Microsoft TeamsとMicrosoft Outlookを連携してメール通知を自動化する方法

‍TeamsとOutlookを連携するメリット

TeamsとOutlookを連携させることで、仕事中に複数のアプリを立ち上げて行き来する手間を省くことできます。

他にも2つのアプリを連携させることで、あなたの仕事効率を格段に上げることができます。

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• コミュニケーションがスムーズになる
• オンラインの環境下でも業務が円滑に進む
• 情報が集約され、漏れや抜けがなくなる

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どの要素も、仕事を進める上で手間がかかるとストレスになる部分ですよね。

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TeamsとOutlookを連携することで、届いたメールをTeamsから返信できるのでコミュニケーションがスムーズに進みます。

また、届いたメールを自動で集約してTeamsに送ることで、スケジュール管理やチーム内での情報の共有が格段に速くなります。

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スケジュール管理や情報の共有が自動でされることによって、本来やるべき仕事に集中できるので業務効率が上がり生産性が上がること間違いなしです。

最近、普通の働き方になりつつあるリモートワークでも情報の伝達漏れがぐっと減るでしょう。

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Yoomを利用すると、具体的にどんな業務が効率的になるのか？詳しく解説してまいります！

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TeamsとOutlookを連携して自動化できる業務

TeamsとOutlookを連携して自動化できる業務には、具体的にはどの様なものがあるかご紹介します。

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• 顧客対応　
• スケジュール管理
• 社内コミュニケーション

以上3つの業務を自動化することができます。

では具体的にどの様な場面で活躍するのでしょうか？

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顧客対応の業務自動化

TeamsとOutlookを連携すると、Outlookで受信したメールを集約・要約してTeamsに送ることができます。

どんな内容を要約するのかは、もちろんカスタム可能！

顧客の住所や電話番号だけを集約したり、発注などについての具体的な数字だけを集約することも可能です。

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スムーズに情報を集約・対応することで顧客満足度や信頼度が上がること間違いなしです。

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スケジュール管理の自動化

Outlookにメールが届いた後Teamsに送信されると、同じチーム全員が同時に同じ情報を把握することができます。

このことから、タスクやプロジェクトの進捗の把握を全員で行うことができ漏れを防ぐことができます。

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スケジュールの確認に複数アプリを立ち上げる必要がなくなるので、小さなストレスが削減されます。

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社内コミュニケーションの自動共有

ミーティングや商談などに関連したメールがOutlookに送信された際には、必要な情報が要約されTeamsに集約されます。

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双方での確認の手間が省け、事前準備に集中することができます。

ミーティングや商談の時間の短縮に繋げることもできますね。

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ノーコードツールYoomで簡単にTeamsとOutlookを連携

Yoomを利用して、ノーコードでTeamsとOutlookを連携させるとOutlookに届いたメールの情報を集約して、Teamsに自動で送信させることができます。

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実際にアプリを連携させてみましょう!

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Outlookにメールが届いたら、要約してTeamsに送信する方法

Yoomを利用して、ノーコードでOutlookとTeamsを連携させます。

Outlookにメールが届いたら、必要の情報を要約してTeamsに送信させてみましょう!

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はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

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ステップ1:OutlookとTeamsのマイアプリ連携

まずは、OutlookとTeamsのマイアプリ登録を行いましょう!

既に済んでる方はステップ2に進んでください。

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Yoomの左側のバーから「マイアプリ」をクリックしてください。

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そこから、マイアプリページの右上「＋新規登録」をクリックするとたくさんのアプリ名が出てきます。

そこからOutlook(またはTeams)を検索してください。

ログインを求められますので、普段仕事で使用しているアカウントを入力してください。

今回のアプリは、両方ともOffice365のものなのでどちらかで1度ログインするだけです!

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無事登録されたら、下の画像の様にアプリ名とアイコンが表示される様になりました。

各アプリとYoomの、マイアプリ連携の説明をスクショを交えてしてください

見出しは適切なものに設定してください

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ステップ2:トリガーを設定

ではフローの1番はじめのトリガー設定を行なっていきましょう。

「アプリトリガー」を選択すると、先ほどマイアプリ連携をしたOutlookの情報が反映されています。

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トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択します。

他には「特定の件名のメールを受信したら」などあるので、必要に応じてアレンジもできます。

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アカウントが反映されていることを確認して「次へ」をクリックしてください。

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次に、どのメールフォルダにメールが届いたらフローボットが起動するのかを設定します。

反映させたOutlookメールのフォルダーが反映されているはずなので、該当のメールフォルダIDを選びましょう。

「テスト」ボタンを押し、エラーが出なければ「保存」ボタンを押してトリガー設定は完了です。

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ステップ3:要約するアプリとの連携

次にメールの文面を要約するアプリとの連携をします。

ここではChatGPTにメール文面の要約をしてもらうように設定していきます。

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ChatGPTのマイアプリ登録についてはこちらを参考にしてください。

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次に、要約するためにChatGPTとする会話の設定などを行なっていきます。

ここで要約してほしい情報に条件がある場合は「会話」の欄に詳細を入力しておきましょう。

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‍Temperatureは、解答の抽象度を表します。

最大トークン数も合わせて設定しておきましょう!

必要な情報を押して「テスト」ボタンを押しエラーが出なければメール要約の設定は完了です!

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ステップ4：Teamsとのアプリ連携

‍次に、Teamsとのアプリ連携を行います。

初めにマイアプリ登録が完了していれば、情報が反映されているはずです。

アクションは他にもありますが、今回は届いたメールを要約してTeamsに通知するので、「チャットにメッセージを送る」を選択します。

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Teamsのどのチャットに通知を送るのか、設定していきます。

メンション情報のアウトプットは、候補から選択することができます。

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全ての情報を入力し、保存を押してフロー一覧画面に戻ります。

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エラーが出ていないことを確認して、アプリトリガーをONに変更したら設定完了！

これでOutlookでメールを受信したら自動で内容を要約してTeamsに通知が来る様になりました。

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TeamsとOutlookの連携フロー応用編

Yoomを利用してTeamsとOutlookを連携させると、メールを要約して通知する以外にも業務効率化の一役を担ってくれます！

ご紹介するフローは一例で、あなたが業務で使っているアプリに変更すればアレンジは無限大です！

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・フォームに回答があったものをOutlookメールに送信・要約してTeamsに送信

フォームの回答が長文になった場合でも、ChatGPTなどと連携させることで要約が可能になります。

要約された文章をメールで送信、さらにはTeamsに通知することができます。

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たくさんの人から回答をもらう様なアンケート集計をする際に、ぜひ活用してみてください!

・Teamsのチャンネルにミーティング内容が投稿されたらZoomミーティングURL を発行してOutlookに送信する

ミーティングに関するチャットが投稿されると、即座にZoomURLが発行されます。

発行されたURLを指定のメールアドレスに自動送信することができるので確認・共有がスムーズに進みます。

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Yoomを使うことで情報の要約や、提携文のメール送信などルーティンが出来上がっている業務は自動化することができます。

日々のコミュニケーションを円滑化させるのに、ぜひ活用してみてください!

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生成AIを使うことによって、情報の要約も可能なのでご自身の仕事の工程を分解してどんどん自動化していきましょう

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まとめ

Yoomを使ってOutlookとTeamsを連携する方法を紹介しました。

メール送信やスケジュール管理などが自動化できることがわかったかと思います。

• 顧客対応　
• スケジュール管理
• 社内コミュニケーション

上記の様な業務は、アプリ同士を連携させることで自動化が可能です。

ヒューマンエラーや情報を処理する手間などが大幅に削減され、業務効率化につながります!

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 Yoomでは2週間お試し期間があるので、実際に使って導入を検討してみてください。