを連携しましょう。
先程の手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

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マイアプリの新規接続でGoogleカレンダーをクリックします。

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YoomとGoogleカレンダーを連携する画面で「Sign in with Google」をクリックしましょう。

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アカウントの選択の画面で、連携したいアカウントを選択します。

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Yoomにログインの画面で「次へ」をクリックしましょう。

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Googleアカウントへのアクセスを求める画面で「続行」をクリックしてください。

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以上ですべてのマイアプリ登録が完了しました。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2:Asanaのトリガー設定

次にフローボットの設定を行います。
「特定のプロジェクトに新しいタスクが」の項目をクリックしましょう。

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1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意ですので変更したい場合は、入力してください。
・Asanaと連携するアカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしましょう。

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2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔はプルダウンから選択しましょう。
・ワークスペースIDとプロジェクトIDを候補から選択するもしくは入力してください。
・全て設定できたら、テストをクリックしましょう。
注）トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:Googleカレンダーのアクション設定

次に「予定を作成」をクリックして設定しましょう。

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1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意で、変更可能です。
・Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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2.API接続設定

・カレンダーIDなどの必須項目を入力しましょう。
・予定のタイトルや予定の開始日時など、Asanaのアウトプットから選択できる項目は、添付画像のように入力してください。

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予定の説明は、添付画像のようにAsanaの情報を入力するとわかりやすいです。

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設定できたらテストを実行しましょう。
テストが成功したら、Googleカレンダーにタスクの情報が登録できました。

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ここまでできたら、保存しましょう。
設定ができたら、添付画像のポップアップが表示されますので「トリガーをON」をクリックしましょう。

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以上でフローボットの設定が完了しました！

AsanaやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもAsanaやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Googleカレンダーを活用した自動化例

登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。

登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

登録された情報で自動でGoogleカレンダーに予定を作成するので、チーム全体の業務効率向上につながります。

フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成して追加する

フォームの入力情報をもとに、Googleカレンダーの予定作成と情報登録が自動で行えるフローボットです。

Asanaを活用した自動化例

情報が登録されたら、Asanaにタスクを追加する

登録した情報がスピーディーにAsanaに追加されることで、チームメンバーが常に最新の状況を確認できるため、情報共有をスムーズに行うことができます。

Asanaでタスクが完了したら通知する

Asanaでタスクが完了した後、コミュニケーションツールに自動的に通知を送ります。

AsanaとGoogleカレンダーを連携するメリット

メリット1:登録作業を自動化できる

タスクの期日を手作業で行なっていると、登録する手間やタスクの登録漏れによってスケジュールが重複する可能性があります。
そこでAsanaとGoogleカレンダーを連携して、自動的にタスクをカレンダーに登録できることにより、事務作業を軽減することができるでしょう。
例えば複数のプロジェクトを担当していて、タスクの登録が頻繁に行われる場合、登録作業が自動化できれば、契約書締結など重要なタスクに時間を割くことができそうです。
その結果、事務作業の負担が軽減され、業務に集中できるでしょう。

メリット2:タイムマネジメントを容易に行える

AsanaとGoogleカレンダーを連携すると、スケジュール管理を容易に行うことができます。
カレンダーを確認するだけでタスク以外の予定も把握でき、全体の予定を可視化できるでしょう。
例えば、営業に関する業務を行う場合、契約書作成や企業の訪問など複数のタスクの優先順位を決定しやくなり、業務を効率的に行うことが可能になりそうです。
業務のスケジューリングがスムーズに行えると、仕事の生産性を向上できるかもしれません。

まとめ

AsanaとGoogleカレンダーを連携すると、自動的にタスク登録ができるので、タスクの登録漏れや事務作業の手間を軽減できそうです。
またタスク以外の予定も可視化できるため、スケジュール管理がしやすくなり、業務を効率的に行うことが期待できます。
さらにYoomを活用すると、専門的な知識不要でアプリ連携が可能です。
誰でも簡単に操作できるので、非エンジニアにも試しやすいです。
ぜひこの機会に、AsanaとGoogleカレンダーを連携し、タスク管理の効率化を図りましょう！

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