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「Outlookで受信した重要なメールを、すぐにチームに共有したい」
「届いたメールの内容をMicrosoft Teamsの特定のチャネルに手動でコピペして通知しているけど、正直面倒…」
このように、日々の業務でOutlookとMicrosoft Teamsを併用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容を指定した条件に基づいてMicrosoft Teamsに自動通知</span>できるようになれば、情報共有のスピード向上とデータの正確性の維持が見込めるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して日々のコミュニケーションをよりスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や通知業務を自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメールを受信した際、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャネルに自動で投稿することで、チーム全体での迅速な情報共有と対応漏れの防止が実現するでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日大量に届くメール、特に長文の報告メールなどを確認するのに時間がかかっていませんか？
この連携は、Outlookで受信したメール本文をAIが自動で要約し、その結果をMicrosoft Teamsに通知するもので、<span class="mark-yellow">メールを開いて全文を読む手間を省き、要点だけを素早く把握</span>しやすくなります。
AIによる要約というデータ加工処理を含むこのフローは、チーム内の迅速な意思決定をサポートできるはずです！
お客様からのお問い合わせメールへの一次対応に追われ、他の業務が滞ってしまうことはないでしょうか。
このフローを活用すれば、Outlookでお問い合わせメールを受信したタイミングで、AIプラットフォームのDifyが最適な回答文案を自動で生成します。
さらに、その内容を承認依頼としてMicrosoft Teamsに通知するため、<span class="mark-yellow">担当者はAIが作成した文案を確認・修正するだけで迅速に返信可能です。</span>これにより、対応品質の均一化と顧客満足度の向上が期待できるでしょう！
それでは、さっそく実際にOutlookとMicrosoft Teamsの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで受信したメール内容をAIで要約してMicrosoft Teamsに自動転送する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初に、Yoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットを作成できます。
まずはOutlookをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からOutlookを検索してください。
ログインを求められますので、普段使用しているアカウントを入力します。これで、Outlookの接続が完了しました。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次に、Microsoft Teamsを接続しましょう。先ほどと同様の操作でMicrosoft Teamsのアプリアイコンを検索し、クリックしてください。
先ほど「Microsoft 365（旧Office 365）」のログイン操作を行なっているため、必要な操作はなく、瞬時に連携が完了します。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリをYoomアカウントに接続できました！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックします。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookで受信したメール内容をAIで要約してMicrosoft Teamsに自動転送する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「メールを受信したら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
問題なければ、「次へ」を押しましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「メールフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
設定後、フローボットのトリガーとなるアクション（今回はメールの受信）を行い、[テスト]をクリックします。テストのため、このようなメールを送信してみました。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
メールの内容を取得できているようです！テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
つまり、この後の要約アクションやMicrosoft Teamsの通知設定アクションで要約対象および要約結果として引用することが可能となります。
続いて、2つ目の「要約する」をクリックしましょう。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、使用するAIモデルを含め、その他の抽出アクションを選択できます。
次の画面で、「要約対象のテキスト」にAIを利用して要約したい、特定のテキストを入力します。
入力ボックスをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は、トリガーアクションで取得した値「本文」を要約対象としました。
その他の項目も運用状況に合わせて設定しましょう。今回は以下のように設定してみました。
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。すると、テストが成功し、以下のように値を取得できました。
取得した値に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
最後に、3つ目の「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックします。
次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。このようにアウトプットを引用することで、毎回異なる要約結果を通知できます。
なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が通知されるのでご注意ください。
以下の画像は例として、前ステップで取得したアウトプット【要約結果】を入力し設定したものです。固定のテキストや「：」などの記号を使って、全体を見やすいように整えるのがおすすめです。
「メンション情報」や「添付ファイル情報」は、運用状況に合わせて設定してください。『+ 〇〇を追加』をクリックすると、設定項目を増やすことができます。
MicrosoftTeamsでファイルつきメッセージを送付する方法は、こちらのページを確認してください。
Microsoft Teamsでのメンション方法は、こちらで確認しましょう。
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。ここで、実際にMicrosoft Teamsに通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はOutlookからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にMicrosoft TeamsからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、Microsoft Teamsでの重要なやり取りを見逃すことなく、メールで確実に確認・記録することが可能になりますよ！
特定のプロジェクトチャネルやメンション付きの重要なメッセージなど、Microsoft Teams上の見逃したくない投稿を確実に把握したい場合にこの直接連携が役立ちます。
設定したチャネルに新しいメッセージが投稿されると、<span class="mark-yellow">その内容が自動的にOutlookにメールとして送信される</span>ため、Microsoft Teamsを常に開いていなくても重要なコミュニケーションを見逃す心配がありません！
長時間の議論や複数のトピックが混在するチャットのキャッチアップに時間を要していませんか？
この連携は、Microsoft Teamsの特定のチャット内容をOpenAIが要約し、その結果をOutlook経由で関係者にメールで共有するものです。
<span class="mark-yellow">会議に参加できなかったメンバーへの情報共有を効率化</span>し、プロジェクトの進行状況を誰もが素早く理解できる環境を整えられるはずです！
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやMicrosoft Teamsを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メッセージの受信をトリガーにして関係者に通知したり、データベースツールに受信内容を集約することも可能です。
受け取った内容をその都度確認する必要がなくなり、その他のコア業務に時間を充てられるようになるかもしれません！
課題の作成や申請の承認を検知して関係者に自動で通知を行うことが可能となるため、情報共有プロセスの効率化が見込めます。
メッセージ内容をもとに翻訳を行い結果を別のコミュニケーションツールに通知することも可能です！
OutlookとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や共有作業の手間を減らすことができ、情報共有の漏れや遅延といったヒューマンエラーの防止にも役立ちます。</span>
これによりメンバーは最新の情報を基に迅速なアクションを起こせるようになり、その他の業務にリソースを充てられるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の情報連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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