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「GmailとFreshsalesを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、毎回手動でFreshsalesにデータ登録するのが面倒…」
GmailとFreshsalesを日々の業務で使用する中で、手作業でのデータ連携に手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの情報をもとに、Freshsalesへ自動で連絡先を登録する仕組み</span>があれば、面倒な作業から解放され、入力ミスや登録漏れも防げます。
これにより、顧客対応や戦略立案などの重要な業務に集中できる時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとFreshsalesを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとFreshsalesのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた連絡先の登録作業を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとFreshsalesの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
問い合わせや資料請求など、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、メール本文から、会社名、担当者名、メールアドレスなどの情報を抽出し、Freshsalesに連絡先を自動作成します。
<span class="mark-yellow">リード登録の漏れや入力ミスを防ぎ、迅速な顧客対応が可能</span>になります。
差出人や件名など、あらかじめ設定した条件に合致するメールを受信した際に、Freshsalesに連絡先を自動作成します。
<span class="mark-yellow">重要な連絡先だけを効率的に管理し、対応の優先順位付けをスムーズ</span>に行えます。
それでは、さっそく実際にGmailとFreshsalesを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとFreshsalesの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Freshsalesに連絡先を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailを選択すると下記の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです！
パスワードを入力して、もう一度「次へ」をクリックします。
内容を確認し、「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
Gmailと同じ手順で、Freshsalesを検索します。
Freshsalesを選択すると下記の画面が表示されるので下記の情報を入力します。
アカウント名は、「プロジェクト名」「管理者」など任意の名前を入力してください。
「アクセストークン」「お使いのバンドルエイリアス」は、Freshsalesから取得します。
Freshsalesにログインし、右上の人物アイコンから「個人設定」を選択してください。
「API」タブをクリックし、API認証を行います。
APIキー・バンドルエイリアスが表示されるので、コピーします。
Yoomの画面に戻り下記を入力し、「追加」をクリックします。
これでFreshsalesとYoomの連携完了です！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKを押して設定を進めていきましょう！
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで次に進みましょう！
Gmailを受信したあと、何分後にこのトリガーを起動させるか設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
Freshsalesに連絡先を作成するためのトリガーとなる特定のキーワードを入力します。
テキストボックス下部の説明の通り、検索演算子を使用することも可能です。
今回は「subject:」演算子を使用し、件名に「問い合わせ」が含まれるメールを検索するように設定しました。
※検索演算子の詳細については、こちらをご参照ください。
ここまでの設定が完了したらGmailに特定のキーワードを含んだメッセージを自分宛てに送信します。
今回は下記のように送信してみました！ぜひ参考にしてくださいね！
Gmailを受信したことを確認したら、Yoomの画面に戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど送信したGmailの詳細情報が表示されるので、「保存する」をクリックして完了です！
※取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。
Gmailからテキストを抽出する設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックします。
変換タイプはテンプレートであらかじめ設定されていますので、そのまま「次へ」をクリックします。
運用に合わせて変更したい場合は「変更する」をクリックして、変更することも可能です！
対象のテキストには、テンプレートであらかじめGmail 本文が選択されています。
※デフォルトで入力されている「←トリガーで取得した値を引用してください」は削除してくださいね！
※詳しくは下記をご参照ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
抽出したい項目には、Gmailから抽出し、Freshsalesに登録したい項目を入力してください。
今回は、下記のように入力しました！
入力が完了したら、テストをクリックします。
指示内容を任意で入力し、「テスト」をクリックします。
特になければ未入力のままでOKです！
テストに成功すると、Gmailから抽出した項目が表示されるので「保存する」をクリックして完了です！
最後に、Freshsalesに連絡先を作成するための設定を行います。
「連絡先の作成」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したFreshsalesのアカウント名が自動で表示されます。
アクションは「連絡先の作成」のままで次に進みましょう！
各項目に対応する情報を選択していきます。
氏名・メールアドレスは、テンプレートで既に選択されています！
※デフォルトで入力されている「←アウトプットから引用してください」は削除してくださいね！
メールアドレス以降は、編集欄をクリックし、「テキスト抽出」から該当する項目を選択していきます。
下記のイメージです！
※入力が不要な項目は空欄のままでOKです！
必要な情報の入力が完了後、「テスト」をクリックします。
成功したら「保存する」をクリックして完了です！
Freshsalesに連絡先が作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailに特定のキーワードを含むメールを送信し、Freshsalesに連絡先が作成されるか確認してみてくださいね！
今回はGmailからFreshsalesへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshsalesでのアクションをきっかけにGmailへ通知を送るような連携も可能です。
ぜひ、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
Freshsalesで新しい取引が作成されると、担当者や関係者にGmailで自動通知が可能です。
<span class="mark-yellow">チーム内での新規顧客情報の共有が迅速になり、営業活動の連携がスムーズ</span>になります。
Freshsalesでのコンタクト作成をトリガーとして、担当者や関係者にGmailで自動で通知可能です。
<span class="mark-yellow">対応漏れを防ぎ、見込み顧客への迅速なアプローチを実現</span>します。
今回ご紹介した連携以外にも、GmailやFreshsalesを活用することで、営業活動や顧客管理、社内共有の業務を効率化できます。
問い合わせ対応や商談管理を自動化したい場面で、これらのテンプレートが役立ちますよ！
Gmailは、受信したメール内容を解析して他のサービスに連携することで、タスク化や情報整理がスムーズになります。
自動返信やOCR解析を活用すれば、営業活動や問い合わせ対応の時間を短縮できるはずです。
Freshsalesは、フォームやGoogle スプレッドシートと連携して、顧客情報や取引データを自動で整理・登録可能です。
Salesforceや他のCRMとの連携により、営業フローの一元管理も実現できます。
GmailとFreshsalesの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた、メールからの情報転記やシステム間のデータ入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、より迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応を進められ、本来注力すべき戦略的な業務に集中できる環境が整うはうです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：メール本文からの情報抽出はどこまで可能？
A：基本情報（氏名、電話番号、メールアドレスなど）に加え、住所、役職、メディア情報なども連携可能です！
ご自身の運用イメージに合わせてカスタマイズし、活用してくださいね！
Q：既存の連絡先と情報が重複した場合は？
A：情報が重複した場合、エラー処理が行われ、連携はされません。
そのため、既存の連絡先が上書きされることはなく、データが保護されます。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はある？
A：フローボットでエラーが発生すると、設定したメールアドレスにエラー通知が送信されます。
通知にはエラーの発生箇所やオペレーションが記載されてるので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
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