Microsoft TeamsとOutlookを連携してメール通知を自動化する方法

ステップ1:OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携

まずは、OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を行いましょう!
既に済んでる方はステップ2に進んでください。

Yoomの左側のバーから「マイアプリ」をクリックしてください。

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そこから、マイアプリページの右上「＋新規登録」をクリックするとたくさんのアプリ名が出てきます。

そこからOutlook(またはMicrosoft Teams)を検索してください。

ログインを求められますので、普段仕事で使用しているアカウントを入力してください。
今回のアプリは、両方ともOffice365のものなのでどちらかで1度ログインするだけです!

無事登録されたら、下の画像の様にアプリ名とアイコンが表示される様になりました。

ステップ2:トリガーを設定

ではフローの1番はじめのトリガー設定を行なっていきましょう。

「アプリトリガー」を選択すると、先ほどマイアプリ連携をしたOutlookの情報が反映されています。

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トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択します。
他には「特定の件名のメールを受信したら」などあるので、必要に応じてアレンジもできます。

アカウントが反映されていることを確認して「次へ」をクリックしてください。

次に、どのメールフォルダにメールが届いたらフローボットが起動するのかを設定します。
反映させたOutlookメールのフォルダーが反映されているはずなので、該当のメールフォルダIDを選びましょう。

「テスト」ボタンを押し、エラーが出なければ「保存」ボタンを押してトリガー設定は完了です。

ステップ3:要約するアプリとの連携

次にメールの文面を要約するアプリとの連携をします。
ここではChatGPTにメール文面の要約をしてもらうように設定していきます。

ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらを参考にしてください。

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次に、要約するためにChatGPTとする会話の設定などを行なっていきます。
ここで要約してほしい情報に条件がある場合は「会話」の欄に詳細を入力しておきましょう。

Temperatureは、解答の抽象度を表します。
最大トークン数も合わせて設定しておきましょう!
必要な情報を押して「テスト」ボタンを押しエラーが出なければメール要約の設定は完了です!

ステップ4：Microsoft Teamsとのアプリ連携

次に、Microsoft Teamsとのアプリ連携を行います。

初めにマイアプリ登録が完了していれば、情報が反映されているはずです。

アクションは他にもありますが、今回は届いたメールを要約してMicrosoft Teamsに通知するので、「チャットにメッセージを送る」を選択します。

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Microsoft Teamsのどのチャットに通知を送るのか、設定していきます。
メンション情報のアウトプットは、候補から選択することができます。

全ての情報を入力し、保存を押してフロー一覧画面に戻ります。

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エラーが出ていないことを確認して、アプリトリガーをONに変更したら設定完了！
これでOutlookでメールを受信したら自動で内容を要約してMicrosoft Teamsに通知が来る様になりました。

Microsoft TeamsとOutlookの連携フロー応用編

Yoomを利用してMicrosoft TeamsとOutlookを連携させると、メールを要約して通知する以外にも業務効率化の一役を担ってくれます！
ご紹介するフローは一例で、あなたが業務で使っているアプリに変更すればアレンジは無限大です！

・フォームに回答があったものをOutlookメールに送信・要約してMicrosoft Teamsに送信

フォームの回答が長文になった場合でも、ChatGPTなどと連携させることで要約が可能になります。
要約された文章をメールで送信、さらにはMicrosoft Teamsに通知することができます。

たくさんの人から回答をもらう様なアンケート集計をする際に、ぜひ活用してみてください!

・Microsoft Teamsのチャンネルにミーティング内容が投稿されたらZoomミーティングURL を発行してOutlookに送信する

ミーティングに関するチャットが投稿されると、即座にZoomURLが発行されます。

発行されたURLを指定のメールアドレスに自動送信することができるので確認・共有がスムーズに進みます。

・入力フォームに英語での質問があったら、質問内容を翻訳しMicrosoft Teamsに通知とフォーム回答者へ一次返信する

問い合わせを翻訳してチーム内に通知し、さらに回答者への一次返信も行います。

英語の質問に対して迅速に一次返信することで、顧客満足度の向上につながりそうです。

・Facebook広告でリード情報が登録されたら、リードへOutlookメールを送付しMicrosoft Teamsに通知する

リードの獲得をOutlookとMicrosoft Teamsの両方に通知します。

どちらにも通知を行うことで、幅広いメンバーへの通知が可能になります。

Yoomを使うことで情報の要約や、提携文のメール送信などルーティンが出来上がっている業務は自動化することができます。

日々のコミュニケーションを円滑化させるのに、ぜひ活用してみてください!

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まとめ

Yoomを使ってOutlookとMicrosoft Teamsを連携する方法を紹介しました。

メール送信やスケジュール管理などが自動化できることがわかったかと思います。

• 顧客対応　
• スケジュール管理
• 社内コミュニケーション

上記の様な業務は、アプリ同士を連携させることで自動化が可能です。

ヒューマンエラーや情報を処理する手間などが大幅に削減され、業務効率化につながります!

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 Yoomでは2週間お試し期間があるので、実際に使って導入を検討してみてください。