Microsoft TeamsとZoomを連携してミーティング設定を自動化する方法

ステップ2:トリガーを設定

‍それでは、Microsoft Teamsでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーを設定していきます。

画面左側にある「プロジェクト一覧」より、フローを作成したいプロジェクトを選択してください。

新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」右側の「＋」から作成できます。

右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローの作成を開始します。

フローのタイトルと説明は自由に設定できますので、ご自身で決めてください。

トリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリ選択の画面に移行するので、「Microsoft Teams」を選択してください。

「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「チャネルにメッセージが送信されたら」に設定します。

トリガーの起動時間を5分に設定し、「チームID」と「チャネルID」を候補から選択します。
※トリガーの起動間隔は、プランによって選択できる時間が異なります。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

こちらでミーティング情報が投稿されたら、起動するトリガーの設定が完了しました。

ステップ3:アクションを設定

MicrosoftTeamsのミーティングデータの抽出とZoomのミーティングURLを発行するアクションをご紹介します。

Microsoft Teamsのミーティングデータを抽出する

‍次にMicrosoft Teamsのミーティングデータを抽出するアクションを設定します。

先ほど作成したMicrosoft Teamsのアプリトリガー下にある「＋」をクリックしてください。

オペレーションタイプの選択という画面に移行するので、「テキストからデータを抽出する」を選択します。

タイトルを任意で設定してください。

詳細を設定する画面に移行するので、「対象のテキスト」にアウトプットを入力し、テキストから「抽出したい項目」をカンマ（,）区切りで指定してください。

アウトプットでは先ほど、入力したMicrosoft Teamsのデータを使用できます。

対象のテキストでは{{メッセージ内容}}と表示されますが、テストに成功すると下記のように表示してくれるので、安心してください。

‍ZoomのミーティングURLを発行する

次にZoomのミーティングURLを発行するアクションを設定しましょう。

先ほど作成した「テキストからデータを抽出する」オペレーションの下にある「＋」をクリックしてください。

オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Zoom」を選択します。

「アプリトリガー」のタイトルを設定し、「トリガーアクション」を「ミーティングを作成」に設定します。

「トピック」にはミーティング名を入力するか、アウトプット欄からミーティング名を設定することもできます。

「パスワード」を設定する場合はパスワードを入力してください。

「会議の説明」、「会議の日付」、「開始時刻」、「会議時間」の欄を手入力するか、アウトプットで設定します。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

最後にトリガーを「ON」にすれば、ZoomのミーティングURLを発行するアクションの設定は完了です。

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Microsoft TeamsやZoomを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Microsoft TeamsとZoomを連携した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知したり、議事録の文字起こしと要約をしてMicrosoft Teamsに通知したりすることもできます。
また、指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をMicrosoft Teamsに通知する連携も可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

GoogleフォームやHubSpotなどで送信された情報をMicrosoft Teamsに自動で通知します。

チャットツールで新しいメッセージが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知する

SlackやDiscordなどで新しいメッセージが投稿されたらMicrosoft Teamsに自動で通知します。

今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こししてデータベースに保存する

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こしして、Notionやkintoneなどに自動で保存します。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する

Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。

Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しメールで録画リンクを共有する

Zoomでウェビナー終了後に、参加者リストを取得してGmailやOutlookで録画リンクを自動で共有します。

これらのテンプレートを利用すれば、自身でフローボットを作成する手間もなくなるので、時間に余裕ができるというわけです。

Yoomでは100種類以上のアプリをノーコードで連携させることが可能です。

もちろん、フローボットをオリジナルで作成し、自由自在に自動化することもできます。

ご自身でカスタマイズしたフローボットを利用して、作業をどんどん簡素化していきましょう。

Microsoft TeamsとZoomを連携するメリット

Microsoft TeamsとZoomを連携させるメリットは以下の3つです。

一元管理ができる

アプリの連携をしていなければ、アプリの行き来をしなければなりません。

しかし、アプリを連携しておけば、1つのプラットフォームで管理ができます。

そのため、通知やスケジュールを一元で管理できるようになり、複数のアプリ間での連携がしやすいです。

手間だったアプリの行き来がなくなれば、スムーズに作業ができて便利ですよね！

時間を削減できる

アプリ連携が完了していると、ミーティングを調整したり、設定したりする時間を削減できます。

たとえば、Microsoft TeamsのチャットやカレンダーからZoomミーティングのURLを作成できるので、時間を無駄にすることはありません。

わざわざ、両方のアプリを開くといった無駄も省けるという点も大きなメリットではないでしょうか。

利便性が向上する

好みに合わせてアプリを利用できるので、柔軟に対応ができます。

たとえば、Microsoft Teamsの方が使い慣れているなら、Microsoft Teamsを主に利用することが可能です。

このように、使い慣れたアプリを利用できるので、ストレスも感じにくいはずです！

Microsoft TeamsとZoomを連携して自動化できる業務

Microsoft Teams‍とZoomを連携して自動化できる業務をいくつかご紹介します。

会議の管理をしてくれる

会議のリンク作成や、参加者の管理を自動化することができます。

会議のリンクについては、Microsoft TeamsからZoomミーティングのURLを自動で作ることが可能です。

そして、そのリンクを参加者に自動的に配布することもできるんです！

参加者の管理については、ミーティングの出欠確認を行い、自動的にレポートを作成するため、煩わしい作業は一切ありません。

ミーティングをスケジューリングする

この2つのアプリを連携させると、Microsoft TeamsカレンダーとZoomのスケジューリングを同期することができます。

これまで、それぞれのアプリに入力していたなら、その手間は一切かかりません。

そして、リマインダー機能も利用できるので、予定していたZoomミーティングのリマインダーをMicrosoft Teamsに通知させるといったこともできます。

会議の記録を保存する

ミーティングの録画を自動的に開始するといった機能もあります。

うっかり録画し忘れたとしても記録が残っているので、安心です。

録画記録も任意の場所に保存したり、共有したりすることもできます。

また、音声データから議事録を作成し、Microsoft Teamsに投稿することができるため、非常に便利ではないでしょうか。

‍まとめ

本記事ではMicrosoft Teamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomで新しいミーティングURLを作成するフローをご紹介しました。

これで、ミーティングの準備から参加までを担ってくれるので、業務の効率化が期待できますね。

手動で行っていた作業を自動化すると、業務の質が高まり、時間も有効利用できるのではないでしょうか。

Microsoft TeamsやZoomだけでなく、お使いのアプリも上手く連携させ、さらなる時間短縮を目指しましょう！