TeamsとZoomを連携してミーティング設定を自動化する方法

Teamsのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する方法

今回は、Teamsのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行するフローをご紹介します。

以下のような3ステップで作成可能です。

1. TeamsとZoomのマイアプリ連携
2. Teamsでミーティング情報が投稿されたら起動するトリガーを設定
3. データを抽出してZoomのミーティングURLを発行するアクションを設定

通知させる内容はご自身でカスタマイズできます。

‍

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。

30秒で始められます！

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

‍

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomでフローを作成するには、お使いのTeamsアカウントとZoomアカウントをYoomと連携させるマイアプリ登録をする必要があります。

‍

SlackとTeamsのアカウントをYoomと接続する方法

Yoomにログインし、左上にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてTeamsを選択します。

ご自身が使用しているアカウントでTeamsにサインインしてください。

次にご自身が使用しているアカウントでZoomにログインしてください。

Zoomのマイアプリ登録はこちらの通りに行ってみてください。

両方のアプリがマイアプリの連携画面に表示されていれば、登録完了です

‍

ステップ2:トリガーを設定

‍それでは、Teamsでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーを設定していきます。

画面左側にある「プロジェクト一覧」より、フローを作成したいプロジェクトを選択してください。

‍

新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」右側の「＋」から作成できます。

右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローの作成を開始します。

フローのタイトルと説明は自由に設定できますので、ご自身で決めてください。

トリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリ選択の画面に移行するので、「Microsoft Teams」を選択してください。

「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「チャネルにメッセージが送信されたら」に設定します。

‍

トリガーの起動時間を5分に設定し、「チームID」と「チャネルID」を候補から選択します。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

こちらでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーの設定が完了しました。

‍

ステップ3:アクションを設定

Teamsのミーティングデータの抽出とZoomのミーティングURLを発行するアクションをご紹介します。

‍

Teamsのミーティングデータを抽出する

‍次にTeamsのミーティングデータを抽出するアクションを設定します。

先ほど作成したTeamsのアプリトリガー下にある「＋」をクリックしてください。

オペレーションタイプの選択という画面に移行するので、「テキストからデータを抽出する」を選択します。

タイトルを任意で設定してください。

詳細を設定する画面に移行するので、「対象のテキスト」にアウトプットを入力し、テキストから「抽出したい項目」をカンマ（,）区切りで指定してください。

アウトプットでは先ほど、入力したTeamsのデータを使用できます。

対象のテキストでは{{メッセージ内容}}と表示されますが、テストに成功すると下記のように表示してくれるので、安心してください。

‍

‍

ZoomのミーティングURLを発行する

次にZoomのミーティングURLを発行するアクションを設定しましょう。

‍

先ほど作成した「テキストからデータを抽出する」オペレーションの下にある「＋」をクリックしてください。

オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Zoom」を選択します。

「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「ミーティングを作成」に設定します。

「トピック」にはミーティング名を入力するか、アウトプット欄からミーティング名を設定することもできます。

「パスワード」を設定する場合はパスワードを入力してください。

「会議の説明」、「会議の日付」、「開始時刻」、「会議時間」の欄を手入力するか、アウトプットで設定します。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

‍

‍

最後にトリガーを「ON」にすれば、ZoomのミーティングURLを発行するアクションの設定は完了です。

‍

TeamsとZoomの連携フロー応用編

今回はTeamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するフローをご紹介しました。

Yoomでは100種類以上のアプリをノーコードで連携させることが可能です。

今回ご紹介したようなフローだけではなく、さまざまなアプリの自動化に最適です。

‍

たとえば、Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知することもできます。

毎週特定の日時になったらZoomでミーティングを予約しSlackで通知することも可能です。

YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、メールで送付もできます。

これらのテンプレートを利用すれば、自身でフローボットを作成する手間もなくなるので、時間に余裕ができるというわけです。

もちろん、フローボットをオリジナルで作成し、自由自在に自動化することもできます。

ご自身でカスタマイズしたフローボットを利用して、作業をどんどん簡素化していきましょう。

本記事ではTeamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するフローをご紹介しました。

これで、ミーティングの準備から参加までを担ってくれるので、業務の効率化を期待できます。

手動で行っていた作業を自動化すると、業務の質が高まり、時間も有効利用できますね。

TeamsやZoomだけでなく、お使いのアプリも上手く連携させ、さらなる時間短縮を目指しましょう。