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「Smartsheetでプロジェクト管理をしているけど、個人のタスクはTodoistで管理したい」
「Smartsheetに新しいタスクが追加されるたびに、Todoistに手動で転記するのが面倒…」
このように、SmartsheetとTodoistを併用する中で、二重入力の手間や情報の転記ミスに悩まされていませんか？
プロジェクトの進行と個人のタスク管理が分断されていると、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetのシートに行が追加されたら、その内容を自動的にTodoistのタスクとして登録する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、手作業による入力の手間やミスをなくし、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
これまで自動化ツールを使ったことがない方でもすぐに実践できるので、ぜひこの機会に導入して日々のタスク管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとTodoistを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとTodoistのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた面倒なデータ登録作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
Yoomでは、これらの連携をすぐに実現できるテンプレートを複数ご用意しており、アカウント登録後、最短30秒で連携を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この自動化により、<span class="mark-yellow">Smartsheetで発生したタスクを漏れなく個人のTodoistに反映させ、タスクの登録忘れや二重入力を防ぐ</span>ことができます。
プロジェクト全体の進捗と個人のタスクリストが常に同期されるため、効率的なタスク管理が実現するはずです。
Smartsheetに追加された行の中から、「担当者が自分自身」や「ステータスが未着手」など、特定の条件に合致するものだけを抽出し、Todoistにタスクとして追加する連携です。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">自分に関係のあるタスクだけをTodoistで管理できるようになり、通知のノイズを減らして本当に重要な業務に集中できる</span>ようになります。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Todoistにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Todoistの連携
検索ボックスにTodoistと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。
(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Todoistでタスクを作成する設定をしましょう。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
次に、Todoistに作成するタスクの内容を設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は上記の3項目のみ入力しましたが、任意で他の項目も入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Todoistでタスクが作成されるので、先ほど設定した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからTodoistへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTodoistからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
日々のタスク棚卸しや進捗報告の際に役立つ自動化です。
毎日決まった時間に、Todoistから「今日が期限」のタスクを自動で取得し、Smartsheetにまとめて行として追加する連携です。
この連携は特定のスケジュールを起点として処理を開始するパターンで、<span class="mark-yellow">その日に対応すべきタスクをSmartsheet上で一覧化し、チーム内での進捗共有や報告資料の作成を効率化</span>します。
週次や月次など、指定した日時にTodoist内の期限切れタスクを自動で抽出し、Smartsheetに一覧で追加する連携です。
この自動化を活用することで、<span class="mark-yellow">対応が漏れているタスクを定期的に洗い出し、抜け漏れの防止や原因分析に役立てる</span>ことができます。
タスクの棚卸しを自動化し、プロジェクト管理の精度を高めます。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやTodoistのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
毎日の未完了タスクを別のデータベースに自動でまとめたり、メール内容をもとにタスクを作成したりすることで、タスクの管理を効率化します。
また、別のタスク管理ツールでカードが作成されたり、カレンダーやデータベースで情報が更新されたりすることをトリガーにタスクを自動で更新し、複数のツール間での情報連携をスムーズにできそうです。
SmartsheetとTodoistの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetからTodoistへのタスク転記作業の手間を完全に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクト管理と個人のタスク管理がシームレスに繋がり、担当者は常に最新の情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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