Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの依頼事項をTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、確実にタスク化して対応漏れをなくしたいビジネスパーソンの方
・手作業によるタスク登録を自動化し、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Gmail、のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受け取った重要なメールを、忘れないようにTodoistへタスク登録している」
「クライアントからの依頼メールをTodoistで管理しているが、いちいち手作業で転記するのが面倒…」
このように、日々の業務でGmailとTodoistを使いながらも、両者間の情報連携が手作業であるために、手間や抜け漏れといった課題を感じてはいませんか？
もし、Gmailで受信した特定のメール情報を、自動でTodoistのタスクとして登録する仕組みがあれば、こうした日々の煩わしさから解放され、タスクの登録漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、手間や時間もかからないので、ぜひこの記事を参考にして面倒な作業をなくし、業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとTodoistを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの依頼事項をTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、確実にタスク化して対応漏れをなくしたいビジネスパーソンの方
・手作業によるタスク登録を自動化し、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Gmail、のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTodoistを連携してできること
GmailとTodoistのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をTodoistにタスクとして自動で作成することが可能になり、タスク管理の手間を大幅に削減し、対応漏れを防ぎます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
特定の顧客名や「依頼」「至急」といったキーワードを含むメールを受信した際に、そのメールの件名や本文をTodoistにタスクとして自動で作成します。
このフローにより、重要なメールを見逃すことなく、迅速なタスク化と対応が可能になり、業務の抜け漏れを根本から防ぐことができます。
この連携は、メール本文から必要な情報だけを抜き出してタスク化する、正規表現による抽出処理などを活用したパターンです。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの依頼事項をTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、確実にタスク化して対応漏れをなくしたいビジネスパーソンの方
・手作業によるタスク登録を自動化し、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Gmail、のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、内容を要約しTodoistにタスクを作成する
長文の報告メールや問い合わせメールなど、特定のメールを受信した際に、AIがその内容を自動で要約し、Todoistにタスクとして登録するフローです。
この連携により、タスクの内容をひと目で把握できるようになるため、メールを読み込む時間を大幅に短縮し、すぐに次のアクションへ移ることができます。
この自動化は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を活用しています。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、内容を要約しTodoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
日々の業務で多くのメールを受信していると、重要な依頼を見逃してしまったり、タスク管理ツールへの転記に手間がかかったりしていませんか。
特にGmailで受け取った情報を手作業でTodoistに登録する作業は、時間もかかり入力漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しTodoistへタスクとして登録することで、こうした課題を解決し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとTodoistを連携させ、メールからのタスク登録を自動化したいと考えている方
・メールの確認漏れや、Todoistへのタスク登録漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
・日々の定型業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTodoistの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとTodoistをマイアプリ連携する
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびTodoistのアクション設定を行う
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認する
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
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■概要
Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの依頼事項をTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、確実にタスク化して対応漏れをなくしたいビジネスパーソンの方
・手作業によるタスク登録を自動化し、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Gmail、のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとTodoistをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Todoistのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Todoistをクリックしてください。
次の画面が表示されたら、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインをクリックしてください。
以上で、Todoistのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの依頼事項をTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、確実にタスク化して対応漏れをなくしたいビジネスパーソンの方
・手作業によるタスク登録を自動化し、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Gmail、のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」から確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正します。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択し、連携するアカウント情報を確認したら、「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「タスク」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」：5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- 「キーワード」：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを抽出する設定
ここでは、先ほど取得したアウトプットからテキストを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルや変換タイプは変更せず、次に進みましょう。
詳細設定の画面が表示されたら、必須項目を設定します。
- 「対象のテキスト」：ボックスをクリックして表示されるアウトプットから設定。
取得した値を活用することで、値が固定化されず、毎回変わる情報に合わせた自動化が可能になります。
- 「抽出したい項目」：対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、画面下に表示されるアウトプットを確認後、「保存する」をクリックします。
これで、テキストを抽出する設定は完了です！
ステップ5：Todoistの設定
いよいよ最後の設定です！赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Todoistにタスクを作成する設定を行います。
次の画面で、以下の内容を確認し、次に進みましょう！
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているかを確認
- アクション：「タスクを作成」を選択
続いて、必須項目を設定しましょう！
- content： 入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定します。
- description：アウトプットを引用して、タスクの詳細を設定します。任意の文章と組み合わせて自由に設定してください。
その他の項目を任意で設定します。
下図は、「due_date」の項目にアウトプットを引用して「期日」を設定しました。
「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認できたら、Todoistの画面に移り、タスクが作成されたか確認をしましょう！
以上で、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailやTodoistを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、GmailとTodoistに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとTodoistでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携したり、特定のメールを受信したらAsanaにタスクを追加したりと、メール業務を自動化できます。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。Gmailの転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Todoistを使った便利な自動化例
Gmailで特定条件のメールを受信したらTodoistにタスクを作成したり、Googleカレンダーでイベントが登録されたらタスクを自動作成したりと、タスク管理を自動化できます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、内容を要約しTodoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
日々の業務で多くのメールを受信していると、重要な依頼を見逃してしまったり、タスク管理ツールへの転記に手間がかかったりしていませんか。
特にGmailで受け取った情報を手作業でTodoistに登録する作業は、時間もかかり入力漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しTodoistへタスクとして登録することで、こうした課題を解決し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとTodoistを連携させ、メールからのタスク登録を自動化したいと考えている方
・メールの確認漏れや、Todoistへのタスク登録漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
・日々の定型業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーに新規イベントが登録されたらTodoistにタスクを自動作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに新規イベントが登録されたらTodoistにタスクを自動作成する」フローは、スケジュール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
毎日の予定をGoogleカレンダーで管理しながら、関連するタスクをTodoistに自動で追加することで、手動での入力作業を削減し、効率的な業務運営をサポートします。
Yoomを活用したこのフローにより、二つの主要なアプリ間の連携がスムーズに行われ、時間の有効活用が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとTodoistを日常的に使用しており、手動でのタスク管理に時間を取られている方
・業務の効率化を図りたいフリーランスや小規模チームのメンバー
・スケジュールとタスクの一元管理を実現し、情報の見落としを防ぎたいビジネスマン
・Yoomを利用して既存の業務ワークフローを強化したいIT担当者
■注意事項
・GoogleカレンダーとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成する
試してみる
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成するフローです。
毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailに通知する」ワークフローは、日々のタスク管理をシンプルかつ効果的にサポートします。
毎日、自動的にTodoistから当日期限のタスクをピックアップし、Gmailを通じてメール通知を送信します。
これにより、重要な締め切りや優先すべきタスクを見逃さず、スムーズに業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日のタスク管理を効率化したいTodoistユーザーの方
・Gmailを活用してタスクのリマインダーを受け取りたい方
・複数のプロジェクトを抱え、締め切り管理に課題を感じているビジネスパーソン
・タスクの見逃しを防ぎ、業務の優先順位を明確にしたい方
・自動化ツールを活用して日常業務の負担を軽減したいIT担当者
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
「毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する」ワークフローは、日々のタスク管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Todoistに登録された当日期限のタスクを自動的に取得し、Slackに通知することで、チーム全体が優先事項を迅速に把握できます。
これにより、手間なくタスクを確認でき、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistで日々のタスクを管理している方
・Slackを活用してチームと情報共有しているリーダー
・タスクの期限管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・業務の自動化を通じて生産性を向上させたい企業担当者
・毎日のタスク確認に時間をかけたくないビジネスパーソン
■注意事項
・TodoistとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GmailとTodoistの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク登録といった作業から解放され、対応漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、担当者はタスク管理に追われることなく、常に最新の状態でやるべきことを把握し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：キーワード以外の条件（ラベルなど）でタスク化できますか？
A：はい！特定のラベルが付与されたメールをトリガーとして設定することも可能です。
例えば、「"請求書"ラベルが付いたメール」など、ラベルを条件にタスク化もできますので、ご自身の運用に合わせて設定してみてください。
Q：タスクの期限日や優先度もメール内容から自動設定できますか？
A：はい、可能です。Todoistのタスク追加アクションより手前のアクションで取得した値を引用することで、タスクの期限度や優先度を変数として設定することができます。
Q：連携がうまくいかない時の、よくある原因と対処法は？
A：GmailやTodoistのマイアプリの接続エラーが考えられます。接続が途中で切れてしまう場合があるので、マイアプリから該当のアプリを選択し、「削除→再接続」をしてみてください。
また、無料プランの場合、タスク数や実行回数に制限があります。有料プランであれば、実行回数やサポート対応の幅も広がるので、プランアップも検討してみてください！
詳しいプラン内容はこちら。
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