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Microsoft Teamsのチャネルにミーティング内容が投稿された際に、Zoomを開いて新しいミーティングURLを作成していませんか？
2つのアプリを立ち上げて、それぞれの内容を確認するのって面倒ですよね。
こういったあらゆる業務の手間を省いてくれるのがノーコードツールです。実際に、プログラミングの知識がない私でも数分で作成できました。
本記事では、Microsoft TeamsとZoomを連携させ、「Microsoft Teamsのチャネルにミーティング内容が投稿されたら、ZoomのミーティングURLを作成する」フローをご紹介します。
Microsoft TeamsやZoomを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それでは、Microsoft Teamsのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行するフローをご紹介します。
今回紹介する自動化フローボットは、以下4ステップで作成可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
Yoomでフローを作成するには、お使いのMicrosoft TeamsアカウントとZoomアカウントをYoomと連携させるマイアプリ連携を行う必要があります。
Yoomにログインし、左上にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックして、フローボットで使用するアプリを選択してください。
使用しているアカウントでMicrosoft Teamsにサインインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Client ID」と「Client secret」「Secret Token」を入力して【追加】を押します。
Zoomのマイアプリ登録はこちらの通りに行ってみてください。
両方のアプリがYoomアカウントの『マイアプリ』に表示されていれば、登録完了です。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
テンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されます。
それでは、Microsoft Teamsでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーを設定していきます。
1つ目のステップの「ミーティング情報が投稿されたら」をクリックしてください。
「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「チャネルにメッセージが送信されたら」に設定します。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
設定後、フローボットの起動条件となるメッセージ投稿を行います。今回は、以下のような内容を投稿して[テスト]をクリックしてみました。
すると、以下のようにテスト成功、と表示されて投稿内容が取得できました。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで取得した値を変数（アウトプット）として取得することが可能です。
この後のステップで活用でき、Zoom会議作成のアクションで各項目に情報を設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
次に、「データを抽出する」をクリックします。
変換タイプはすでに設定されていますが、『変更する』をクリックするとアクションを変更できます。使用するAIも希望のものを選ぶことが可能です。
使用するアクションを選択後、「次へ」を押しましょう。
詳細を設定する画面に移行するので、「対象のテキスト」にトリガーで取得した値を入力します。
「抽出したい項目」は今回以下のように設定してみました。皆さんも、運用状況に合わせたものを設定してくださいね。
こちらのページでも、抽出アクションについて詳しく記載されているので、確認してみてください。
情報入力後、「テスト」を押します。すると、以下のように情報を抽出できました！
取得したい値が揃っていれば、『保存する』を押してください。
最後に、「ミーティングを作成する」を設定します。
連携するアカウント情報が正しいかを確認して、「次へ」を押しましょう。
次の画面で、「メールアドレス」や「トピック」などの項目に情報を設定していきます。
今回は、メッセージ内容から必要情報を抽出しているため、2つ目のステップで取得した値を引用していきましょう。
情報を入力した後、「テスト」をクリックします。テストに成功すると、以下のようにZoom側でオンライン会議が作成され、作成したミーティングの情報が『取得した値』に反映されます。
反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
メッセージの内容をもとに情報を追加・更新できるため、対応忘れや更新遅れといったミスを最小限に抑えられる可能性があります。
また、OCR機能を活用することで、テキストデータを効率よく取得・管理できるようになるでしょう。
別ツールの操作を検知して新しく会議を作成したり、録画データをストレージサービスに自動的に格納できます。
録画データの文字起こしも自動化できるので、手動作業の削減にも寄与します。
本記事ではMicrosoft Teamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomで新しいミーティングURLを作成するフローをご紹介しました。
これで、ミーティングの準備から参加までを担ってくれるので、業務の効率化が期待できますね。
手動で行っていた作業を自動化すると、業務の質が高まり、時間も有効利用できるのではないでしょうか。
Microsoft TeamsやZoomだけでなく、お使いのアプリも上手く連携させ、さらなる時間短縮を目指しましょう！
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