【ノーコードで実現】スカウトメール送信を自動化する方法

Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する

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■概要
「Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する」ワークフローを利用すると、人材情報の追加と同時にスカウトメールが送信されます。
メールの自動化により、連絡までの手間が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで求職者情報を管理している方
・新しい求職者の情報が追加された際、迅速にアプローチしたいと考えている人事・採用担当者
・定型的なメール送信業務にかかる作業時間を削減したい方
・Gmailを利用してスカウトメールや案内を送信する機会が多い方
・採用活動をスピーディに進めたいが、忙しくて個別連絡の時間を確保しにくい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「毎日たくさんの候補者情報をスプレッドシートに転記して、そこから一人ひとりにメールを送るのが大変…」
「スカウトメールの送信漏れとか、宛先間違いとか、ヒューマンエラーが怖い…」

採用業務、特にスカウト活動において、このような手作業による負担やミスに悩まされていませんか？
候補者一人ひとりに合わせた丁寧な対応が求められる一方で、煩雑な事務作業に追われてしまうことは少なくありません。

もし、候補者リストが更新されたら自動でパーソナライズされたスカウトメールが送信される仕組みや、フォームでエントリーがあった際に即座に適切なスカウトメールが送られる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよね。

採用担当者の皆さんは候補者とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できる時間を生み出すこともできます！

今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してスカウト業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはスカウトメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する

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■概要
「Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する」ワークフローを利用すると、人材情報の追加と同時にスカウトメールが送信されます。
メールの自動化により、連絡までの手間が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで求職者情報を管理している方
・新しい求職者の情報が追加された際、迅速にアプローチしたいと考えている人事・採用担当者
・定型的なメール送信業務にかかる作業時間を削減したい方
・Gmailを利用してスカウトメールや案内を送信する機会が多い方
・採用活動をスピーディに進めたいが、忙しくて個別連絡の時間を確保しにくい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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スカウトメール送信を自動化する連携テンプレート

普段から使用しているツールと連携してスカウトメールの送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
スカウト業務の効率を大幅に向上させ、より多くの優秀な候補者へアプローチできるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

データベースの情報を基にGmailでスカウトメールを送信する

Google スプレッドシートなどのデータベースに登録された求職者情報をもとに、Gmailでスカウトメールを自動送信することができます。
候補者リストの管理とスカウト送信作業を一元化することで、採用担当者の負担を大幅に軽減することが可能です！

Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する

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■概要
「Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する」ワークフローを利用すると、人材情報の追加と同時にスカウトメールが送信されます。
メールの自動化により、連絡までの手間が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで求職者情報を管理している方
・新しい求職者の情報が追加された際、迅速にアプローチしたいと考えている人事・採用担当者
・定型的なメール送信業務にかかる作業時間を削減したい方
・Gmailを利用してスカウトメールや案内を送信する機会が多い方
・採用活動をスピーディに進めたいが、忙しくて個別連絡の時間を確保しにくい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームの回答を基にスカウトメールを送信する

Googleフォームなどで受け付けた求職者の回答をもとに、Outlookでスカウトメールを自動送信するテンプレートもあります。
応募者への迅速なアプローチが可能になり、採用機会の損失を防げますね！

Googleフォームで求職者情報が送信されたら、Outlookでスカウトメールを自動送信する

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■概要
「Googleフォームで求職者情報が送信されたら、Outlookでスカウトメールを自動送信する」ワークフローは、応募者への連絡作業の効率化をサポートします。
フォーム入力内容をもとに自動でメール送信できるため、対応スピードの向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して求職者情報を収集している企業や採用担当者の方
・求職者情報を確認した後、すぐにOutlookでスカウトメールを送信したいと考えている方
・手作業でスカウトメールを送る手間を減らし、採用活動をスピーディに進めたい方
・Outlookを日常的に利用しており、既存のメール環境を効率的に活用したい方

■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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チャットツールの投稿を基にGmailでスカウトメールを送信する

Slackなどのチャットツールに投稿された求職者情報をもとに、Gmailでスカウトメールを自動送信することも可能です。
社内での情報共有から候補者へのアプローチまでをシームレスに繋げ、スピーディーな採用活動も実現できます！

Slackで求職者情報が投稿されたら、スカウトメールを自動送信する

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■概要
「Slackで求職者情報が投稿されたら、スカウトメールを自動送信する」ワークフローは、Slack上の情報連携を自動化します。
求職者情報をもとにメール送信を自動実行することで、対応の手間を減らせます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで求職者情報の共有を行っている方
・採用担当としてスカウトメールを送る業務に携わっている方
・候補者情報を受信した際に、スピーディにアプローチしたいと考えている方
・Slackを活用して社内コミュニケーションや情報管理を行っている企業
・スカウトメール送信作業の手間や抜け漏れを減らしたい方

■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートの情報をもとにGmailでスカウトメールを自動送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として「Google スプレッドシートに求職者情報が追加された際に、Gmailでスカウトメールを自動送信する」フローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定及びテキスト生成とGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する

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■概要
「Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する」ワークフローを利用すると、人材情報の追加と同時にスカウトメールが送信されます。
メールの自動化により、連絡までの手間が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで求職者情報を管理している方
・新しい求職者の情報が追加された際、迅速にアプローチしたいと考えている人事・採用担当者
・定型的なメール送信業務にかかる作業時間を削減したい方
・Gmailを利用してスカウトメールや案内を送信する機会が多い方
・採用活動をスピーディに進めたいが、忙しくて個別連絡の時間を確保しにくい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携

Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。

検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

Google スプレッドシートとYoomの連携方法

Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントを選択します。

Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。

アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！

GmailとYoomの連携方法

Google スプレッドシートと連携手順は同じです！
Gmailを検索するとログイン画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。

Google スプレッドシートと同様に連携したいアカウントを選択します。

Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
これでGmailの連携も完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
   ※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する

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■概要
「Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する」ワークフローを利用すると、人材情報の追加と同時にスカウトメールが送信されます。
メールの自動化により、連絡までの手間が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで求職者情報を管理している方
・新しい求職者の情報が追加された際、迅速にアプローチしたいと考えている人事・採用担当者
・定型的なメール送信業務にかかる作業時間を削減したい方
・Gmailを利用してスカウトメールや案内を送信する機会が多い方
・採用活動をスピーディに進めたいが、忙しくて個別連絡の時間を確保しにくい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください。）

1. アプリトリガー(Google スプレッドシート)を開く

「行が追加されたら」をクリックします。

1. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「行が追加されたら」を選択

1. アプリトリガーのAPI接続設定をする

「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
スカウトメールを早めに送信したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。

それではここからGoogle スプレッドシートと連携していきます！
今回は、以下のような求職者情報を入力するシートをテスト用に作成しています。

「スプレッドシートID」は候補から選択してください。
入力欄をクリックすると候補一覧が表示されます。
※検索窓を活用すると、検索する手間も省けます！

スプレッドシートIDを選択すると「シートID」も候補から選べます。

Google スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」も入力します。

入力が完了したら「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると以下のように「取得した値」の欄にGoogle スプレッドシートのデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックします。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。

ステップ4：テキスト生成

1. テキスト生成を開く

「テキストを生成する」をクリックします。

1. アクションを選択する

「タイトル」は必要に応じて変更してください。
「アクション」のボタンをクリックして赤枠の選択肢から選びます。
プロンプトの文字数によって、消費するタスクが異なるので注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランから確認できます！

1. 詳細設定をする

「プロンプト」を入力していきましょう。
ステップ3で取得した「 Google スプレッドシートの入力項目」を活用すると簡単に設定できます。
【取得した値の活用方法】
例：設立年月日を入力したい場合
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「フォームに回答が送信されたら」をクリック
③「設立年月日」を選択

出力する言語を選択したら「テスト」を押します。

テストに成功すると、生成結果が「取得した値」として表示されるので、確認できたら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Gmailのアクション設定

1. Gmailアプリを開く

「メールを送る」をクリックします。

1. メール設定をする

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認

ここからは「メール内容」の設定をしていきます。
まずは「From」から入力していきましょう！
入力欄をクリックして候補から選んでください。

「To」はステップ3で取得した値を活用します。

「CC」「BCC」「差出人の名前」は必要に応じて入力してください。

「件名」と「本文」を入力します。
「本文」はステップ4で取得した「生成結果」を入れましょう。

1. メール送信テストをする

全ての入力が完了したら「次へ」を押します。
メールの送信内容が表示されるため、取得した値を活用した部分が反映されているか確認し、修正点がなければ「テスト」を押してください。

「テスト」をして実際にメールが送信できていればテスト成功となります！
「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！

以上が、Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送付するための連携手順になります！

スカウトに関する便利な自動化例

今回テンプレート以外にも、Yoomにはスカウト業務を効率化できるAI連携テンプレートが揃っています。
たとえば、Googleフォームで収集した情報をもとに、Gmail経由でパーソナライズされたメッセージを送るフローやSlackの投稿内容を活用してAIがスカウトメッセージを作成し、メールで送信することも可能です。
これらのテンプレートを活用することで、候補者一人ひとりに合わせたアプローチを効率よく行うことができ、スカウト業務の品質とスピードを同時に高められます。

Googleフォームの回答をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しGmailで送信する

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■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しGmailで送信することが可能です。その後、Gmailを通じて自動的に送信するため、手間を削減できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くの応募者に効率的にアプローチしたい方
・手動でのメッセージ作成に時間を取られている人事部
・限られたリソースで効果的なスカウト活動を実現したい経営者
・最新のAI技術を採用プロセスに取り入れたいエンジニア部署

■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで求人ニュースレターを生成しOutlookで送信する

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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIでスカウトメッセージを生成しOutlookで送信することが可能です。これにより、手動でのメッセージ作成や送信作業を省略し、円滑かつ一貫性のあるコミュニケーションを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・採用活動で多くの候補者にスカウトメッセージを送信しているリクルーターの方
・Google スプレッドシートを活用して候補者データを管理している人事担当者
・スカウトメッセージの作成に時間をかけず、効率的な対応を目指している採用チームのリーダー
・AIを活用してコミュニケーションの質を向上させたいと考えている企業の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信する

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■概要
このワークフローでは、Slackの投稿内容をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しメール送信することが可能です。これにより、生成されたメッセージを自動でメール送信することで、採用担当者の手間を軽減し、効率的な採用活動をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・採用活動において、効率的なスカウト方法を模索している人事担当者の方
・Slackを日常的に活用しており、その情報を有効に活用したいチームリーダーの方
・スカウト aiを活用して、採用プロセスを自動化・最適化したい経営者の方
・採用業務における手動作業を減らし、時間とリソースを節約したい企業の方

■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Google スプレッドシートとGmailを連携してスカウトメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた候補者情報の確認、メール作成、送信といった一連の作業の手間を大幅に削減し、送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。採用担当者にとっては煩雑な事務作業から解放されるだけでなく、候補者とのより深いコミュニケーションや採用戦略の立案といったコア業務に集中できる環境が整い、採用活動全体の質とスピードを向上させることにもつながるかもしれません！

今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。スカウト業務の自動化を進めたい方は、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してもらえたら嬉しいです！