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現代のビジネス環境では効率的なタスク管理が求められますが、みなさんはタスク管理をどのように行っていますか？
便利なアプリがたくさんある中で、AsanaやTodoistを日頃から活用している方も多いかもしれません。
でも、もう少しアプリ同士でうまくデータを共有できれば…と感じることはありませんか？
そこで今回はAsanaとTodoistを連携させて、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、自動でTodoistにもタスクを追加する方法をご紹介したいと思います！
プログラミングの知識がなくても簡単に連携設定できるので、ぜひ参考にしてみてください！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成します。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はAsanaとTodoist)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
Asanaの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Todoistの登録をするという流れです。
＜Asanaの場合＞
・Asanaにログインします。
・「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Todoistの場合＞
・Todoistにログインします。
・「Agree」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
AsanaとTodoistのアイコンが表示されたか確認をしてください。
今回は、【Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する】というフローを作成してます。
このフローを活用すれば、Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させることができます。
タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省けて、業務効率の改善に繋がります。
手動登録で発生しがちなタスクの重複や漏れも防げますよ。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
1)まずは上記のテンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
上記のアイコンをクリックしてください。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
4)トリガーアクションは「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。
5)トリガーの起動間隔を選択し、ワークスペースIDとプロジェクトIDを入力します。
テストをクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
※トリガーの起動間隔は、プランによって選択できる時間が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
6)フローに戻ったら、「アプリと連携する タスクを作成」のアイコンをクリックします。
7)アクションは「タスクの作成」を選択し、「次へ」をクリックします。
8)項目を入力します。
先に連携したAsanaのアウトプット情報を候補から選択することが可能です。
必要に応じて埋め込みながら入力します。
入力したらテストをクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
9)これで【Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する】というフローの完成です。
最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
本日ご紹介した連携以外にもAsanaやTodoistのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Asanaに新しいタスクが追加されたらデータベースに追加する
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどに自動で追加します。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asana利用チームのメンバー
・Asanaで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Asanaの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のAsanaの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・AsanaのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。しかし、AsanaとMicrosoft Excelを別々に運用している場合などにAsanaで登録されたタスク情報を手動でExcelに転記する必要があり、手作業となり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になり、業務効率が大幅に向上しヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録する
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーなどに自動で登録します。
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはプロジェクトのスケジュールを一元管理することができ、メンバー間の共有も容易に行えるのがメリットです。
しかし、Asanaで登録されたタスクをGoogleカレンダーに手動で連携している場合、誤入力や入力漏れが発生する可能性があり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Asanaでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録することができます。
AsanaとGoogleカレンダーのツールを行き来する必要が無くなるため、スケジュール管理を効率化することが可能です。
また、Googleカレンダーにタスクやイベント情報が集約されるため、チームメンバーは常に最新のスケジュールを確認することができます。
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カスタマーサポートアプリでお問い合わせがあったらAsanaにタスクを追加する
IntercomやZendeskなどでお問い合わせがあったら、Asanaにタスクを自動で追加します。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらAsanaに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomを業務で使用している方
・Intercomで顧客とやり取りをすることが多い方
・顧客対応の効率化でIntercomを利用しているカスタマーサポート担当者
2.Asanaを活用して業務を進めている方
・Asanaでタスク管理をしている方
・Intercomの会話情報をAsanaにタスクとして追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客とのやり取りを効率化できるツールです。
しかし、Intercomの会話情報をAsanaにタスクとして追加したい場合、両ツールを行き来する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
Asanaでタスク管理をしている場合、Intercomの会話情報をそのままタスクとして追加したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Intercomの会話情報を自動でAsanaタスクとして追加することができるため、スピーディーにタスク管理を進めることができます。
また、チャットツールと連携することで、Asanaに追加されたタスクをメンバーに通知することもできるため、チーム内の共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Intercom、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得してチャットツールに通知する
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得し、Slackなどに自動で通知します。
■概要
日々のタスク管理にTodoistを活用しているものの、今日が期限のタスクを手作業で他のツールに共有している方も多いのではないでしょうか。
こうした作業は定期的でありながら見落としが許されないため、意外と手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、毎朝Todoistから今日が期限のタスクを取得して、Slackに自動で通知できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
メールで受信した内容をもとにTodoistにタスクを追加する
Gmailなどで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを自動で追加します。
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームで回答が送信されたらTodoistにタスクを追加する
Wixなどのフォームで回答が送信されたらTodoistにタスクを自動で追加します。
おすすめの方: プロジェクトマネージャーやチームリーダー
どのような場面で使える？: 複数のプロジェクトを同時に管理する場面
AsanaとTodoistを連携すると、タスクを一元管理できるようになります。
だから、リーダーはAsanaでプロジェクト全体の進捗を管理しつつ、メンバーはTodoistで個々のタスクに細かく対応することができるんです。
例えば、プロジェクトマネージャーやチームリーダーからみると、全体の進捗と個々のタスクの状況をすぐに把握できるようになるので、フォローアップが簡単になるはずです。
情報を一元管理できると、タスクの漏れや重複を防げて、効率的なプロジェクト管理を行えるようになりますよ。
おすすめの方: 忙しいビジネスパーソンやフリーランサー
どのような場面で使える？: 複数のタスク管理ツールを使用している場面
2つのアプリを連携できると、タスクの自動同期も行えます。
例えば、Asanaで新しいタスクが追加された際に、Todoistにも自動的に同じタスクが作成されます。
今まで、手動で行っていたタスク転記の手間が省け、時間を節約できるはずです。
短縮した時間は別の重要な業務へ充てることができるので、特に忙しいビジネスパーソンやフリーランサーにとって、この自動化は大きなメリットですよね。
また、自動での同期なので、人的フローによるタスクの重複や漏れも発生しにくく、精度も向上しますよ。
AsanaとTodoistを連携したら、プロジェクト管理の一元化やタスクの自動同期による時間の節約が可能になります！
自動化によって、人的フローによる重複や漏れなどのミスも防止できそうです。
特にプロジェクトマネージャーや忙しいビジネスパーソンにとって、業務が効率化し、ほかの重要な業務に使える時間が増えることは大きなメリットになるのではないでしょうか。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリを連携できます！
連携可能なアプリはたくさんあるので、みなさんの業務にあったアプリ連携が見つかるはずです。
ぜひ、このブログを参考にアプリの連携にチャレンジしてみてください！
いろいろな業務の効率化が実現しますよ。
