BacklogとMicrosoft Teamsを連携して通知する情報をカスタマイズしたりフィルターしたりする方法

Backlogで課題にコメントが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

今回ご紹介するフローは「Backlogで課題にコメントが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する」といった方法です。
以下の2ステップしかありませんので、誰でも簡単に作成できます。

1. Backlogで課題にコメントが追加されたら起動するトリガーを設定する
2. Microsoft Teamsに通知するアクションを設定する

まずは、左側にある「プロジェクト一覧」よりプロジェクトを選択してください。
新規に作成する方は、「プロジェクト一覧」横にある「+」から作成できます。
そして、右上にある「新規接続」→「はじめから作成」をクリックしてください。

「タイトル」と「説明」はご自身で作成し、起動するフローボット条件を「特定のアプリイベントを受信したとき」に設定します。
「アプリを選択」の画面が表示されたら、「Backlog」を選択してください。

「アプリトリガー」のタイトルをお好みで設定し、「トリガーアクション」を「課題にコメントが追加されたら(Webhook)」とします。

以下の画面に移行したら、赤枠をクリックしてURLをコピーします。

Backlogにログインし、Webhook画面にある「プロジェクト設定」→「インテグレーション」→「Webhook」→「設定」を選択してください。
「Webhook名」を設定し、先ほどコピーしたURLを「Webhook URL」に貼り付けます。
「通知するイベント」は「課題にコメント」にチェックを入れてください。

下にスクロールし、「実行テスト」が「課題にコメント」になっていれば、実行をクリックし、保存をします。

Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックし、「テスト成功」であれば保存をしてください。
先ほど設定したBacklogのアプリトリガー下にある「+」をクリックします。
「オペレーションタイプの選択」という画面に移行したら、「アプリと連携する」→「Microsoft Teams」を選択してください。

タイトルを設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」にします。

「チームID」、「チャネルID」を候補から選択してください。
「メッセージ」はお好みでカスタマイズできるので、ご自由に設定してください。
{{課題の件名}}は以下のアウトプット欄をクリックすると設定可能です。
最後に「テスト」→「テスト成功」となれば、設定は完了します。
忘れずに「保存」をしてくださいね。

アプリトリガーを「ON」にすればフローボットは完成です。

‍

BacklogやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBacklogやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BacklogとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、Backlogに課題を追加する連携も可能です。
さらに、Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知したり、Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知したりすることもできます。

Backlogを活用した自動化例

Backlogに課題が登録されたらデータベースに追加する

Backlogに登録された課題をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動登録します。

お問い合わせ内容をBacklogの課題に追加する

Googleフォームやメールで送信されたお問い合わせ内容をBacklogに自動で登録します。

Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

クラウドストレージにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知する

OneDriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Yoomでは、上記以外にも豊富なテンプレートが用意されています。
今お使いのさまざまなアプリと連携させ、他にも業務を効率化させましょう。

BacklogとMicrosoft Teamsを連携するメリット

BacklogとMicrosoft Teamsを連携させるメリットは以下の3点が挙げられます。

管理を一元化できる

BacklogとMicrosoft Teamsを連携させると、タスクやプロジェクト管理の一元化が可能です！
異なるツールを利用していると、情報が重複したり、ズレが生じたりすることがありますよね。
Backlogでコメントをしたのに通知を忘れてしまい、最新情報を共有できていない経験がある方もいるのではないでしょうか。
連携を利用すれば、Backlogでコメントをすると、Microsoft Teamsで自動共有できるため、情報の一元化を実現しやすくなります。

効率よくタスク管理ができる

2つのアプリを連携させると、タスクの追加と更新がストレスなく行えます。
例えば、Microsoft Teamsに投稿された内容をBacklogに登録する場合、手動だと時間がかかって大変ですよね。
でも、Microsoft Teamsのメッセージを自動でBacklogへ反映すれば、わざわざ手動入力する必要はありません。
手入力がなくなるだけでも、作業効率が高まるはずです！

チーム内のコミュニケーションが高まる

BacklogとMicrosoft Teamsのアプリを連携させれば、情報共有が容易になるので、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。
今は、リーダーがタスクを更新してから手動で通知したり、口頭で伝えたりしているかもしれませんが、アプリ同士が連携されれば、タスクの更新を自動通知できるので便利です！
情報の更新にあわせて円滑に情報が共有されれば、無駄な確認作業も減るはず！
このように、アプリ同士を連携することで、必要最低限のコミュニケーションで済み、作業の効率化につながります。

BacklogとMicrosoft Teamsを連携するとできる業務自動化例

BacklogとMicrosoft Teamsを連携するとできるオススメの業務自動化例をご紹介します。

タスクを自動で通知する

特におすすめの自動化が、Backlogでタスクが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する連携です！
これにより、常に最新のタスク状況を確認できるので、確認漏れを防ぎ、着実に作業を進めることができるはずです。
また、Backlogで新しいタスクが追加されたら、Microsoft Teamsの特定のチャンネルや個人に送信することもできます。
タスク通知が自動になると、毎回メッセージを送る手間が省けて便利ですよね。

自動的に進捗状況を報告する

毎日行っている進捗報告もアプリを連携させると、自動化できます！
例えば、一定の時間に進捗状況を報告する場合、Backlogの情報を自動で取得してMicrosoft Teamsに通知してくるので、報告作業がすごく楽になります。
忙しい時に、ちょっとした報告作業がなくなるだけでも嬉しいですよね。
それに、手動での作業がなくなるので、報告を忘れるということもなくなります。

効率的にファイルを共有する

Backlogで共有されたファイルのリンクをMicrosoft Teamsでも共有することが可能です。
重要なファイル情報を見過ごすと、後で大きな問題になってしまいますよね。
自動化することで、ファイルを確実にMicrosoft Teamsに通知することで、チーム全体に共有できます。
アプリの連携によって、ファイルの共有が簡単になれば、効率よく業務を進められるのではないでしょうか。

まとめ

今回は「Backlogで課題にコメントが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する」というフローをご紹介しました。
こちらのフローボットを利用すれば、Backlogのコメントの通知漏れがなくなります。
プロジェクトやタスク管理はもちろんのこと、チーム内のコミュニケーションの向上にも役立ちます。
Yoomでは2週間の無料体験もできるので、気になる方はぜひご利用ください。
毎日の業務にYoomを取り入れて、もっと業務を簡単にしましょう。