「ミーティング予定が発生しら、Garoonの登録とZoonの予約、どちらも行うと手間がかかる…」
「参加メンバーにZoomミーティングURLの通知を忘れていた…」
「Zoomのミーティング開始時間を誤って予約してしまった…」
こんな困りごとは、GaroonとZoomを連携すれば全て解決！
この記事では、Garoonに予定が登録された際に自動的にZoomでミーティングを作成する方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に作成できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- GaroonとZoomでの業務効率化を考えている方。
- Garoonに予定を登録するたびにZoomでミーティングを作成している方。
- GaroonとZoomを連携して、ミーティングの作成漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
[Yoomとは]
Garoonと Zoomを連携して会議リンクを自動作成するフローの作り方
それでは、Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローを、テンプレートを利用して作成していきます。
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
STEP1 マイプロジェクトにテンプレートをコピーする
1.こちらのバナーの「試してみる」を選択します。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
2.Yoomのログイン画面が表示されますので、アカウント情報を入力しログインを行ってください。
(既にログインされている場合は表示されません)
3.マイプロジェクトにテンプレートがコピーされますので、任意のタイトルを入力してください。
STEP2 Garoon、Zoomをマイアプリに追加
1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Garoon」「Zoom」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です。
(画像はGaroonの連携です。Zoomも同様に連携を行ってください。)
3.アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を選択します。
※アクセストークンには、「ログイン名:パスワード」形式の文字列をbase64でエンコードしたものを設定してください。base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認してください。
4.マイアプリ連携が完了します。
5.Zoomも同様にアプリ連携を行います。
Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
※ZoomのClient ID、Client secretの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
6.「Allow」をクリックすると、マイアプリ登録が完了です。
STEP3 予定が登録されたら起動するトリガーを編集する
1.アプリトリガー「予定が登録されたら」を選択します。
2.連携アカウント、トリガーアクションを確認し、「次へ」を選択します。
3.API設定を行います。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
サブドメインにはGaroonログイン後のURLより取得します。
入力後、「テスト」を選択してください。
テスト成功となったら、「保存する」を選択します。
STEP4 ミーティングを作成するオペレーションを編集
1.「ミーティングを作成」を選択します。
2.連携アカウント、アクションを確認し、「次へ」を選択します。
3.API接続設定を行います。
Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
トピック、日付、開始時間には、アプリトリガー「予定が登録されたら」にてGaroonから取得したアウトプットが設定されています。
会議時間は60分と設定されていますので、変更する場合は任意の値を入力してください。
(その他の項目も、必要な項目に任意の値を入力します。)
入力後、「テスト」を選択し、テストが成功したら「保存する」を選択します。
4.トリガーをONにして完了です。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
GaroonやZoomを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGaroonやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Garoonを活用した自動化例
Garoonでワークフローが承認されたらデータベースにレコードを登録する
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneなどにレコードを自動で登録します。
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
メールやフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに追加する
OutlookやGoogleフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに自動で追加します。
Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加
試してみる
Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加するフローです。
Googleフォームの回答内容をGoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期する
試してみる
Googleカレンダーに予定が登録されたら、自動的にGaroonのカレンダーにも予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録する
試してみる
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
タスク管理アプリに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに追加する
BacklogやTrelloなどに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに自動で追加します。
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
Zoomを活用した自動化例
Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する
Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Slackの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Chatworkの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、Google ChatにレコーディングURLを通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する
Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
・会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存する
試してみる
■概要
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録画データを元にした議事録の作成に時間がかかっている方
・録画データの文字起こしや要約を自動化し、議事録の作成を効率化したい方
・議事録をOneDriveで一元管理している方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
顧客管理アプリで会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
SalesforceやHubSpotなどで会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成します。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
GaroonとZoomを連携するメリット
1.ミーティング設定の自動化
GaroonとZoomを連携すると、Garoonでミーティングの予定を登録した場合に、自動的にZoomにも登録されます。
これにより、Zoomでミーティングの予定を作成する手間を省けるだけでなく、以下のようなメリットがあります。
・【Zoomミーティング予定の取り忘れを防止】
Garoonにミーティング予定を登録するだけで済み、ミーティングの予約漏れを防げます。
・【ミーティング時間の誤りを防止】
Garoonに登録したミーティング予定と異なった時間でZoomミーティングを作成する、といった入力ミスを防げます。
・【Zoomミーティングを重複して作成することの防止】
Garoonのミーティング予定をもとに、複数のメンバーがZoomでミーティングを作成してしまう、という予約の重複を防げます。
このように自動化により、正確で効率的な業務プロセスが実現するはずです！
2.スケジュール管理の効率化
GaroonとZoomを連携することで、今まで別々に管理していたミーティングスケジュールが一元化されます。
これにより、全ての会議情報を一つのプラットフォームで確認することができ、スケジュール管理の効率が大幅にアップするのではないでしょうか。
特に、多忙なチームマネージャーやプロジェクトリーダーにとって、両方のツールを行き来してスケジュールを調整・管理することは非常に負担となりますよね。
この連携でスケジュール管理の負担が大きく減少するはずです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
GaroonとZoomの連携は、ビジネスミーティングの設定を効率化し、時間を節約する強力な手助けとなります。
そして、この連携を利用すると、ミーティング予約を自動化でき、手動での会議設定から解放されます。
さらに、ケジュール管理の一元化により、業務効率のアップにも大きく貢献するはずです。
他にも、Yoomを利用することで特定のスケジュールでZoomのミーティング作成を行ったり、ミーティングのレコーディングURLをチャットツールやメールに共有したりすることができます。
そのため、定期的に行う会議の予約や、議事録作成の作業効率を大幅に向上することもできるはずです。
ぜひYoomを活用して、チーム全体の生産性を向上させてみてくださいね！
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