Microsoft TeamsとOutlookを連携してメール通知を自動化する方法

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

ではフローの1番はじめのトリガー設定を行っていきましょう。

「アプリトリガー」を選択すると、先ほどマイアプリ連携をしたOutlookの情報が反映されています。

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トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択します。
他には「特定の件名のメールを受信したら」などあるので、必要に応じてアレンジもできます。

アカウントが反映されていることを確認して「次へ」をクリックしてください。

次に、どのメールフォルダにメールが届いたらフローボットが起動するのかを設定します。
反映させたOutlookメールのフォルダーが反映されているはずなので、該当のメールフォルダIDを選びましょう。

「テスト」ボタンを押し、エラーが出なければ「保存」ボタンを押してトリガー設定は完了です。

ステップ3:要約するアプリとの連携

次にメールの文面を要約するアプリとの連携をします。
ここではChatGPTにメール文面の要約をしてもらうように設定していきます。

ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらを参考にしてください。

次に、要約するためにChatGPTとする会話の設定などを行なっていきます。
ここで要約してほしい情報に条件がある場合は「会話」の欄に詳細を入力しておきましょう。

Temperatureは、解答の抽象度を表します。
最大トークン数も合わせて設定しておきましょう！
必要な情報を押して「テスト」ボタンを押しエラーが出なければメール要約の設定は完了です！

ステップ4：Microsoft Teamsとのアプリ連携

次に、Microsoft Teamsとのアプリ連携を行います。
初めにマイアプリ登録が完了していれば、情報が反映されているはずです。

アクションは他にもありますが、今回は届いたメールを要約してMicrosoft Teamsに通知するので、「チャットにメッセージを送る」を選択します。

Microsoft Teamsのどのチャットに通知を送るのか、設定していきます。
メンション情報のアウトプットは、候補から選択することができます。

全ての情報を入力し、保存を押してフロー一覧画面に戻ります。

エラーが出ていないことを確認して、アプリトリガーをONに変更したら設定完了！
これでOutlookでメールを受信したら自動で内容を要約してMicrosoft Teamsに通知が来るようになりました。

Microsoft TeamsやOutlookを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Microsoft TeamsやOutlookを連携した自動化例

Outlookでメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知したり、Outlookの受信メールに添付されたファイルをMicrosoft Teamsで共有したりすることもできます。
また、Microsoft Teamsの投稿内容をもとにOutlookのカレンダーにイベントを登録する連携も可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

NotionやGoogle スプレッドシートなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

GoogleフォームやHubSpotなどで送信された情報をMicrosoft Teamsに自動で通知します。

タスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

TrelloやAsanaなどにタスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

指定した日時にOutlookメールを送信する

月末や毎日決まった時間などに自動でOutlookメールを送信します。

OutlookとMicrosoft Teamsを連携するメリットと利用シーン

1. 要点を簡潔に共有し、素早く対応可能な体制を構築‍

Outlookで受信したメールを要約してMicrosoft Teamsに自動送信することで、重要な情報が簡潔に集約され、チーム内での情報共有が円滑になるはずです。

例えば、クライアントからの要件やプロジェクトの進捗確認など、対応が必要なメールの要点を短時間で把握でき、迅速に対応できる体制を整えられますね。この仕組みを使えば、必須の情報がチーム全員に確実に伝わり、対応漏れのリスクも軽減できるはずです。

2. 重複作業の削減で業務負担を軽減し、リソースを最適化‍

OutlookとMicrosoft Teamsを連携させることで、アプリ間の移動が不要になり、業務効率の向上が期待できます。

メールの要約内容がMicrosoft Teamsに通知されれば、担当者全員が必要な情報にすばやくアクセスできるため、個別の確認や転記作業が不要になり、情報の取りこぼしが減るはずです。例えば、複数の担当者がメール情報を必要とする場合、この連携で作業が一元化され、各メンバーが同時に確認でき、業務全体のリソースを有効に活用できる環境を構築できるのではないでしょうか。

3. コミュニケーションの簡素化でストレス軽減とチームの一体感を向上‍

Outlookで受信したメールの内容がMicrosoft Teamsに要約されることで、関連情報の確認が容易になり、チーム内での情報共有がスムーズになるはずです。

例えば、会議や打ち合わせに関するメールが簡潔に要約されてMicrosoft Teamsに通知されれば、各メンバーが前提情報を素早くで把握でき、情報の見落としが減りますね。これにより、特にリモート環境でのチームワークが強化され、情報を共有する過程での負担が軽減し、チーム全体での業務効率の向上が期待できますよ。

まとめ

Yoomを使ってOutlookとMicrosoft Teamsを連携する方法を紹介しました。

• 顧客対応　
• スケジュール管理
• 社内コミュニケーション

上記の様な業務は、アプリ同士を連携させることで自動化が可能です。
ヒューマンエラーや情報を処理する手間などが大幅に削減され、業務効率化につながります。

この記事を参考に、自動化をぜひ試してみてくださいね！