Google ChatとYoom定期起動機能を連携して、毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する方法

営業部など毎月目標を設定して業務を行なっているチームでは、様々な方法で目標の共有をしていると思います。
今回はGoogle ChatとYoomのスケジュールトリガーを連携させて、「毎月決まった日時にフォームが届き、フォームに目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する」フローを自動化する方法をご紹介します。
これにより、手作業の負担を軽減し、情報共有が容易になるかもしれません。
さらにノーコードでアプリの連携ができるYoomを活用して自動化する手順を解説します。
専門的な知識がない方も簡単に設定できますので、ぜひご覧ください。

まずはコードツールYoomについてご説明します。

[Yoomとは]

Google ChatとYoomを連携するメリット

メリット1: 事務作業の負担を軽減できる

決まった日時にフォームが届くので、目標の設定と共有をし忘れるというミスが軽減できるでしょう。
また目標を入力するだけでGoogle Chatに通知されるため、通知作業も自動化できます。
これにより、事務作業の手間を削減でき、人的ミスも防ぐことが期待できます。
結果的に、営業などより重要な業務に集中することができ、仕事の生産性も向上できそうです。

メリット2: 状況共有を簡素化できる

目標を入力するだけで、Google Chatに自動的に通知されるので、チーム内の情報共有が容易になるでしょう。
例えば営業チームで毎月の目標を共有している場合、Google Chatでアドバイスが行えるので、目標達成に対してチームが一丸となり業務を行うことが期待できそうです。
また上長は、チームの目標や状況を可視化することができるので、業務の効率も向上できるかもしれません。

Google ChatとYoomの連携フローの作り方

それでは「毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する」を作成しましょう！
わかりやすく、実際の画面を交えて紹介するので一緒に設定してみてください！

まずは今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトへコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。

毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知するフローです。

自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。

実際にフローボットを起動させた際の動き　https://youtu.be/Y-9BXPTdaio

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◼️注意事項

・Google ChatとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

詳細を見る 試してみる

クリックしたら、コピーしたいYoomのテンプレートサイトに移行します。
画面をスクロールし、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

するとテンプレートがコピーされましたと表示されるので、「OK」をクリックしてください。

これでコピーが完了です。

ステップ1:マイアプリ登録

フローボット作成前に、今回使用するアプリをYoomと連携します。
Yoomのワークスペースに表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でGoogle Chatを選択しましょう。

YoomとGoogle Chatを連携する画面で、「sign with Google」をクリックします。

Client ID、Client Secretを入力しましょう。
Google Chatの連携方法は、こちらをご確認ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご確認ください。

以上でマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

それでは早速、フローボットの設定に移ります。
「毎月9時に起動」をクリックしましょう。

1.実行時間の指定

・タイトルは変更できます。
・こちらの画面は設定が済んでいるので、このまま「保存」しましょう。
・日時を変更した場合は入力してください。
・スケジュールトリガーの詳細はこちらをご確認ください。
・Cronの設定についてはこちらをご確認ください。

ステップ3:担当者へ依頼する

次に「特定の担当者に今月の目標を入力してもらう」をクリックしましょう。

1.対応の詳細を記載

・タイトルは変更できます。
・担当者をプルダウンから選択しましょう。
・対応を依頼する内容の詳細に、メッセージを入力します。

・入力フォームを設定します。
・フォームを追加したい場合は、設定しましょう。

2.入力フォームのサンプル値の設定

・先程のフォームの回答サンプルを入力し、保存しましょう。

ステップ4:Google Chatのアクション設定

最後の項目になりました！
「Google Chatに通知する」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・スペースID、キー、トークンを入力しましょう。

・メッセージは添付画像のように、先程のフォーム内容から選択して入力しましょう。
・入力できたら、テストして保存しましょう。

保存したら、添付画像の表示がされるので「トリガーをON」をクリックしましょう。

これですべての設定が完了しました！

毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知するフローです。

自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。

実際にフローボットを起動させた際の動き　https://youtu.be/Y-9BXPTdaio

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◼️注意事項

・Google ChatとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

詳細を見る 試してみる

Google Chatを使ったその他の自動化例

YoomにはGoogle Chatを活用した自動化できるテンプレートが多数あります。

1.毎日Notionデータベース内のタスクから、本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するテンプレートです。
手動でタスクの期限を確認して通知すると、通知ミスや漏れが発生するかもしれません。
自動化できれば、事務作業の負担やヒューマンエラーが軽減できます。

毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する

試してみる

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■概要

Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限のタスクを確認したり、チームにリマインドしたりする作業を手間に感じていませんか？また、確認漏れによって重要なタスクが遅延してしまうケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionから本日期限のタスクを自動で抽出し、Google Chatへ通知できるため、こうした日々の確認業務を効率化し、タスクの実行漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle Chatを利用し、日々のタスク管理や進捗共有を行っている方
• 毎日のタスク確認やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
• チーム内のタスク実行漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動でタスク情報が通知されるため、これまでタスク確認に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• 手作業での確認によるタスクの見落としや、チームメンバーへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動したい日時（例：毎朝9時）を指定します
3. 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、データベースから本日期限のタスクを抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、毎日や毎週など、通知を実行したい頻度や時間を任意で設定できます。
• Notionからタスクを抽出する条件として、期限日だけでなく担当者やステータスといった項目を任意で設定し、絞り込むことが可能です。
• Google Chatへの通知先スペースは任意で指定でき、通知するメッセージ本文にNotionから取得したタスク名などの情報を含めることも可能です。

■注意事項

• Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

詳細を見る 試してみる

2.Googleフォームに回答が届いたら自動的にGoogle Chatに通知されるようになります。
顧客の問い合わせをGoogleフォームを活用している場合、新しい情報が届いていないか、都度チェックする必要があると思います。
そこでGoogle Chatと連携することで、Googleフォームが届いたら自動的にGoogle Chatに通知がされるようになります。
これにより、通知作業を自動化でき、情報の確認漏れを防止することができそうです。

Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.GoogleフォームとGoogle Chatを併用しているチーム

・Googleフォームでアンケートや申請を受け付けており、回答をリアルタイムでGoogle Chatに通知したい方

・回答内容をチームで共有し、迅速な対応や議論を促したい方

・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方

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2.Googleフォームを活用して情報収集を行っている個人

・自分のGoogleフォームに回答があったことを、Google Chatで受け取りたい方

・回答内容をすぐに確認し、必要なアクションを取りたい方

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■このテンプレートを使うメリット

・Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能になります。

・回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。

・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。

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■注意事項

・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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3.Google Chatで投稿されたら、自動的にGoogleスプレッドシートを更新するテンプレートです。
手作業で、Google Chatの内容をGoogleスプレッドシートで管理していると、入力作業が発生します。
自動化すれば、入力作業を軽減でき、事務作業の効率も向上できるかもしれません。

Google Chatで投稿されたら、Google スプレッドシートを更新する

試してみる

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■概要

Google Chatで投稿されたメッセージをGoogle スプレッドシートのデータベースを更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google ChatとGoogle スプレッドシートを併用しているチーム

・Google Chatでの議論や決定事項を、Google スプレッドシートに自動で記録したい方

・プロジェクトの進捗管理やタスク管理をGoogle ChatとGoogle スプレッドシートで行っている方

・手作業での情報転記を減らし、効率化したい方

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2.Google Chatで情報収集を行い、Google スプレッドシートでデータ分析を行っている方

・アンケート結果や意見収集をGoogle Chatで行い、その結果を自動でスプレッドシートにまとめたい方

・収集したデータをリアルタイムで可視化し、分析に役立てたい方

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■このテンプレートを使うメリット

・Google Chatのメッセージを手動でGoogle スプレッドシートに転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。

・Google Chatでの投稿がリアルタイムでGoogle スプレッドシートに反映されるため、常に最新の情報を把握できます。

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■注意事項

・Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google ChatとYoomのスケジュールトリガーと連携すると、月次報告を自動化できます。
これにより、通知などの業務作業の負担を軽減し、チーム全体で最新の目標を容易に共有できるでしょう。
さらにYoomを活用すると、ノーコードでアプリの連携ができ、フローボットを作成ができます。
専門的な知識がなくても簡単操作で設定できるので、試しやすいと思います。
ぜひこの機会に、Google ChatとYoomを連携して、月次報告を自動化してみませんか？