Asanaでタスクを登録したらGoogle Chatに自動通知する方法｜情報共有を迅速化

ステップ1:AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携

まず、AsanaとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録していきましょう。

1. Asanaの登録方法

左欄の「マイアプリ」をクリックしてください。
「新規接続」からAsanaを検索します。

Asanaのログイン画面が表示されるので、ログインしてください。
正常にログインできたら、Asanaのマイアプリ登録が完了です。

2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」から、Google Chatを検索してください。

Googleにログインした後、必要な情報を入力しましょう。
「Client ID」と「Client Secret」を取得したら、各項目に値を入力してください。
※取得方法の詳細：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
これでGoogle Chatがマイアプリに登録されました。

マイアプリ登録が設定できたら、マイアプリ内にAsanaとGoogle Chatのアイコンが表示されます。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2:Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーの設定

まずは、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」という項目を設定していきましょう。

トリガーアクションが「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」であることを確認し、連携アカウントに誤りがなければ、次のページに進んでください。

起動間隔は、プルダウンメニューで5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※注意事項）起動間隔はプランによって選択できない場合があります。

ワークスペースIDとプロジェクトIDは、候補より使用したいものを任意で設定してください。

すべての設定が完了したら、先ほど設定したAsanaのプロジェクトにサンプルのタスクを追加してください。
追加できたら、画面下部にあるテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、サンプルのアウトプットが取得されるので、誤りが無ければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google Chatにメッセージを送信する

次に、「メッセージを送信」という項目を設定しましょう。

アクションが「メッセージを送信」であることを確認し、連携アカウントに誤りがなければ、次のページに進んでください。

スペースのリソース名は、枠外の注釈を参考に入力しましょう。

メッセージ内容は、自由に設定可能です。

例えば、上記のように設定するとAsanaのプロジェクトにタスクが追加されたら「担当者名」「タスク名」「タスクの説明」を自動的に取得し、Google Chatに通知できます。
※設定方法）枠内をクリックし、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」の中にある「担当者名」「タスク名」「タスクの説明」をクリックすると、メッセージの欄に{{担当者名}}、{{タスク名}}、{{タスクの説明}}と入力されます。‍

テストをクリックすると、Google Chatにサンプルのメッセージが送信されます。
メッセージ内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。

すべての設定が完了したら、上記画面が表示されるので、「トリガーをON」にして、フローボットを起動させてください！

これで、「Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。

その他のAsanaを使った自動化例のご紹介

Yoomには、今回のフロー以外にも、Asanaを使った自動化例が複数ございます。
おすすめのフローボットを3つご紹介します！

1.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogle カレンダーに自動登録できるフローです。
このフローにより、AsanaとGoogle カレンダーを行き来する必要がなくなり、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、Google カレンダーにタスクやイベント情報を集約することができるため、チームメンバーは最新のスケジュールを素早く確認できる可能性があります。

2.Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、転記作業を自動化できるため、入力の手間を省きヒューマンエラーの削減が可能となり業務の効率化が期待できます。

3.Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、アプリごとにアクセスする手間がなくなり、業務の効率化が期待できます。
また、誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加するといった、ヒューマンエラーを削減できる可能性があります。

まとめ

AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送る方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
自動化って意外と簡単にできるんだな！と思っていただけたら嬉しいです。
今回のフローを活用すると、手入力の手間を削減できるので業務効率の向上とヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、情報を素早く共有することで、迅速にタスクの進捗確認ができる可能性があります。
Yoomでは、説明に沿って入力をするだけで業務を自動化でき、操作もとても簡単です。
体験してみたい方は、ぜひこちらから無料登録をしてください。