Microsoft TeamsとOutlookを連携してメール通知を自動化する方法

[Yoomとは]

Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する方法

Yoomを利用して、ノーコードでOutlookとMicrosoft Teamsを連携させます。
Outlookにメールが届いたら、必要な情報を要約してMicrosoft Teamsに送信させてみましょう！

ステップ1:OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携

まずは、OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を行いましょう！
既に済んでる方はステップ2に進んでください。

Yoomの左側のバーから「マイアプリ」をクリックしてください。

そこから、マイアプリページの右上「＋新規登録」をクリックするとたくさんのアプリ名が出てきます。
そこからOutlook(またはMicrosoft Teams)を検索してください。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ログインを求められますので、普段仕事で使用しているアカウントを入力してください。
今回のアプリは、両方ともOffice365のものなのでどちらかで1度ログインするだけです!

無事登録されたら、下の画像の様にアプリ名とアイコンが表示されるようになりました。

次に以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

ではフローの1番はじめのトリガー設定を行っていきましょう。

「アプリトリガー」を選択すると、先ほどマイアプリ連携をしたOutlookの情報が反映されています。

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トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択します。
他には「特定の件名のメールを受信したら」などあるので、必要に応じてアレンジもできます。

アカウントが反映されていることを確認して「次へ」をクリックしてください。

次に、どのメールフォルダにメールが届いたらフローボットが起動するのかを設定します。
反映させたOutlookメールのフォルダーが反映されているはずなので、該当のメールフォルダIDを選びましょう。

「テスト」ボタンを押し、エラーが出なければ「保存」ボタンを押してトリガー設定は完了です。

ステップ3:要約するアプリとの連携

次にメールの文面を要約するアプリとの連携をします。
ここではChatGPTにメール文面の要約をしてもらうように設定していきます。

ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらを参考にしてください。

次に、要約するためにChatGPTとする会話の設定などを行なっていきます。
ここで要約してほしい情報に条件がある場合は「会話」の欄に詳細を入力しておきましょう。

Temperatureは、解答の抽象度を表します。
最大トークン数も合わせて設定しておきましょう！
必要な情報を押して「テスト」ボタンを押しエラーが出なければメール要約の設定は完了です！

ステップ4：Microsoft Teamsとのアプリ連携

次に、Microsoft Teamsとのアプリ連携を行います。
初めにマイアプリ登録が完了していれば、情報が反映されているはずです。

アクションは他にもありますが、今回は届いたメールを要約してMicrosoft Teamsに通知するので、「チャットにメッセージを送る」を選択します。

Microsoft Teamsのどのチャットに通知を送るのか、設定していきます。
メンション情報のアウトプットは、候補から選択することができます。

全ての情報を入力し、保存を押してフロー一覧画面に戻ります。

エラーが出ていないことを確認して、アプリトリガーをONに変更したら設定完了！
これでOutlookでメールを受信したら自動で内容を要約してMicrosoft Teamsに通知が来るようになりました。

Microsoft TeamsとOutlookのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

Outlookに限らず、Salesforceのレコード作成をトリガーにしてMicrosoft Teamsに通知することもできます。

‍アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する

‍アンケートの回答内容をMicrosoft Excelに保存してから通知するフローもあります。このようにアクションを2段階で設定することも可能です。

毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する

日にちを決めて定期的に通知する方法もあります。月末月初等、毎月決まった処理をする方におすすめです。

Outlookを活用した自動化例

Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信

Microsoft Teamsだけでなく、Slackなど他のチャットツールに通知することもできます。

Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

メッセージに限らず、添付ファイルの自動アップロードも可能です。Dropbox以外にもカスタマイズできるので、お使いのツールでお試しください！

Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する

Outlookの情報にもとに他ツールを更新するのとは逆に、他ツールの情報をもとにOutlookでタスクを作成するフローもあります。

OutlookとMicrosoft Teamsを連携するメリットと利用シーン

1. 要点を簡潔に共有し、素早く対応可能な体制を構築‍

Outlookで受信したメールを要約してMicrosoft Teamsに自動送信することで、重要な情報が簡潔に集約され、チーム内での情報共有が円滑になるでしょう。

特に、クライアントからの要件やプロジェクトの進捗確認など、対応が必要なメールの要点を短時間で把握でき、迅速に対応できる体制を整えられますね。この仕組みを使えば、例えば会議や作業前に必須の情報がチーム全員に確実に伝わり、対応漏れのリスクの軽減に寄与します。

2. 重複作業の削減で業務負担を軽減し、リソースを最適化‍

OutlookとMicrosoft Teamsを連携させることで、アプリ間の移動が不要になり、業務効率の向上が期待できます。

メールの要約内容がMicrosoft Teamsに通知されれば、担当者全員が必要な情報にアクセスできるため、個別の確認や転記作業が不要となり、ミスや情報の取りこぼしも減るでしょう。特に複数の担当者がメール情報を必要とする場合、この連携で作業が一元化され、各メンバーが同時に確認し、業務全体のリソースが有効に活用できる環境を構築します。

3. コミュニケーションの簡素化でストレス軽減とチームの一体感を向上‍

Outlookで受信したメールの内容がMicrosoft Teamsに要約されることで、関連情報の確認が容易になり、チーム内での情報共有がスムーズになります。

例えば、会議や打ち合わせに関するメールが簡潔に要約されてMicrosoft Teamsに通知されれば、各メンバーが前提情報を同じタイミングで把握でき、情報の見落としが減ります。これにより、特にリモート環境でのチームワークが強化され、情報を共有する過程での負担が軽減し、チーム全体での業務効率が向上が期待できます。

まとめ

Yoomを使ってOutlookとMicrosoft Teamsを連携する方法を紹介しました。

• 顧客対応　
• スケジュール管理
• 社内コミュニケーション

上記の様な業務は、アプリ同士を連携させることで自動化が可能です。
ヒューマンエラーや情報を処理する手間などが大幅に削減され、業務効率化につながります。

この記事を参考にぜひ試してみてください！