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「メールで受信した請求書を一枚一枚ダウンロードして、フォルダに保存するのが面倒…」
「どのファイルがどのメールに添付されていたか、後から探すのに時間がかかってしまう…」
このように、メールボックスに届く大量の添付ファイルの管理に、日々多くの時間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメールを受信した際に、添付ファイルを自動でクラウドストレージの指定フォルダに格納できる仕組み</span>があれば、これらの手作業による手間や管理の煩雑さから解放され、ファイルを探す時間を削減し、より生産的な業務に集中できる環境を整えることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールで受信したファイルをクラウドストレージに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのメールツールとBoxを連携して、ファイルの格納作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーにして、添付されているファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやフォルダへの移動といった一連の作業が不要になり、業務効率を大幅に向上させることが可能です！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、添付ファイルをBoxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合
はじめにマイアプリの新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGmailを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わるので続行をクリックします。
これでGmailのアプリ連携は完了です！
Boxの場合
同様に、マイアプリから「新規接続」を押した後Boxを選択します。
以下の画面から「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでBoxのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは特定のキーワードに該当するGmailを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードに任意のキーワードを入力してください。
キーワードに一致したメールを絞り込みます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
こちらでは分岐条件を確認しましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらでは、受信したメールの添付ファイルが空でない場合に、Boxにファイルをアップロードするように条件が指定されています。
特に何も変更せず、「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
Boxにファイルをアップロードする設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認して「次へ」をクリックします。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」「添付ファイル1」を選択します。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされます。
Yoom画面に戻り、「保存する」をクリックします。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、添付ファイルをBoxに格納する方法は以上です。
Yoomでは、Boxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Boxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
メールボックスとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた添付ファイルのダウンロードやフォルダへの振り分け作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理が効率化され、必要な情報をいつでも迅速に取り出せるようになるため、より重要なコア業務に集中できる時間を創出します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Box以外のクラウドストレージにも対応していますか？
A：Box以外のクラウドストレージにも対応しています。Google Drive, Dropboxなどに対応しておりますので、他のテンプレートもお試しください。
Q：自動化が失敗した場合の通知や対処法は？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：ファイル保存後にSlackなどで通知を送れますか？
A：はい可能です。ファイル保存後にSlackなどでメッセージを送信するフローを追加してください。
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