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「Microsoft Teamsのチャネルに投稿された顧客情報を、Squareの顧客リストに手作業で入力している…」
「担当者によって情報の転記方法が異なり、Square上のデータが不揃いになってしまう…」
このように、Microsoft TeamsとSquareを併用する中で、二つのツール間のデータ連携における手間やヒューマンエラーに課題を感じていませんか？
定型的ながらも重要なこの作業に時間を取られ、本来集中すべき業務がおろそかになっているケースも少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsへの投稿をトリガーとして、Squareの顧客情報を自動で作成・更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスによるトラブルを防ぎ、より価値の高い業務に注力できる貴重な時間を創出できそうです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築可能です。
日々の業務効率を大きく向上させることが可能です。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務フローを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとSquareを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとSquareのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を完全に自動化できます。これにより、作業時間を大幅に短縮し、入力ミスをなくすことで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この自動化により、<span class="mark-yellow">手作業による転記漏れや入力ミスを根本からなくし、迅速かつ正確に顧客情報を一元管理</span>することが可能です。
顧客情報の登録が素早く完了するため、その後の請求業務などにもスムーズに繋げることができます。
特定のキーワードやハッシュタグが含まれるMicrosoft Teamsの投稿、あるいは特定の担当者からの投稿があった場合にのみ、その情報をSquareの顧客リストに登録するフローです。
この連携は条件分岐の機能を用いており、<span class="mark-yellow">登録すべき情報だけを自動でフィルタリングし、不要な情報がSquareに登録されるのを防ぎます。</span>
これにより、顧客データベースを常にクリーンな状態に保ち、より精度の高い顧客管理を実現します。
それでは、実際にMicrosoft TeamsとSquareを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Squareに顧客情報を登録する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
Squareでアクセストークンを取得し、以下の画面の情報を入力しましょう。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
ログイン後、マイアプリの画面に移動します。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Microsoft Teamsでメッセージを受け取ったことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームID、チャネルIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
入力後、実際にMicrosoft Teamsへテストメッセージを送信した後、Yoomに戻り「テスト」をクリックします。
以下の画面のようにアウトプットにメッセージの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
※今回は架空の内容でテストを行っています。
Microsoft Teamsの内容からSquareで顧客作成をするための情報を抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
必要に応じて変更を行いましょう。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のようにMicrosoft Teamsから取得した値から「メッセージ内容」を選択します。
抽出したい項目には以下のように抽出したい内容をカンマで区切り入力しましょう。
追加で設定することも可能です。
指示内容は必要に応じてAIへの指示を入力します。
「テスト」をクリックし、抽出ができているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
Microsoft Teamsから抽出した内容を元に、Squareで顧客情報を登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
次の設定画面では以下のように「取得した値」から抽出した内容を選択し、入力を進めていきましょう。
「テスト」をクリックし、Squareで顧客情報が作成されているか確認しましょう。
実際に顧客情報が作成されていることを確認し、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はMicrosoft TeamsからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareで発生したイベントをトリガーに、Microsoft Teamsへ情報を連携する自動化も可能です。こうした逆方向の連携にご興味がある場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Squareで顧客からの支払いが発生したタイミングで、その支払い情報を自動で取得し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルに通知するフローです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">売上の発生をリアルタイムでチーム全体に共有でき、迅速な情報共有や次のアクションへの移行を促進</span>します。
手動での報告作業が不要になるため、担当者の負担を軽減し、重要なビジネスイベントの見逃しを防ぎます。
Squareで発生した支払いのうち、特定の金額以上、あるいは特定の商品やサービスに関する支払いなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけをMicrosoft Teamsに通知します。
条件分岐を用いることで、<span class="mark-yellow">特に重要な決済情報のみをピックアップしてチームに共有できる</span>ため、通知が頻繁になりすぎるのを防ぎ、本当に注目すべき情報を見逃すことなく確実に把握できます。
今回ご紹介した連携以外でも、SquareやMicrosoft TeamsのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
新しい顧客が作成されたことをトリガーに、その情報をデータベースに自動で追加したり、決済が完了した際にチャットツールに通知したりします。
また、決済情報をデータベースに自動で登録し、商品情報をスプレッドシートに追加するといった連携も可能です。
手動でのデータ入力や情報共有の手間をなくし、ビジネスの効率化とデータの正確性を高めましょう。
メッセージが送信されたことをトリガーに、別のアプリでタスクを自動作成したり、フォームで送信された会議情報をもとにカレンダーに予定を予約したりします。
また、プロジェクト管理ツールでタスクが追加されたり、CRMで商談情報が更新された際に通知することも可能です。
これにより、複数ツール間の情報共有をスムーズにします。
Microsoft TeamsとSquareの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたTeamsの投稿内容をSquareへ転記する作業の手間を完全に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>これにより、担当者は顧客情報の管理といった定型業務に時間を費やすことなく、より付加価値の高い顧客対応や販売戦略の立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。もし日々のSaaS連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：既存の顧客情報と重複した場合はどうなりますか？
A：フローを設定して顧客情報をSquareに登録した後、Squareのダッシュボードで「〇件の顧客が重複しています」と表示される場合があります。
これは、同じ顧客が異なる情報（例えば、異なるメールアドレスや電話番号）で複数回登録された場合に発生します。
重複が確認された場合、その顧客情報を手動で1つにまとめることができます。
Squareのダッシュボードは重複している顧客情報を表示し、どの情報を保持するかを選択できます。
詳しくはこちらを確認してください。
Q：Microsoft Teamsへの投稿形式に決まりはありますか？
A：投稿形式に決まりはありません。
まず、投稿内容は簡潔で明確にし、必要な情報を過不足なく伝えるように心がけましょう。
長文になる場合は、段落を分けて視覚的に読みやすくし、重要な部分は箇条書きや太字を使って強調すると良いです。
Q：連携が失敗したらどうなりますか？
A：Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されます。
画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
それでもうまくいかない場合、ブラウザのキャッシュ削除などを試してみてください。
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