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「Trelloで新しいタスクカードを作ったら、工数管理のためにClockifyにも同じ内容を手で入力している」
「この二重入力が面倒だし、担当者名やタスク名の転記ミスも時々発生してしまう…」
タスク管理ツールのTrelloと、時間管理ツールのClockifyを併用する中で、このような手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Trelloに新しいカードを追加するだけで、関連情報が自動でClockifyにタスクとして登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より正確な工数管理を実現しながら本来集中すべき業務のための時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても設定できるため、どなたでも簡単に業務の自動化を実現可能です。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TrelloとClockifyを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TrelloとClockifyのAPIを連携すれば、Trelloで管理しているタスク情報を、人の手を介さずにClockifyの工数管理へ自動で反映させることが可能になります。
これにより、これまでかかっていた二重入力の手間や、転記ミスといったヒューマンエラーを削減し、よりスムーズで正確な業務フローを構築できます。
以下で具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Trelloのボードに新しいカードが追加されたことをトリガーに、カード名や説明などの情報を取得し、Clockifyに新しいタスクとして自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Trelloでのタスク起票と同時に工数管理の準備が完了するため、タスクの登録漏れを防ぎ、迅速かつ正確な時間管理を実現</span>できます。
Trelloで「特定のリストに追加された」「特定のラベルが付与された」といった条件に合致するカードが追加された場合のみ、Clockifyにタスクを自動作成する連携です。
例えば、<span class="mark-yellow">「要対応」ラベルが付いたカードだけを工数管理の対象とすることで、不要なタスクがClockifyに登録されるのを防ぎ、より精度の高い工数管理を効率的に行う</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にTrelloとClockifyを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでTrelloとClockifyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Trelloでカードが追加されたら、ClockifyにTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
自動化フローボットを作成するためには、まず使用するアプリとYoomを連携させる必要があります。
まずはYoomにログインし、左側にあるサイドバーの「マイアプリ」から右側にある「+新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧画面で、右上にある検索ボックスに「Trello」と入力してください。Trelloのアイコンが出てきたらクリックします。
上記3つの情報を入力して、「追加」ボタンをクリックしましょう。アクセストークンやAPIキーの取得方法はこちらのページを参考にしてみてください。
以下のように「マイアプリを作成しました。」の表示が出たら、Trelloとの連携は完了です！
先ほどの手順と同じように、マイアプリから「Clockify」を検索してアイコンをクリックしましょう。
Trelloと同じく、以下3つの情報を入力します。
API KeyはClockifyにログインして取得します。「Preferences」画面に入ったら「Advanced」をクリックして、「Manage API keys」をクリックしましょう。
任意の名前を入力したら、「GENERATE」をクリックしてAPI Keyを発行してください。
API Keyが発行されたら、コピーして忘れないようにメモ帳などに貼り付けておきましょう。
Yooｍの連携画面に戻ります。コピーしたAPI Keyを貼り付けて「追加」ボタンを押したら、Clockifyとの連携も完了です！
Yoomには、様々な自動化フローボットをすぐに作れるテンプレートが複数用意されています。Yoomにログインした状態で、今回は以下のバナーから「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移し、以下のポップアップが表示されればテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
自動化フローボットを動かす引き金となるアクションを、Yoomでは「アプリトリガー」と呼んでいます。
今回アプリトリガーになっている、Trelloの「カードが新たに作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Trelloと連携しているアカウントやアクション内容を確認
「次へ」をクリックしてください。
Trelloのユーザー名を入力します。ユーザー名はYoomの入力画面に書いてある通り、Trelloにログインした状態でプロフィールから確認できますよ。
ユーザー名が正しく入力できていれば、その下にある「ボードID」をクリックすると自動で候補が出てきます！
Clockifyにタスクとして作成する予定のカードが追加される、任意のボードを選んでください。
「テスト」ボタンを押してみて、「テスト成功」と表示されたら「次へ」ボタンを押しましょう。
実際にアプリトリガーを動かすためのテストを行います。一度Trelloにログインして、先ほど指定したボード内にカードを作成してみましょう。
カードを作成したらYoomに戻って、「テスト」ボタンを押してみてください。
以下のように「取得した値」として、Trelloに追加されたカードの情報が表示されていればテストは成功です。
「保存する」を押して次に進みましょう。
ちなみにYoomでは上記の「取得した値」を、フローボット内の他のアクションで活用できる「アウトプット」と定義しています。
アウトプットを活用することにより、後で新しく情報が更新された場合にも、更新内容を反映した値をフローボットに活用できるため便利ですよ。
次に、作成されたカードの詳細な情報を取得するアクションを設定します。
カードがどのボードに追加されたのか、メンバーや期限、リストのIDといった様々な情報を取得しておくことで、Clockifyに詳しくデータを反映させられるようにするためです。
まずはタイトルを任意で設定し、連携アカウントとアクション内容を確認したら「次へ」を押しましょう。
次に「ボードID」を直接入力します。ボードIDは先ほどカードが追加されたTrelloのボードにアクセスすると、URLから取得できますよ。
「カードID」は、前のステップで取得した値から「追加されたカードID」を選びましょう。
ここで取得した値を活用すると、後で他のカードが追加された際に内容が自動で新しいカードのものに更新されます。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンを押してみましょう。前のステップよりも取得した値が増えているのが確認できますね。
テスト結果が確認できたら、「保存する」ボタンを押してください。
Trelloに追加されたカードの情報を取得できたら、それをClockifyに反映するアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Clockifyと連携しているアカウントやアクション内容を確認して「次へ」を押してください。
「Workspace ID」のボックスをクリックして、候補から連携しているClockifyのワークスペースを選択しましょう。
「Project ID」も同様に、候補の一覧から任意のプロジェクトを選択します。
「Task Name」には、取得した値からTrelloの「追加されたカード名」を選んでください。
以下の項目については必須ではないため、必要があれば設定してください。どの項目にも前のステップで取得した値を使って、Trelloからの情報を反映させられますよ。
必要な設定が終わったら、「テスト」ボタンを押してみましょう。取得した値として、以下の情報が表示されていたら成功です！
また、ここで実際にClockifyにログインしてみると、自動でタスクが作成されていることを確認できますよ。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を終えると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでTrelloに新しくカードが追加されたら、自動で任意の情報を反映させたタスクがClockifyに作成されるようになりました。
今回はTrelloからClockifyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClockifyからTrelloへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Clockifyで新しいタスクが作成されたことをトリガーに、そのタスク情報を基にしてTrelloに新しいカードを自動で追加します。
例えば、<span class="mark-yellow">クライアントとの会議中に発生したタスクをまずClockifyで記録し、後からTrelloに転記するといった作業を自動化</span>し、タスクの登録漏れを防ぎます。
Clockifyで「特定のプロジェクトに属する」「特定のタグが付いている」といった条件に合致するタスクが作成された場合のみ、Trelloにカードを自動で追加する連携です。<span class="mark-yellow">
特定の業務に関連する時間記録だけをTrelloのタスクボードに集約できる</span>ため、プロジェクトの進捗管理と工数管理の連携をより効果的に行うことができます。
Yoomでは、TrelloとClockifyに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
TrelloとClockifyでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Trelloで新規カードが作成されたらTodoistにタスクを作成したり、Googleスプレッドシートにデータを連携したりと、タスク管理を自動化できます。
Clockifyでプロジェクトが作成されたらAsanaに同期したり、Googleスプレッドシートに行が追加されたらClockifyに時間エントリを作成したりと、プロジェクト管理を自動化できます。
TrelloとClockifyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの二重入力や転記作業から解放され、入力漏れやヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいてタスク管理と工数管理を行えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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