2024/07/26
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Garoonと Zoomを連携して会議設定をノーコードで自動化する方法

m.sekiguchi

目次

「ミーティング予定が発生しら、Garoonの登録とZoonの予約どちらも行うと手間がかかる…」
「参加メンバーにZoomミーティングURLの通知を忘れていた…」
「Zoomのミーティング開始時間を誤って予約してしまった…」
こんな困りごと方は、GaroonとZoomを連携すれば全て解決!

この記事では、Garoonに予定が登録された際に自動的にZoomでミーティングを作成する方法を紹介します。
ノーコードで簡単に作成していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

GaroonとZoomを連携するメリット

サイボウズ社が提供しているGaroonは、グループウェアとして非常に人気があり、多くの企業で導入されています。
またリモートワークの普及により、Web会議ツールの需要が高い中、Zoomはその手軽さと品質の良さから、世界中で利用されています。
では、GaroonとZoomを連携すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

1.ミーティング設定の自動化
GaroonとZoomを連携すると、Garoonでミーティング予定を登録した場合に、自動的にZoomでミーティング予定が作成することが可能です。
これにより、Zoomでミーティング予定を作成する手間が省けるだけでなく、以下のようなメリットがあります。
・【Zoomミーティング予定の取り忘れを防止】
     Garoonで登録したミーティング予定を、Zoomでミーティング作成する必要がなくなり、予約のし忘れ、予約漏れを無くします。
・【ミーティング時間の誤りを防止】
     Garoonで発生したミーティング予定と異なった時間でZoomミーティングを作成する、といった入力誤りを無くします。
・【Zoomミーティングを重複して作成することの防止】
     Garoonのミーティング予定を複数のメンバーがZoomミーティング作成してしまう、というような予約の重複を防ぎます。

また、ZoomからGaroonへ連携することで、参加メンバーにURLを自動で共有することも可能です。
開始時間が変更されたり、ミーティングURLが変更となった場合も、手動での修正が不要となり、自動的にメンバーに共有されます。
定例会や進捗報告など、定期的なミーティングも、このような自動連携により迅速にセットアップできます。

2.スケジュール管理の効率化
GaroonとZoomを連携することで、今まで別々に管理していたミーティングスケジュールが一元化されます。
これにより、全ての会議情報を一つのプラットフォームで確認することができ、スケジュール管理の効率が大幅にアップします。
特に、多忙なチームマネージャーやプロジェクトリーダーにとって、両方のツールを行き来してスケジュールを調整・管理することは非常に負担となるため、この連携でスケジュール管理の負担が大きく減少します。

Garoonと Zoomを連携して会議設定を自動化するフローの作り方

このように、GaroonとZoomを連携すると、煩雑なミーティング予約やスケジュール管理において多くのメリットがあり、効率化が期待できますね。
では、実際にGaroonとZoomの連携方法をご紹介します。
今回は、Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローを、テンプレートを利用して作成していきます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

STEP1 マイプロジェクトにテンプレートをコピーする

1.こちらのバナーの「試してみる」を選択します。

2.Yoomのログイン画面が表示されますので、アカウント情報を入力しログインを行ってください。
(既にログインされている場合は表示されません)
3.マイプロジェクトにテンプレートがコピーされますので、任意のタイトルを入力してください。

STEP2 Garoon、Zoomをマイアプリに追加

1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Garoon」「Zoom」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です
   (画像はGaroonの連携です。Zoomも同様に連携を行ってください。)

3.アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を選択します。
   ※アクセストークンには、「ログイン名:パスワード」形式の文字列をbase64でエンコードしたものを設定してください。

4.マイアプリ連携が完了します。

5.Zoomも同様にアプリ連携を行います。
   Zoomの連携方法はこちらをご参照ください。

STEP3 予定が登録されたら起動するトリガーを編集する

1.アプリトリガー「予定が登録されたら」を選択します。

2.連携アカウント、トリガーアクションを確認し、「次へ」を選択します。

3.API設定を行います。
   サブドメインにはGaroonログイン後のURLより取得します。
   入力後、「テスト」を選択してください。

   テスト成功となったら、「保存する」を選択します。

STEP4 ミーティングを作成するオペレーションを編集

1.「ミーティングを作成」を選択します。

2.連携アカウント、アクションを確認し、「次へ」を選択します。

3.API接続設定を行います。
   Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
   トピック、日付、開始時間には、アプリトリガー「予定が登録されたら」にてGaroonから取得したアウトプットが設定されています。
   会議時間は60分と設定されていますので、変更する場合は任意の値を入力してください。
   (その他の項目も、必要な項目に任意の値を入力します。)

   入力後、「テスト」を選択し、テストが成功したら「保存する」を選択します。

4.トリガーをONにして完了です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
Yoomをご利用いただくと、この他にも特定のスケジュールでZoomのミーティング作成を行ったり、ミーティングのレコーディングURLをチャットツールやメールにて共有するといったことが可能となります。
定例会などの定期的に行う会議の予約や、議事録作成の作業効率を大幅に向上することが可能です。

GaroonとZoomの連携は、ビジネスミーティングの設定を効率化し、時間を節約する強力な手助けとなります。
この連携を利用すると、ミーティング予約の自動化により手動での会議設定から解放されます。
スケジュール管理の一元化により、スケジュール管理の効率アップにも大きく貢献します。
Yoomを活用して、ぜひチーム全体の生産性を向上し、業務をスムーズに進めていきたいですね!

この記事を書いた人
m.sekiguchi
Yoomを通じて、業務効率アップのヒントを日々勉強中です。 北の大地より、お役立ち情報を発信していきます。
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