AsanaとMicrosoft Excelを連携して、Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する方法

Asanaはプロジェクトやタスクの管理ができる人気のツールで、多くの企業で使用されています。
Asanaだけでも十分便利ですが、「もっと使いやすくしたい！」と思ったことはありませんか？実は、AsanaをMicrosoft Excelと連携させるとデータ転記の手間を省くことができます！
本記事では、AsanaとMicrosoft Excelを連携するメリットと連携方法について詳しく解説します。

AsanaとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1:手作業の削減

AsanaとMicrosoft Excelを連携すると、Asanaで新しいタスクを登録するたびに、自動的にExcelにも同じ情報を追加することができます。手動でひとつひとつ転記する必要がなくなるので、時間や手間の削減が期待できます。特に、タスクの振り分けを行っているチームリーダーにおすすめです！

メリット2:タスクの一元管理

AsanaとMicrosoft Excelを連携することで、Asanaのタスク情報を自動でMicrosoft Excelに転記されるので、データを一ヶ所にまとめて管理することができます。これによって、プロジェクトの進行や完了状況をExcelで簡単に確認することが可能です。
これで上司から「このプロジェクトはどんな状態？」と聞かれてもAsanaとExcelを両方を確認する必要はなく、Excelだけで管理することができますね！

従来の連携方法とYoomの違い

AsanaとMicrosoft Excelを連携するメリットをご紹介しました。連携すると業務の効率がぐっと上がりそうですね！
次はなぜYoomを使って連携するのか？Yoomを使った場合と従来の連携方法との違いをご紹介します。

・専門知識

従来の連携方法：API連携を使うには、ある程度のプログラミング知識が必要で、設定が難しいことがあります。
Yoom：APIやプログラミングの知識がなくても大丈夫。事前に各アプリのアクションが連携されているので、アクションを選ぶだけで簡単に設定できます。

・メンテナンス

従来の連携方法：APIの仕様変更やアプリのアップデートによって、継続的にメンテナンスが必要となることがある。
Yoom：連携しているアプリのメンテナンスはYoomが対応するため、手間がかかりません。

・コスト

従来の連携方法：専門のエンジニアに依頼するなど、外注する場合はその分のコストがかかります。
Yoom：専門人材に依頼する必要がなく、かつ時間をかけずにスタートすることができます。

AsanaとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

従来のAPI連携って大変そうですね…。しかし、Yoomを使えば煩わしさがなくなりそうですね！
それではさっそく、テンプレートを使ってAsanaとMicrosoft Excelを連携する方法をご紹介します。
使用するテンプレートは「Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する」フローです。
下のバナーの「試してみる」より一緒に始めてみましょう！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:AsanaとMicrosoft Excelをマイアプリに登録して連携する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaをクリックします。
(3)Asanaのサインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントのメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

(4)次はパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

(5)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
(6)サインイン画面が出てきます。お持ちのアカウントを入力後、「次へ」をクリックします。

Yoomのマイアプリを確認し、AsanaとMicrosoft Excelが入っていれば、連携完了です！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。

(2)連携アカウントとアクションを選択画面より、Asanaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てきます。トリガー起動間隔をプルダウンから選択し、ワークスペースID、プロジェクトIDは候補より選択することができます。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:データベースを操作する

(1)次は「レコードを追加する」をクリックします。

(2)データベースの連携画面が出てきます。Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままを選択します。

さらに下部に進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
※ファイルの保存場所：OneDriveまたはSharePointのどちらかをプルダウンより選択してください。
※ドライブID：該当のエクセルファイルが格納されているOneDriveを候補から選択してください。
※ファイル名：アイテムIDの候補に対象のファイル名が表示されない場合は、この項目にファイル名を入力してください。
※アイテムID：候補より選択してください。
※シート名：「シート1」などのシート名を記載してください。
※テーブル範囲：「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。
データベースの操作については下記のサイトをご参照ください。
【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

(3)データベース操作の詳細設定にて、追加するレコードをアウトプットより選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなけば、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

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まとめ

いかがだったでしょうか？AsanaとMicrosoft Excelを連携することで、転記ミスとはおさらばできそうですね！
Yoomは他にもたくさんのテンプレートがあります。
AsanaとMicrosoft Excelを使ったテンプレートは下記のサイトをご確認ください。
Asanaを使ったテンプレート一覧

Microsoft Excelを使ったテンプレート一覧

今日よりも明日の仕事が楽しくなるように、Yoomを使って業務効率を上げていきましょう！