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JicooとGoogle Chatを連携して、Jicooに予定を登録したらGoogle Chatに自動通知する方法
業務を円滑に行うためには、スケジュール管理とコミュニケーションの効率化が大切です。
本記事では、ノーコードツールYoomを使ってJicooとGoogle Chatを連携し、Jicooで予定が登録されたらGoogle Chatに自動で通知を送る方法をご紹介します。
こちらの方法を活用することで、チームメンバー全員が予定を素早く認識し必要な準備や調整を行うことができるため、円滑な業務の進行をサポートできますよ。
Yoomを上手に使って、業務を自動化し業務効率upを目指しましょう！
JicooとGoogle Chatを連携するメリット
アプリ連携することで得られる自動化のメリットについて確認していきましょう！
メリット1: リアルタイムでの情報共有が可能に！
チームで仕事をする上で、リアルタイムで情報共有することは非常に重要です。
JicooとGoogle Chatを連携すると、Jicooに予定が登録されたらすぐにGoogle Chatに自動で通知を送ることができるため、メンバー全員が即座に予定を確認できるようになります。
情報共有が漏れなくリアルタイムで行えるため、メンバーはすぐにその予定に関する業務に取り組むことができ、業務の進行をスムーズにすることが期待できます。
メリット2: 手動作業の手間を削減できる！
JicooとGoogle Chatを連携することで、通知の手間を省き業務を効率化することができます。
例えば、チームリーダーが新しいミーティングを設定した際に、チームメンバー全員に手動で通知を送る手間がなくなります。
これにより、今まで通知業務に割いていた時間と労力を、他の重要な業務に使うことが可能になります。
[Yoomとは]
「Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットの作り方
それでは、ここからはプログラミング不要でアプリ連携できるYoomを活用してJicooとGoogle Chatを連携する方法をご紹介します！
本記事では、先ほどご紹介したメリットを実現できる「Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットを一緒に作成していきます。
〈注意事項〉
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。
ステップ1:テンプレートをコピーする
まずはこちらからアカウントの登録をお願いします。
■概要日程調整ツールJicooで新しい予定が登録された際、チームへの共有が遅れてしまったり、手作業での通知に手間を感じたりしていませんか？こうした状況では、重要なアポイントメントへの対応が遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jicooで予定が登録されると同時に、自動でGoogle Chatに通知することが可能になり、チーム内の迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- JicooとGoogle Chatを利用し、日程調整後の情報共有に手間を感じている方
- 手作業による通知での伝達漏れやタイムラグを防ぎたいチームリーダーの方
- 日程調整からチームへの共有までの一連の流れを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Jicooで予定が登録されると自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業での共有時に起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、JicooとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した予定の情報に基づいて後続の処理を分ける条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに予定の詳細を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 分岐機能では、Jicooから取得した予定の情報（予定名、参加者など）をもとに、後続の通知処理を行うかどうかを条件に応じて設定することが可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストだけでなく、予定の日時やURLといった動的な情報を組み込めます。
■注意事項- Google Chat、JicooのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- JicooとGoogle Chatを利用し、日程調整後の情報共有に手間を感じている方
- 手作業による通知での伝達漏れやタイムラグを防ぎたいチームリーダーの方
- 日程調整からチームへの共有までの一連の流れを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jicooで予定が登録されると自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業での共有時に起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JicooとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した予定の情報に基づいて後続の処理を分ける条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに予定の詳細を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Jicooから取得した予定の情報（予定名、参加者など）をもとに、後続の通知処理を行うかどうかを条件に応じて設定することが可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストだけでなく、予定の日時やURLといった動的な情報を組み込めます。
■注意事項
- Google Chat、JicooのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
上記バナーの「試してみる」をクリックすると、自動でテンプレートがコピーされます！
上記の画面が表示されるので「OK」をクリックしてください。
ステップ2:マイアプリ連携
テンプレートを編集する前に、JicooとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録します。
1. Jicooの登録方法
左欄にあるマイアプリをクリックします。
「+新規接続」をクリックして、Jicooを検索します。
上記画像の説明書きを参考にアカウント名・アクセストークンを入力し、追加してください。
2. Google Chatの登録方法
先ほど同様「+新規接続」をクリックして、Google Chatを検索します。
上記画像の説明書きを参考にアカウント名・アクセストークンを入力し、追加してください。
これで、JicooとGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました！
ステップ3:アプリトリガーの設定
プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックしてください。
「【コピー】Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットをクリックします。
アプリトリガーの「予定が登録されたら」をクリックしてください。
こちらのページは既に設定済みなので、このまま次のページへと進みます。
画面に記載されているWebhookURLをコピーし、Jicoo管理画面のWebhookの箇所にペーストしてください。
※設定方法の詳細は、注意事項をご確認ください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
こちらで取得したアウトプットは値を他のオペレーションで利用することができます。
保存して次のアクションへ進みましょう！
ステップ4:Google Chatに通知する
次に「Google Chatに通知する」をクリックします。
先ほど同様こちらのページは既に設定済みなので、このまま次のページへと進みます。
スペースID・キー・トークンは注釈を参考に入力してください。
メッセージ内容は、使用用途に合わせて設定可能です。
例えば、上記画像のようにJicooに新たに登録された「イベント内容」と「予定の開始時間」の情報を引用してメッセージを送りたい場合は、以下のように設定します。
メッセージ内容の枠内をクリックし「予約が登録されたら」の中にある「イベント内容」と「予定の開始時間」をクリックしてください。
実際にメッセージが送られると{{イベント内容}}→チームミーティング、{{予定の開始時間}}→10:00 のようにJicooに新たに登録された内容が自動で引用されます！
設定が完了したら、テストを実行し、問題なくメッセージが送信できたら設定を保存してください。
最後に、トリガーをONにしてフローボットを起動させます。
これで「Jicooで予定が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットの完成です！
JicooとGoogle Chatの連携フロー応用編
本記事でご紹介したフローボット以外にも、YoomにはJicooやGoogle Chatを使用したテンプレートが多数あります。
おすすめのテンプレートを3つご用意したので、こちらもぜひご覧ください！
1. Jicooで予定が登録されたら、自動で予定を引用しMicrosoft Excelに追加するフローです。
こちらのフローを使用すると、手作業による転記作業が不要になるため、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減し、貴重な時間を他の業務に充てることができますよ。
■概要Jicooで新しい予定が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Excelに情報を転記していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jicooで予定が登録された際に、自動でMicrosoft Excelに必要な情報を追加できるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Jicooで調整したアポイント情報を、Microsoft Excelで管理している営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力に時間を費やしており、業務の効率化を検討している方
- 情報の転記ミスや漏れをなくし、正確なデータ管理体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Jicooに予定が登録されると、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、JicooとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jicooから取得した情報を指定のファイル・シートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 分岐機能では、Jicooで取得した予定の情報（予定名、参加者のメールアドレスなど）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelに追加する情報の設定では、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項- Jicoo、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jicooで調整したアポイント情報を、Microsoft Excelで管理している営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力に時間を費やしており、業務の効率化を検討している方
- 情報の転記ミスや漏れをなくし、正確なデータ管理体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jicooに予定が登録されると、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JicooとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jicooから取得した情報を指定のファイル・シートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Jicooで取得した予定の情報（予定名、参加者のメールアドレスなど）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelに追加する情報の設定では、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Jicoo、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
2. 新しいレコードがkintoneに登録されたら、自動でGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneにレコードが登録されたらすぐに自動でGoogle Chatに通知を送れるため、チーム全体への情報共有がスムーズになります！
■概要kintoneで顧客情報や案件を管理しているものの、レコードが追加・更新された際のチームへの共有を手作業で行い、手間や共有漏れを感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されたタイミングで、Google Chatの指定したスペースへ自動で通知が送信されます。これにより、情報共有の迅速化と抜け漏れ防止を実現し、チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneでのデータ更新を、迅速にチームへ共有したいと考えている方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダー
- 手作業による情報伝達ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードが追加されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業による通知の漏れや遅延、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、kintoneのレコード情報を基にしたメッセージを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとなるWebhookのイベント受信設定を任意で変更することが可能です。
- Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知を送信するスペースやメッセージの本文を自由に設定してください。
■注意事項- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ更新を、迅速にチームへ共有したいと考えている方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダー
- 手作業による情報伝達ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業による通知の漏れや遅延、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、kintoneのレコード情報を基にしたメッセージを送信するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとなるWebhookのイベント受信設定を任意で変更することが可能です。
- Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知を送信するスペースやメッセージの本文を自由に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
3. Google Chatのボットにメッセージが送信されたら、ChatGPTが返答するフローです。
質問への回答を自動化できるため、カスタマーサポート担当者の負担を軽減し、対応時間を短縮することができますよ。
■概要社内のGoogle Chatでの問い合わせ対応に、毎回手動で返信していませんか？特定の担当者に質問が集中したり、簡単な質問への回答に時間を取られたりするのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが送信されると、ChatGPTが内容を判断して自動で返答を生成、送信します。定型的な問い合わせ対応などを自動化し、担当者が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Chatでの社内問い合わせ対応の工数を削減したい情報システムや総務担当者の方
- チーム内のナレッジ共有や質疑応答を、ChatGPTを活用して効率化したいマネージャーの方
- 生成AIを用いたコミュニケーション業務の自動化に関心があるDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Google ChatへのメッセージにChatGPTが自動応答するため、問い合わせ対応にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 担当者個人の知識に依存しがちな質疑応答業務を標準化できるため、迅速な一次回答が可能になり、業務の属人化抑制にも繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google ChatとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでChatGPTの「会話する」アクションを設定し、トリガーで受け取ったメッセージ内容をChatGPTへの質問として設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、ChatGPTが生成した回答を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ChatGPTに会話をさせる際の指示内容（プロンプト）は任意で設定できます。例えば、「あなたは社内ヘルプデスク担当者です」といった役割を与えることで、より目的に沿った回答を生成させることが可能です。
- Google Chatに送信するメッセージは、ChatGPTが生成した回答と合わせて、任意のテキストを追加するなど、自由に内容をカスタマイズできます。
■注意事項- Google Chat、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Google Chatでの社内問い合わせ対応の工数を削減したい情報システムや総務担当者の方
- チーム内のナレッジ共有や質疑応答を、ChatGPTを活用して効率化したいマネージャーの方
- 生成AIを用いたコミュニケーション業務の自動化に関心があるDX推進担当者の方
- Google ChatへのメッセージにChatGPTが自動応答するため、問い合わせ対応にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 担当者個人の知識に依存しがちな質疑応答業務を標準化できるため、迅速な一次回答が可能になり、業務の属人化抑制にも繋がります。
- はじめに、Google ChatとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでChatGPTの「会話する」アクションを設定し、トリガーで受け取ったメッセージ内容をChatGPTへの質問として設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、ChatGPTが生成した回答を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTに会話をさせる際の指示内容（プロンプト）は任意で設定できます。例えば、「あなたは社内ヘルプデスク担当者です」といった役割を与えることで、より目的に沿った回答を生成させることが可能です。
- Google Chatに送信するメッセージは、ChatGPTが生成した回答と合わせて、任意のテキストを追加するなど、自由に内容をカスタマイズできます。
- Google Chat、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
JicooとGoogle Chatを連携すると、新しい予定が登録されたら即時にGoogle Chatのスペースに通知を自動で送ることができるため、チームメンバー全員が予定をすぐに認識して必要な準備や調整を素早く行うことが可能になります。
今回ご紹介したように、ノーコードツールYoomを使用することで、プログラミング不要でアプリ連携が簡単にできます。
ぜひ、さまざまな業務を自動化して業務効率を上げていきましょう！
＞＞テンプレート一覧はこちらをご覧ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
