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Teamsのチャネルにミーティング内容が投稿された際に、Zoomを開いて新しいミーティングURLを作成していませんか？
2つのアプリを立ち上げて、それぞれの内容を確認するのって面倒ですよね。
こういったあらゆる業務の手間を省いてくれるのが「Yoom」というツールです。
実際に、プログラミングの知識がない私でも数分で作成できました。
本記事では、TeamsとZoomを連携させ、「Teamsのチャネルにミーティング内容が投稿されたら、Zoomを開いて新しいミーティングURLを作成する」フローをご紹介します。
TeamsとZoomを連携するメリット
TeamsとZoomを連携させるメリットは以下の3つです。
一元管理ができる
アプリの連携をしていなければ、アプリの行き来をしなければなりません。
しかし、アプリを連携しておけば、1つのプラットフォームで管理ができます。
そのため、通知やスケジュールを一元で管理できるようになり、複数のアプリ間での連携がしやすいです。
手間だったアプリの行き来がなくなるので、スムーズに作業ができます。
時間を削減できる
アプリ連携が完了していると、ミーティングの調整や設定の時間を削減できます。
たとえば、TeamsのチャットやカレンダーからZoomミーティングのURLを作成できるので、時間を無駄にすることはありません。
わざわざ、両方のアプリを開くといった無駄も省けるという点も大きなメリットです。
利便性が向上する
好みに合わせてアプリを利用できるので、柔軟に対応ができます。
たとえば、Teamsの方が使い慣れているなら、Teamsを主に利用することが可能です。
このように、使い慣れたアプリを利用できるので、ストレスも軽減されます。
TeamsとZoomを連携して自動化できる業務
TeamsとZoomを連携して自動化できる業務をいくつかご紹介します。
会議の管理をしてくれる
会議に参加するリンクを作ってくれたり、参加者の管理を自動化することができます。
会議の参加リンクについては、TeamsからZoomミーティングのURLを自動で作ることが可能です。
そして、そのリンクを参加者に自動的に配布してくれます。
参加者の管理については、ミーティングの出欠確認を行い、自動的にレポートを作成するため、煩わしい作業は一切ありません。
ミーティングをスケジューリングする
この2つのアプリを連携させると、TeamsカレンダーとZoomのスケジューリングを同期することができます。
これまで、それぞれのアプリに入力していたなら、その手間は一切かかりません。
そして、リマインダー機能も利用できるので、予定していたZoomミーティングのリマインダーをTeamsに通知させるといったこともできます。
会議の記録を保存する
ミーティングの録画を自動的に開始するといった機能もあります。
うっかり録画し忘れたとしても記録が残っているので、安心です。
録画記録も任意の場所に保存したり、共有することもできます。
また、音声データから議事録を作成し、Teamsに投稿することができるため、非常に便利です。
ノーコードツールYoomで簡単にTeamsとZoomを連携
ここまでアプリ連携についてご紹介してきましたが、「実際にアプリ連携ってどうやるの？」と思いますよね。
それぞれのアプリを連携させるのに便利な機能がノーコードツール「Yoom」です。
ノーコードという通り、一切コードを入力せずにアプリの連携ができるので、どなたでもご利用いただけます。
それでも作成するのがどうしても不安という方は、下部にありますフローボットテンプレートを利用してみてください。
フローボットとは、Yoom上で様々なアプリをつなぎ合わせて、業務を自動化・効率化するためのプロセスのことです。
このフローボットテンプレートを利用すれば、アプリ連携も数分で完了します。
フローボットを1つでも完成させることができれば、大抵のフローボットを作成することができます。
今回はタイトルにもあるように、「TeamsとZoomを連携してミーティング設定を自動化」するフローボットをご紹介するので、余裕のある人は一緒に作ってみましょう。
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