Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する方法

2.Yoomのログイン画面が表示されますので、アカウント情報を入力しログインを行ってください。
(既にログインされている場合は表示されません)
3.マイプロジェクトにテンプレートがコピーされますので、任意のタイトルを入力してください。

STEP2　Garoon、Zoomをマイアプリに追加

1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Garoon」「Zoom」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です。
   (画像はGaroonの連携です。Zoomも同様に連携を行ってください。)

3.アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を選択します。
   ※アクセストークンには、「ログイン名:パスワード」形式の文字列をbase64でエンコードしたものを設定してください。base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認してください。

4.マイアプリ連携が完了します。

5.Zoomも同様にアプリ連携を行います。
   Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
　※ZoomのClient ID、Client secretの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。

6.「Allow」をクリックすると、マイアプリ登録が完了です。

‍

STEP3　予定が登録されたら起動するトリガーを編集する

1.アプリトリガー「予定が登録されたら」を選択します。

2.連携アカウント、トリガーアクションを確認し、「次へ」を選択します。

3.API設定を行います。
　トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
   サブドメインにはGaroonログイン後のURLより取得します。
   入力後、「テスト」を選択してください。

   テスト成功となったら、「保存する」を選択します。

STEP4　ミーティングを作成するオペレーションを編集

1.「ミーティングを作成」を選択します。

2.連携アカウント、アクションを確認し、「次へ」を選択します。

3.API接続設定を行います。
   Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
   トピック、日付、開始時間には、アプリトリガー「予定が登録されたら」にてGaroonから取得したアウトプットが設定されています。
   会議時間は60分と設定されていますので、変更する場合は任意の値を入力してください。
   (その他の項目も、必要な項目に任意の値を入力します。)

   入力後、「テスト」を選択し、テストが成功したら「保存する」を選択します。

4.トリガーをONにして完了です。

GaroonやZoomを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGaroonやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Garoonを活用した自動化例

Garoonでワークフローが承認されたらデータベースにレコードを登録する

Garoonでワークフローが承認されたらkintoneなどにレコードを自動で登録します。

メールやフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに追加する

OutlookやGoogleフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに自動で追加します。

タスク管理アプリに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに追加する

BacklogやTrelloなどに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに自動で追加します。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する

Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する

Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。

顧客管理アプリで会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する

SalesforceやHubSpotなどで会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成します。

GaroonとZoomを連携するメリット

1.ミーティング設定の自動化
GaroonとZoomを連携すると、Garoonでミーティングの予定を登録した場合に、自動的にZoomにも登録されます。
これにより、Zoomでミーティングの予定を作成する手間を省けるだけでなく、以下のようなメリットがあります。

・【Zoomミーティング予定の取り忘れを防止】
     Garoonにミーティング予定を登録するだけで済み、ミーティングの予約漏れを防げます。

・【ミーティング時間の誤りを防止】
     Garoonに登録したミーティング予定と異なった時間でZoomミーティングを作成する、といった入力ミスを防げます。

・【Zoomミーティングを重複して作成することの防止】
     Garoonのミーティング予定をもとに、複数のメンバーがZoomでミーティングを作成してしまう、という予約の重複を防げます。

このように自動化により、正確で効率的な業務プロセスが実現するはずです！

2.スケジュール管理の効率化
GaroonとZoomを連携することで、今まで別々に管理していたミーティングスケジュールが一元化されます。
これにより、全ての会議情報を一つのプラットフォームで確認することができ、スケジュール管理の効率が大幅にアップするのではないでしょうか。
特に、多忙なチームマネージャーやプロジェクトリーダーにとって、両方のツールを行き来してスケジュールを調整・管理することは非常に負担となりますよね。
この連携でスケジュール管理の負担が大きく減少するはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

GaroonとZoomの連携は、ビジネスミーティングの設定を効率化し、時間を節約する強力な手助けとなります。
そして、この連携を利用すると、ミーティング予約を自動化でき、手動での会議設定から解放されます。
さらに、ケジュール管理の一元化により、業務効率のアップにも大きく貢献するはずです。

他にも、Yoomを利用することで特定のスケジュールでZoomのミーティング作成を行ったり、ミーティングのレコーディングURLをチャットツールやメールに共有したりすることができます。
そのため、定期的に行う会議の予約や、議事録作成の作業効率を大幅に向上することもできるはずです。

ぜひYoomを活用して、チーム全体の生産性を向上させてみてくださいね！