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「Gmailで受け取った重要なメールを、忘れないようにTodoistへタスク登録している」
「クライアントからの依頼メールをTodoistで管理しているが、いちいち手作業で転記するのが面倒…」
このように、日々の業務でGmailとTodoistを使いながらも、両者間の情報連携が手作業であるために、手間や抜け漏れといった課題を感じてはいませんか？
もし、Gmailで受信した特定のメール情報を、自動でTodoistのタスクとして登録する仕組みがあれば、こうした日々の煩わしさから解放され、タスクの登録漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、手間や時間もかからないので、ぜひこの記事を参考にして面倒な作業をなくし、業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとTodoistを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとTodoistを連携してできること
GmailとTodoistのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をTodoistにタスクとして自動で作成することが可能になり、タスク管理の手間を大幅に削減し、対応漏れを防ぎます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
特定の顧客名や「依頼」「至急」といったキーワードを含むメールを受信した際に、そのメールの件名や本文をTodoistにタスクとして自動で作成します。
このフローにより、重要なメールを見逃すことなく、迅速なタスク化と対応が可能になり、業務の抜け漏れを根本から防ぐことができます。
この連携は、メール本文から必要な情報だけを抜き出してタスク化する、正規表現による抽出処理などを活用したパターンです。
■概要 Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、内容を要約しTodoistにタスクを作成する
長文の報告メールや問い合わせメールなど、特定のメールを受信した際に、AIがその内容を自動で要約し、Todoistにタスクとして登録するフローです。
この連携により、タスクの内容をひと目で把握できるようになるため、メールを読み込む時間を大幅に短縮し、すぐに次のアクションへ移ることができます。
この自動化は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を活用しています。
■概要 日々の業務で多くのメールを受信していると、重要な依頼を見逃してしまったり、タスク管理ツールへの転記に手間がかかったりしていませんか。特にGmailで受け取った情報を手作業でTodoistに登録する作業は、時間もかかり入力漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しTodoistへタスクとして登録することで、こうした課題を解決し、タスク管理の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとTodoistの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：GmailとTodoistをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Todoistのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Todoistをクリックしてください。
次の画面が表示されたら、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインをクリックしてください。
以上で、Todoistのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Gmailで受信した重要な依頼メールを、うっかり見落としてしまいTodoistへのタスク登録を忘れてしまった経験はありませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTodoistへタスクを作成できるため、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」から確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正します。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択し、連携するアカウント情報を確認したら、「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「タスク」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを抽出する設定
ここでは、先ほど取得したアウトプットからテキストを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルや変換タイプは変更せず、次に進みましょう。
詳細設定の画面が表示されたら、必須項目を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、画面下に表示されるアウトプットを確認後、「保存する」をクリックします。
これで、テキストを抽出する設定は完了です！
ステップ5：Todoistの設定
いよいよ最後の設定です！赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Todoistにタスクを作成する設定を行います。
次の画面で、以下の内容を確認し、次に進みましょう！
続いて、必須項目を設定しましょう！
その他の項目を任意で設定します。
下図は、「due_date」の項目にアウトプットを引用して「期日」を設定しました。
「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認できたら、Todoistの画面に移り、タスクが作成されたか確認をしましょう！
以上で、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailやTodoistを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、GmailとTodoistに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとTodoistでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携したり、特定のメールを受信したらAsanaにタスクを追加したりと、メール業務を自動化できます。
■概要 Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。 Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・特定のメールをリスト管理したい方。 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが ■注意事項 ・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。 ・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。 Gmail側の転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。 Gmailからのメール転送設定は下記の記事をご確認ください。 📩 Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法 https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653 Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Asana、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
■概要Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？ 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
■概要Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
Todoistを使った便利な自動化例
Gmailで特定条件のメールを受信したらTodoistにタスクを作成したり、Googleカレンダーでイベントが登録されたらタスクを自動作成したりと、タスク管理を自動化できます。
■概要 日々の業務で多くのメールを受信していると、重要な依頼を見逃してしまったり、タスク管理ツールへの転記に手間がかかったりしていませんか。特にGmailで受け取った情報を手作業でTodoistに登録する作業は、時間もかかり入力漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しTodoistへタスクとして登録することで、こうした課題を解決し、タスク管理の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleカレンダーに登録した予定を、タスク管理のためにTodoistへ手作業で転記していませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 日々のタスク管理にTodoistを活用しているものの、今日が期限のタスクを手作業で他のツールに共有している方も多いのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Trelloでプロジェクトのタスクを管理し、個人のTodoistで日々のタスクを管理していると、二重入力の手間や情報の転記漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけで、Todoistにタスクが自動で作成されます。これにより、ツール間の情報連携がスムーズになり、タスク管理の効率を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 毎朝Todoistでその日のタスクを確認し、抜けがないようセルフリマインドする作業は手間がかかりますよね。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録といったミスを引き起こす原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定を登録するだけで、Todoistにタスクが自動で作成されます。
これにより、面倒な手作業から解放され、よりスムーズなタスク管理を実現します。
こうした作業は定期的でありながら見落としが許されないため、意外と手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、毎朝Todoistから今日が期限のタスクを取得して、Slackに自動で通知できるようになります。
またメッセージ本文には、Todoistから取得したタスク名などの変数を自由に埋め込むことが可能です。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
手作業ではどうしても、重要なタスクを見落としてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTodoistから今日が期限のタスク情報を取得し、Gmailに通知できます。
タスクの確認作業を効率化し、一日をスムーズにスタートさせましょう。
まとめ
GmailとTodoistの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク登録といった作業から解放され、対応漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、担当者はタスク管理に追われることなく、常に最新の状態でやるべきことを把握し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：キーワード以外の条件（ラベルなど）でタスク化できますか？
A：はい！特定のラベルが付与されたメールをトリガーとして設定することも可能です。
例えば、「"請求書"ラベルが付いたメール」など、ラベルを条件にタスク化もできますので、ご自身の運用に合わせて設定してみてください。
Q：タスクの期限日や優先度もメール内容から自動設定できますか？
A：はい、可能です。Todoistのタスク追加アクションより手前のアクションで取得した値を引用することで、タスクの期限度や優先度を変数として設定することができます。
Q：連携がうまくいかない時の、よくある原因と対処法は？
A：GmailやTodoistのマイアプリの接続エラーが考えられます。接続が途中で切れてしまう場合があるので、マイアプリから該当のアプリを選択し、「削除→再接続」をしてみてください。
また、無料プランの場合、タスク数や実行回数に制限があります。有料プランであれば、実行回数やサポート対応の幅も広がるので、プランアップも検討してみてください！
詳しいプラン内容はこちら。
