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「メールで受信した請求書を一枚一枚ダウンロードして、フォルダに保存するのが面倒…」
「どのファイルがどのメールに添付されていたか、後から探すのに時間がかかってしまう…」
このように、メールボックスに届く大量の添付ファイルの管理に、日々多くの時間を費やしていませんか？
もし、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、添付ファイルを自動でクラウドストレージの指定フォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの手作業による手間や管理の煩雑さから解放され、ファイルを探す時間を削減し、より生産的な業務に集中できる環境を整えることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールで受信したファイルをクラウドストレージに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
メールで受信したファイルをBoxに自動格納する方法
普段お使いのメールツールとBoxを連携して、ファイルの格納作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信したファイルをBoxに自動格納する
Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーにして、添付されているファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納することができるので、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやフォルダへの移動といった一連の作業が不要になり、業務効率を大幅に向上させることが可能です！
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信したメールの添付ファイルをBoxに格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、添付ファイルをBoxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：GmailとBoxのアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合
はじめにマイアプリの新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGmailを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わるので続行をクリックします。
これでGmailのアプリ連携は完了です！
Boxの場合
同様に、マイアプリから「新規接続」を押した後Boxを選択します。
以下の画面から「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでBoxのアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは特定のキーワードに該当するGmailを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードに任意のキーワードを入力してください。
キーワードに一致したメールを絞り込みます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コマンドオペレーション
次に2つ目の工程をクリックします。
こちらでは分岐条件を確認しましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらでは、受信したメールの添付ファイルが空でない場合に、Boxにファイルをアップロードするように条件が指定されています。
特に何も変更せず、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Boxにファイルをアップロードする
次に3つ目の工程をクリックします。
Boxにファイルをアップロードする設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認して「次へ」をクリックします。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」「添付ファイル1」を選択します。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされます。
Yoom画面に戻り、「保存する」をクリックします。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、添付ファイルをBoxに格納する方法は以上です。
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Boxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Boxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomデータベースに登録されている情報を利用して、boxに新しいフォルダを作成します。
フォルダ名は任意の値に置き換えることができます。
■設定方法
・boxとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「データベースから対象のレコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・boxの「フォルダを作成」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、フォルダ名や親フォルダなどの任意の情報を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・フォルダがboxに作成されます。
■注意事項
・boxとの連携設定が必要です。
・フォルダの作成先やフォルダ名などを任意の値に変更することが可能です。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Salesforceを活用して取引先の管理を行っている企業
・取引先の情報を効率的に管理したいと考えている方
2. Boxを利用してファイル管理を行っている企業
・SalesforceとBoxの連携を強化し、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
このフローを導入することにより、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上にも寄与します。
さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されます。
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、box内に新たにフォルダを自動的に作成します。
フォルダ名はkintone内に登録されている情報を元にカスタマイズ可能です。
これにより、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ構造を簡単に実現できます。
■設定方法
・kintone、boxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「レコードが登録されたら」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
・boxの「フォルダを作成」というオペレーションで、kintoneから取得した情報を元にフォルダ名や親フォルダの設定を行ってください。
■注意事項
・kintoneのアプリにboxフォルダ作成に必要な情報が登録されている必要があります。
・kintoneにレコードを登録してからフローボットが起動するまでに多少のタイムラグが発生します。
・kintone、boxそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
まとめ
メールボックスとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた添付ファイルのダウンロードやフォルダへの振り分け作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、ファイル管理が効率化され、必要な情報をいつでも迅速に取り出せるようになるため、より重要なコア業務に集中できる時間を創出します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Box以外のクラウドストレージにも対応していますか？
A：Box以外のクラウドストレージにも対応しています。Google Drive, Dropboxなどに対応しておりますので、他のテンプレートもお試しください。
■概要 Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Q：自動化が失敗した場合の通知や対処法は？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：ファイル保存後にSlackなどで通知を送れますか？
A：はい可能です。ファイル保存後にSlackなどでメッセージを送信するフローを追加してください。
