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「ミーティング予定が発生しら、Garoonの登録とZoonの予約、どちらも行うと手間がかかる…」
「参加メンバーにZoomミーティングURLの通知を忘れていた…」
「Zoomのミーティング開始時間を誤って予約してしまった…」
こんな困りごとは、GaroonとZoomを連携すれば全て解決！
この記事では、Garoonに予定が登録された際に自動的にZoomでミーティングを作成する方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に作成できるので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
それでは、Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローを、テンプレートを利用して作成していきます。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
1.こちらのバナーの「試してみる」を選択します。
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.Yoomのログイン画面が表示されますので、アカウント情報を入力しログインを行ってください。
(既にログインされている場合は表示されません)
3.マイプロジェクトにテンプレートがコピーされますので、任意のタイトルを入力してください。
1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Garoon」「Zoom」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です。
(画像はGaroonの連携です。Zoomも同様に連携を行ってください。)
3.アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を選択します。
※アクセストークンには、「ログイン名:パスワード」形式の文字列をbase64でエンコードしたものを設定してください。base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認してください。
4.マイアプリ連携が完了します。
5.Zoomも同様にアプリ連携を行います。
Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
※ZoomのClient ID、Client secretの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
6.「Allow」をクリックすると、マイアプリ登録が完了です。
1.アプリトリガー「予定が登録されたら」を選択します。
2.連携アカウント、トリガーアクションを確認し、「次へ」を選択します。
3.API設定を行います。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
サブドメインにはGaroonログイン後のURLより取得します。
入力後、「テスト」を選択してください。
テスト成功となったら、「保存する」を選択します。
1.「ミーティングを作成」を選択します。
2.連携アカウント、アクションを確認し、「次へ」を選択します。
3.API接続設定を行います。
Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
トピック、日付、開始時間には、アプリトリガー「予定が登録されたら」にてGaroonから取得したアウトプットが設定されています。
会議時間は60分と設定されていますので、変更する場合は任意の値を入力してください。
(その他の項目も、必要な項目に任意の値を入力します。)
入力後、「テスト」を選択し、テストが成功したら「保存する」を選択します。
4.トリガーをONにして完了です。
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
本日ご紹介した連携以外にもGaroonやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Garoonでワークフローが承認されたらデータベースにレコードを登録する
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneなどにレコードを自動で登録します。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.Garoonとkintoneを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneは柔軟なカスタマイズが可能なプラットフォームであり、承認された情報を基にしたワークフローや業務プロセスの自動化が実現できます。
・特定の業務ルールや要件に応じたデータ管理やレポート作成が容易になります。
■注意事項
・Garoon、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Notionを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを活用することで進行状況の把握ができ、スムースな業務進行に有益なツールです。
併せてNotionのデータベースで案件を管理することで、タスク漏れを防ぎます。
しかし、Garoonの情報を毎回Notionに手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でNotionにレコード追加するため、手入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の共有シートで情報管理を行う事務職の方
・案件の一覧シートでタスク漏れがないか管理するリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは一貫した業務フローを使用することで進捗状況を可視化することができ、スムーズな業務進行につながります。
加えてGoogle スプレッドシートで案件一覧を管理することで、チーム全体のタスクの管理の精度を上げます。
しかし、Garoonの情報を手入力でGoogle スプレッドシートに追加することは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
チーム内のタスクをスムーズに解決していきたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加するため、手入力の手間を省きます。
また、情報を引用して登録を行うことで管理する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
メールやフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに追加する
OutlookやGoogleフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに自動で追加します。
■概要
Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールツールとしてOutlookを利用している方
・社内、社外のやり取りをOutlookで行っている方
・Outlookで受信した内容をGaroonに予定として追加している方
2.Garoonを利用している方
・予定管理をGaroonで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonカレンダーへの予定登録を手動で行う際、登録漏れやミスが発生する可能性があります。
また、メールの内容を元にGaroonのカレンダーへ予定を登録する場合においても、ツールを行き来する必要があり煩雑だと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信したメールの内容を読み取りGaroonのカレンダーに予定を追加することができるため、登録漏れやミスの発生を防止します。
Outlookで特定の件名のメールを受信するとフローが起動するため、Garoonにおける予定管理を効率化することが可能です。
また、手動によるGaroonへの追加作業も不要となり、転記作業にかかる時間も削減することができます。
■注意事項
・Outlook、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleカレンダーに予定が登録されたら、自動的にGaroonのカレンダーにも予定を追加するフローです。
Googleカレンダーの登録情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGaroonのカレンダーにも予定が登録されるので、情報の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
■概要
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGaroonを併用しているチーム
・Googleフォームでイベント参加申し込みや面談予約を受け付けており、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録したい方
・手作業でのスケジュール登録の手間を省きたい方
・GoogleフォームとGaroonの情報を連携させ、スケジュール管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をGaroonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がります。
・回答内容に基づいて自動でGaroonに予定が登録されるため、ダブルブッキングすることを防ぎスケジュール管理を効率化することができます。
・Googleフォームの回答内容がGaroonに自動で登録されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・予約受付からスケジュール登録までを自動化することで、顧客への対応時間を軽減して顧客満足度の向上に貢献します。
■注意事項
・Googleフォーム、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
タスク管理アプリに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに追加する
BacklogやTrelloなどに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに自動で追加します。
■概要
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Trelloを活用して業務を行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Trelloで管理するタスクの期日をGaroonに登録することで、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Trelloで登録されたタスクの期日をGaroonに手入力で追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手入力によるミスを防ぎ、チーム全体の業務進行を円滑に行いたい方にこのフローは適しています。
このフローはTrelloでタスク情報を自動でGaroonに登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中することができるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Asanaでプロジェクトに関連するタスクをGaroonに登録することで期日を確認でき、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を都度Garoonに手入力で追加するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
このフローではAsanaに追加されたタスク情報を自動でGaroonに登録するので、手入力による手間を省きます。
また定型業務を自動化することで手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。
■注意事項
・Garoon、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体の予定やタスク期日の可視化に有効的なツールです。
Backlogでタスクを管理しその期日をGaroonに登録することで、迅速な課題解決へ繋げます。
しかし、Backlogのタスク内容をGaroonに手作業で入力するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業にかかる時間を省き、コア業務に注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Backlogのタスク情報を自動でGaroonに登録できるため、手入力を省き手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する
Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
Google Chatの通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・Zoom、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する
Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Zoom会議後に録画を聞き返して議事録を作成するのは、時間も手間もかかる作業です。このワークフローは、Zoom会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、AIが要約を作成します。さらに、その内容を元に議事録をPDF形式で生成し、OneDriveの指定フォルダへ保存するため、議事録作成にかかる一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
顧客管理アプリで会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
SalesforceやHubSpotなどで会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成します。
■概要
Airtableで管理している情報をもとにZoomミーティングを設定する際、手作業でのURL発行や情報の転記に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード詳細ページから直接Zoomのミーティングを作成できるため、こうした手間を解消し、スムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで顧客情報を確認し、そのままZoomで会議設定を行う際、アプリ間の画面移動や情報の転記に手間を感じていませんか。手作業による会議設定は、時間的なロスだけでなく、URLの払い出しミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社ページから直接Zoomミーティングを作成でき、URLの発行までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.ミーティング設定の自動化
GaroonとZoomを連携すると、Garoonでミーティングの予定を登録した場合に、自動的にZoomにも登録されます。
これにより、Zoomでミーティングの予定を作成する手間を省けるだけでなく、以下のようなメリットがあります。
・【Zoomミーティング予定の取り忘れを防止】
Garoonにミーティング予定を登録するだけで済み、ミーティングの予約漏れを防げます。
・【ミーティング時間の誤りを防止】
Garoonに登録したミーティング予定と異なった時間でZoomミーティングを作成する、といった入力ミスを防げます。
・【Zoomミーティングを重複して作成することの防止】
Garoonのミーティング予定をもとに、複数のメンバーがZoomでミーティングを作成してしまう、という予約の重複を防げます。
このように自動化により、正確で効率的な業務プロセスが実現するはずです！
2.スケジュール管理の効率化
GaroonとZoomを連携することで、今まで別々に管理していたミーティングスケジュールが一元化されます。
これにより、全ての会議情報を一つのプラットフォームで確認することができ、スケジュール管理の効率が大幅にアップするのではないでしょうか。
特に、多忙なチームマネージャーやプロジェクトリーダーにとって、両方のツールを行き来してスケジュールを調整・管理することは非常に負担となりますよね。
この連携でスケジュール管理の負担が大きく減少するはずです。
いかがでしたでしょうか？
GaroonとZoomの連携は、ビジネスミーティングの設定を効率化し、時間を節約する強力な手助けとなります。
そして、この連携を利用すると、ミーティング予約を自動化でき、手動での会議設定から解放されます。
さらに、ケジュール管理の一元化により、業務効率のアップにも大きく貢献するはずです。
他にも、Yoomを利用することで特定のスケジュールでZoomのミーティング作成を行ったり、ミーティングのレコーディングURLをチャットツールやメールに共有したりすることができます。
そのため、定期的に行う会議の予約や、議事録作成の作業効率を大幅に向上することもできるはずです。
ぜひYoomを活用して、チーム全体の生産性を向上させてみてくださいね！
