2024/06/28
アプリ同士の連携方法

TeamsとZoomを連携してミーティング設定を自動化する方法

m.wadazumi

目次

Teamsのチャネルにミーティング内容が投稿された際に、Zoomを開いて新しいミーティングURLを作成していませんか?

2つのアプリを立ち上げて、それぞれの内容を確認するのって面倒ですよね。

こういったあらゆる業務の手間を省いてくれるのが「Yoom」というツールです。

実際に、プログラミングの知識がない私でも数分で作成できました。

本記事では、TeamsとZoomを連携させ、「Teamsのチャネルにミーティング内容が投稿されたら、Zoomを開いて新しいミーティングURLを作成する」フローをご紹介します。

TeamsとZoomを連携するメリット

TeamsとZoomを連携させるメリットは以下の3つです。

一元管理ができる

アプリの連携をしていなければ、アプリの行き来をしなければなりません。

しかし、アプリを連携しておけば、1つのプラットフォームで管理ができます。

そのため、通知やスケジュールを一元で管理できるようになり、複数のアプリ間での連携がしやすいです。

手間だったアプリの行き来がなくなるので、スムーズに作業ができます。

時間を削減できる

アプリ連携が完了していると、ミーティングの調整や設定の時間を削減できます。

たとえば、TeamsのチャットやカレンダーからZoomミーティングのURLを作成できるので、時間を無駄にすることはありません。

わざわざ、両方のアプリを開くといった無駄も省けるという点も大きなメリットです。

利便性が向上する

好みに合わせてアプリを利用できるので、柔軟に対応ができます。

たとえば、Teamsの方が使い慣れているなら、Teamsを主に利用することが可能です。

このように、使い慣れたアプリを利用できるので、ストレスも軽減されます。

TeamsとZoomを連携して自動化できる業務

Teams‍とZoomを連携して自動化できる業務をいくつかご紹介します。

会議の管理をしてくれる

会議に参加するリンクを作ってくれたり、参加者の管理を自動化することができます。

会議の参加リンクについては、TeamsからZoomミーティングのURLを自動で作ることが可能です。

そして、そのリンクを参加者に自動的に配布してくれます。

参加者の管理については、ミーティングの出欠確認を行い、自動的にレポートを作成するため、煩わしい作業は一切ありません。

ミーティングをスケジューリングする

この2つのアプリを連携させると、TeamsカレンダーとZoomのスケジューリングを同期することができます。

これまで、それぞれのアプリに入力していたなら、その手間は一切かかりません。

そして、リマインダー機能も利用できるので、予定していたZoomミーティングのリマインダーをTeamsに通知させるといったこともできます。

会議の記録を保存する

ミーティングの録画を自動的に開始するといった機能もあります。

うっかり録画し忘れたとしても記録が残っているので、安心です。

録画記録も任意の場所に保存したり、共有することもできます。

また、音声データから議事録を作成し、Teamsに投稿することができるため、非常に便利です。

ノーコードツールYoomで簡単にTeamsとZoomを連携

ここまでアプリ連携についてご紹介してきましたが、「実際にアプリ連携ってどうやるの?」と思いますよね。

それぞれのアプリを連携させるのに便利な機能がノーコードツール「Yoom」です。

ノーコードという通り、一切コードを入力せずにアプリの連携ができるので、どなたでもご利用いただけます。

それでも作成するのがどうしても不安という方は、下部にありますフローボットテンプレートを利用してみてください。

フローボットとは、Yoom上で様々なアプリをつなぎ合わせて、業務を自動化・効率化するためのプロセスのことです。

このフローボットテンプレートを利用すれば、アプリ連携も数分で完了します。

フローボットを1つでも完成させることができれば、大抵のフローボットを作成することができます。

今回はタイトルにもあるように、「TeamsとZoomを連携してミーティング設定を自動化」するフローボットをご紹介するので、余裕のある人は一緒に作ってみましょう。

Teamsのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する方法

今回は、Teamsのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行するフローをご紹介します。

以下のような3ステップで作成可能です。

  1. TeamsとZoomのマイアプリ連携
  2. Teamsでミーティング情報が投稿されたら起動するトリガーを設定
  3. データを抽出してZoomのミーティングURLを発行するアクションを設定

通知させる内容はご自身でカスタマイズできます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。

30秒で始められます!

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomでフローを作成するには、お使いのTeamsアカウントとZoomアカウントをYoomと連携させるマイアプリ登録をする必要があります

SlackとTeamsのアカウントをYoomと接続する方法

Yoomにログインし、左上にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてTeamsを選択します。

ご自身が使用しているアカウントでTeamsにサインインしてください。

次にご自身が使用しているアカウントでZoomにログインしてください。

Zoomのマイアプリ登録はこちらの通りに行ってみてください。

両方のアプリがマイアプリの連携画面に表示されていれば、登録完了です

ステップ2:トリガーを設定

それでは、Teamsでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーを設定していきます。

画面左側にある「プロジェクト一覧」より、フローを作成したいプロジェクトを選択してください。

新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」右側の「+」から作成できます。

右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローの作成を開始します。

フローのタイトルと説明は自由に設定できますので、ご自身で決めてください。

トリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリ選択の画面に移行するので、「Microsoft Teams」を選択してください。

「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「チャネルにメッセージが送信されたら」に設定します。

トリガーの起動時間を5分に設定し、「チームID」と「チャネルID」を候補から選択します。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

こちらでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーの設定が完了しました。

ステップ3:アクションを設定

Teamsのミーティングデータの抽出とZoomのミーティングURLを発行するアクションをご紹介します。

Teamsのミーティングデータを抽出する

次にTeamsのミーティングデータを抽出するアクションを設定します。

先ほど作成したTeamsのアプリトリガー下にある「+」をクリックしてください。

オペレーションタイプの選択という画面に移行するので、「テキストからデータを抽出する」を選択します。

タイトルを任意で設定してください。

詳細を設定する画面に移行するので、「対象のテキスト」にアウトプットを入力し、テキストから「抽出したい項目」をカンマ(,)区切りで指定してください。

アウトプットでは先ほど、入力したTeamsのデータを使用できます。

対象のテキストでは{{メッセージ内容}}と表示されますが、テストに成功すると下記のように表示してくれるので、安心してください。

ZoomのミーティングURLを発行する

次にZoomのミーティングURLを発行するアクションを設定しましょう。

先ほど作成した「テキストからデータを抽出する」オペレーションの下にある「+」をクリックしてください。

オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Zoom」を選択します。

「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「ミーティングを作成」に設定します。

「トピック」にはミーティング名を入力するか、アウトプット欄からミーティング名を設定することもできます。

「パスワード」を設定する場合はパスワードを入力してください。

「会議の説明」、「会議の日付」、「開始時刻」、「会議時間」の欄を手入力するか、アウトプットで設定します。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

最後にトリガーを「ON」にすれば、ZoomのミーティングURLを発行するアクションの設定は完了です。

TeamsとZoomの連携フロー応用編

今回はTeamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するフローをご紹介しました。

Yoomでは100種類以上のアプリをノーコードで連携させることが可能です。

今回ご紹介したようなフローだけではなく、さまざまなアプリの自動化に最適です。

たとえば、Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知することもできます。

毎週特定の日時になったらZoomでミーティングを予約しSlackで通知することも可能です。

YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、メールで送付もできます。

これらのテンプレートを利用すれば、自身でフローボットを作成する手間もなくなるので、時間に余裕ができるというわけです。

もちろん、フローボットをオリジナルで作成し、自由自在に自動化することもできます。

ご自身でカスタマイズしたフローボットを利用して、作業をどんどん簡素化していきましょう。

本記事ではTeamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するフローをご紹介しました。

これで、ミーティングの準備から参加までを担ってくれるので、業務の効率化を期待できます。

手動で行っていた作業を自動化すると、業務の質が高まり、時間も有効利用できますね。

TeamsやZoomだけでなく、お使いのアプリも上手く連携させ、さらなる時間短縮を目指しましょう。

この記事を書いた人
m.wadazumi
Yoomのブログ執筆を通して、Yoomの魅力を発信していきたいと思います。 みなさまのお役に立てるよう、サポートしていきます。
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