Microsoft TeamsとOneDriveを連携してファイル管理と通知を自動化してみた！

事前準備

■Yoomへログイン

Yoomのアカウントを持っていない方はYoomの登録ページからアカウントを発行してください。30秒で登録できます！
登録後、Yoomへログインします。

■OneDriveのフォルダ作成

メールに添付されたファイルを保存するためのフォルダをつくります。

1.OneDriveにログインします。

2.ログイン後、画面左の「+Add new」から「Folder」をクリックします。

3.任意のフォルダ名とカラーをつけて、「Create」をクリックしたらフォルダ作成も完了です！
今回はフォルダ名を「テスト用_0711」にしました。

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Microsoft TeamsとOneDriveのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「テンプレートギャラリーから作成」を選択します。

3.検索欄にテンプレート名を入力し、「テンプレートを作成」をクリックする。

フローボットの新規作成まで完了しました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。

2.メールトリガーの条件設定ページでは、任意のタイトルを入力し受信用アクセスの作成欄に任意の文字を入力します。
今回は「test」を入力しました。

次へ進みます。

3.前のページで設定したアドレスに添付ファイル付きのメールを送信します。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■OneDriveの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「OneDrive」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは任意のタイトルを入力し、アクションは「ファイルをアップロード」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
・ドライブID：欄をクリックし、ファイルを格納する任意のドライブ名を選択
・格納先フォルダ名：事前準備で作成したフォルダ名またはフォルダ名の一部を入力
・格納先フォルダのアイテムID：欄をクリックし、事前準備で作成したフォルダ名
・ファイル名：欄をクリックし、トリガーから「添付ファイル」を選択
・ファイルの添付方法：プルダウンから「アウトプットを使用する」とメールの添付ファイル(今回は「添付ファイル1」)を選択

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■Microsoft Teamsの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Microsoft Teams」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力しアクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
・チームID：欄をクリックし、任意のチーム名を選択
・チャネルID：欄をクリックし、任意のチャネル名を選択
・メッセージ：任意のメッセージを入力※欄をクリックし、アウトプットを使用することもできます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

これでフローボット完成です！

お疲れ様でした！

Microsoft TeamsやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Microsoft TeamsとOneDriveを連携した自動化例

Microsoft Teamsで投稿されたメッセージをもとにOneDriveにフォルダを作成したり、Googleフォームで受け取った書類をOneDriveに保存してicrosoft Teamsに通知したりする連携が可能です。
また、指定のスケジュールでファイルのコピーを自動作成してリネームすることもできます。

Microsoft Teamsを連携した自動化例

タスク管理ツールにタスクが追加されたらMicrosoft Teamsにメッセージを送付する

TrelloやAsanaにタスクが登録されたことを、Microsoft Teamsに自動で通知します。

データベースにレコードが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

kintoneやNotionなどのデータベースにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で通知します。

OneDriveを連携した自動化例

アプリに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやMicrosoft Dynamics365 Salesなどに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

アプリでタスクが作成されたらOneDriveにフォルダを作成する

Backlogやkintoneなどでタスクが作成されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成します。

メールで受け取ったファイルをOneDriveに保存する

OutlookやGmailで受け取ったファイルをOneDriveに自動で保存します。

Microsoft TeamsとOneDriveを連携するメリット

1.ファイルの一元管理‍

Microsoft Teamsのチャネルで共有されたファイルが自動的にOneDriveに保存される設定をすると、ファイルの一元管理ができます。
手が離せないときにファイルが共有されても、OneDriveへの保存を自動化していると手作業で保存しなくていいので楽ですね。
ファイル管理を一元化することで、紛失等のトラブルも未然に防ぎます。‍

2.情報共有の自動化

Microsoft TeamsとOneDriveの連携で、リアルタイムで情報共有ができます。
OneDriveにファイルを保存したときにMicrosoft Teamsへメッセージとファイルを送信する設定にすると、チーム全員が即時に確認できます。
業務の進行がスムーズになり、フィードバックや修正が迅速に行えますね。

3.ストレージの軽量化

Microsoft Teamsで共有されたファイルをOneDriveに自動保存する設定によって、デバイスのローカルストレージを圧迫することなく大量のファイルを保存できます。
デスクトップにファイルを一時保存して手作業でOneDriveにファイルを保存する場合、保存作業が終わってもデスクトップが散らかっている、なんてことありますよね。
不要なファイルがないスッキリしたデスクトップで作業すると、ファイルの送付ミスを防止できます。

まとめ

今回は、「メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する」フローをご紹介しました。
Microsoft TeamsとOneDriveを連携することで、ファイルの格納作業を自動化しメールの確認漏れを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成や翻訳等できることの幅が広がります。

ぜひ色々な機能を試してみてくださいね。