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Asanaはプロジェクトやタスクの管理ができる人気のツールで、多くの企業で使用されています。
タスク処理のことだけを考えるとAsanaだけでも十分便利ですが、「もっと使いやすくしたい！」と思ったことはありませんか？
実は、AsanaをMicrosoft Excelと連携させると、データ転記のさらなる効率化が図れます！
本記事では、AsanaとMicrosoft Excelを連携するメリットと連携方法について詳しく解説します。
Yoomのアプリ連携を活用することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの低減も見込めるため、興味のある方はぜひ最後までご覧ください！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
[Yoomとは]
今回は、Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
はじめに、Yoomと各アプリを連携することでスムーズにフローボットを作成できます。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaをクリックします。
(3)Asanaのサインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントのメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
(4)次はパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。これで、Asanaのアプリ連携は完了です！
(5)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelを検索し、クリックします。
(6)サインイン画面が出てくるので、お持ちのアカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
Yoomのマイアプリを確認し、AsanaとMicrosoft Excelが入っていれば、連携完了です！
(1)Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。まず、アプリトリガーの、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしましょう。
(2)Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てきます。「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(4)「ワークスペースID」「プロジェクトID」は候補より選択することができます。
情報設定後、実際にAsana側でトリガーとなるアクション（今回は指定したプロジェクト内に新規タスクを追加）を行い「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Microsoft Excelにレコードを追加する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
(1)最後に、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
(2)情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定します。まずは、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
(3)『データベースの連携』の各項目を設定していきます。
「ファイルの保存場所」はプルダウンから選択し、「ドライブID」は入力バーをクリック後の【候補】から選択しましょう。
(4)「ファイル名」は任意で設定、「アイテムID」「シート名」は候補から選択しましょう。注釈に沿って「テーブル範囲」を設定したら、次へを押します。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細はこちらもチェックしてみてください。
(5)次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力していきます。
以下の画像のように、各項目に前ステップで取得したアウトプットを引用することで、毎回異なる値のタスクのデータがMicrosoft Excelのシートに反映されます。
入力バーをクリックして、項目名に等しいアウトプットをどんどん設定していきましょう。反映したくない項目があれば、その部分は空欄のままにしてください。
(6)設定後、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、以下の画像のようにMicrosoft Excelのシートに回答内容が反映されました！
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaやMicrosoft Excelを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
タスク情報をデータベースツールに集約したり、タスクの追加・更新・完了を関係者に自動通知することも可能です。
ツールの横断作業が減ることで、コア業務に専念する時間を増やせそうですね。
登録情報を同期したり、一方のツールの更新操作を検知して管理している情報を自動更新することもできます。
受け取った情報を素早く収集するほか、転記ミスや対応の遅れを抑制することもできるでしょう。
いかがだったでしょうか？
本記事で紹介した方法でAsanaとMicrosoft Excelを連携することで、転記ミスとはおさらばできそうですね！
煩雑と感じていた作業を省けるようになって、タスク処理以外のコア業務にも十分にリソースを充てられるようになるかもしれません。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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