BacklogとTeamsを連携させて通知の受信を自動化してみた

Backlogを利用していて、課題にコメントが投稿されているのに気づかなかったという経験はありませんか？
大事なコメントが埋もれてしまって、後から気づいても遅い…なんてことにもなりかねません。

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そうならないためにも、アプリと連携させることは非常に大切です。
本記事では、「Backlogで課題にコメントが追加されたらTeamsに通知する」方法をご紹介します。
最後には応用編もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

BacklogとMicrosoft Teamsを連携するメリット

BacklogとTeamsを連携させるメリットは以下の3点が挙げられます。

管理を一元化できる

BacklogとTeamsを連携させると、タスクやプロジェクト管理の一元化が可能です。
異なるツールを利用していると、情報が重複したり、ズレが生じる可能性があります。
しかし、管理を一元化できるので、プロジェクトの透明性が向上する点も大きなメリットです。
Backlogのタスク進捗状況をTeamsへ共有できるため、最新の情報を得られます。

効率よくタスク管理ができる

2つのアプリを連携させると、タスクの追加と更新がストレスなく行えます。
それぞれのアプリでタスク管理を行わなくて済むので、チーム全体がスムーズに作業できるというわけです。
Teams上で更新されたタスクを自動的にBacklogへ反映できるため、わざわざ2つのツールを開く必要はありません。
アプリ間の行き来がなくなるだけで、作業効率も高まるはずです。

チーム内のコミュニケーションが高まる

BacklogとTeamsのアプリを連携させれば、情報共有が容易になるので、チーム全体のコミュニケーションが高まります。
今までは、メンバーにプロジェクトの進捗状況を聞いていたのが、アプリが連携されたことで進捗状況を可視化できるので便利です。
本当に必要な情報に対してフィードバックができるため、無駄がありません。
アプリを自動化することで、必要最低限のコミュニケーションで作業に取り組めます。

BacklogとMicrosoft Teamsを連携するとできる業務自動化例

BacklogとTeamsを連携するとできるオススメの業務自動化例をご紹介します。

タスクを自動で通知する

Backlogでタスクが更新されると、Teamsに通知することができます。
よって、チーム内でのタスク状況が常に最新のものになるため、忘れることなく作業に取り組むことが可能です。
また、Backlogでの新しいタスクをTeamsの特定のチャンネルや個人に送信することもできます。
タスク通知が自動になると、常にメッセージを送信しなくていいので便利です。

自動的に進捗状況を報告する

毎日行っている進捗報告もアプリを連携させると、自動化することができます。
一定の時間に進捗状況を報告すると設定していれば、Teamsに自動的に通知ができるという点も魅力的です。
手動での作業がなくなるので、報告を忘れるということもなくなります。
時間指定までできるため、毎日の作業負担が少なくなっていいですね。

効率的にファイルを共有する

Backlogで共有されたファイルをTeamsでも共有することが可能です。
重要なファイル情報を見過ごさずに、チーム全体に共有できます。
アプリの連携によって、ファイルの管理や共有が簡素化されるので、効率よく業務を進められます。

BacklogとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、BacklogとTeamsの連携フローを作成していきましょう。
2つのアプリを連携させるのに便利なのは、「Yoom」というアプリです。
「Yoom」はノーコードかつ、感覚的に操作できるので、機械の操作が苦手な方でも安心してご利用いただけます。
今回は、「Backlogで課題にコメントが追加されたらTeamsに通知する」という以下のテンプレートを使用します。

まずは、これらのアプリを「Yoom」と連携させるマイアプリ登録をしていきましょう。
Yoomのアカウントをお持ちの方は、Yoomへログインしてください。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらからアカウントを発行します。

BacklogとMicrosoft TeamsのアカウントをYoomと接続する方法

「Backlog」のアプリ連携から行っていきます。
Yoomにログイン後、左側にある「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
アプリ名で検索するか、その下にあるアプリ欄から「Backlog」を探します。

ドメインを入力して、「許可する」をクリックしてください。

次に、「Teams」のマイアプリ連携を行います。
Backlogのときと同様にTeamsもマイアプリ連携をしてください。
以下のような画面になったら、サインインします。

ご自身のマイアプリ欄に「Backlog」と「Teams」が表示されていれば、アプリの連携ができています。

Backlogで課題にコメントが追加されたらTeamsに通知する方法

今回ご紹介するフローは「Backlogで課題にコメントが追加されたらTeamsに通知する」といった方法です。
以下の2ステップしかありませんので、誰でも簡単に作成できます。

Backlogで課題にコメントが追加されたら起動するトリガーを設定する
Teamsに通知するアクションを設定する

まずは、左側にある「プロジェクト一覧」よりプロジェクトを選択してください。
新規に作成する方は、「プロジェクト一覧」横にある「+」から作成できます。
そして、右上にある「新規接続」→「はじめから作成」をクリックしてください。

「タイトル」と「説明」はご自身で作成し、起動するフローボット条件を「特定のアプリイベントを受信したとき」に設定します。
「アプリを選択」の画面が表示されたら、「Backlog」を選択してください。

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「アプリトリガー」のタイトルをお好みで設定し、「トリガーアクション」を「課題にコメントが追加されたら(Webhook)」とします。

以下の画面に移行したら、赤枠をクリックしてURLをコピーします。

Webhookにログインし、Webhook画面にある「プロジェクト設定」→「インテグレーション」→「Webhook」→「設定」を選択してください。
「Webhook名」を設定し、先ほどコピーしたURLを「Webhook URL」に貼り付けます。
「通知するイベント」は「課題にコメント」にチェックを入れてください。

下にスクロールし、「実行テスト」が「課題にコメント」になっていれば、実行をクリックし、保存をします。

Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックし、「テスト成功」であれば保存をしてください。
先ほど設定したBacklogのアプリトリガー下にある「+」をクリックします。
「オペレーションタイプの選択」という画面に移行したら、「アプリと連携する」→「Microsoft Teams」を選択してください。

タイトルを設定し、「アクション」を「チャンネルにメッセージを送る」にします。

「チームID」、「チャンネルID」を候補から選択してください。
「メッセージ」はお好みでカスタマイズできるので、ご自由に設定してください。
{{課題の件名}}は以下のアウトプット欄をクリックすると設定可能です。
最後に「テスト」→「テスト成功」となれば、設定は完了します。
忘れずに「保存」をしてくださいね。

アプリトリガーを「ON」にすればフローボットは完成です。

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BacklogとMicrosoft Teamsの連携フロー応用編

「Backlogで課題にコメント」→「Teamsに通知する」フローをご紹介しましたが、応用編では「Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、Backlogに課題を追加する」といったこともできます。

Teamsのメッセージ内容を確認する手間がなくなるので、情報管理の漏れが起こりにくいです。
こういった作業が自動化されると、スムーズに業務を行えます。
また、Backlogの課題も明確化するため、すべきことが分かりやすくなりますね。
Yoomではこれらのアプリ以外にも130種類以上のアプリに対応しています。
今お使いのさまざまなアプリと連携させ、他にも業務を効率化させましょう。

まとめ

今回は「Backlogで課題にコメントが追加されたらTeamsに通知する」というフローをご紹介しました。
こちらのフローボットを利用すれば、Backlogのコメントを見逃すことがなくなります。
プロジェクトやタスク管理はもちろんのこと、チーム内のコミュニケーションの向上にも役立ちます。
Yoomでは2週間の無料体験もできるので、気になる方はぜひご利用ください。
毎日の業務にYoomを取り入れて、もっと業務を簡単にしましょう。