Google ChatとYoom定期起動機能を連携して、毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する方法

営業部など毎月目標を設定して業務を行なっているチームでは、様々な方法で目標の共有をしていると思います。
今回はGoogle ChatとYoomのスケジュールトリガーを連携させて、「毎月決まった日時にフォームが届き、フォームに目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する」フローを自動化する方法をご紹介します。
これにより、手作業の負担を軽減し、情報共有が容易になるかもしれません。
さらにノーコードでアプリの連携ができるYoomを活用して自動化する手順を解説します。
専門的な知識がない方も簡単に設定できますので、ぜひご覧ください。

まずはコードツールYoomについてご説明します。

[Yoomとは]

Google ChatとYoomを連携するメリット

メリット1: 事務作業の負担を軽減できる

決まった日時にフォームが届くので、目標の設定と共有をし忘れるというミスが軽減できるでしょう。
また目標を入力するだけでGoogle Chatに通知されるため、通知作業も自動化できます。
これにより、事務作業の手間を削減でき、人的ミスも防ぐことが期待できます。
結果的に、営業などより重要な業務に集中することができ、仕事の生産性も向上できそうです。

メリット2: 状況共有を簡素化できる

目標を入力するだけで、Google Chatに自動的に通知されるので、チーム内の情報共有が容易になるでしょう。
例えば営業チームで毎月の目標を共有している場合、Google Chatでアドバイスが行えるので、目標達成に対してチームが一丸となり業務を行うことが期待できそうです。
また上長は、チームの目標や状況を可視化することができるので、業務の効率も向上できるかもしれません。

Google ChatとYoomの連携フローの作り方

それでは「毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をGoogle Chatに通知する」を作成しましょう！
わかりやすく、実際の画面を交えて紹介するので一緒に設定してみてください！

まずは今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトへコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。

クリックしたら、コピーしたいYoomのテンプレートサイトに移行します。
画面をスクロールし、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

するとテンプレートがコピーされましたと表示されるので、「OK」をクリックしてください。

これでコピーが完了です。

ステップ1:マイアプリ登録

フローボット作成前に、今回使用するアプリをYoomと連携します。
Yoomのワークスペースに表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でGoogle Chatを選択しましょう。

YoomとGoogle Chatを連携する画面で、「sign with Google」をクリックします。

Client ID、Client Secretを入力しましょう。
Google Chatの連携方法は、こちらをご確認ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご確認ください。

以上でマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

それでは早速、フローボットの設定に移ります。
「毎月9時に起動」をクリックしましょう。

1.実行時間の指定

・タイトルは変更できます。
・こちらの画面は設定が済んでいるので、このまま「保存」しましょう。
・日時を変更した場合は入力してください。
・スケジュールトリガーの詳細はこちらをご確認ください。
・Cronの設定についてはこちらをご確認ください。

ステップ3:担当者へ依頼する

次に「特定の担当者に今月の目標を入力してもらう」をクリックしましょう。

1.対応の詳細を記載

・タイトルは変更できます。
・担当者をプルダウンから選択しましょう。
・対応を依頼する内容の詳細に、メッセージを入力します。

・入力フォームを設定します。
・フォームを追加したい場合は、設定しましょう。

2.入力フォームのサンプル値の設定

・先程のフォームの回答サンプルを入力し、保存しましょう。

ステップ4:Google Chatのアクション設定

最後の項目になりました！
「Google Chatに通知する」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・スペースID、キー、トークンを入力しましょう。
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・メッセージは添付画像のように、先程のフォーム内容から選択して入力しましょう。
・入力できたら、テストして保存しましょう。

保存したら、添付画像の表示がされるので「トリガーをON」をクリックしましょう。

これですべての設定が完了しました！

Google Chatを使ったその他の自動化例

YoomにはGoogle Chatを活用した自動化できるテンプレートが多数あります。

1.毎日Notionデータベース内のタスクから、本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するテンプレートです。
手動でタスクの期限を確認して通知すると、通知ミスや漏れが発生するかもしれません。
自動化できれば、事務作業の負担やヒューマンエラーが軽減できます。

2.Googleフォームに回答が届いたら自動的にGoogle Chatに通知されるようになります。
顧客の問い合わせをGoogleフォームを活用している場合、新しい情報が届いていないか、都度チェックする必要があると思います。
そこでGoogle Chatと連携することで、Googleフォームが届いたら自動的にGoogle Chatに通知がされるようになります。
これにより、通知作業を自動化でき、情報の確認漏れを防止することができそうです。

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3.Google Chatで投稿されたら、自動的にGoogleスプレッドシートを更新するテンプレートです。
手作業で、Google Chatの内容をGoogleスプレッドシートで管理していると、入力作業が発生します。
自動化すれば、入力作業を軽減でき、事務作業の効率も向上できるかもしれません。

まとめ

Google ChatとYoomのスケジュールトリガーと連携すると、月次報告を自動化できます。
これにより、通知などの業務作業の負担を軽減し、チーム全体で最新の目標を容易に共有できるでしょう。
さらにYoomを活用すると、ノーコードでアプリの連携ができ、フローボットを作成ができます。
専門的な知識がなくても簡単操作で設定できるので、試しやすいと思います。
ぜひこの機会に、Google ChatとYoomを連携して、月次報告を自動化してみませんか？