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Asanaはプロジェクトやタスクの管理ができる人気のツールで、多くの企業で使用されています。
タスク処理のことだけを考えるとAsanaだけでも十分便利ですが、「もっと使いやすくしたい！」と思ったことはありませんか？
実は、AsanaをMicrosoft Excelと連携させると、データ転記のさらなる効率化が図れます！
本記事では、AsanaとMicrosoft Excelを連携するメリットと連携方法について詳しく解説します。
Yoomのアプリ連携を活用することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの低減も見込めるため、興味のある方はぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されています。 今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
AsanaとMicrosoft Excelを連携してできること
AsanaとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のタスク情報や進捗データの登録・更新作業を自動化できます。これにより、作業時間を短縮し、入力ミスを減らすことで、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、テンプレートを実際に体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
Asanaでタスクが登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
Asanaに新しいタスクが登録された際、その情報を自動でMicrosoft Excelに記録することが可能です。
これにより、手動での転記作業を減らし、入力ミスや記録漏れといった人的なエラーを防ぐことが期待できます。
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知
Asanaでタスクが完了した際に、LINE WORKSへ自動で通知を送ることが可能です。
これにより、チーム内での進捗共有をスムーズにし、完了報告の手間を減らすことで、業務の連携をより効率的に進められます。
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、LINE WORKSに通知を送信します。
[Yoomとは]
AsanaとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
今回は、Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Microsoft Excel
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
ステップ1:AsanaとMicrosoft Excelをマイアプリに登録して連携する
はじめに、Yoomと各アプリを連携することでスムーズにフローボットを作成できます。
Asanaのアプリ連携
下記をご確認ください。
Microsoft Excelのアプリ連携
下記をご確認ください。
Yoomのマイアプリを確認し、AsanaとMicrosoft Excelが入っていれば、連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
(1)Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3:Asanaのトリガーアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。まず、アプリトリガーの、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしましょう。
(2)Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(4)「ワークスペースID」「プロジェクトID」は候補より選択することができます。
情報設定後、実際にAsana側でトリガーとなるアクション（今回は指定したプロジェクト内に新規タスクを追加）を行い「テスト」をクリックしてください。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報を取得した値として取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Microsoft Excelにレコードを追加する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
ステップ4:Microsoft Excelにレコードを追加する設定
(1)最後に、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
(2)情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定します。まずは、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
「ファイルの保存場所」はプルダウンから選択し、「ドライブID」は入力バーをクリック後の【候補】から選択しましょう。
(4)「ファイル名」は任意で設定、「アイテムID」「シート名」は候補から選択しましょう。注釈に沿って「テーブル範囲」を設定したら、次へを押します。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細はこちらもチェックしてみてください。
(5)次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力していきます。
以下の画像のように、各項目に前ステップで取得したアウトプットを引用することで、毎回異なる値のタスクのデータがMicrosoft Excelのシートに反映されます。
入力バーをクリックして、項目名に等しいアウトプットをどんどん設定していきましょう。反映したくない項目があれば、その部分は空欄のままにしてください。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
AsanaとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもAsanaとMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
Asanaを活用した自動化例
タスク情報をデータベースツールに集約したり、タスクの追加・更新・完了を関係者に自動通知することも可能です。
ツールの横断作業が減ることで、コア業務に専念する時間を増やせそうですね。
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに通知を送信します。
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付します
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
・手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「kintoneのステータスが更新されたら、Asanaのタスクを完了にする」フローは、kintoneとAsanaの連携を活用し、業務のステータス管理とタスク完了を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで業務管理を行い、Asanaでタスク管理をしているチームリーダーの方
・複数のプロジェクト管理ツール間での情報更新に手間を感じている管理者の方
・業務フローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の方
・手動でのステータス更新によるミスを減らしたいプロジェクトマネージャーの方
・Asanaとkintoneの連携を活用して、効率的なタスク管理を実現したい方
■注意事項
・kintone、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
Microsoft Excelを活用した自動化例
登録情報を同期したり、一方のツールの更新操作を検知して管理している情報を自動更新することもできます。
受け取った情報を素早く収集するほか、転記ミスや対応の遅れを抑制することもできるでしょう。
入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してTalknoteに通知するフローです。
Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。
■概要
Tallyで収集したアンケートや問い合わせの回答を、手作業でMicrosoft Excelに一件ずつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されると同時に、回答内容がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、データ転記の手間とミスを削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyで収集した回答データを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォームからのデータ入力作業にかかる時間を削減し、他の業務に集中したい方
・手作業による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・TallyとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
■概要
「Squareで顧客が作成されたら、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、顧客情報の記録作業を自動化します。
顧客データを手作業で転記する手間が省け、管理の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Squareを活用して顧客管理を行っている方
・Squareで新規顧客を登録した情報を効率的にMicrosoft Excelで一元管理したい方
・迅速に顧客リストを更新し、最新の状態を維持したい方
・複数店舗や拠点でSquareを導入し、Microsoft Excelでリストを集約したいと考えている方
・手作業による顧客データ入力の手間や転記ミスを減らしたい方
■注意事項
・Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「WordPressで投稿が更新されたら、Microsoft Excelのレコードも更新する」ワークフローは、投稿内容の変化をMicrosoft Excelに自動で反映します。
管理作業を効率化し、データの整合性も保ちやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・WordPressで情報発信や記事の投稿管理を行っている方
・投稿内容の更新履歴や記事情報をMicrosoft Excelで一元的に管理したい方
・投稿更新時、Microsoft Excelをスピーディに最新の情報へ反映させたい方
・手動でMicrosoft Excelに情報を入力・修正する作業に課題を感じている方
・業務効率化を進めたいWeb担当者や運用スタッフの方
■注意事項
・WordPress、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
名刺データを入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りエクセルに格納します。
まとめ
本記事で紹介した方法でAsanaとMicrosoft Excelを連携することで、転記ミスとはおさらばできそうですね！
煩雑と感じていた作業を省けるようになって、タスク処理以外のコア業務にも十分にリソースを充てられるようになるかもしれません。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Asanaタスクの更新もExcelに反映できますか？（例：ステータスが「完了」になったらExcel側も更新する）
A：
その場合にはトリガーを「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」などに変更してお試しください。
Q：連携できるExcelファイルの保存場所や形式に条件はありますか？
A：
基本的にOneDriveやSharePointの利用が前提となっております。OneDriveやSharePointに保存したファイルでお試しください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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