【ノーコードで実現】音声データを自動で文字起こしして活用する方法

メールツールを起点に文字起こしする

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで音声データファイルを受信したことをトリガーとして、自動で文字起こし処理を開始し、指定のツールにテキストデータを記録する</span>ことができるので、メールでの音声ファイル共有が多い場合に、その後の処理をスムーズに自動化し、確認や共有の手間を大幅に削減できます！

ストレージサービスを起点に文字起こしする

<span class="mark-yellow">BoxやGoogle Driveなどのオンラインストレージサービスに音声データファイルがアップロードされたことを検知して、自動で文字起こしを実行し、任意の場所にテキストデータを保存する</span>仕組みを構築できるため、チームでのファイル共有やバックアップ用途でストレージサービスを活用している場合に、文字起こしプロセスをシームレスに組み込み、情報活用を促進できます！

フォームで受け取った音声データを自動で文字起こしするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームで音声データが送信された際に、そのファイルを自動で文字起こしし、結果をMicrosoft Excelに追加するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定と文字起こし・Microsoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

ステップ1:Microsoft Excelをマイアプリ登録

Microsoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

【事前準備 Microsoft Excel】

今回のフローは、Microsoft Excelの指定したシートに追記するため、Microsoft Excelのシートを準備する必要があります。
なお、今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました。

Microsoft Excelのマイアプリ登録

1.まず初めにMicrosoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧からMicrosoft Excelを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

2.Microsoft Excelを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

YoomのマイアプリにMicrosoft Excelが登録されたら連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:フォームのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

作成したフォームが送信されるとフローボットが起動します。

2.フォームはテンプレートとして既に作成されています。

「質問を追加」から質問事項を増やすことができるので、用途に合わせて設定後、「次へ」をクリックしましょう。

3.フォームの表示確認と詳細設定

取得した値に、入力フォームの回答サンプルを設定します。
こちらはアウトプットとして後ほど活用するので、データを確認しましょう。
(通常はフォームの回答が反映されますが、今回はテスト用に入力しています。)

確認できたら、「保存する」をクリックしてください！

ステップ4:音声データを文字起こしする設定

1.続いて、「音声データを文字起こしする」をクリックします。

2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能です。
• 「変換タイプ」→音声ファイルの容量に合わせて選択します。

3.次に「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。

4.続いて、読み取る音声ファイルの言語を候補から選択してください。

5.設定後に「テスト」を実行します！

テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらもMicrosoft Excelの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Microsoft Excelに追加する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールしましょう。

3.以下の項目を入力していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかを選択し、その他の項目は注釈を参考に入力します。
入力後、「次へ」に進みましょう！

4.「追加するレコードの値」に、先ほど取得したアウトプットを選択します。

5.設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加ができていることを確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

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文字起こしを使ったその他の自動化例

Yoomには、今回紹介したもの以外にも音声や会議内容を文字起こしし、それをさまざまなツールと連携することで、業務の記録・共有・分析を自動化できるテンプレートがあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

まとめ

会議の議事録作成やインタビュー内容の整理など、音声データの文字起こしを手作業で行うことは、多くの時間と労力を要する大変な作業ですが、<span class="mark-yellow">音声データを受け取るだけで自動的にテキスト化し、指定のMicrosoft Excelシートなどに記録される仕組み</span>を導入することで、これらの手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、情報の記録・整理が効率化され、より迅速な情報共有や分析作業に時間を充てることが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を利用すれば、プログラミングの知識がない方でも、マウス操作中心の直感的なインターフェースで簡単に業務フローを構築できるので、もし音声データの文字起こし自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！