現代のビジネス環境では効率的なタスク管理が求められますが、みなさんはタスク管理をどのように行っていますか？
便利なアプリがたくさんある中で、AsanaやTodoistを日頃から活用している方も多いかもしれません。
でも、もう少しアプリ同士でうまくデータを共有できれば…と感じることはありませんか？
そこで今回はAsanaとTodoistを連携させて、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、自動でTodoistにもタスクを追加する方法をご紹介したいと思います！
プログラミングの知識がなくても簡単に連携設定できるので、ぜひ参考にしてみてください！
こんな方におすすめ
- AsanaとTodoistでの業務効率化を考えている方。
- AsanaとTodoistでタスクを管理している方。
- AsanaとTodoistを連携して、タスクの転記漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
[Yoomとは]
AsanaとTodoistの連携フローの作り方
ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録
まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成します。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はAsanaとTodoist)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
Asanaの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Todoistの登録をするという流れです。
＜Asanaの場合＞
・Asanaにログインします。
・「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Todoistの場合＞
・Todoistにログインします。
・「Agree」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
AsanaとTodoistのアイコンが表示されたか確認をしてください。
ステップ2: AsanaとTodoistの連携設定
今回は、【Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する】というフローを作成してます。
このフローを活用すれば、Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させることができます。
タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省けて、業務効率の改善に繋がります。
手動登録で発生しがちなタスクの重複や漏れも防げますよ。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
1)まずは上記のテンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
上記のアイコンをクリックしてください。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
4)トリガーアクションは「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。
5)トリガーの起動間隔を選択し、ワークスペースIDとプロジェクトIDを入力します。
テストをクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
※トリガーの起動間隔は、プランによって選択できる時間が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
6)フローに戻ったら、「アプリと連携する タスクを作成」のアイコンをクリックします。
7)アクションは「タスクの作成」を選択し、「次へ」をクリックします。
8)項目を入力します。
先に連携したAsanaのアウトプット情報を候補から選択することが可能です。
必要に応じて埋め込みながら入力します。
入力したらテストをクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
9)これで【Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する】というフローの完成です。
最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
AsanaやTodoistを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもAsanaやTodoistのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Asanaを活用した自動化例
Asanaに新しいタスクが追加されたらデータベースに追加する
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどに自動で追加します。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。
この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
・手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
・チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録する
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーなどに自動で登録します。
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カスタマーサポートアプリでお問い合わせがあったらAsanaにタスクを追加する
IntercomやZendeskなどでお問い合わせがあったら、Asanaにタスクを自動で追加します。
Intercomで新しい会話が作成されたらAsanaに会話情報をタスクとして追加する
試してみる
Intercomで新しい会話が作成されたらAsanaに会話情報をタスクとして追加するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
・手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Todoistを活用した自動化例
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得してチャットツールに通知する
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得し、Slackなどに自動で通知します。
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
「毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する」ワークフローは、日々のタスク管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Todoistに登録された当日期限のタスクを自動的に取得し、Slackに通知することで、チーム全体が優先事項を迅速に把握できます。
これにより、手間なくタスクを確認でき、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistで日々のタスクを管理している方
・Slackを活用してチームと情報共有しているリーダー
・タスクの期限管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・業務の自動化を通じて生産性を向上させたい企業担当者
・毎日のタスク確認に時間をかけたくないビジネスパーソン
■注意事項
・TodoistとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した内容をもとにTodoistにタスクを追加する
Gmailなどで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを自動で追加します。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで回答が送信されたらTodoistにタスクを追加する
Wixなどのフォームで回答が送信されたらTodoistにタスクを自動で追加します。
Wixでフォームが送信されたらTodoistにタスクを追加する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらTodoistにタスクを追加するフローです。
AsanaとTodoistを連携するメリット
メリット1: プロジェクト管理の一元化
おすすめの方: プロジェクトマネージャーやチームリーダー
どのような場面で使える？: 複数のプロジェクトを同時に管理する場面
AsanaとTodoistを連携すると、タスクを一元管理できるようになります。
だから、リーダーはAsanaでプロジェクト全体の進捗を管理しつつ、メンバーはTodoistで個々のタスクに細かく対応することができるんです。
例えば、プロジェクトマネージャーやチームリーダーからみると、全体の進捗と個々のタスクの状況をすぐに把握できるようになるので、フォローアップが簡単になるはずです。
情報を一元管理できると、タスクの漏れや重複を防げて、効率的なプロジェクト管理を行えるようになりますよ。
メリット2: タスクの自動同期による時間の節約
おすすめの方: 忙しいビジネスパーソンやフリーランサー
どのような場面で使える？: 複数のタスク管理ツールを使用している場面
2つのアプリを連携できると、タスクの自動同期も行えます。
例えば、Asanaで新しいタスクが追加された際に、Todoistにも自動的に同じタスクが作成されます。
今まで、手動で行っていたタスク転記の手間が省け、時間を節約できるはずです。
短縮した時間は別の重要な業務へ充てることができるので、特に忙しいビジネスパーソンやフリーランサーにとって、この自動化は大きなメリットですよね。
また、自動での同期なので、人的フローによるタスクの重複や漏れも発生しにくく、精度も向上しますよ。
まとめ
AsanaとTodoistを連携したら、プロジェクト管理の一元化やタスクの自動同期による時間の節約が可能になります！
自動化によって、人的フローによる重複や漏れなどのミスも防止できそうです。
特にプロジェクトマネージャーや忙しいビジネスパーソンにとって、業務が効率化し、ほかの重要な業務に使える時間が増えることは大きなメリットになるのではないでしょうか。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリを連携できます！
連携可能なアプリはたくさんあるので、みなさんの業務にあったアプリ連携が見つかるはずです。
ぜひ、このブログを参考にアプリの連携にチャレンジしてみてください！
いろいろな業務の効率化が実現しますよ。
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