Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

[Yoomとは]

Jira SoftwareとMicrosoft Teamsの連携方法！

ここからは、プログラミングなどの知識がゼロでも簡単にノーコードで業務を自動化できるYoomを利用して、実際にフローボットを作成してみましょう！

今回は「Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」というフローボットにチャレンジします。

【Jira SoftwareとMicrosoft Teamsのマイアプリ設定】

上記バナーの画面下にある「このテンプレートを利用する」を押すと「マイプロジェクト」という画面に行くので、左側のメニューから「マイアプリ」をクリックしてください。

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右上の新規作成を押して「Jira Software」と入力すると、Jira Softwareのアイコンが出てきます。クリック！

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そうすると新規作成が右上に出てくるのでクリック！

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アカウント名とアクセストークンを入力します。
ここからは詳しく説明しているページがあるので参考にしてみましょう！

Jira Softwareのマイアプリ登録方法

無事にアクセストークンが発行できたら追加をクリック。

次はMicrosoft Teamsの連携です。

Microsoft TeamsのログインはMicrosoft365にログインしておくと光の速さで終わるので、あらかじめログインしましょう！
Jira Softwareと同じくマイアプリから「Microsoft Teams」と検索してください。

Microsoft Teamsのアイコンが出てくるのでクリック。画面が切り替わる…ことなくマイアプリ連携が終了します！早いですね！！

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

【Jira Softwareの設定】

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのためJira Softwareで適当な課題を作成しておきましょう。

ではいよいよJira Softwareの設定です。画面左のマイプロジェクトに戻ります。
Jira Softwareアイコン「【コピー】Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」というページに入り、右上の編集をクリック！　

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「課題が作成されたら」をクリック！

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トリガーアクションは「課題が作成または更新されたら」に変更。
こうすることで、作成だけではなく更新されるたびにMicrosoft Teamsに通知されます！

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アプリトリガーのタイトルもトリガーアクションと同じにしました。
揃えた方がわかりやすいので画像と同じ感じにしておいた方がいいかもしれません。

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次へを押して、サブドメインを入力します。
Jira SoftwareのURLの中にサブドメインがあるのでコピペでOK！

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Jira Softwareのプロジェクトキーを入力します。
プロジェクトキーは作成したプロジェクトごとに異なるため、Microsoft Teamsに通知したいプロジェクトを作成しましょう！

Jira Softwareのプロジェクトキーの確認は簡単です！

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Jira Softwareのページの上部のプロジェクトを押してすべてのプロジェクトを表示をクリック！

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プロジェクトの名前の横にあるのがキーなのでコピペします。
Microsoft Teamsに反映させたいプロジェクトが他にもある場合はキーを控えておくと楽です！

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サブドメインとプロジェクトキーを入力し終えたら、すぐ下にあるテストを押しましょう。
青く「テスト成功」と表記されますので、保存します！

【Microsoft Teamsの設定】

次はMicrosoft Teamsの設定にいきましょう。
Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」をクリック！
アクションは「チャネルにメッセージを送る」なので、タイトルも同様にておくとわかりやすいです。

次へを押して、Microsoft Teamsのどのチャンネルに通知をするのか、そしてメッセージの内容を決めていきます。設定は次で終わりです！

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以下のような画面になるので、ボックス内をクリック！
そうするとチームIDやチャンネルが一覧で表示されるので任意のものにしてます。

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その下にメッセージというボックスがあり、何やら色々と入力してありますね。これはそのまま利用しましょう！
ただ、赤枠のとおり改行がされない状態のため、HTMLタグの挿入は必須です。
画像を参考に任意の場所に改行を入れたら、すぐ下にあるテストを押します！

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これにて設定は終了です。お疲れ様でした！

Jira SoftwareやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもJira SoftwareやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Jira SoftwareとMicrosoft Teamsのその他の自動化例

メッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成したり、課題が作成されたら、Notionにレコードを追加しMicrosoft Teamsに通知することもできます。

Jira Softwareを活用した自動化例

Jira Softwareで課題が作成されたら課題やタスクを追加する

Jira Softwareで課題が作成されると、タスク情報を自動追加することができるため、手動による作業を軽減することができます。

Jira Softwareで課題が追加されたら通知する

課題の共有をスピーディーに行えるため、関係者間でのコミュニケーションをスムーズにすることができ、効率的に課題の対応を行うことが可能です。

メッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する

重要な情報が見逃されることなく、迅速に対応することができ、メンバー間の情報共有やコラボレーションが円滑に進みます。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

案件やレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

案件やレコードの登録と同時にMicrosoft Teamsに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。

メールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する

メールで受け取ったファイルをスムーズに共有できるので、メッセージ内容から情報を素早く確認できるようになるでしょう。

Jira SoftwareとMicrosoft Teamsを連携するメリット

1. リアルタイムでタスク管理ができるようになる！

Jira SoftwareとMicrosoft Teamsを連携すると、プロジェクトがどのように進んでいて、次のタスクは何なのかがすぐにわかるようになります。
しかもMicrosoft Teamsに通知が来ることによりリアルタイムで確認ができ、最新の情報をキャッチできるため、確認ミスなどの心配もありません！
即座に指示が出しやすくなったり、プロジェクトの運びを細かくチェック可能になるため、より効率的に業務を遂行できます！

2. コミュニケーションがとりやすくなる！

Jira Softwareで追加や更新がされたタスクについてMicrosoft Teamsでフィードバックを行いやすくなります。
Microsoft Teamsの会議中にJira Softwareで追加や更新がされれば、まさしく新鮮な情報をすぐに取得できるため、タスク管理が格段に楽になるでしょう！
また、Jira Softwareに加えたタスクについて、Microsoft Teamsのチャットでいちいち説明する必要がなく、報告がスマートに行えます！

3. 時間が節約できる！

Jira Softwareでの変更に対してMicrosoft Teamsに自動で通知がいけば、プロジェクトの管理が容易になります。
Jira Softwareのタブを開いたまま見つめていなくてもMicrosoft Teamsの通知さえ気にしていればいいので、時間の節約となるはずです！
タスクの進行具合や優先順位の設定など、チームでプロジェクトを円滑に運ぶためには欠かせない要素と言えるでしょう。

まとめ：ノーコードで叶う自動化でタスクを楽にしよう！

Jira SoftwareとMicrosoft Teamsを連携できればチームのコミュニケーションが手軽になり、タスクの管理も一気に簡単になります！
そうすることでプロジェクト遂行スピードが上がっていき時間短縮も夢ではありません。
チームの雰囲気も良いものに改善されるかもしれませんね。

ボードを確認する、報告するなど、大切だけど後回しにしてしまいがちな小さなタスクは日々発生していることでしょう。
今回のようなノーコードで簡単に作成できるフローボットで自動化し、チームメンバー全員がすべてのタスクを把握できるようにしてみてくださいね！‍