「会議の録音データを文字起こしするのが大変…」
「インタビューの音声データをテキスト化するのに時間がかかりすぎて、他の業務に手が回らない…」
このように、音声データの文字起こしや記録作業に多くの時間を費やし、本来注力すべき業務に集中できないと感じていませんか？
手作業での文字起こしは、時間と労力がかかるだけでなく、聞き間違いや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
もし、受け取った音声ファイルを自動で文字起こしし、指定した場所にテキストデータを記録できる仕組みがあれば、面倒な作業から解放され、議事録作成や内容分析といった後続の業務にスムーズに着手できるようになり、より価値の高い仕事に集中するための時間を確保できます！
今回は音声データの文字起こしの活用方法をMicrosoft Excelと組み合わせて紹介していきます！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには音声ファイルを文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで音声データが送信されたら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
インタビューや会議の音声データを手作業で文字起こしし、その内容を改めて表計算ソフトに入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。時間や労力がかかる上に、聞き間違いや転記ミスが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームに音声データを送信するだけでAIが自動で文字起こしを行い、Microsoft Excelへ内容を記録するため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インタビューや商談の音声をMicrosoft Excelで管理しているマーケターや営業担当者の方
- 会議の議事録作成で、手作業での文字起こしと転記に時間を要している総務・アシスタントの方
- 音声データのテキスト化と管理を効率化し、よりコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに音声データを送信するだけで文字起こしから転記までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、音声ファイルをアップロードできる質問項目を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、フォームから送信された音声ファイルを取り込みます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や日付といったテキスト項目などを任意でカスタマイズできます。
- AIによる文字起こし機能では、日本語の他に英語など、対象の言語を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelにデータを追加する際に、書き込み対象としたいファイルやシートを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
音声データの文字起こしを自動化する方法
会議やインタビュー、セミナーなど、様々な場面で発生する音声データの文字起こし作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
これらの自動化により、面倒な手作業から解放され、より効率的に情報を活用できるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームを起点に文字起こしする
GoogleフォームやYoomの入力フォームなどで音声データファイルが送信された際に、そのファイルを自動的に文字起こしし、結果をGoogle スプレッドシートやデータベースに記録することが可能であり、アンケートや報告などで音声ファイルを受け付ける場合に、データ収集からテキスト化までを一気通貫で自動化し、管理の手間を減らすことができます！
フォームで音声データが送信されたら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
インタビューや会議の音声データを手作業で文字起こしし、その内容を改めて表計算ソフトに入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。時間や労力がかかる上に、聞き間違いや転記ミスが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームに音声データを送信するだけでAIが自動で文字起こしを行い、Microsoft Excelへ内容を記録するため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インタビューや商談の音声をMicrosoft Excelで管理しているマーケターや営業担当者の方
- 会議の議事録作成で、手作業での文字起こしと転記に時間を要している総務・アシスタントの方
- 音声データのテキスト化と管理を効率化し、よりコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに音声データを送信するだけで文字起こしから転記までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、音声ファイルをアップロードできる質問項目を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、フォームから送信された音声ファイルを取り込みます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や日付といったテキスト項目などを任意でカスタマイズできます。
- AIによる文字起こし機能では、日本語の他に英語など、対象の言語を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelにデータを追加する際に、書き込み対象としたいファイルやシートを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Googleフォームで音声データが送信されたら、文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで音声データが送信されたら、文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、音声データの自動処理を実現する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携やAI機能を活用し、Googleフォームに送信された音声データを自動的に文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加します。
これにより、手動でのデータ処理の手間を省き、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して頻繁に音声データを収集している方
- 音声データの文字起こし作業に多くの時間を費やしているチーム
- データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいビジネス担当者
- 正確な文字起こしとデータ管理を求めるデータ管理者
- AI技術を活用して業務プロセスを改善したい企業
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：音声データの自動文字起こしで手動作業を削減できます。
- 精度の向上：AIを活用した高精度な文字起こしが実現します。
- 業務効率化：Google スプレッドシートへの自動追加でデータ管理がスムーズになります。
メールツールを起点に文字起こしする
GmailやOutlookなどのメールツールで音声データファイルを受信したことをトリガーとして、自動で文字起こし処理を開始し、指定のツールにテキストデータを記録することができるので、メールでの音声ファイル共有が多い場合に、その後の処理をスムーズに自動化し、確認や共有の手間を大幅に削減できます！
Gmailで音声データを受信したら、文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った音声ファイルの内容を確認するために、毎回再生して手作業で文字起こしをしていませんか。こうした作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された音声ファイルをAIが自動で文字起こしし、その内容をGoogle スプレッドシートに追記できます。これにより、定型的な記録業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで音声ファイルを受け取り、手作業で文字起こしをしている方
- 議事録やインタビューなどの音声データをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 音声データの管理と活用を効率化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信から文字起こし、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での聞き取り間違いや転記ミス、入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、自動化の起点となるメールを定めます。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、添付された音声ファイルをテキストデータに変換します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、文字起こししたテキストデータを指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判別する条件を設定し、ファイルがある場合のみ文字起こしを実行するなど、後続の処理を柔軟に分岐させることが可能です。
- 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、処理の精度や言語の特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢の中から任意で選択できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートIDやシートID、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで音声データを受信したら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、Outlookで音声ファイルを受信する機会は多いものの、その内容を手作業で聞き起こし、Microsoft Excelに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付の音声ファイルが自動で文字起こしされ、Microsoft Excelに内容が追加されるため、こうした一連の作業を効率化し、データの活用を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した音声ファイルの文字起こしを手作業で行っている方
- 文字起こししたテキストデータをMicrosoft Excelへ手入力しており、転記の手間やミスを削減したい方
- 音声データの管理と活用を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に文字起こしからMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による聞き間違いや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、添付された音声ファイルを取得します。
- その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキストに変換します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイルの種類など任意の条件を指定して後続の処理を分岐させることが可能です。
- 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、文字起こしの精度や特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢の中から任意で選択できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルやシートを自由に指定し、どの列に文字起こし結果や受信日時といったデータを格納するかを詳細に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
ストレージサービスを起点に文字起こしする
BoxやGoogle Driveなどのオンラインストレージサービスに音声データファイルがアップロードされたことを検知して、自動で文字起こしを実行し、任意の場所にテキストデータを保存する仕組みを構築できるため、チームでのファイル共有やバックアップ用途でストレージサービスを活用している場合に、文字起こしプロセスをシームレスに組み込み、情報活用を促進できます！
Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Notionに追加する
試してみる
■概要
会議やインタビューの音声データを手作業で文字起こしし、Notionに転記する作業は時間がかかりませんか。単純な作業でありながら、聞き取りや入力に集中力が必要で、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をNotionに保存できます。これにより、面倒な議事録作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionを利用して、会議やインタビューの記録を管理している方
- 音声データの文字起こし作業に時間を費やしており、コア業務に集中したい方
- 手作業での情報転記によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 音声ファイルをアップロードするだけで自動で文字起こしからNotionへの転記まで完了するため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルを指定します。
- その次に、音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを処理します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータをNotionの指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする対象のフォルダを任意で指定してください。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに情報を追加するかを任意で指定します。
- Notionデータベースの各プロパティ（項目）に対して、AIで文字起こしした文章やファイル名、任意の固定値などを割り当て、出力内容を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google DriveとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
Boxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した会議の録音データなどを、後から手作業で文字起こししていませんか？この作業は時間がかかる上、聞き間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をMicrosoft Excelに記録するため、こうした手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Boxに保存した音声データの文字起こしと管理に手間を感じている方
- ・会議や商談の議事録作成を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
- ・手作業による聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・BoxへのアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、文字起こしやデータ入力にかかる作業時間を短縮できます。
- ・手作業による聞き間違いや転記ミスがなくなることで、情報の正確性が向上し、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで対象のフォルダを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のファイルに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、文字起こしの精度や特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢から任意で選択できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、文字起こし結果を記録するファイルやシートを任意で指定します。また、ファイル名や日時、文字起こしテキストといったデータを、どの列に格納するかを自由に設定可能です。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
フォームで受け取った音声データを自動で文字起こしするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームで音声データが送信された際に、そのファイルを自動で文字起こしし、結果をMicrosoft Excelに追加するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定と文字起こし・Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
フォームで音声データが送信されたら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
インタビューや会議の音声データを手作業で文字起こしし、その内容を改めて表計算ソフトに入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。時間や労力がかかる上に、聞き間違いや転記ミスが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームに音声データを送信するだけでAIが自動で文字起こしを行い、Microsoft Excelへ内容を記録するため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インタビューや商談の音声をMicrosoft Excelで管理しているマーケターや営業担当者の方
- 会議の議事録作成で、手作業での文字起こしと転記に時間を要している総務・アシスタントの方
- 音声データのテキスト化と管理を効率化し、よりコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに音声データを送信するだけで文字起こしから転記までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、音声ファイルをアップロードできる質問項目を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、フォームから送信された音声ファイルを取り込みます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や日付といったテキスト項目などを任意でカスタマイズできます。
- AIによる文字起こし機能では、日本語の他に英語など、対象の言語を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelにデータを追加する際に、書き込み対象としたいファイルやシートを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1:Microsoft Excelをマイアプリ登録
Microsoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
【事前準備 Microsoft Excel】
今回のフローは、Microsoft Excelの指定したシートに追記するため、Microsoft Excelのシートを準備する必要があります。
なお、今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
1.まず初めにMicrosoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からMicrosoft Excelを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Microsoft Excelを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
YoomのマイアプリにMicrosoft Excelが登録されたら連携完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
フォームで音声データが送信されたら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
インタビューや会議の音声データを手作業で文字起こしし、その内容を改めて表計算ソフトに入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。時間や労力がかかる上に、聞き間違いや転記ミスが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームに音声データを送信するだけでAIが自動で文字起こしを行い、Microsoft Excelへ内容を記録するため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インタビューや商談の音声をMicrosoft Excelで管理しているマーケターや営業担当者の方
- 会議の議事録作成で、手作業での文字起こしと転記に時間を要している総務・アシスタントの方
- 音声データのテキスト化と管理を効率化し、よりコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに音声データを送信するだけで文字起こしから転記までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、音声ファイルをアップロードできる質問項目を設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、フォームから送信された音声ファイルを取り込みます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や日付といったテキスト項目などを任意でカスタマイズできます。
- AIによる文字起こし機能では、日本語の他に英語など、対象の言語を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelにデータを追加する際に、書き込み対象としたいファイルやシートを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:フォームのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
作成したフォームが送信されるとフローボットが起動します。
2.フォームはテンプレートとして既に作成されています。
「質問を追加」から質問事項を増やすことができるので、用途に合わせて設定後、「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
取得した値に、入力フォームの回答サンプルを設定します。
こちらはアウトプットとして後ほど活用するので、データを確認しましょう。
(通常はフォームの回答が反映されますが、今回はテスト用に入力しています。)
確認できたら、「保存する」をクリックしてください！
ステップ4:音声データを文字起こしする設定
1.続いて、「音声データを文字起こしする」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能です。
- 「変換タイプ」→音声ファイルの容量に合わせて選択します。
3.次に「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。
4.続いて、読み取る音声ファイルの言語を候補から選択してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらもMicrosoft Excelの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Microsoft Excelに追加する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールしましょう。
3.以下の項目を入力していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかを選択し、その他の項目は注釈を参考に入力します。
入力後、「次へ」に進みましょう！
4.「追加するレコードの値」に、先ほど取得したアウトプットを選択します。
5.設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加ができていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
文字起こしを使ったその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも音声や会議内容を文字起こしし、それをさまざまなツールと連携することで、業務の記録・共有・分析を自動化できるテンプレートがあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Boxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した会議の録音データなどを、後から手作業で文字起こししていませんか？この作業は時間がかかる上、聞き間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をMicrosoft Excelに記録するため、こうした手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Boxに保存した音声データの文字起こしと管理に手間を感じている方
- ・会議や商談の議事録作成を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
- ・手作業による聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・BoxへのアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、文字起こしやデータ入力にかかる作業時間を短縮できます。
- ・手作業による聞き間違いや転記ミスがなくなることで、情報の正確性が向上し、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで対象のフォルダを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のファイルに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、文字起こしの精度や特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢から任意で選択できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、文字起こし結果を記録するファイルやシートを任意で指定します。また、ファイル名や日時、文字起こしテキストといったデータを、どの列に格納するかを自由に設定可能です。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
試してみる
■概要
メールで受信した音声ファイルから文字起こしを行い、要約後送信者に対して要約内容を返信します。
■設定方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たした音声ファイル付きのデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の＋マークを押し、音声データを文字起こしするオペレーションを選択し、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：日本語音声文字起こし（20タスク）を選択します。
・ファイルの添付方法：取得したファイルに設定し、添付ファイル1を候補から設定します。
・テスト：テストを実施し、解析結果が取得できたら保存します。
※※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679199
※仕様上、音声データが長尺の場合解析ができない場合があります。現状およそ20分ほどのデータであれば解析可能なため1時間などの場合はファイルをトリミングしてそれぞれのファイルで日本語音声文字起こしのオペレーションを繰り返してください。
③＋マークを押し、要約するオペレーションを選択して、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション●●文字以内の文章の要約というアクションを選びます。
・要約対象のテキスト：②で取得した解析結果を{{解析結果}}のように埋め込んでください。
・文字数：要約後の文字数を指定してください。
・要約の条件：条件があれば任意で設定してください。
※文字起こしされる字数が多いことが想定される場合は、15,000文字以内を選択してください。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して以下の設定を行ってください。
・To：①のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名：任意の件名を入力します。
・本文：③で要約した結果を埋め込みます。
※メールを送る操作の詳細設定はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで動画ファイルが送信されたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで動画ファイルの提出を受ける際、内容を確認するために動画を再生し、手作業で文字起こしをするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、アップロードされた動画ファイルから自動で音声を抽出し文字起こしを行い、そのテキストをNotionのデータベースに保存できます。一連の作業を自動化し、業務の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを用いて、動画コンテンツの管理を手作業で行っている方
- 動画の文字起こしや内容の転記作業に多くの時間を費やしているチームの方
- 採用面接やユーザーインタビューの記録・共有プロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信からNotionへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた動画のダウンロードや文字起こしの時間を削減できます。
- 手作業による文字起こし内容の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、動画コンテンツの管理精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から動画ファイルを特定してダウンロードします。
- 次に、YoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを生成します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストやフォームの回答内容を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容で作成、設定してください。
- AIによる音声データの文字起こしでは、特定のキーワードを強調するような指示や、要約を含めるなどのプロンプトを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、レコーディング内容の確認や共有を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。文字起こしの完了を都度確認し、関係者にメールで共有する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、その内容を自動でGmailから送信できます。これにより共有漏れを防ぎ、議事録作成などの後続業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議後、レコーディング内容の文字起こしと共有を手作業で行っている方
- 議事録作成の効率化や、関係者への情報共有を迅速化したいと考えているチームリーダーの方
- ZoomとGmailを日常的に利用し、定型的なメール送信業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomで文字起こしが完了する度に自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動でのファイル添付や宛先設定による、共有漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」というアクションを設定します。
- 、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、文字起こしが完了したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご契約のZoomのプランによっては、Yoomで利用できるアクションに制限があるためご注意ください。
- このワークフローにYoomの「音声文字起こし」などのAIオペレーションを追加でご利用いただく場合、チームプラン・サクセスプランでの契約が必要です。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。
会議の内容を文字起こしし、Googleドキュメントに格納
試してみる
◼️概要
入力フォームにアップロードした会議データの内容から音声を文字起こしし、Googleドキュメントで文字起こしデータを自動的に作成するフローボットです。
ZoomやMeetなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。
◼️注意事項
・GoogleドキュメントとYoomのアカウント連携が必要です。
・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
会議の議事録作成やインタビュー内容の整理など、音声データの文字起こしを手作業で行うことは、多くの時間と労力を要する大変な作業ですが、音声データを受け取るだけで自動的にテキスト化し、指定のMicrosoft Excelシートなどに記録される仕組みを導入することで、これらの手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、情報の記録・整理が効率化され、より迅速な情報共有や分析作業に時間を充てることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を利用すれば、プログラミングの知識がない方でも、マウス操作中心の直感的なインターフェースで簡単に業務フローを構築できるので、もし音声データの文字起こし自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
