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「Gmailで受け取った重要なメールを、忘れないようにTodoistへタスク登録している」
「クライアントからの依頼メールをTodoistで管理しているが、いちいち手作業で転記するのが面倒…」
このように、日々の業務でGmailとTodoistを使いながらも、両者間の情報連携が手作業であるために、手間や抜け漏れといった課題を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報を、自動でTodoistのタスクとして登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、タスクの登録漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、手間や時間もかからないので、ぜひこの記事を参考にして面倒な作業をなくし、業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとTodoistを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとTodoistのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をTodoistにタスクとして自動で作成することが可能になり、タスク管理の手間を大幅に削減し、対応漏れを防ぎます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定の顧客名や「依頼」「至急」といったキーワードを含むメールを受信した際に、そのメールの件名や本文をTodoistにタスクとして自動で作成します。
このフローにより、<span class="mark-yellow">重要なメールを見逃すことなく、迅速なタスク化と対応が可能になり、業務の抜け漏れを根本から防ぐ</span>ことができます。
この連携は、メール本文から必要な情報だけを抜き出してタスク化する、正規表現による抽出処理などを活用したパターンです。
長文の報告メールや問い合わせメールなど、特定のメールを受信した際に、AIがその内容を自動で要約し、Todoistにタスクとして登録するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスクの内容をひと目で把握できるようになるため、メールを読み込む時間を大幅に短縮し、すぐに次のアクションへ移る</span>ことができます。
この自動化は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を活用しています。
それでは、さっそく実際にGmailとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Todoistのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Todoistをクリックしてください。
次の画面が表示されたら、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインをクリックしてください。
以上で、Todoistのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」から確認できます。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正します。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択し、連携するアカウント情報を確認したら、「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「タスク」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ここでは、先ほど取得したアウトプットからテキストを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルや変換タイプは変更せず、次に進みましょう。
詳細設定の画面が表示されたら、必須項目を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、画面下に表示されるアウトプットを確認後、「保存する」をクリックします。
これで、テキストを抽出する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Todoistにタスクを作成する設定を行います。
次の画面で、以下の内容を確認し、次に進みましょう！
続いて、必須項目を設定しましょう！
その他の項目を任意で設定します。
下図は、「due_date」の項目にアウトプットを引用して「期日」を設定しました。
「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認できたら、Todoistの画面に移り、タスクが作成されたか確認をしましょう！
以上で、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、GmailとTodoistに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとTodoistでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携したり、特定のメールを受信したらAsanaにタスクを追加したりと、メール業務を自動化できます。
Gmailで特定条件のメールを受信したらTodoistにタスクを作成したり、Googleカレンダーでイベントが登録されたらタスクを自動作成したりと、タスク管理を自動化できます。
GmailとTodoistの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク登録といった作業から解放され、対応漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はタスク管理に追われることなく、常に最新の状態でやるべきことを把握し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：キーワード以外の条件（ラベルなど）でタスク化できますか？
A：はい！特定のラベルが付与されたメールをトリガーとして設定することも可能です。
例えば、「"請求書"ラベルが付いたメール」など、ラベルを条件にタスク化もできますので、ご自身の運用に合わせて設定してみてください。
Q：タスクの期限日や優先度もメール内容から自動設定できますか？
A：はい、可能です。Todoistのタスク追加アクションより手前のアクションで取得した値を引用することで、タスクの期限度や優先度を変数として設定することができます。
Q：連携がうまくいかない時の、よくある原因と対処法は？
A：GmailやTodoistのマイアプリの接続エラーが考えられます。接続が途中で切れてしまう場合があるので、マイアプリから該当のアプリを選択し、「削除→再接続」をしてみてください。
また、無料プランの場合、タスク数や実行回数に制限があります。有料プランであれば、実行回数やサポート対応の幅も広がるので、プランアップも検討してみてください！
詳しいプラン内容はこちら。
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