「メールで受信した請求書を一枚一枚ダウンロードして、フォルダに保存するのが面倒…」
「どのファイルがどのメールに添付されていたか、後から探すのに時間がかかってしまう…」
このように、メールボックスに届く大量の添付ファイルの管理に、日々多くの時間を費やしていませんか？
もし、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、添付ファイルを自動でクラウドストレージの指定フォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの手作業による手間や管理の煩雑さから解放され、ファイルを探す時間を削減し、より生産的な業務に集中できる環境を整えることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールで受信したファイルをクラウドストレージに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などのファイルを、手作業でBoxに整理している方
- 定期的にメールボックスをチェックし、添付ファイルを整理する定型業務の効率化を目指すチームの方
- GmailとBox間でのファイル転記作業において、保存漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したキーワードに合致するメールをGmailが受信すると、添付ファイルが自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル管理の時間を短縮します。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、ファイルのダウンロード忘れやBoxへの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したメールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに含まれるキーワード（例：「請求書在中」「レポート」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件（例：添付ファイルの有無など）を任意で設定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定可能です。トリガーで取得したメールの件名を変数としてファイル名に利用することもできます。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信したファイルをBoxに自動格納する方法
普段お使いのメールツールとBoxを連携して、ファイルの格納作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信したファイルをBoxに自動格納する
Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーにして、添付されているファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納することができるので、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやフォルダへの移動といった一連の作業が不要になり、業務効率を大幅に向上させることが可能です！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などのファイルを、手作業でBoxに整理している方
- 定期的にメールボックスをチェックし、添付ファイルを整理する定型業務の効率化を目指すチームの方
- GmailとBox間でのファイル転記作業において、保存漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したキーワードに合致するメールをGmailが受信すると、添付ファイルが自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル管理の時間を短縮します。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、ファイルのダウンロード忘れやBoxへの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したメールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに含まれるキーワード（例：「請求書在中」「レポート」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件（例：添付ファイルの有無など）を任意で設定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定可能です。トリガーで取得したメールの件名を変数としてファイル名に利用することもできます。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメールの添付ファイルをBoxに格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、添付ファイルをBoxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GmailとBoxのアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合
はじめにマイアプリの新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGmailを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わるので続行をクリックします。
これでGmailのアプリ連携は完了です！
Boxの場合
同様に、マイアプリから「新規接続」を押した後Boxを選択します。
以下の画面から「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでBoxのアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などのファイルを、手作業でBoxに整理している方
- 定期的にメールボックスをチェックし、添付ファイルを整理する定型業務の効率化を目指すチームの方
- GmailとBox間でのファイル転記作業において、保存漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したキーワードに合致するメールをGmailが受信すると、添付ファイルが自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル管理の時間を短縮します。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、ファイルのダウンロード忘れやBoxへの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したメールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに含まれるキーワード（例：「請求書在中」「レポート」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件（例：添付ファイルの有無など）を任意で設定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定可能です。トリガーで取得したメールの件名を変数としてファイル名に利用することもできます。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは特定のキーワードに該当するGmailを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- タイトル：任意で変更可能です。
- アプリ：Gmail
- Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
- トリガーアクション：特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードに任意のキーワードを入力してください。
キーワードに一致したメールを絞り込みます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コマンドオペレーション
次に2つ目の工程をクリックします。
こちらでは分岐条件を確認しましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらでは、受信したメールの添付ファイルが空でない場合に、Boxにファイルをアップロードするように条件が指定されています。
特に何も変更せず、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Boxにファイルをアップロードする
次に3つ目の工程をクリックします。
Boxにファイルをアップロードする設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認して「次へ」をクリックします。
- ファイル名：以下のように取得した値を設定することで、ファイル名が固定化されず、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
- 格納先フォルダのコンテンツID：注釈に従って入力してください。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」「添付ファイル1」を選択します。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされます。
Yoom画面に戻り、「保存する」をクリックします。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、添付ファイルをBoxに格納する方法は以上です。
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Boxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Boxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Yoomデータベースの情報でBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
新しい案件や顧客が増えるたびに、Boxに手作業でフォルダを作成する定型業務に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、命名規則を統一したり、毎回同じ階層に作成したりする手間がかかる上、作成漏れなどのミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースのレコードを選択するだけで、設定した命名規則に沿ってBox上にフォルダを自動で作成できるため、こうした課題を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomデータベースで顧客や案件情報を管理し、都度Boxに手動でフォルダを作成している方
- フォルダの命名規則の統一や作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- Boxでの定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Yoomデータベースからレコードを選択するだけでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「Yoomデータベーストリガー」を選択し、「データベースから対象のレコードを選択」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するYoomデータベースは、案件管理や顧客管理など、ご利用のデータベースに任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダの作成場所や、Yoomデータベースのどの情報（会社名や案件名など）をフォルダ名に利用するかを任意で設定できます。
■注意事項
kintoneにレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理し、関連する資料をBoxで保管しているものの、それぞれの情報を手作業で紐づけているため、手間がかかると感じていませんか。特に、kintoneに新しい情報が登録されるたびに手動でBoxにフォルダを作成していると、作業の遅延や作成漏れといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、kintoneのレコード登録をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するフローが構築でき、データとファイルの管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとBoxを併用し、案件や顧客ごとにファイルを管理している方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の統一に課題を感じているチーム
- kintoneとBoxの連携を自動化し、ファイル管理体制を強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやレコード情報との相違といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、レコード登録を検知する対象のアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にkintoneから取得したレコード情報（会社名や案件名など）を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- kintone、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Salesforceを活用して取引先の管理を行っている企業
・取引先の情報を効率的に管理したいと考えている方
2. Boxを利用してファイル管理を行っている企業
・SalesforceとBoxの連携を強化し、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
このフローを導入することにより、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上にも寄与します。
さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されます。
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを使用して大量のドキュメントを管理しているビジネスユーザーの方
- 手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者の方
- OCRを活用して紙書類や画像データの情報をデジタル化したい方
- Google スプレッドシートを用いたデータ集計や分析を効率化したいチームの方
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の削減：手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、時間を有効に活用できます。
- ヒューマンエラーの防止：自動処理により、入力ミスやデータの抜け漏れを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
- 業務フローの一元化：BoxとGoogle スプレッドシート間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
まとめ
メールボックスとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた添付ファイルのダウンロードやフォルダへの振り分け作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、ファイル管理が効率化され、必要な情報をいつでも迅速に取り出せるようになるため、より重要なコア業務に集中できる時間を創出します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Box以外のクラウドストレージにも対応していますか？
A：Box以外のクラウドストレージにも対応しています。Google Drive, Dropboxなどに対応しておりますので、他のテンプレートもお試しください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Q：自動化が失敗した場合の通知や対処法は？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：ファイル保存後にSlackなどで通知を送れますか？
A：はい可能です。ファイル保存後にSlackなどでメッセージを送信するフローを追加してください。
