「Zoho CRMに新しい連絡先を追加したのに、チームへの共有を忘れてしまった…」
「顧客情報を更新するたびに、Google Chatへ手作業で通知するのは面倒…」
このように、CRMとチャットツール間の情報共有における手間や伝達漏れに、お悩みではありませんか？
もし、Zoho CRMで連絡先が作成された際に、その詳細情報をGoogle Chatの指定したチャンネルへ自動で通知できる仕組みがあれば、このような手作業による共有の手間を削減できます。
情報伝達の漏れをなくし、チーム全体で迅速な対応ができるようになるでしょう。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を進め、日々の作業をより効率的にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMの情報をGoogle Chatへ連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho CRMで連絡先が作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Zoho CRMに新しい連絡先が登録された際、チームへの情報共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？手動での通知は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで連絡先が作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Chatを利用し、手作業で新規連絡先の情報を通知している方
- Zoho CRMへのデータ登録をチームへ迅速に共有し、営業活動を円滑に進めたい方
- 情報共有の遅延や漏れを防ぎ、業務の属人化を削減したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに連絡先が追加されると自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を迅速かつ確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「連絡先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「連絡先情報を取得」アクションを設定し、作成された連絡先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を含んだ通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送りたいスペースを任意で指定してください。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。Zoho CRMから取得した連絡先の氏名や会社名などの情報を含めることで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
Zoho CRMの連絡先作成をGoogle Chatに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで連絡先が作成された際に、その情報をGoogle Chatに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はZoho CRMで新しく取引先が作成されたら、Google Chatに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Zoho CRMとGoogle Chatのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Zoho CRMのトリガー設定とZoho CRM及びGoogle Chatのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Zoho CRMで連絡先が作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Zoho CRMに新しい連絡先が登録された際、チームへの情報共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？手動での通知は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで連絡先が作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Chatを利用し、手作業で新規連絡先の情報を通知している方
- Zoho CRMへのデータ登録をチームへ迅速に共有し、営業活動を円滑に進めたい方
- 情報共有の遅延や漏れを防ぎ、業務の属人化を削減したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに連絡先が追加されると自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を迅速かつ確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「連絡先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「連絡先情報を取得」アクションを設定し、作成された連絡先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を含んだ通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送りたいスペースを任意で指定してください。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。Zoho CRMから取得した連絡先の氏名や会社名などの情報を含めることで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
ステップ1:Zoho CRMとGoogle Chatのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
1.Zoho CRMの登録方法
Zoho CRMとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
2.Google Chatの登録方法
Google ChatとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法をご参照ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Zoho CRMで連絡先が作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Zoho CRMに新しい連絡先が登録された際、チームへの情報共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？手動での通知は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで連絡先が作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Chatを利用し、手作業で新規連絡先の情報を通知している方
- Zoho CRMへのデータ登録をチームへ迅速に共有し、営業活動を円滑に進めたい方
- 情報共有の遅延や漏れを防ぎ、業務の属人化を削減したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに連絡先が追加されると自動でGoogle Chatへ通知されるため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を迅速かつ確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「連絡先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「連絡先情報を取得」アクションを設定し、作成された連絡先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を含んだ通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送りたいスペースを任意で指定してください。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。Zoho CRMから取得した連絡先の氏名や会社名などの情報を含めることで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
確認画面が表示されたら、「OK」ボタンをクリックして設定を開始してください。
ステップ3:Zoho CRMに連絡先が作成されたら起動するトリガー設定
まずは、自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行いましょう！
「連絡先が作成されたら（Webhook）」という項目をクリックしてください。
下記画面は初期設定が反映されています。
Zoho CRMと連携するアカウント情報が使用したいアカウントになっているかチェックして、「次へ」をクリックしてください。
Zohoドメインは、枠外の注釈を参考に設定してください。
チャンネルIDは、自由に設定できます。任意のIDを半角数値で入力しましょう。
入力が完了したら「WebhookURLを登録」ボタンを押します。
下記画面が表示されたら「次へ」ボタンをクリックしてください。
続いて、トリガーの動作テストを行いましょう。
Zoho CRMにログインしたら、テスト用の連絡先を作成しましょう。（架空の設定で問題ありません。）
Yoomの画面に戻り「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、Zoho CRMに作成した連絡先の情報が「取得した値」に表示されます。
取得した値はこの後のステップで使用できるので、正しく取得できているか確認してから、設定を保存しましょう。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
ステップ4:Zoho CRMの連絡先情報を取得する
次のステップでは、Zoho CRMで作成した連絡先情報の詳細を取得するための設定を行いましょう。
「連絡先情報を取得」という項目をクリックしてください。
Zoho CRMと連携するアカウント情報は、ステップ3で使用したものと同じアカウントが選択されているのを確認しましょう。
確認できたら次のページに進みます。
先ほど同様、Zohoドメインを入力します。
連絡先IDは、先ほどトリガーの設定で取得した値の「連絡先ID」を使用し設定してあります。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用可能です。
