HubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

インバウンドマーケティングのプラットフォームのHubSpotとチームワークを効率的に行うためのオンラインツールであるMicrosoft Teams。
HubSpotとMicrosoft Teamsの連携により業務スピードが大きく変わります！

Microsoft TeamsとNotionを連携するメリットと自動化例

メリット1:顧客へスピード対応が可能！

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、Hubspotに新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft Teamsに通知することが可能です！
例えば、顧客の情報をたくさん抱えているカスタマーセンターはお客様の情報をタイムリーに把握しておきたいところ。HubSpotとMicrosoft Teamsの連携を連携すると、Microsoft Teamsから全社員に最新の情報が共有されるため、お客様対応もスムーズになり顧客満足度もアップします！

メリット2: スケジュール調整が簡単に！

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、Hubspotで新しい商談が登録されると自動でMicrosoft Teamsのプロジェクトメンバーに会議のスケジュールが提案されます。
例えば、Microsoft teamsのカレンダー機能を利用して、メンバーの空き時間を確認し、会議時間を提案することができます。
これにより、スケジュール調整にかかる時間と労力がかからずに、商談を進行することが可能です！
また、会議のリマインダーや資料を予め自動的に共有することもできるため、参加者は準備をして会議に挑むことができます！

メリット3: 情報を統一化することができる！

複数のアプリを使用していると起こりやすい情報の漏れや相違。「Aのアプリではタスク完了と言っているけど、Bのアプリでは確認中になっている！？」なんてチームを混乱に招いてしまいそうです。そんな時はHubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、情報を統一することができます！

例えば、商談が成功した際に、ステージが「取引中」から「受注」へ変更するとMicrosoft Teamsに自動で通知されるようにできます。
そしてプロジェクトメンバーが通知を見て、即時に業務に取り掛かることができます。
どこにいても同じ内容の情報を取得することが可能です！

Yoomならノーコードで簡単に実装できます！

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SaaS、OCR、生成AI、RPAの機能を組み合わせたハイパーオートメーションが、日々の事務作業をノーコードで自動化できます！
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また、Yoomのテンプレートを使用するともっと簡単に自動化することが可能です！
あなたがいつも使用しているアプリのテンプレートもあるかも？！是非見てみてください！
テンプレ一覧‍

さて、HubSpotとMicrosoft Teamsの連携をすることのメリットと自動化例を挙げてきました。
この後は実際にHubSpotとMicrosoft Teamsを連携する方法をご紹介します。
今回使用するテンプレートは「HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」です！
テンプレートは以下の通りです。

HubSpotとMicrosoft Teamsのテンプレートを用いた作り方

はじめる前に‍

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリに連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Hubspotをクリックします。
(3)アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックします。

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(4)ログイン画面にてEメールアドレスとパスワードを入力しログインします。
その後の行程につきましてはこちらをご確認ください。
(5)次はMicrosoft Teamsをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックします。
(6)Microsoft Teamsにサインインします。連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。

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これでマイアプリの連携が完了しました！

ステップ2:トリガーを設定しよう！

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。

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(2)Hubspotと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、アプリトリガーのAPI接続設定の画面がでてくるので、トリガーの起動時間、データーベースIDを入力し、「テスト」をクリックします。
エラーが出なければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ステップ3:アクションを設定しよう！

(1)次は「Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
(2)Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)チームID、チャンネルIDとメッセージを入力し、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。

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(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

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HubSpotとMicrosoft Teamsのテンプレート応用編！

いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にも様々なアプリに連携させることで、さらに業務効率を上げることが可能です！
応用編では２つのテンプレートをご紹介させて頂きます！

HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成するフローです。
このテンプレートはHubspotでお客様対応をしているカスタマーセンターの方におすすめです！
HubspotとChatGPTを連携させることによって、お客様からの問い合わせ内容を基に、迅速で適切な対応をすることができます！

こちらはGoogle Driveに特定のファイルが承認・格納されたら、Slackに通知するフローです。
このテンプレートは人事部や採用担当の方におすすめです！
Google DriveとSlackを連携させることによって、手入力の作業を減らし、各部門へ連絡も自動的に行ってくれます！

まとめ

今回はHubspotとMicrosoft Teamsの連携をご紹介いたしました。
たくさん顧客を抱えている会社では顧客情報を管理するもの一苦労です。ですが、Yoomと連携することによってお客様は迅速に返答がもらえ、社員は情報を統一することによって業務効率がアップする。まさにWinWinの関係ですね！
Yoomでは様々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけます。
2週間お試しプランもあるので色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！