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「Confluenceで作成した議事録やプロジェクト情報を、毎回エクセルファイルの管理表に転記するのが手間！」
「ConfluenceとMicrosoft Excelで情報が分散していて、エクセルファイル側の情報が古くなっていないか常に気にしないといけない…」
このように、ConfluenceとMicrosoft Excel間での情報のやり取りや同期作業に、時間や手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceで新しいページが作成されたり情報が更新された際に、自動で対応するエクセルファイルにデータが記録・更新される仕組み</span>があれば、これらの手作業による負担や更新漏れのリスクから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく改善できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Confluenceの情報をエクセルファイルに自動で記録し、ファイルを常に最新の状態に保つ業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとConfluence間で発生する様々な情報連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力の負担軽減や、エクセルファイル上の情報の鮮度維持、さらにはチーム内での情報共有の円滑化を実現できます。</span>
具体的な自動化の例をテンプレートを交えてご紹介していくので、普段の業務に近いものや気になる内容があれば、ぜひ試してみてください。
<span class="mark-yellow">Confluenceで新しいページが作成された際に、そのタイトルやURL、作成者などの情報をMicrosoft Excelの指定したファイルやシートに自動的に新しい行として追加する</span>基本的な連携フローです。
会議の議事録リストやプロジェクトドキュメントの一覧などをエクセルファイルで管理している場合に、手作業での転記漏れや入力ミスを防ぎ、常に最新の情報をエクセルファイルに集約できます！
<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件を満たすページ情報のみをMicrosoft Excelのファイルに自動で追加する</span>フローです。
例えば「要対応」ラベルが付いた課題管理ページだけをMicrosoft Excelファイルのタスクリストに追加するなど、必要な情報を選択的に集約したい場合に非常に有効で、管理の効率を格段に向上させます！
<span class="mark-yellow">Confluenceで作成されたページの本文内容をAIが自動で要約して、エクセルファイルに自動で追加する</span>フローです。
長文のドキュメントから重要なポイントだけをMicrosoft Excelで一覧化できるため、情報活用の幅が大きく広がります！
それでは代表的な例として、Confluenceで新しいページが作成された際に、そのページ情報をMicrosoft Excelの指定したシートに新しい行として自動で追加するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
作成したページの情報を追加するエクセルファイルを用意し、OneDriveかSharePointに格納してください。
ここでは例として、下図の「Confluenceページ管理」をOneDriveに格納します。
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoft ExcelアカウントとAtlassianアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
このまま、Confluenceを連携していきます。
これで、このフローで使用する2つのアプリがマイアプリに登録されました。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
では、ステップ3で取得したページの情報をエクセルファイルに追加していきましょう。
「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Confluenceでページを作成し、ページ情報のレコードがエクセルファイルに追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
ConfluenceとMicrosoft Excelを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
ページ情報をもとにMicrosoft SharePointのフォルダを作成したり、Microsoft TeamsのメッセージやGitHubのIssueを使ってページを作成したりできます。
メールやアンケート結果を自動で格納したり、商談情報を登録したりできます。
ConfluenceとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたConfluenceの情報をMicrosoft Excelへ転記・更新する作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも効果的に防止できます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業に追われることなく、本来注力すべき分析業務や企画業務といった、より創造的で付加価値の高い仕事に時間とエネルギーを割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしConfluenceとMicrosoft Excelの連携自動化や、その他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomを使った業務効率化を実際に体験してみてください！
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