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AsanaとGoogle Chatを連携して、Asanaにタスクを登録したらGoogle Chatに自動で通知する方法
Asanaに登録したタスクの情報をGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかります。
また、手動でタスクの情報共有を行う場合、Asanaにタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、迅速な情報共有が難しい可能性があります。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaでタスクが登録された際に、Google Chatへ自動的に通知を送る方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・AsanaとGoogle Chatを活用している方
・Asanaへのタスクの登録時に手動でGoogle Chatの通知の手間を省きたいと考えている方
・タスク管理においてヒューマンエラーのリスクを軽減したいと考えている方
・チーム内でタスク情報を迅速に共有し、円滑なコミュニケーションを目指している方
AsanaとGoogle Chatの連携メリットと具体例
メリット1: 手入力の削減による業務の効率化が可能に！
通常、タスクが発生するたびに上司に報告したり、Google Chatで他のメンバーに状況を伝えるためには、AsanaとGoogle Chatの両方に入力する必要があります。
しかし、AsanaとGoogle Chatを連携することにより手動での報告や確認を削減できる可能性があります。
例えば、プロジェクトの初期段階でタスクがAsanaに追加された際、そのタスク内容が自動的にGoogle Chatに投稿できるので、チームメンバーは素早く状況を確認し、業務を円滑に遂行できる可能性があります。
このように、手入力作業の手間を削減することで、時間を節約し、チーム全体が本来の業務に集中できる環境が整う可能性があります。
メリット2: ヒューマンエラーの軽減が可能に！
AsanaとGoogle Chatの連携により手動での情報入力を減らせるため、ヒューマンエラーのリスクを軽減させることが期待できます。
また、タスク情報を自動的に通知できるため、報告漏れや通知ミスを防げる可能性があります。
例えば、重要なプロジェクトのタスクが登録された場合、同時にGoogle Chatに自動通知されるため、他のチームメンバーに漏れなく正しい情報を共有でき、伝達ミスなどのトラブルを防げる可能性があります。
特にチームメンバーが多い場合では、進捗報告のミスが発生しがちです。
自動通知によって、ミスや漏れによる業務の遅延が防げ、ヒューマンエラーのリスクが軽減されるため、より信頼性の高いタスク管理が期待できます。
メリット3: 迅速なタスクの進捗確認が可能に！
AsanaとGoogle Chatの連携により、Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに自動で通知することが可能になります。
これにより、新しいタスクが発生したら、担当者やタスクの内容などといった情報を素早く共有できる可能性があります。
チームメンバーは、Google Chatの通知から素早くタスクの情報を把握し、優先順位の確認やタスクのアサインを迅速に進められる可能性があります。
このように、通知業務を自動化することで、チームの対応スピードを向上させ、プロジェクト全体の効率向上が期待できます。
[Yoomとは]
Yoomを使用しAsanaとGoogle Chatを連携する方法
ここからは、Yoomを使ってAsanaとGoogle Chatを連携し、「Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローの作成方法を分かりやすく解説していきます。
連携フローの作成手順は大きく分けて、以下プロセスで作成します。
・AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAsanaのトリガー設定と、Google Chatのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AsanaとGoogle Chatの連携動作を確認
〈事前準備〉
下記バナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録フォームに入力を行ってください。
※すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要Asanaで新しいタスクを作成した後、都度Google Chatで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延の原因となり、プロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の手間を減らし、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
ステップ1:AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
まず、AsanaとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録していきましょう。
1. Asanaの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックしてください。
「新規接続」からAsanaを検索します。
Asanaのログイン画面が表示されるので、ログインしてください。
正常にログインできたら、Asanaのマイアプリ登録が完了です。
2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」から、Google Chatを検索してください。
Googleにログインした後、必要な情報を入力しましょう。
「Client ID」と「Client Secret」を取得したら、各項目に値を入力してください。
※取得方法の詳細：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
これでGoogle Chatがマイアプリに登録されました。
マイアプリ登録が設定できたら、マイアプリ内にAsanaとGoogle Chatのアイコンが表示されます。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要Asanaで新しいタスクを作成した後、都度Google Chatで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延の原因となり、プロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の手間を減らし、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2:Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーの設定
まずは、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」という項目を設定していきましょう。
トリガーアクションが「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」であることを確認し、連携アカウントに誤りがなければ、次のページに進んでください。
起動間隔は、プルダウンメニューで5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※注意事項）起動間隔はプランによって選択できない場合があります。
ワークスペースIDとプロジェクトIDは、候補より使用したいものを任意で設定してください。
すべての設定が完了したら、先ほど設定したAsanaのプロジェクトにサンプルのタスクを追加してください。
追加できたら、画面下部にあるテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、サンプルのアウトプットが取得されるので、誤りが無ければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Google Chatにメッセージを送信する
次に、「メッセージを送信」という項目を設定しましょう。
アクションが「メッセージを送信」であることを確認し、連携アカウントに誤りがなければ、次のページに進んでください。
スペースのリソース名は、枠外の注釈を参考に入力しましょう。
メッセージ内容は、自由に設定可能です。
例えば、上記のように設定するとAsanaのプロジェクトにタスクが追加されたら「担当者名」「タスク名」「タスクの説明」を自動的に取得し、Google Chatに通知できます。
※設定方法）枠内をクリックし、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」の中にある「担当者名」「タスク名」「タスクの説明」をクリックすると、メッセージの欄に{{担当者名}}、{{タスク名}}、{{タスクの説明}}と入力されます。
テストをクリックすると、Google Chatにサンプルのメッセージが送信されます。
メッセージ内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了したら、上記画面が表示されるので、「トリガーをON」にして、フローボットを起動させてください！
これで、「Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。
■概要Asanaで新しいタスクを作成した後、都度Google Chatで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延の原因となり、プロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、情報共有の手間を減らし、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- AsanaとGoogle Chatを併用し、タスク共有を効率化したいと考えている方
- タスク作成後の手動での通知作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに進めたいチームリーダーの方
- Asanaへのタスク登録をトリガーに、自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ情報共有を実現します。
- はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Asanaで作成されたタスク情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Google Chatに通知するメッセージには、タスク名や担当者、期限など、Asanaから取得した情報を組み合わせて自由に設定が可能です。
- Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
その他のAsanaを使った自動化例のご紹介
Yoomには、今回のフロー以外にも、Asanaを使った自動化例が複数ございます。
おすすめのフローボットを3つご紹介します！
1.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogle カレンダーに自動登録できるフローです。
このフローにより、AsanaとGoogle カレンダーを行き来する必要がなくなり、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、Google カレンダーにタスクやイベント情報を集約することができるため、チームメンバーは最新のスケジュールを素早く確認できる可能性があります。
■概要タスク管理ツールAsanaで登録したタスクの期日を、手作業でGoogleカレンダーに転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れやミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが追加されると、その期日がGoogleカレンダーへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとGoogleカレンダーを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
- タスクの期日管理をより効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるカレンダーへの登録ミスや漏れをなくし、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの期日管理を正確に行えます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明などの各項目に、固定のテキストを入力したり、Asanaから取得したタスク名などの情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項- Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogleカレンダーを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
- タスクの期日管理をより効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるカレンダーへの登録ミスや漏れをなくし、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの期日管理を正確に行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元に予定を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明などの各項目に、固定のテキストを入力したり、Asanaから取得したタスク名などの情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、転記作業を自動化できるため、入力の手間を省きヒューマンエラーの削減が可能となり業務の効率化が期待できます。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Asanaに追加するタスクの内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Asanaに追加するタスクの内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、アプリごとにアクセスする手間がなくなり、業務の効率化が期待できます。
また、誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加するといった、ヒューマンエラーを削減できる可能性があります。
■概要Google Driveで管理しているファイルに関連するタスクを、都度Asanaで手動作成することに手間を感じていませんか。ファイルの共有URLをコピーして貼り付ける作業は、地味ながらも時間のかかる作業であり、タスクの作成漏れやURLの貼り間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されるだけで、Asanaへ自動でタスクが追加されるため、こうしたファイル管理とタスク管理にまつわる一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとAsanaを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- ファイルが追加されるたびに発生するAsanaへのタスク起票の手間を削減したいチームリーダーの方
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイル共有のミスを未然に防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが追加されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、共有URLの貼り間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を、作成するタスクのタイトルや説明文に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、タスク名や担当者、説明文などの各項目に、固定のテキストを設定したり、Google Driveから取得したファイル情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとAsanaを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- ファイルが追加されるたびに発生するAsanaへのタスク起票の手間を削減したいチームリーダーの方
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイル共有のミスを未然に防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、共有URLの貼り間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を、作成するタスクのタイトルや説明文に設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、タスク名や担当者、説明文などの各項目に、固定のテキストを設定したり、Google Driveから取得したファイル情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送る方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
自動化って意外と簡単にできるんだな！と思っていただけたら嬉しいです。
今回のフローを活用すると、手入力の手間を削減できるので業務効率の向上とヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、情報を素早く共有することで、迅速にタスクの進捗確認ができる可能性があります。
Yoomでは、説明に沿って入力をするだけで業務を自動化でき、操作もとても簡単です。
体験してみたい方は、ぜひこちらから無料登録をしてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
