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Asanaに登録したタスクの情報をGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかります。
また、手動でタスクの情報共有を行う場合、Asanaにタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、迅速な情報共有が難しい可能性があります。
本記事では、AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaでタスクが登録された際に、Google Chatへ自動的に通知を送る方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ最後までご覧ください！
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・AsanaとGoogle Chatを活用している方
・Asanaへのタスクの登録時に手動でGoogle Chatの通知の手間を省きたいと考えている方
・タスク管理においてヒューマンエラーのリスクを軽減したいと考えている方
・チーム内でタスク情報を迅速に共有し、円滑なコミュニケーションを目指している方
通常、タスクが発生するたびに上司に報告したり、Google Chatで他のメンバーに状況を伝えるためには、AsanaとGoogle Chatの両方に入力する必要があります。
しかし、AsanaとGoogle Chatを連携することにより手動での報告や確認を削減できる可能性があります。
例えば、プロジェクトの初期段階でタスクがAsanaに追加された際、そのタスク内容が自動的にGoogle Chatに投稿できるので、チームメンバーは素早く状況を確認し、業務を円滑に遂行できる可能性があります。
このように、手入力作業の手間を削減することで、時間を節約し、チーム全体が本来の業務に集中できる環境が整う可能性があります。
AsanaとGoogle Chatの連携により手動での情報入力を減らせるため、ヒューマンエラーのリスクを軽減させることが期待できます。
また、タスク情報を自動的に通知できるため、報告漏れや通知ミスを防げる可能性があります。
例えば、重要なプロジェクトのタスクが登録された場合、同時にGoogle Chatに自動通知されるため、他のチームメンバーに漏れなく正しい情報を共有でき、伝達ミスなどのトラブルを防げる可能性があります。
特にチームメンバーが多い場合では、進捗報告のミスが発生しがちです。
自動通知によって、ミスや漏れによる業務の遅延が防げ、ヒューマンエラーのリスクが軽減されるため、より信頼性の高いタスク管理が期待できます。
AsanaとGoogle Chatの連携により、Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに自動で通知することが可能になります。
これにより、新しいタスクが発生したら、担当者やタスクの内容などといった情報を素早く共有できる可能性があります。
チームメンバーは、Google Chatの通知から素早くタスクの情報を把握し、優先順位の確認やタスクのアサインを迅速に進められる可能性があります。
このように、通知業務を自動化することで、チームの対応スピードを向上させ、プロジェクト全体の効率向上が期待できます。
[Yoomとは]
ここからは、Yoomを使ってAsanaとGoogle Chatを連携し、「Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローの作成方法を分かりやすく解説していきます。
連携フローの作成手順は大きく分けて、以下プロセスで作成します。
・AsanaとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAsanaのトリガー設定と、Google Chatのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AsanaとGoogle Chatの連携動作を確認
〈事前準備〉
下記バナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録フォームに入力を行ってください。
※すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
まず、AsanaとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録していきましょう。
1. Asanaの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックしてください。
「新規接続」からAsanaを検索します。
Asanaのログイン画面が表示されるので、ログインしてください。
正常にログインできたら、Asanaのマイアプリ登録が完了です。
2. Google Chatの登録方法
次は「新規接続」から、Google Chatを検索してください。
Googleにログインした後、必要な情報を入力しましょう。
「Client ID」と「Client Secret」を取得したら、各項目に値を入力してください。
※取得方法の詳細：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
これでGoogle Chatがマイアプリに登録されました。
マイアプリ登録が設定できたら、マイアプリ内にAsanaとGoogle Chatのアイコンが表示されます。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」という項目を設定していきましょう。
トリガーアクションが「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」であることを確認し、連携アカウントに誤りがなければ、次のページに進んでください。
起動間隔は、プルダウンメニューで5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※注意事項）起動間隔はプランによって選択できない場合があります。
ワークスペースIDとプロジェクトIDは、候補より使用したいものを任意で設定してください。
すべての設定が完了したら、先ほど設定したAsanaのプロジェクトにサンプルのタスクを追加してください。
追加できたら、画面下部にあるテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、サンプルのアウトプットが取得されるので、誤りが無ければ「保存する」をクリックしてください。
次に、「メッセージを送信」という項目を設定しましょう。
アクションが「メッセージを送信」であることを確認し、連携アカウントに誤りがなければ、次のページに進んでください。
スペースのリソース名は、枠外の注釈を参考に入力しましょう。
メッセージ内容は、自由に設定可能です。
例えば、上記のように設定するとAsanaのプロジェクトにタスクが追加されたら「担当者名」「タスク名」「タスクの説明」を自動的に取得し、Google Chatに通知できます。
※設定方法）枠内をクリックし、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」の中にある「担当者名」「タスク名」「タスクの説明」をクリックすると、メッセージの欄に{{担当者名}}、{{タスク名}}、{{タスクの説明}}と入力されます。
テストをクリックすると、Google Chatにサンプルのメッセージが送信されます。
メッセージ内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了したら、上記画面が表示されるので、「トリガーをON」にして、フローボットを起動させてください！
これで、「Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Yoomには、今回のフロー以外にも、Asanaを使った自動化例が複数ございます。
おすすめのフローボットを3つご紹介します！
1.Asanaで登録されたタスクの期日をGoogle カレンダーに自動登録できるフローです。
このフローにより、AsanaとGoogle カレンダーを行き来する必要がなくなり、スケジュール管理の効率化が期待できます。
また、Google カレンダーにタスクやイベント情報を集約することができるため、チームメンバーは最新のスケジュールを素早く確認できる可能性があります。
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはプロジェクトのスケジュールを一元管理することができ、メンバー間の共有も容易に行えるのがメリットです。
しかし、Asanaで登録されたタスクをGoogleカレンダーに手動で連携している場合、誤入力や入力漏れが発生する可能性があり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Asanaでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録することができます。
AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理を効率化することが可能です。
また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報が集約されるため、チームメンバーは常に最新のスケジュールを確認することができます。
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、転記作業を自動化できるため、入力の手間を省きヒューマンエラーの削減が可能となり業務の効率化が期待できます。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Asanaに追加するタスクの内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、アプリごとにアクセスする手間がなくなり、業務の効率化が期待できます。
また、誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加するといった、ヒューマンエラーを削減できる可能性があります。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
AsanaとGoogle Chatを連携し、Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送る方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
自動化って意外と簡単にできるんだな！と思っていただけたら嬉しいです。
今回のフローを活用すると、手入力の手間を削減できるので業務効率の向上とヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、情報を素早く共有することで、迅速にタスクの進捗確認ができる可能性があります。
Yoomでは、説明に沿って入力をするだけで業務を自動化でき、操作もとても簡単です。
体験してみたい方は、ぜひこちらから無料登録をしてください。
