BrushupとAsanaでアイテムの登録を自動化しよう！

プロジェクト管理をもっと効率化したいとお悩みなら、BrushupとAsanaの連携がおすすめです。
本記事では、アイテムの登録を自動化し、業務を簡素化する方法を分かりやすく解説します。
手作業によるアイテム登録を削減することで、リモートワークや複数チームが関わるプロジェクトでも、進捗状況の把握がしやすくなるでしょう。
また、この自動化を活用することで、タスクの見落としを防ぎ、プロジェクトの進行がスムーズに行えるでしょう。

BrushupとAsanaを連携するメリット

メリット1:作業時間を短縮できる

BrushupとAsanaを連携して、アイテムの登録を自動化することができます。
これにより、手動でのアイテム登録が不要となり、作業時間を大幅に短縮できます。
さらに、担当者の負担も軽減されるため、より優先度の高い業務に取り組めるでしょう。
特に、<span class="mark-yellow">同時進行で複数のプロジェクトを進めている場合、手動でのアイテム登録は多くの時間を要しますが、自動化することで正確かつ効率的な情報管理を実現できます。</span>
また、手動登録によるエラーも防げるため、修正作業に時間がかからない点も大きなメリットです。

メリット2:プロジェクトを可視化できる

Brushupのアイテムを自動的にAsanaに反映させることで、プロジェクトの進捗を一元管理できるようになります。
たとえば、リモートワークや複数のチームで作業している場合、他の人の進捗を自身で確認する必要があります。
しかし、自動化を活用することで、プロジェクトの進捗を簡単に可視化できます。
その結果、<span class="mark-yellow">個別のアイテム情報の見落としがなくなり、効率的にプロジェクトを進められるでしょう。</span>
これにより、課題や遅延をスピーディーに把握できるため、対策がしやすくなるでしょう。

[Yoomとは]

BrushupとAsanaの連携フローの作り方

今回は「Brushupで新たにアイテムが登録されたらAsanaに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、最初から自動化設定を行う必要がなく、非常に便利です。

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

BrushupとAsanaをマイアプリ登録
Brushupで新たにアイテムが作成されたら起動するトリガーを設定
Asanaでタスクを追加するアクションを設定
BrushupとAsanaの自動化の動作確認

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すでにYoomをご利用中の方は、ログインしましょう。

ステップ1:BrushupとAsanaをマイアプリ登録

BrushupとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を済ませると、自動化の設定が簡単になります。

Brushupのマイアプリ登録をします。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、BrushUpを探すか、「アプリ名で検索」から探してください。

以下の画面が表示されるので、説明を確認し、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。

次に、Asanaのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、Asanaを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Asanaにログインしてください。

マイアプリ欄にBrushupとAsanaが表示されます。

ステップ2:Brushupで新たにアイテムが作成されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定を始めるには、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
Brushupから設定を行うため、「新たにアイテムが登録または更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Brushupと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「トリガーアクション」→新たにアイテムが登録または更新されたら

以下の画面が表示されたら、設定を行います。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
「プロジェクトID」→説明を確認して設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:Asanaでタスクを追加するアクションを設定

次に、Asanaの設定を行うため、「タスクを追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→自由に変更可能
「Asanaと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「アクション」→タスクを追加

以下の画面が表示されたら、Brushupを利用して「タスク名」を設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、Brushupのアウトプットが表示されるので、「アイテム名」を選択しましょう。

スクロールし、説明を確認して「プロジェクトID」と「セクションID」を設定してください。
他にも設定したい項目があれば設定をしましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:BrushupとAsanaの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動しているか、確認しましょう。

その他のBrushupとAsanaを使った自動化の例

1.Brushupで新たにアイテムが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
‍BrushupのアイテムをMicrosoft Excelでも管理することができます。
手作業でアイテム情報を転記する必要がなくなり、作業時間を短縮できます。

2.Brushupに新しいアイテムが登録されたら、Microsoft Teamsにチャネルを自動作成するフローです。
‍プロジェクトごとにチャネルを自動作成するため、メンバーとやり取りがしやすくなります。
特に、Microsoft Teamsを使って頻繁にコミュニケーションを取る方におすすめです。

3.Asanaにタスクが追加されたら、自動的にkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。
タスク管理とタスクの確認がスムーズにできるため、作業の効率が向上するでしょう。
タスクの見落としが減少するため、確実にタスクに着手できます。

まとめ

本記事では、Brushupにアイテムが追加されたら、自動的にAsanaに追加するフローをご紹介しました。
これにより、手作業でのアイテム登録を最小限にし、タスクの進捗を可視化することができます。
この自動化を取り入れれば、チームの作業精度と速度が向上するかもしれません。

BrushupとAsanaを利用している方は、Yoomを用いてプロジェクト管理を効率化してみてください。
アプリ連携と自動化には特別なスキルは必要ありません。
10〜15分で設定ができるため、業務の合間にご利用いただけます。
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