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「毎日たくさんの候補者情報をスプレッドシートに転記して、そこから一人ひとりにメールを送るのが大変…」
「スカウトメールの送信漏れとか、宛先間違いとか、ヒューマンエラーが怖い…」
採用業務、特にスカウト活動において、このような手作業による負担やミスに悩まされていませんか？
候補者一人ひとりに合わせた丁寧な対応が求められる一方で、煩雑な事務作業に追われてしまうことは少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">候補者リストが更新されたら自動でパーソナライズされたスカウトメールが送信される仕組み</span>や、<span class="mark-yellow">フォームでエントリーがあった際に即座に適切なスカウトメールが送られる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
採用担当者の皆さんは候補者とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できる時間を生み出すこともできます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してスカウト業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スカウトメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段から使用しているツールと連携してスカウトメールの送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
スカウト業務の効率を大幅に向上させ、より多くの優秀な候補者へアプローチできるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースに登録された求職者情報をもとに、Gmailでスカウトメールを自動送信する</span>ことができます。
候補者リストの管理とスカウト送信作業を一元化することで、採用担当者の負担を大幅に軽減することが可能です！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた求職者の回答をもとに、Outlookでスカウトメールを自動送信する</span>テンプレートもあります。
応募者への迅速なアプローチが可能になり、採用機会の損失を防げますね！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに投稿された求職者情報をもとに、Gmailでスカウトメールを自動送信する</span>ことも可能です。
社内での情報共有から候補者へのアプローチまでをシームレスに繋げ、スピーディーな採用活動も実現できます！
それではここから代表的な例として「Google スプレッドシートに求職者情報が追加された際に、Gmailでスカウトメールを自動送信する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！
Google スプレッドシートと連携手順は同じです！
Gmailを検索するとログイン画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
Google スプレッドシートと同様に連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
これでGmailの連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください。）
「行が追加されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「行が追加されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
スカウトメールを早めに送信したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
それではここからGoogle スプレッドシートと連携していきます！
今回は、以下のような求職者情報を入力するシートをテスト用に作成しています。
「スプレッドシートID」は候補から選択してください。
入力欄をクリックすると候補一覧が表示されます。
※検索窓を活用すると、検索する手間も省けます！
スプレッドシートIDを選択すると「シートID」も候補から選べます。
Google スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」も入力します。
入力が完了したら「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると以下のように「取得した値」の欄にGoogle スプレッドシートのデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックします。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「テキストを生成する」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更してください。
「アクション」のボタンをクリックして赤枠の選択肢から選びます。
プロンプトの文字数によって、消費するタスクが異なるので注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランから確認できます！
「プロンプト」を入力していきましょう。
ステップ3で取得した「 Google スプレッドシートの入力項目」を活用すると簡単に設定できます。
【取得した値の活用方法】
例：設立年月日を入力したい場合
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「フォームに回答が送信されたら」をクリック
③「設立年月日」を選択
出力する言語を選択したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、生成結果が「取得した値」として表示されるので、確認できたら「保存する」をクリックします。
「メールを送る」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認
ここからは「メール内容」の設定をしていきます。
まずは「From」から入力していきましょう！
入力欄をクリックして候補から選んでください。
「To」はステップ3で取得した値を活用します。
「CC」「BCC」「差出人の名前」は必要に応じて入力してください。
「件名」と「本文」を入力します。
「本文」はステップ4で取得した「生成結果」を入れましょう。
全ての入力が完了したら「次へ」を押します。
メールの送信内容が表示されるため、取得した値を活用した部分が反映されているか確認し、修正点がなければ「テスト」を押してください。
「テスト」をして実際にメールが送信できていればテスト成功となります！
「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送付するための連携手順になります！
今回テンプレート以外にも、Yoomにはスカウト業務を効率化できるAI連携テンプレートが揃っています。
たとえば、Googleフォームで収集した情報をもとに、Gmail経由でパーソナライズされたメッセージを送るフローやSlackの投稿内容を活用してAIがスカウトメッセージを作成し、メールで送信することも可能です。
これらのテンプレートを活用することで、候補者一人ひとりに合わせたアプローチを効率よく行うことができ、スカウト業務の品質とスピードを同時に高められます。
Google スプレッドシートとGmailを連携してスカウトメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた候補者情報の確認、メール作成、送信といった一連の作業の手間を大幅に削減し、送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>採用担当者にとっては煩雑な事務作業から解放されるだけでなく、候補者とのより深いコミュニケーションや採用戦略の立案といったコア業務に集中できる環境が整い、採用活動全体の質とスピードを向上させることにもつながるかもしれません！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。スカウト業務の自動化を進めたい方は、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してもらえたら嬉しいです！
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