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業務を円滑に行うためには、スケジュール管理とコミュニケーションの効率化が大切です。
本記事では、ノーコードツールYoomを使ってJicooとGoogle Chatを連携し、Jicooで予定が登録されたらGoogle Chatに自動で通知を送る方法をご紹介します。
こちらの方法を活用することで、チームメンバー全員が予定を素早く認識し必要な準備や調整を行うことができるため、円滑な業務の進行をサポートできますよ。
Yoomを上手に使って、業務を自動化し業務効率upを目指しましょう！
アプリ連携することで得られる自動化のメリットについて確認していきましょう！
チームで仕事をする上で、リアルタイムで情報共有することは非常に重要です。
JicooとGoogle Chatを連携すると、Jicooに予定が登録されたらすぐにGoogle Chatに自動で通知を送ることができるため、メンバー全員が即座に予定を確認できるようになります。
情報共有が漏れなくリアルタイムで行えるため、メンバーはすぐにその予定に関する業務に取り組むことができ、業務の進行をスムーズにすることが期待できます。
JicooとGoogle Chatを連携することで、通知の手間を省き業務を効率化することができます。
例えば、チームリーダーが新しいミーティングを設定した際に、チームメンバー全員に手動で通知を送る手間がなくなります。
これにより、今まで通知業務に割いていた時間と労力を、他の重要な業務に使うことが可能になります。
[Yoomとは]
それでは、ここからはプログラミング不要でアプリ連携できるYoomを活用してJicooとGoogle Chatを連携する方法をご紹介します！
本記事では、先ほどご紹介したメリットを実現できる「Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットを一緒に作成していきます。
〈注意事項〉
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。
まずはこちらからアカウントの登録をお願いします。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatを活用している企業や部署
・Google Chatを導入している企業
・日常的にGoogle Chatを使用してチーム内のコミュニケーションを行っている部署
2.Jicooを利用している部署の管理者
・Jicooの予定状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・Jicooの特定の予定種別や重要な予定登録を見逃したくない方
・Google Chatで通知を受け取ることでJicooの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整を効率化するツールですが、予定が登録されたことを関係者全員に迅速に伝えることは円滑なコミュニケーションのために重要です。複数のメンバーが関わる予定や急な予定変更が発生した場合にJicooの画面を常にチェックすることは難しい場合があります。
このフローを活用すれば、新しい予定が登録された瞬間にGoogle Chatのスペースに通知が届くため、チームメンバー全員が予定を認識して必要な準備や調整を行うことができます。
■注意事項
・Jicoo、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
上記バナーの「試してみる」をクリックすると、自動でテンプレートがコピーされます！
上記の画面が表示されるので「OK」をクリックしてください。
テンプレートを編集する前に、JicooとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録します。
1. Jicooの登録方法
左欄にあるマイアプリをクリックします。
「+新規接続」をクリックして、Jicooを検索します。
上記画像の説明書きを参考にアカウント名・アクセストークンを入力し、追加してください。
2. Google Chatの登録方法
先ほど同様「+新規接続」をクリックして、Google Chatを検索します。
上記画像の説明書きを参考にアカウント名・アクセストークンを入力し、追加してください。
これで、JicooとGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました！
プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックしてください。
「【コピー】Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットをクリックします。
アプリトリガーの「予定が登録されたら」をクリックしてください。
こちらのページは既に設定済みなので、このまま次のページへと進みます。
画面に記載されているWebhookURLをコピーし、Jicoo管理画面のWebhookの箇所にペーストしてください。
※設定方法の詳細は、注意事項をご確認ください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
こちらで取得したアウトプットは値を他のオペレーションで利用することができます。
保存して次のアクションへ進みましょう！
次に「Google Chatに通知する」をクリックします。
先ほど同様こちらのページは既に設定済みなので、このまま次のページへと進みます。
スペースID・キー・トークンは注釈を参考に入力してください。
メッセージ内容は、使用用途に合わせて設定可能です。
例えば、上記画像のようにJicooに新たに登録された「イベント内容」と「予定の開始時間」の情報を引用してメッセージを送りたい場合は、以下のように設定します。
メッセージ内容の枠内をクリックし「予約が登録されたら」の中にある「イベント内容」と「予定の開始時間」をクリックしてください。
実際にメッセージが送られると{{イベント内容}}→チームミーティング、{{予定の開始時間}}→10:00 のようにJicooに新たに登録された内容が自動で引用されます！
設定が完了したら、テストを実行し、問題なくメッセージが送信できたら設定を保存してください。
最後に、トリガーをONにしてフローボットを起動させます。
これで「Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットの完成です！
本記事でご紹介したフローボット以外にも、YoomにはJicooやGoogle Chatを使用したテンプレートが多数あります。
おすすめのテンプレートを3つご用意したので、こちらもぜひご覧ください！
1. Jicooで予定が登録されたら、自動で予定を引用しMicrosoft Excelに追加するフローです。
こちらのフローを使用すると、手作業による転記作業が不要になるため、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減し、貴重な時間を他の業務に充てることができますよ。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Jicooを活用している部署
・Jicooで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Jicooの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のJicooの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・JicooのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整業務を効率化する優れたツールですが、予定情報を他のシステムで活用したい場合やデータ分析を行いたい場合などにおいて手作業での情報転記は大きな負担となります。
このフローにより、Jicooで予定登録されたらMicrosoft Excelへのデータ追加が自動で行われるため、手作業による転記作業が不要になります。これにより、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減し、貴重な時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
・Jicoo、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2. 新しいレコードがkintoneに登録されたら、自動でGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneにレコードが登録されたらすぐに自動でGoogle Chatに通知を送れるため、チーム全体への情報共有がスムーズになります！
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理しているものの、レコードが追加・更新された際のチームへの共有を手作業で行い、手間や共有漏れを感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されたタイミングで、Google Chatの指定したスペースへ自動で通知が送信されます。これにより、情報共有の迅速化と抜け漏れ防止を実現し、チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3. Google Chatのボットにメッセージが送信されたら、ChatGPTが返答するフローです。
質問への回答を自動化できるため、カスタマーサポート担当者の負担を軽減し、対応時間を短縮することができますよ。
■概要
Google Chatのボットにメッセージが送信されたら、ChatGPTが返答するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatでチャットボットを運用している方
・よくある質問への回答や情報提供を自動化したい方
・24時間365日対応のチャットボットを構築したい方
・ChatGPTの自然言語処理能力を活用して、より人間らしい対話を実現したい方
2.Google Workspaceを活用しているチーム
・Google Chat内でChatGPTによる情報検索やタスク処理を可能にしたい方
・会議の議事録作成や翻訳などの業務をChatGPTに支援させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・よくある質問への回答を自動化することで、カスタマーサポート担当者の負担を軽減し、対応時間を短縮することができます。
・ChatGPTによる自動応答で、時間や場所を問わず顧客に対応できます。
・会議の議事録作成、翻訳、情報検索などのタスクをChatGPTに依頼することで、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Google Chat、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
JicooとGoogle Chatを連携すると、新しい予定が登録されたら即時にGoogle Chatのスペースに通知を自動で送ることができるため、チームメンバー全員が予定をすぐに認識して必要な準備や調整を素早く行うことが可能になります。
今回ご紹介したように、ノーコードツールYoomを使用することで、プログラミング不要でアプリ連携が簡単にできます。
ぜひ、さまざまな業務を自動化して業務効率を上げていきましょう！
＞＞テンプレート一覧はこちらをご覧ください。
