NotionとTrelloを連携して情報同期を自動化！

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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ノーコードツールYoomで簡単にNotionとTrelloを連携

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

1.まずはYoomにログインし、左欄にある「マイアプリ」を選択します。
2.「+新規接続」を選択してください。  
3.今回使用するNotionとTrelloを選択し、アプリを連携して下さい。
4.左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「+新規作成」を選択します。  
5.任意のタイトルを入力してください。 ‍

ステップ2:トリガーを設定

6.画像のように、「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
7.アプリ一覧からNotionを選択します。

8.連携アカウントとアクション
　アプリトリガーのタイトル：今回は「データベースに新しい項目が作成されたら」と設定します。任意設定でOKです。
　Notionと連携するアカウント情報：適切なアカウントを選択してください。
　トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択します。  
9.アプリトリガーのAPI接続設定
　トリガーの起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。  
10.テスト後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定

11.先ほど作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.「アプリと連携する」を選択してください。
13.アプリ一覧からTrelloを選択します。  

14.連携アカウントとアクションを選択
　タイトル：今回は「カードを作成する」と設定します。任意設定でOKです。
　Trelloと連携するアカウント情報：適切なアカウントを選択してください。
　アクション：「新しいカードを作成」を選択します。

15.API接続設定
　キー：任意で設定
　トークン：任意で設定
　ボードID：テキストボックス下部の説明通りに入力
　リストID：カードを追加するリストのIDを入力
　タイトル：アウトプットの中の「データベースに新しい項目が作成されたら」をクリックし「タイトル」を選択
　位置情報：任意で設定
　期日、メンバーID、ラベルID、説明は未設定でもOKです。任意で入力してください。

16.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
お疲れ様です！これで「Notionのデータベースにアイテムが追加されたら、Trelloにカードを作成する」フローの完成です！！

NotionとTrelloのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやTrelloのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

Googleフォームの回答をNotionのデータベースに登録することができるフローです。
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にNotionデータベースに登録することができます。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能なので、用途に合わせて活用してみてください！

Notionで特定のデータベースが作成・更新されたら、自動でSlackと連携してチャットを送るフローです。
Notionで作成、変更のあったタスクを自動でチャット送信してくれるので、タスク漏れを防ぐのに役立つでしょう。

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
手作業でのメール作成・送信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上しそうです。

Trelloを活用した自動化例

kintoneでステータスが変更されたら、Trelloにカードを作成することができるフローです。

Notionだけでなく、kintoneなど他ツールの情報をもとにしてTrelloにカードを作成することもできます。普段業務でお使いのツールをカスタマイズして活用してみてください！

‍Trelloにカードが追加されたらAsanaにもタスクを追加するフローです。
他ツールの情報をもとにTrelloにカードを追加するだけでなく、Trelloの情報をもとに他ツールを更新することもできます。こちらも普段業務でお使いのツールをカスタマイズすると業務で活躍するかもしれません。

Trelloのカードが更新されたらSalesforceで商談レコードを作成するフローです。

カードが追加された場合に加えて、カードが更新された場合のフローも作成することができます。Salesforceの商談レコードが自動で作成されるため、特に営業部との連携に役立ちそうです。

NotionとTrelloを連携するメリットと利用シーン

1. プロジェクト全体の進行管理をより正確に把握できる

‍Notionにアイテムが追加されるとTrelloにカードが生成され、情報の遅延や抜け漏れなく管理しやすくなります。

たとえば、営業チームがNotionに新しいプロジェクトの依頼情報を追加すると、Trelloのボード上で対応タスクがカードとして自動で可視化されます。この自動生成により、チーム全体が最新の進行状況を確認しやすくなり、必要な調整や追加対応を迅速に行えるようになるでしょう。
特に、複数プロジェクトを同時に進行している際に効果的で、リーダーも担当者もタスクの優先順位付けをスムーズに行えることが期待できます。

2. 情報共有のスピードアップとチームワークの促進‍

NotionとTrelloを連携することで、タスクの割り当てや最新の進捗状況をスピーディーに更新できるため、メンバー全員が同じ情報に基づいて行動するのに役立ちそうですよね。

たとえば、新しいクライアントのニーズや要件をNotionで記載した際に、Trelloに自動で関連タスクが割り当てられる仕組みが活用されます。これにより、ミーティングやチャットでの追加説明が減り、情報の行き違いが起きづらくなります。また、リモートワーク中のチームでも同様に情報を共有でき、コミュニケーションの効率化が期待できます。

3. 定型業務の自動化によるミスの削減と作業負担の軽減‍

Notionで新たな項目を追加すると自動でTrelloにカードが生成されるため、手動でのタスク追加や確認作業が不要になり、業務効率の大幅な向上が期待できます。

たとえば、営業報告や顧客対応記録などの定型業務において、Notionで更新があるたびにTrelloで該当タスクが生成されるため、手動によるミスが減少するでしょう。繰り返しの作業が自動化されることで、社員はよりクリエイティブな業務や顧客対応に時間を充てられるようになり、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与します。

まとめ

NotionとTrelloを連携させ、便利なフローボットを作成する方法をご紹介しました！
YoomはNotionとTrelloの連携以外にも、さまざまなアプリと連携ができます。
Yoomを使ってみたいという方は、2週間の無料体験を実施しているので、ぜひ実際に試してみてください。