Asanaのタスク情報を自動的にGoogleカレンダーに登録しよう！

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移ります。
画面をスクロールして、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

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テンプレートがコピーされましたという表示が出てくるのでOKを選択してください。

以上でテンプレートのコピーが完了しました。

ステップ1:AsanaとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

次にYoomとアプリを連携する作業を行います。

1.AsanaとYoomを連携する

まずはAsanaから連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、左上に表示されているマイアプリを選択して、新規接続をクリックしてください。

マイアプリの新規接続でAsanaを選択します。

Asanaのログイン画面に移行するので、メールアドレスを入力してください。

次にパスワードを入力しましょう。

以上でAsanaのマイアプリ登録が完了しました。

2.GoogleカレンダーとYoomを連携する

次にGoogleカレンダーを連携しましょう。
先程の手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でGoogleカレンダーをクリックします。

YoomとGoogleカレンダーを連携する画面で「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択の画面で、連携したいアカウントを選択します。

Yoomにログインの画面で「次へ」をクリックしましょう。

Googleアカウントへのアクセスを求める画面で「続行」をクリックしてください。

以上ですべてのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:Asanaのトリガー設定

次にフローボットの設定を行います。
「特定のプロジェクトに新しいタスクが」の項目をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意ですので変更したい場合は、入力してください。
・Asanaと連携するアカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔はプルダウンから選択しましょう。
・ワークスペースIDとプロジェクトIDを候補から選択するもしくは入力してください。
・全て設定できたら、テストをクリックしましょう。
注）トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:Googleカレンダーのアクション設定

次に「予定を作成」をクリックして設定しましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意で、変更可能です。
・Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・カレンダーIDなどの必須項目を入力しましょう。
・予定のタイトルや予定の開始日など、Asanaのアウトプットから選択できる項目は、添付画像のように入力してください。

予定の説明は、添付画像のようにAsanaの情報を入力するとわかりやすいです。

設定できたらテストを実行しましょう。
テストが成功したら、Googleカレンダーにタスクの情報が登録できました。

ここまでできたら、保存しましょう。
設定ができたら、添付画像のポップアップが表示されますので「トリガーをON」をクリックしましょう。

以上でフローボットの設定が完了しました！

Asana・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

Yoomには、今回ご紹介したフローボット以外にも自動化できるテンプレートが多数あります。

1.ご紹介したフローボットの応用編ですが、Asanaに登録されたタスクの担当者情報を取得して、担当者のGoogleカレンダーに予定を登録することも可能です。
このテンプレートを活用することで、担当者はAsanaにログインせず、Googleカレンダー上でタスクを確認できます。
カレンダーに自動的に追加できるため、タスクの漏れを防ぐことが期待できます。

2.Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Slackにメッセージを自動で送信できるテンプレートです。
Asanaを確認しなくても、タスクが登録されたらSlackに通知がくるので、Asanaを都度確認する手間が省け、作業に集中できそうです。

3.毎朝Googleカレンダーの予定を、LINE WORKSへ通知するテンプレートです。
予定を毎朝自動的に通知できるため、予定の漏れを防ぎ、一日のスケジューリングを効率的に行うことができそうです。
注）ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性がありますので、詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
AIオペレーションは有料プランのみでご利用いただける機能です。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中に制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。

まとめ

AsanaとGoogleカレンダーを連携すると、自動的にタスク登録ができるので、タスクの登録漏れや事務作業の手間を軽減できそうです。
またタスク以外の予定も可視化できるため、スケジュール管理がしやすくなり、業務を効率的に行うことが期待できます。
さらにYoomを活用すると、専門的な知識不要でアプリ連携が可能です。
誰でも簡単に操作できるので、非エンジニアにも試しやすいです。
ぜひこの機会に、AsanaとGoogleカレンダーを連携し、タスク管理の効率化を図りましょう！

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